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Mit Konfuzio
gemeinsames E-Mail Postfach organisieren
Robotic Process Automation (RPA) und Künstliche Intelligenz (KI) automatisieren die Organisation Ihres gemeinsamen Team-Postfachs. Diese Technologien analysieren E-Mails semantisch, extrahieren Daten aus Texten und Anhängen und erstellen automatische Antworten, wodurch E-Mails in Sekundenschnelle verarbeitet werden können. Entlasten Sie Ihre Mitarbeiter von zeitaufwändigen Routineaufgaben.
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So funktioniert’s
Schritt für Schritt
Team-Postfach mit KI verwalten
Die Lösung von Konfuzio unterstützt Sie bei Anwendungsfällen wie digitalem Rechnungseingang, Bestellungen per E-Mail und Kundensupport-Anfragen wie Adressänderungen.
Der Mensch unterstützt die KI bei der Automatisierung
Neue Workflows werden mit Hilfe des Menschen antrainiert. Der Mensch entscheidet welche Schritte für welche Art von E-Mail notwendig sind und unterstützt so die KI auf dem Weg zu einer ständigen & automatischen Verbesserung der Genauigkeit.
Verknüpfung der KI von Konfuzio mit RPA
Unser Expertenteam verbindet für Sie unsere KI mit einer RPA-Lösung wie z. B. Power Automate. Wir bieten die Konfuzio KI App kostenlos als Custom Connector an. Ab diesem Zeitpunkt lernt die KI mit jeder eingehenden E-Mail dazu.
Workflows für gemeinsames Postfach organisieren
Sobald die KI nach dem Training sicher ist, welche Schritte nötig sind, übernimmt sie automatisch zusätzliche Workflows wie z. B. die Klassifizierung von E-Mails. Mögliche Sonderfälle oder E-Mails, die nicht automatisch zugeordnet werden können, verbleiben im gemeinsamen Postfach zur manuellen Verarbeitung.
Konfuzio API liest E-Mails und Anhänge
Die Konfuzio KI versteht sowohl E-Mail-Texte als auch Anhänge dank integrierter OCR-Technologie und macht selbst Scans maschinenlesbar. In diesem Bildbeispiel sehen Sie die SmartView, die Experten granulare Markierungen und Kommentare ermöglicht. Die DVUI hingegen bietet eine benutzerfreundlichere Darstellung und einfache Navigation für den Endnutzer.
Automatische E-Mail Antwort zur Überprüfung der ausgelesenen Daten
Durch das Auslesen der Daten wird eine Individualisierung möglich. Die extrahierten Daten werden in ein Formular zur Überprüfung übertragen und in einer Antwort E-Mail direkt an den Absender versandt. Dieser kann nun über einen Klick die Richtigkeit bestätigen oder Änderungen hinzufügen.
Geteiltes E-Mail Postfach in der Praxis
3 Anwendungsfälle.
Im E-Mail Postfach digitale Rechnungseingänge organisieren
Herausforderung
Eine Rechnung durchläuft vom Eingang in das E-Mail Postfach bis zur Bezahlung viele Bearbeitungsstellen – vor allem in großen Unternehmen. Die Zuweisung der Rechnungen in die richtige Abteilung und der zuständigen Person, Freigabeprozesse und Übertragung in ERP-Systeme sind nur einige Schritte, die mit der Rechnungsbearbeitung zusammenhängen. Je länger sich dieser Prozess hinzieht, desto mehr Zeit nimmt er in Anspruch.
Lösung
Durch eine intelligente Organisation des Postfachs werden automatisch E-Mail Rechnungen oder Anhänge mit einer Rechnung erkannt. Durch das Auslesen von Inhalten, wie z.B. die Rechnungsnummer, Rechnungssteller und Leistungsempfänger wird festgestellt, wie mit der Rechnung weiter verfahren wird. Die zuständige Person wird automatisch der Bearbeitung zugewiesen und Daten für die Übertragung in ERP-Systeme bereitgestellt. Die Bearbeitungszeit verringert sich durch den Wegfall manueller Tätigkeiten erheblich.
