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Bei der Verwendung von Automatisierungssoftware ist der Zugriff auf die benötigten Daten ein wesentlicher Faktor. Schnell kann sich daraus ein eigener Prozess entwickeln, der die eigentlich beabsichtigte Effizienzsteigerung ausbremst. Stattdessen ist es ratsam, den kürzesten Weg mit dem geringsten Widerstand zu wählen. Und der führt oft genau über den Ort, wo ein großer Teil der relevanten Daten ankommt: Das E-Mail-Postfach. Durch eine einfache Weiterleitung an die eingesetzte Software lassen sich angehängte Dateien besonders schnell verarbeiten. Das beugt Fehlern einer manuellen Dateiauswahl vor und macht E-Mail-Integration zu einem wichtigen Werkzeug für eine höhere Datenqualität.
Was ist E-Mail-Integration?
E-Mail-Integration ist eine Sonderform der Datenintegration und zeichnet sich durch die Zusammenführung von Daten sowie die Verbindung von Software per E-Mail aus. Normalerweise kommen auch viele andere Methoden wie die Anbindung einer Programmierschnittstelle oder Funktionalitäten einer Cloud für die Integration infrage. Doch deren Komplexität bedeutet in manchen Fällen eine unnötige Verkomplizierung, wenn E-Mails das dominierende Kommunikationsmedium sind.
Wurde eine Software mit einer entsprechenden Eingangslösung versehen, lassen sich automatisierte Folgeprozesse definieren, die zum Beispiel das Auslesen und die Archivierung angehängter Dateien vorsehen. Manche Lösungen lassen sich als Integration auch einfach direkt im E-Mail-Programm (z. B. Outlook) nutzen und erleichtern Teams damit die Synchronisierung von Kontakten und Aufgaben. Dies ist ein typischer Anwendungsfall im Customer Relations Management (CRM). Die E-Mail-Integration einer Software für Dokumentenverarbeitung hat weitere Effekte.
Vorteile der Integration für die Dokumentenverarbeitung
Software für intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP) ist in der Lage, Dokumente automatisiert zu klassifizieren, die Seiten aufzuteilen und enthaltene Daten direkt zu extrahieren. Doch bevor das passieren kann, muss der Dateneingang geregelt sein, wobei eine E-Mail-Integration verschiedene Vorteile bietet:
Universelle Unterstützung
E-Mails sind eine besonders weit verbreitete Kommunikations- und Datentransfer-Methode. Laut Statista erreichen täglich rund 350 Milliarden Exemplare ihren Empfänger. Besonders für die Übermittlung von Dokumenten wie Rechnungen oder Verträgen kommen kaum Alternativen zur E-Mail zum Einsatz. E-Mail-Integration ist somit eine besonders relevante Methode, um Datenflüsse zu optimieren.
Zeitersparnis
Es ist bedeutend weniger Aufwand, die Funktionen einer Software für E-Mail-Integration in Anspruch zu nehmen, als einen milliardenfach genutzten Kommunikationsprozess um das Ablegen und Suchen von Dateien zu erweitern. Auch wenn es jeweils nur um Sekunden geht, summiert sich durch die Masse der E-Mails schnell ein relevanter Ressourcenverbrauch an.
Fehlerminimierung
Das Öffnen, Ablegen sowie Ändern des Dateinamens von E-Mail-Anhängen unterliegen als manuelle Tätigkeiten einer gewissen Fehlerquote. Oft gibt es in Unternehmen und Archiven bestimmte Richtlinien für die Struktur von Dateipfaden und -namen. Eine versehentliche Nichteinhaltung kann zu Mehraufwand oder anderen lästigen Konsequenzen führen. Mit den Funktionen zur E-Mail-Integration einer IDP oder DMS Software wird diese Quote minimiert.
Archivierung und Folgeprozesse
Die genannten individuellen Richtlinien und Praktiken lassen sich für den Anschluss an die E-Mail-Integration einmalig definieren, sodass sie abhängig von der Klassifizierung des Dokuments automatisch umgesetzt werden. Das betrifft nicht nur unternehmenseigene Maßstäbe: Auch der Gesetzgeber fordert die Umsetzung von Vorschriften für eine revisionssichere Archivierung. Viele E-Mails enthalten dafür relevante Geschäftsbriefe.
Anwendungsfall – E-Mail-Integration von Konfuzio
Als Software für intelligente Dokumentenverarbeitung unterstützt Konfuzio den Eingang von Dokumenten per E-Mail. Diese Form der Integration ist der einfachste Weg, um aus optischen Freitexten und PDFs strukturierte Daten zu gewinnen.
1. E-Mail-Adresse für die Automatisierung erhalten
Für jedes Projekt in der Konfuzio Software wird automatisch eine E-Mail-Adresse festgelegt, über die Dokumente für die Weiterverarbeitung eingehen können. Funktionen für die manuelle Datei-Auswahl sind dennoch vorhanden.
2. E-Mail senden oder weiterleiten
Mit nur wenigen Klicks gelangen Anhänge von E-Mails in die Konfuzio Software. Es lässt sich jedes beliebige E-Mail-Programm wie Outlook und Co. verwenden.
3. Konfuzio empfängt und verarbeitet den Anhang
Das angehängte Dokument ist automatisch im zugehörigen Projekt verfügbar. Dort werden die enthaltenen Daten direkt extrahiert.
4. Die extrahierten Daten sind verfügbar
Innerhalb kürzester Zeit hat Konfuzio die aus E-Mails enthaltenen Daten mittels OCR-Technologie extrahiert. Im Anschluss ist eine Integration in unternehmenseigene Systeme für z. B. CRM oder ERP möglich.
Fazit
E-Mail-Integration ist eine Methode der Datenintegration, die den Transfer von Dokumenten sowie der enthaltenen Daten enorm erleichtert. Durch eine Weiterleitung von E-Mails an eine IDP Software wie Konfuzio entfallen Schritte des manuellen Suchens – und damit auch entsprechender Zeitaufwand und Fehler. Im Anschluss lassen sich die Dokumente automatisiert und rechts- sowie compliance-konform archivieren. Und die gewonnenen Daten können mit hoher Qualität und Struktur weiterverwendet werden.
Möchten Sie ein großes Volumen an Dokumenten verarbeiten und suchen nach einfachen Wegen der Datenintegration? Schreiben Sie uns gern eine Nachricht, um sich von Experten beraten zu lassen.
