Cuando se utiliza software de automatización, el acceso a los datos necesarios es un factor clave. Esto puede convertirse rápidamente en un proceso aparte que ralentice el pretendido aumento de la eficacia. En su lugar, es aconsejable elegir el camino más corto y con menos resistencia. Y esto a menudo conduce precisamente a través del lugar donde llega una gran parte de los datos relevantes: la bandeja de entrada del correo electrónico. Los archivos adjuntos pueden procesarse con especial rapidez simplemente reenviándolos al software utilizado. Esto evita errores de selección manual de archivos y convierte la integración del correo electrónico en una importante herramienta para aumentar la calidad de los datos.
¿Qué es la integración del correo electrónico?
La integración del correo electrónico es una forma especial de Integración de datos y se caracteriza por la consolidación de datos y la conexión de programas informáticos a través del correo electrónico. Normalmente, también son posibles otros métodos de integración, como la conexión de una interfaz de programación o las funcionalidades de una nube. Sin embargo, en algunos casos, su complejidad supone una complicación innecesaria cuando el correo electrónico es el medio de comunicación dominante.
Si el software se ha dotado de una solución de entrada correspondiente, pueden definirse procesos de seguimiento automatizados que, por ejemplo, prevean la lectura y el archivo de archivos adjuntos. Algunas soluciones también pueden utilizarse simplemente como integración directa en el programa de correo electrónico (por ejemplo, Outlook), lo que facilita a los equipos la sincronización de contactos y tareas. Este es un caso de uso típico en la gestión de relaciones con los clientes (CRM). La integración del correo electrónico en el software de procesamiento de documentos tiene otros efectos.
Ventajas de la integración para el tratamiento de documentos
Los programas informáticos para el tratamiento inteligente de documentos (PID) son capaces de procesar documentos automáticamente. clasificarlas páginas dividir y los datos contenidos directamente a extracto. Pero antes hay que organizar la introducción de datos, para lo cual la integración del correo electrónico ofrece varias ventajas:
Apoyo universal
El correo electrónico es un método de comunicación y transferencia de datos especialmente extendido. Según Statista Cada día llegan a sus destinatarios unos 350.000 millones de ejemplares. Apenas existen alternativas al correo electrónico, especialmente para la transmisión de documentos como facturas o contratos. La integración del correo electrónico es, por tanto, un método especialmente pertinente para optimizar los flujos de datos.
Ahorro de tiempo
Utilizar las funciones de un software de integración de correo electrónico requiere mucho menos esfuerzo que ampliar un proceso de comunicación que se utiliza miles de millones de veces para incluir el archivado y la búsqueda de archivos. Aunque solo sea cuestión de segundos, la masa de correos electrónicos supone rápidamente un consumo relevante de recursos.
Minimización de errores
Abrir, archivar y cambiar el nombre de los archivos adjuntos por correo electrónico son actividades manuales sujetas a un cierto porcentaje de error. Las empresas y los archivos suelen tener directrices específicas para la estructura de las rutas y los nombres de los archivos. Su incumplimiento accidental puede acarrear trabajo adicional u otras molestas consecuencias. Este porcentaje se minimiza con las funciones de integración de correo electrónico del software IDP o DMS.
Procesos de archivo y seguimiento
Las directrices y prácticas individuales mencionadas pueden definirse una vez para la conexión con la integración del correo electrónico, de modo que se apliquen automáticamente en función de la clasificación del documento. Esto no solo se aplica a las normas propias de la empresa: el legislador también exige la aplicación de normas para un Archivo a prueba de auditorías. Muchos correos electrónicos contienen cartas comerciales relevantes.
Caso práctico: integración del correo electrónico de Konfuzio
Como software para el tratamiento inteligente de documentos, Konfuzio admite la recepción de documentos por correo electrónico. Esta forma de integración es la manera más sencilla de obtener datos estructurados a partir de texto libre óptico y PDF.
1. recibir la dirección de correo electrónico para la automatización
En el software Konfuzio se define automáticamente una dirección de correo electrónico para cada proyecto, a través de la cual se pueden recibir los documentos para su posterior procesamiento. Las funciones para la selección manual de archivos siguen estando disponibles.
2. enviar o reenviar correo electrónico
Con sólo unos clics, los archivos adjuntos de un correo electrónico se pueden transferir al software Konfuzio. Puede utilizar cualquier programa de correo electrónico como Outlook y similares.
3. Konfuzio recibe y procesa el archivo adjunto
El documento adjunto está disponible automáticamente en el proyecto asociado. Los datos que contiene se extraen allí directamente.
4. los datos extraídos están disponibles
En muy poco tiempo, Konfuzio extrajo los datos contenidos en los correos electrónicos mediante tecnología OCR. A continuación, es posible la integración en los sistemas propios de la empresa, por ejemplo CRM o ERP.
Conclusión
La integración del correo electrónico es un método de integración de datos que facilita enormemente la transferencia de documentos y de los datos que contienen. Mediante el reenvío de correos electrónicos a un software IDP como Konfuzio, se eliminan los pasos de búsqueda manual, y con ellos el tiempo y los errores correspondientes. A continuación, los documentos pueden archivarse automáticamente y de forma legal y conforme a la normativa. Y los datos obtenidos pueden reutilizarse con gran calidad y estructura.
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