Im E-Mail Postfach Bestellungen intelligent verwalten
Herausforderung
In den meisten Fällen bearbeiten Unternehmen Bestellungen direkt in ihren internen Systemen, sofern ein Online-Shop vorhanden ist. Rückfragen zu Versand, Zustellung oder zur Bestellung selbst bearbeiten sie jedoch manuell über das E-Mail-Postfach. Das Lesen der E-Mails, die Zuordnung zu der richtigen Bestellung im CRM-System und die Beantwortung der Anfrage stellen Hürden für die schnellstmögliche Bestellabwicklung dar.
Lösung
Um möglichst schnell auf den Bestell- und Versandstatus oder individuellen Anfragen zur Bestellung zu antworten, nutzen Unternehmen den automatischen Datenabgleich aus E-Mail und CRM-System. Durch die automatische Zuordnung der Bestellungen und die Erstellung direkter Antworten wird die Bearbeitungszeit von Anfragen verkürzt. Rückerstattungen, Änderungen oder Statusanfragen können so schnellstmöglich bearbeitet werden, was die Kundenzufriedenheit erhöht.
Im E-Mail Postfach auf Kundenanfragen individuell reagieren
Herausforderung
Durch eine gute Geschäftsentwicklung und Prozessumstellungen kommt es sogar in europäischen Ländergesellschaften bei vielen Unternehmen zu einem ein Backlog von tausenden E-Mails in zentralen Postfächer. Diese Menge an Kundenanfragen kann aufgrund fehlender zeitlicher und personeller Ressourcen manuell nicht schnell genug bearbeitet werden – zumal sie täglich weiterwächst.
Lösung
Durch die automatisierte Analyse, Klassifizierung und Verteilung von E-Mails verbessern Sie die Reaktionszeit und steigern die Qualität des Kundenservices. Besonders die personalisierte Rücksprache mit Kunden erfüllt die Erwartungen an einen hervorragenden Support. Mithilfe der extrahierten Daten aus E-Mails und Anhängen erstellen Sie automatische Antwort-E-Mails und können so direkt und individuell auf Kundenanfragen reagieren.
FAQ
Frequently Asked Questions
01.
Welche Rolle spielt der Mensch bei der Optimierung der KI-gestützten E-Mail-Organisation mit Konfuzio?
Der Mensch spielt eine entscheidende Rolle bei der Einrichtung und Feinabstimmung der KI-gestützten Prozesse. Durch die anfängliche Anleitung, welche Schritte für unterschiedliche E-Mail-Typen notwendig sind, unterstützt der Mensch die KI dabei, Workflows zu gestalten. Diese menschliche Interaktion ermöglicht es der KI, kontinuierlich zu lernen und ihre Genauigkeit in der Datenverarbeitung und Aufgabenautomatisierung zu verbessern.
02.
Welche Vorteile bietet die individuelle Rückmeldung von Kunden im automatisierten E-Mail-Prozess mit Konfuzio?
Durch die Möglichkeit, extrahierte Daten direkt in eine personalisierte Antwort-E-Mail zu übertragen, können Kunden schnell eine Rückmeldungen geben, indem sie die vorliegenden Daten bestätigen oder korrigieren. Die Interaktivität verbessert nicht nur die Datenqualität, sondern fördert auch eine stärkere Kundenbindung und Zufriedenheit, indem sie Kunden das Gefühl gibt, dass man ihre Anfragen persönlich und zeitnah bearbeitet.
03.
Wie stellt Konfuzio sicher, dass die Datenverarbeitung DSGVO-konform abläuft?
Konfuzio gewährleistet DSGVO-konforme Datenverarbeitung durch den Einsatz von Servern in Europa, mit der Option auf Hosting in Deutschland. Die Technisch Organisatorischen Maßnahmen (TOMs) und die DSGVO-konforme Datenverarbeitung können Sie in den AGB nachlesen.
04.
Welche Ressourcen stehen Entwicklern im Konfuzio Developer’s Guide zur Verfügung?
Im Konfuzio Developer’s Guide finden Entwickler die API Dokumentation und ein YouTube API Tutorial, das Konfuzio SDK mit Beispielcodes und Quelle auf GitHub, und für Enterprise-Kunden das Python Konfuzio Trainer Modul zum Erstellen eigener KI-Modelle. Zudem gibt es Dokumentationen für On-Prem und Private Cloud Setups sowie einen Server-Changelog für Einblicke in künftige Releases. Jetzt zum Developer Guide.
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