Gemeinsames E-Mail Postfach organisieren und automatisieren

Täglich erreichen unzählige E-Mails die verschiedenen Postfächer und kaum ein Unternehmen kann die steigende Flut an E-Mails effektiv und schnell klassifizieren, beantworten und dem entsprechenden Geschäftsprozess zuordnen. Die Folge: Eine langsame und unübersichtliche E-Mail Verarbeitung behindert Reaktionszeiten, die Auskunftsfähigkeit Ihrer Mitarbeiter und enttäuscht die Erwartungen Ihrer Kunden.

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der Kunden bevorzugen einen persönlichen Kundenkontakt

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der Kunden erwarten, dass persönlich auf sie eingegangen wird

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höhere Öffnungsrate einer E-Mail durch Personalisierung 

Quellen: IHK Erfurt & SuperOffice

Wie funktioniert die Organisation des gemeinsamen E-Mail Postfachs?

Eine Kombination aus Robotic Process Automation (RPA) und KI organisiert Ihr gemeinsames Team Postfach durch semantische Analyse, erkennt und extrahiert Daten aus Texten oder angehängten Dokumenten und erstellt automatische Antworten. Ihre E-Mails werden sekundenschnell automatisch verarbeitet und Sie entlasten Ihre Mitarbeiter von zeitraubenden Routine-Tätigkeiten. So werden verschiedenste Anwendungsfälle wie z.B. der digitale Rechnungseingang, Bestellungen per E-Mail oder Kundensupport-Anfragen wie Adressänderungen unterstützt.

1.  Der Mensch unterstützt die KI für eine optimale Automatisierung

Neue Workflows werden mit Hilfe des Menschen antrainiert. Der Mensch entscheidet welche Schritte für welche Art von E-Mail notwendig sind und unterstützt so die KI auf dem Weg zu einer ständigen & automatischen Verbesserung der Genauigkeit.

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2. Verknüpfung der KI mit RPA

connect konfuzio with power automate

Unser Experte verbindet für Sie unsere KI mit einer RPA-Lösung wie z.B. Power Automate. Wir bieten die Konfuzio KI App kostenlos als Custom Connector an. Ab diesem Zeitpunkt lernt die KI mit jeder eingehenden E-Mail dazu.

3. Workflows für gemeinsames Postfach organisieren

Zusätzliche Workflows (z.B. die Klassifizierung von E-Mails) werden automatisch übernommen, sobald sich die KI nach dem Training sicher ist welche Abfolge an Schritten nötig ist. Etwaige Sonderfälle oder E-Mails, die nicht automatisch zugeordnet werden können verbleiben im gemeinsamen Postfach zur manuellen Verarbeitung.

Power Automate flow

4. Konfuzio API liest E-Mails und Anhänge

Erkennung von Handschrift in Dokumenten

Die Konfuzio KI verarbeitet und versteht sowohl den Text in der E-Mail selbst, als auch in angefügten Dateien durch das OCR Modul. So werden selbst eingescannte  Dokumente maschinenlesbar gemacht. Auch bei Handschrift kann durch die Deep-Learning Technologie eine höhere Automatisierung erreicht werden.

5. Automatische E-Mail Antwort zur Überprüfung der ausgelesenen Daten

Durch das Auslesen der Daten wird eine Individualisierung möglich. Die extrahierten Daten werden in ein Formular zur Überprüfung übertragen und in einer Antwort E-Mail direkt an den Absender versandt. Dieser kann nun über einen Klick die Richtigkeit bestätigen oder Änderungen hinzufügen.

personalisierte email

Anwendungen für KI finden sich in diversen Prozessen

Im E-Mail Postfach digitale Rechnungseingänge organisieren

Herausforderung

Eine Rechnung durchläuft vom Eingang in das E-Mail Postfach bis zur Bezahlung viele Bearbeitungsstellen – vor allem in großen Unternehmen. Die Zuweisung der Rechnungen in die richtige Abteilung und der zuständigen Person, Freigabeprozesse und Übertragung in ERP-Systeme sind nur einige Schritte, die mit der Rechnungsbearbeitung zusammenhängen. Je länger dieser Prozess ist, desto mehr Zeit wird in Anspruch genommen.

Lösung

Durch eine intelligente Organisation des Postfachs werden automatisch E-Mail Rechnungen oder Anhänge mit einer Rechnung erkannt. Durch das Auslesen von Inhalten, wie z.B. die Rechnungsnummer, Rechnungssteller und Leistungsempfänger wird festgestellt, wie mit der Rechnung weiter verfahren wird. Die zuständige Person wird automatisch der Bearbeitung zugewiesen und Daten für die Übertragung in ERP-Systeme bereitgestellt. Die Bearbeitungszeit verringert sich durch den Wegfall manueller Tätigkeiten erheblich.

Im E-Mail Postfach Bestellungen intelligent verwalten

Herausforderung

Bestellungen werden in den meisten Fällen direkt in den unternehmensinternen Systemen bearbeitet, wenn ein Online-Shop vorhanden ist. Wenn jedoch Rückfragen zu Versand und Zustellung oder zur Bestellung an sich gestellt werden benötigt dies eine manuelle Bearbeitung über das E-Mail Postfach. Das Lesen der E-Mails, die Zuordnung zu der richtigen Bestellung im CRM-System und die Beantwortung der Anfrage stellen Hürden für die schnellstmögliche Bestellabwicklung dar.

Lösung

Um möglichst schnell auf den Bestell- und Versandstatus oder individuellen Anfragen zur Bestellung zu antworten, nutzen Unternehmen den automatischen Datenabgleich aus E-Mail und CRM-System. Eine automatische Zuordnung der Bestellung erfolgt, eine direkte Antwort wird erstellt und somit die Zeit zur Bearbeitung der Anfragen verringert. Rückerstattungen, Änderungen oder Statusanfragen können somit schnellst möglichst bearbeitet werden und die Kundenzufriedenheit erhöhen.

Im E-Mail Postfach auf Kundenanfragen individuell reagieren

Herausforderung

Durch eine gute Geschäftsentwicklung und Prozessumstellungen kommt es sogar in europäischen Ländergesellschaften bei vielen Unternehmen zu einem ein Backlog von tausenden E-Mails in zentralen Postfächer. Diese Menge an Kundenanfragen kann aufgrund fehlender zeitlicher und personeller Ressourcen manuell nicht schnell genug bearbeitet werden – zumal sie täglich weiterwächst.

Lösung

Durch die Lösung der automatisierten Analyse, Klassifizierung und Verteilung von E-Mails kann eine schnelle Reaktionszeit und eine höhere Qualität des Kundenservice erreicht werden. Vor allem durch die individualisierte Rücksprache mit Kunden werden die Erwartungen an einen guten Support erfüllt. Die extrahierten Daten aus E-Mail und Anhang werden genutzt, um automatische Anwort E-Mails zu erzeugen und direkt und persönlich auf die Kundenanfragen zu reagieren.

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