Funktion der Konfuzio Software
Dokumente klassifizieren und verschlagworten mit KI
Rechnungen, Verträge, Anträge und Schreiben kommen gemischt an, aus E-Mail, Scan, Upload und Portal. Die Klassifikations-KI von Konfuzio erkennt den Dokumenttyp, ordnet jedes Dokument seiner Kategorie zu und hält Inhalte als Schlagworte fest. Trainiert mit Beispielen aus Ihrem Bestand, ohne Regelwerk.
Entwickelt in Deutschland · ISO 27001 · DSGVO · On-Premise möglich
Was die Klassifikation übernimmt:
So funktioniert es
1. Dokumente hochladen
Einzelne Dokumente oder ganze Ordner, als Scan, PDF oder Bild, aus Postfach, Scanner, Portal oder per API.
2. Kategorie zuordnen
Konfuzio liest die Dokumente aus, ordnet jedes seiner Kategorie zu und hält wichtige Inhalte als Schlagworte fest. Mit der Splitting-KI werden verschiedene Typen in einer Datei getrennt und einzeln kategorisiert.
3. An Ihre Systeme übergeben
Kategorie, Schlagworte und ausgelesene Daten gehen per Schnittstelle in Ihre Systeme. Aus unstrukturierten Dokumenten werden auffindbare, wiederverwendbare Daten.
Anwendungsfälle für die Klassifikation
Posteingang automatisch verteilen
Eingehende Post und E-Mails werden erkannt und dem zuständigen Team oder Vorgang zugeordnet, bevor jemand sie öffnet. Posteingang automatisieren.
Archive und Altbestände erschließen
Scans, die bisher ungenutzt im Archiv lagen, bekommen Kategorie und Schlagworte und werden durchsuchbar. Dokumente intelligenter scannen.
E-Mail-Postfächer sortieren
Anfragen, Beschwerden, Rechnungen und Bewerbungen aus einem gemeinsamen Postfach werden nach Anliegen sortiert. E-Mail-Klassifikation und gemeinsames Postfach organisieren.
Akten und Mappen
Jahresabschlüsse, Verträge, Nachweise und Schreiben einer Akte werden getrennt und je Dokument klassifiziert. Trennung und Klassifikation mit dem SDK.
Sicherheit und Betrieb
Sicher betrieben, nachvollziehbar entschieden
- Betrieb nach Wahl: in Rechenzentren in Deutschland, in Ihrem Rechenzentrum oder On-Premise.
- ISO 27001: Software und Informationssicherheit zertifiziert, Nachweise im Vertrauensportal.
- Auftragsverarbeitung nach DSGVO: Daten werden nach der vertraglich vereinbarten Frist gelöscht.
- Mensch entscheidet: Unsichere Zuordnungen gehen zur Prüfung, Ihr Team bestätigt. Sie legen fest, ab welcher Sicherheit ein Dokument ohne Prüfung weiterläuft.
- EU AI Act: Dokumentation und Protokollierung für Ihre Nachweispflichten, was die KI-Verordnung verlangt.
Für IT und Fachbereich
- API und Webhooks für DMS, ERP und Archiv, Integrationen im Überblick
- Testlauf mit Ihren Dokumenten vor der Entscheidung
- Betrieb in Ihrer Umgebung möglich, ohne Datenabfluss
- Komponentenübersicht und Lizenzliste auf Anfrage
FAQ
Häufige Fragen zur Klassifikation
01.
Was ist Klassifizierung, was Verschlagwortung?
Klassifizierung ordnet jedes Dokument einem Typ zu, etwa Rechnung, Vertrag oder Antrag. Verschlagwortung hält den Inhalt als Schlagworte und Tags fest, damit Dokumente und Informationen wiedergefunden werden. Konfuzio macht beides in einem Durchgang.
02.
Wie funktioniert die Klassifikation?
Die KI erkennt Muster in Text und Layout und ordnet sie den Dokumenttypen zu, die sie aus Ihren Beispielen gelernt hat. Da sie dabei auch wichtige Inhalte erkennt, entstehen die Schlagworte im selben Schritt.
03.
Muss ich Regeln definieren?
Nein. Sie benennen die Dokumenttypen und geben Beispiele; die KI lernt daraus, wie sie neue Dokumente zuordnet. Kategorien, Klassen und Tags legen Sie nach Ihren Anforderungen fest.
04.
Wie viele Beispiele braucht das Training?
Wenige Beispieldokumente je Kategorie reichen für den Start; mit jedem geprüften Dokument wird die Zuordnung sicherer. Wie viele Ihr Bestand braucht, zeigt der Testlauf.
05.
Wie kommen die Ergebnisse in meine Systeme?
Als CSV für Excel oder über die REST API in DMS, ERP und Fachverfahren, siehe Integrationen und API.
Aus der Praxis:
Klassifikation mit Ihren Dokumenten testen
Ein Testlauf mit einem Querschnitt Ihres Posteingangs zeigt, wie sicher die KI Ihre Dokumenttypen erkennt und welche Fälle zur Prüfung gehen.
DE 
EN 
ES 
FR