Cuentas por cobrar: procesamiento más eficaz mediante IA

Comprobar la solvencia, verificar los cobros y redactar recordatorios: El esfuerzo que supone para las empresas garantizar su propia liquidez mediante la contabilidad de las cuentas por cobrar es elevado y, por tanto, cuesta mucho dinero. Para que la gestión de las cuentas por cobrar sea más eficiente, cada vez más empresas recurren a la inteligencia artificial (IA).

Hay una razón para ello. El sitio Instituto Global McKinsey ya lo descubrió en 2017: las empresas que utilizan IA en contabilidad pueden ahorrar hasta un 40 por ciento de los costes derivados de ello. Un informe de Capgemini de 2020 concluía: las empresas que implantan la automatización asistida por IA en contabilidad reducen sus costes entre un 25 y un 45 por ciento.

Mostramos qué tareas asume un departamento de cuentas por cobrar, cómo se ve esto en la práctica - y dónde la IA puede simplificar o acelerar estos procesos.

Definición de cuentas por cobrar

definición de cuentas por cobrar

La contabilidad de deudores es una parte esencial de la contabilidad empresarial. Registra y gestiona las cuentas a cobrar de los clientes. Es responsable de la contabilización sistemática de los cobros, el seguimiento de los créditos pendientes y la aplicación de procedimientos de reclamación. La contabilidad de deudores se utiliza a menudo como sinónimo de gestión de deudores.

Esto significa que las cuentas por cobrar mantienen un flujo de caja eficiente y garantizan una posición financiera saneada de la empresa.

Al registrar los pagos recibidos en tiempo real, las cuentas por cobrar pueden hacer un seguimiento de los créditos comerciales pendientes y tomar medidas tempranas para evitar retrasos en los pagos.

Para evitar que se produzcan problemas de tesorería en primer lugar (idealmente), la gestión de cuentas por cobrar también comprueba y supervisa la solvencia de los clientes. Esto incluye analizar las solicitudes de crédito, comprobar las referencias y la solvencia. Basándose en esta información, la gestión de cuentas por cobrar decide sobre la concesión de créditos y la fijación de las condiciones de pago.

Además, el proceso de cuentas por cobrar desempeña un papel central en la comunicación con los clientes. Crea facturas, envía recordatorios de pago y cartas de reclamación y responde a consultas sobre partidas pendientes. Una comunicación eficaz con los clientes es esencial para minimizar los retrasos en los pagos y establecer relaciones duraderas con ellos.

Contabilidad de deudores frente a contabilidad de acreedores

Las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar son dos aspectos esenciales de la contabilidad financiera de una empresa. Difieren en su funcionalidad y en las tareas asociadas a ellas.

La contabilidad de deudores se ocupa de los créditos pendientes que una empresa tiene con sus clientes. Lleva un registro de las obligaciones financieras de los clientes y garantiza la correcta contabilización de los pagos recibidos.

Las principales tareas de la contabilidad de deudores incluyen la facturación, el control de los pagos recibidos, la reclamación y el cobro de deudas.

Garantiza que la empresa reciba sus cobros pendientes a tiempo y en su totalidad.

Por el contrario, las cuentas por pagar se centran en las deudas de una empresa con sus proveedores. Registra y controla las facturas recibidas y garantiza que se contabilicen y paguen correctamente. En otras palabras, garantiza que las empresas paguen sus obligaciones a tiempo y en su totalidad. Varias empresas ofrecen soluciones especializadas para la recepción de facturas, he aquí un ejemplo de sistema iflow de Ritter Technology.

Tareas de contabilidad de deudores

La contabilidad de deudores desempeña un papel crucial en la gestión financiera de una empresa. Sus tareas incluyen la gestión de las cuentas por cobrar, la reclamación, la calificación de los deudores y la gestión de la información:

Gestión de cobros

La gestión de cobros gestiona los cobros pendientes de la empresa. Esto incluye la facturación a los clientes, el control de los pagos recibidos y la conciliación de las diferencias de pago. El objetivo es cobrar las deudas puntual e íntegramente.

Reclamaciones

Con la reclamación extrajudicial, la Contabilidad de deudores supervisa los plazos de pago y lleva a cabo procedimientos de reclamación para los morosos. Tiene la importante tarea de cobrar los créditos pendientes y garantizar el flujo de pagos. Incluye la comunicación con los clientes, la creación y el envío de recordatorios y la coordinación con proveedores de servicios de cobro de deudas internos o externos.

Puntuación del deudor

El scoring de deudores es un instrumento para evaluar el riesgo de los clientes. Los clientes se evalúan en función de diversos criterios, como el historial de pagos y la solvencia o el comportamiento de pago. El scoring apoya las decisiones estratégicas sobre a qué clientes pueden las empresas suministrar a cuenta y qué condiciones de pago deben conceder.

Gestión de la información

La gestión de la información incluye la organización y preparación de los datos y la información pertinentes de los deudores individuales. Se recopilan, actualizan y evalúan datos sobre cuentas de clientes, partidas abiertas, cobros y otra información relevante. Esta información sirve de base para la gestión de las cuentas por cobrar, las reclamaciones y la calificación de los deudores.

cuentas por cobrar caso de uso

Ejemplo de cuentas por cobrar

¿Cómo son en la práctica las tareas de gestión de cuentas por cobrar? Supongamos el siguiente caso: Su empresa fabrica y vende sistemas de iluminación. Un cliente que desea renovar por completo la iluminación de las instalaciones de su empresa le encarga varias unidades de iluminación complejas.

Su departamento de cuentas por cobrar comprueba entonces la situación financiera del cliente y su historial de pagos como primer paso.

