Posteingang automatisieren: Auf diese Fähigkeiten kommt es an

Digitalisierung ist oft nur der erste Schritt hin zu effizienten Geschäftsabläufen. Denn nur weil ein Prozess digital ist, heißt das nicht unbedingt, dass er mit wenig manuellem Aufwand auskommt. Der elektronische Posteingang ist ein typisches Beispiel: Im Vergleich zur Briefpost bieten E-Mails zwar viele Vorzüge, allerdings ist auch die personelle Bearbeitung enthaltener Informationen und Anhänge mit erheblichem Aufwand verbunden. Der zweite Schritt heißt Automatisierung und gelingt nur, wenn fortschrittliche Software mit intelligenten Fähigkeiten eingesetzt wird: Konfuzio – eine KI-Lösung auf dem Prüfstand.

1. Treffsichere Klassifizierung

Im Grunde konzentriert sich die Automatisierung des Posteingangs auf jene Arbeitsschritte, die auch bei einer menschlichen Bearbeitung stattfinden. Und dabei lautet die erste Frage, um welche Art von E-Mail es sich handelt. Oft sind die Möglichkeiten überschaubar und wiederholen sich im Rahmen der geschäftlichen Tätigkeit. Eine treffsichere Klassifizierung ist daher auch problemlos durch spezielle Software möglich, die auf gewisse Eigenschaften der Nachrichten achtet.

Dafür sind Fähigkeiten in puncto Machine Learning allerdings unverzichtbar. Die verwendeten Algorithmen sind in der Lage, sowohl Inhalt als auch Anhänge anhand der Verschlagwortung sowie sprachlicher und formaler Kriterien korrekt einzuordnen. Auf dieser Basis können Entscheidungen getroffen werden, die zum Beispiel eine Weiterleitung an den korrekten Bearbeitungsort der E-Mail vorsehen.

Konfuzio kombiniert einige der modernsten Machine Learning und Deep Learning Algorithmen, die eine hochpräzise Klassifizierung von E-Mails und angehängten Dokumenten erlauben. ✅

2. Umfassende Datenextraktion

So weit, so gut. Doch vielleicht soll die verwendete Software die Nachricht nicht nur öffnen und weiterleiten, sondern auch lesen und relevante Informationen erkennen. Das ist schließlich ein wesentlicher Schritt, wenn man eine E-Mail empfängt. Auch hier kommt es bei der Automatisierung vom Posteingang auf die Hilfe durch weiterführende KI-Ansätze an, die insbesondere Optical Character Recognition umfassen, um treffsicher Rechnungsdaten, Adressen, Kundeninformationen etc. in Dokumenten zu erfassen. Diese liegen oft in optischen Formaten vor, die eine Umwandlung in maschinenlesbaren Text erfordern. Dabei scheitern nicht wenige Lösungen auf dem Markt, wenn es zum Beispiel um Handschrift geht, weil keine Intelligent Character Recognition integriert ist. 

Konfuzio setzt auf intelligente OCR und ICR, um alle relevante Daten in E-Mails und Anhängen zu erfassen und in überdurchschnittlicher Genauigkeit zu extrahieren.

3. Individuelle Workflows

Die Regeln, was mit einer E-Mail weiter geschehen soll, können deutlich komplexer sein als die schlichte Ablage oder Weiterleitung in eine andere Abteilung. Oft sind die Abläufe in Unternehmen sehr klar definiert, wenn es an die Verarbeitung verschiedener Arten von Informationen geht. Das lässt sich selten innerhalb von einer Google App wie Gmail lösen und erfordert weitere Fähigkeiten einer Automatisierungssoftware, die sich auf die Umsetzung individueller Handlungsprinzipien konzentrieren. Das kann Aspekte von Compliance betreffen oder sich schlichtweg auf die unternehmenseigenen Prozesse beziehen. Die eingesetzte Lösung sollte daher die automatisierte Umsetzung individueller Workflows unterstützen oder gar ermöglichen.

Konfuzio ermöglicht es, individuelle Workflows festzulegen, die auf den Posteingang von verschiedenen Dokumenten folgen. Zugleich erlaubt die Software eine Anbindung an Fremdsysteme, die bereits bestehende Abläufe umsetzen. ✅

4. Erweiterte Skills

Auch wenn die wesentlichen Schritte für die Automatisierung des Posteingangs abgedeckt sind, kommt es auf die Gesamtheit weiterer Fähigkeiten an, um in verschiedenen Situationen E-Mails und Nachrichten ohne weitere Hilfe zu öffnen, zu verschieben und notwendige Funktionen zu aktivieren. Dabei kann folgende Checkliste nützlich sein:

  • API-Anbindung – Der Posteingang von Google Gmail und Co. ist selten von Beginn an Teil der Infrastruktur. Aus diesem Grund ist eine flexible Anbindung dieser Datenquellen notwendig
  • Mehrsprachigkeit – Oft liegen die Informationen in verschiedenen Sprachen vor. Statt sich dabei vom Automatisierungsansatz zu entfernen sollte auch deren Erfassung möglich oder eine Übersetzung mittels Natural Language Processing möglich sein
  • Individuelles Labeling – Die Software oder App soll nicht nur Schlagworte zur Klassifizierung nutzen, sondern durch erweiterte Indexierung eine spätere Auffindbarkeit bei der Suche erleichtern.
  • Revisionssicherheit und Datenschutz – Auch automatisiert muss der Posteingang hohen Sicherheitsstandards unterliegen. DSGVO-konformität und Rechtssicherheit sollte in jedem Fall gegeben sein.

Konfuzio bietet alle Features, die bei der Automatisierung für den Posteingang wichtig sind und kann darüber hinaus mit seinem einzigartigen Fähigkeitsprofil für beispiellose Flexibilität sorgen

Fazit

Den Posteingang zu automatisieren ist eine mehrfaktorielle Angelegenheit, die der eingesetzten App oder Software einige wesentliche Fähigkeiten abverlangt. Das betrifft besonders die Erkennung und Extraktion relevanter Informationen in E-Mails und mitgesendeten Dokumenten mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz. Aber auch die schlichte Klassifizierung der Nachrichten ist eine nicht zu vernachlässigende Aufgabe, die durch verschiedene Algorithmen umgesetzt werden kann. Für die KI-Software Konfuzio handelt es sich dabei um eher leichte Übungen, die mit Hilfe der vorhandenen technischen Möglichkeiten gut abbildbar sind.

Für spezielle Anforderungen ist die Umsetzung individueller Workflows notwendig, die Konfuzio sowohl unterstützt, als auch deren Aufbau ermöglicht. Zahlreiche ergänzende Fähigkeiten runden das Profil ab und gewährleisten maximale Flexibilität bei konstanter Rechtssicherheit und Datenschutz. Durch die erreichte Automatisierung können sich Mitarbeiter auf ihr Kerngeschäft konzentrieren, statt sich ständig mit der Bearbeitung generischer E-Mails aufzuhalten und sich in den Untiefen von Clients wie Google Gmail zu verlieren.

Möchten Sie den Posteingang in Ihrem Unternehmen automatisieren? Nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf, um sich von Experten beraten zu lassen.

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Avatar von Tim Filzinger

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