Si no encuentra anomalías, la empresa celebra un contrato de suministro con el cliente en un segundo paso. Este contrato especifica el método de entrega, así como las fechas de facturación y pago pendiente. Las facturas parciales se envían mensualmente, con un plazo de pago acordado de 30 días. Su gestión de cuentas por cobrar introduce y envía las facturas parciales. También controla los pagos recibidos.

Sin embargo, el nuevo cliente no es de fiar. No cumple los plazos de pago. Por ello, el departamento de cobros envía los correspondientes recordatorios de pago e informa de la situación al departamento de ventas. El departamento de ventas mantiene conversaciones con el cliente, pero la situación no mejora en un primer momento. Por este motivo, su departamento de cobros envía un recordatorio con la amenaza de una suspensión de la entrega. El cliente reacciona entonces y acelera sus pagos pendientes. Su departamento de contabilidad documenta las dificultades de pago en su análisis y guarda esta información para posibles negocios futuros con el cliente.

Posibilidades de la IA en la contabilidad de deudores

Las empresas pueden automatizar varios procesos de cuentas por cobrar con la IA:

Recepción y tramitación de facturas

Las empresas pueden utilizar la IA para gestionar las entradas Reconocer automáticamente las facturasy procesarlas. Por ejemplo, la IA puede extraer información relevante, como el número de factura, la fecha de facturación y el importe, y transferirla al sistema contable.

Revisión de las condiciones de pago

Las empresas pueden utilizar la IA para comprobar automáticamente las condiciones de pago de las facturas. Al hacerlo, el software puede determinar, por ejemplo, si se cumplen los plazos de pago especificados o si hay discrepancias.

Reclamaciones

AI pueden utilizarse para automatizar el proceso de reclamación. Las aplicaciones de IA pueden generar y enviar automáticamente recordatorios a los clientes en función de reglas definidas y retrasos en los pagos.

Comunicación con los clientes

Chatbots basados en IA pueden responder automáticamente a las consultas de los clientes relacionadas con facturas y pagos. Por ejemplo, pueden responder a las preguntas más frecuentes, actualizar el estado de los pagos o remitir al cliente correspondiente a la persona de contacto adecuada.

Evaluación del riesgo de crédito

La IA puede ayudar a evaluar el riesgo crediticio de cada cliente. Analizando el historial del cliente, su comportamiento de pago y otros datos relevantes, la IA puede crear perfiles de riesgo y hacer recomendaciones sobre límites de crédito o condiciones de pago.

beneficios de las cuentas por cobrar

Ventajas de la IA en la contabilidad de deudores

Si las empresas utilizan software de IA en la contabilidad de cuentas por cobrar, se benefician sobre todo de estas ventajas:

Automatización de tareas rutinarias

La inteligencia artificial puede automatizar tareas repetitivas como comprobar los pagos recibidos, crear facturas o asignar pagos a partidas abiertas. De este modo, las empresas tienen menos esfuerzo y cometen menos errores.

Detección más temprana de los impagos

Mediante el uso de algoritmos de IA, las empresas pueden identificar patrones y tendencias en el comportamiento y el historial de pagos. Esto permite detectar antes los impagos. Esto permite tomar medidas a tiempo para minimizar el riesgo de impago.

Mayor precisión en la calificación crediticia

La IA puede ayudar a analizar la información de los clientes para evaluar mejor la solvencia de los clientes potenciales. Mediante el uso de Algoritmos de aprendizaje automático Las empresas pueden hacer predicciones más precisas sobre la solvencia de los clientes y reducir así el riesgo de impago.

Gestión eficaz de las cuentas por cobrar

Con un software de IA, las empresas pueden determinar las medidas de cobro adecuadas. Para ello, analiza datos como el historial del cliente, su comportamiento de pago y su solvencia, y sugiere posibles métodos de cobro personalizados.

Mejores previsiones de tesorería

Con la ayuda de herramientas de IA, las empresas pueden mejorar sus previsiones de tesorería. Analizando transacciones pasadas y reconociendo patrones, la IA puede ayudar a hacer predicciones precisas sobre futuras entradas de efectivo. Esto permite a las empresas planificar y gestionar mejor sus finanzas.

Procese las cuentas por cobrar de forma más eficaz con Konfuzio

Con Konfuzio las empresas pueden optimizar la gestión de sus facturas. El proveedor alemán ofrece un potente aplicación con la que podrá Capture, organice y analice automáticamente datos no estructurados, como los procedentes de facturas y recibos.

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PREGUNTAS FRECUENTES

¿Qué son las cuentas por cobrar?

Las cuentas por cobrar son el registro financiero y la gestión de las cuentas por cobrar de una empresa. Incluye el seguimiento de los pagos recibidos, el control de las facturas pendientes y la comunicación con los clientes en relación con los pagos. Esto garantiza la liquidez de una empresa.

¿Dónde pueden utilizar las empresas la IA en el proceso de cuentas por cobrar?

Las empresas pueden utilizar la IA en el proceso de cuentas por cobrar para reducir los impagos y automatizar el proceso de decisión crediticia. Por ejemplo, la IA puede ayudar a controlar las fechas de pago, analizar los patrones de pago y automatizar la comunicación con los clientes para que el proceso de cuentas por cobrar sea más eficiente.

¿Cómo se benefician las empresas de la IA en las cuentas por cobrar?

Las empresas se benefician de la IA en las cuentas por cobrar, por ejemplo, a través de conciliaciones de pagos automatizadas, comprobaciones de crédito más precisas y optimizaciones del flujo de caja. Mediante el aprendizaje automático, las empresas pueden identificar patrones de pago, predecir retrasos en los pagos y minimizar los impagos. De este modo, aumentan la eficiencia y la precisión de sus cuentas por cobrar.

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