Bonität kontrollieren, Zahlungseingänge überprüfen und Mahnungen schreiben: Der Aufwand für Unternehmen, über die Debitorenbuchhaltung die eigene Liquidität sicherzustellen, ist hoch – und kostet damit viel Geld. Um das Debitoren Management effizienter zu gestalten, setzen immer mehr Firmen auf Künstliche Intelligenz (KI).
Das hat seinen Grund. Das McKinsey Global Institute fand bereits 2017 heraus: Unternehmen, die KI in der Buchhaltung einsetzen, können bis zu 40 Prozent der dafür anfallenden Kosten sparen. Ein Bericht von Capgemini aus dem Jahr 2020 kam zu dem Schluss: Firmen, die KI-gestützte Automatisierung in der Buchhaltung einführen, senken ihre Kosten um 25-45 Prozent.
Wir zeigen, welche Aufgaben eine Debitorenbuchhaltung übernimmt, wie das in der Praxis aussieht – und wo KI diese Prozesse vereinfachen oder beschleunigen kann.
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Debitorenbuchhaltung Definition
Die Debitorenbuchhaltung ist ein wesentlicher Bestandteil der Unternehmensbuchhaltung. Sie erfasst und verwaltet Forderungen gegenüber Kunden. Sie ist verantwortlich für die systematische Verbuchung von Zahlungseingängen, die Überwachung offener Forderungen und die Durchführung von Mahnverfahren. Häufig wird die Debitorenbuchhaltung auch synonym für das Forderungsmanagement verwendet.
Das bedeutet: Die Debitorenbuchhaltung hält einen effizienten Cashflow aufrecht und stellt eine gesunde finanzielle Lage des Unternehmens sicher.
Durch die Erfassung von Zahlungseingängen in Echtzeit kann die Debitorenbuchhaltung den Überblick über ausstehende Forderungen aus Lieferungen behalten und frühzeitig Maßnahmen ergreifen, um Zahlungsverzögerungen zu vermeiden.
Damit es (im Idealfall) erst gar nicht zu Problemen im Cashflow kommt, prüft und überwacht das Debitoren Management auch die Kreditwürdigkeit von Kunden. Dies umfasst die Analyse von Kreditanträgen, die Überprüfung von Referenzen sowie der Bonität. Auf Grundlage dieser Informationen entscheidet die Debitorenbuchhaltung über die Gewährung von Krediten und die Festlegung von Zahlungsbedingungen.
Darüber hinaus spielt der Debitorenprozess eine zentrale Rolle bei der Kommunikation mit Kunden. Er erstellt Rechnungen, verschickt Zahlungserinnerungen und Mahnungen und beantwortet Anfragen zu offenen Posten. Eine effektive Kommunikation mit Kunden ist von großer Bedeutung, um Zahlungsverzögerungen zu minimieren und langfristige Kundenbeziehungen aufzubauen.
Debitorenbuchhaltung vs. Kreditorenbuchhaltung
Die Debitorenbuchhaltung und die Kreditorenbuchhaltung sind zwei wesentliche Aspekte der Finanzbuchhaltung eines Unternehmens. Sie unterscheiden sich in ihrer Funktionalität und den damit verbundenen Aufgaben.
Die Debitorenbuchhaltung befasst sich mit den offenen Forderungen eines Unternehmens gegenüber seinen Kunden. Sie verfolgt die finanziellen Verpflichtungen der Kunden und sorgt für die korrekte Verbuchung der eingehenden Zahlungen.
Die Hauptaufgaben der Debitorenbuchhaltung umfassen die Rechnungsstellung, die Überwachung der Zahlungseingänge, das Mahnwesen und das Debitoren Inkasso.
Sie stellt sicher, dass das Unternehmen seine ausstehenden Forderungen rechtzeitig und vollständig erhält.
Im Gegensatz dazu konzentriert sich die Kreditorenbuchhaltung auf die Verbindlichkeiten eines Unternehmens gegenüber seinen Lieferanten. Sie erfasst und überwacht die eingehenden Rechnungen und stellt sicher, dass diese ordnungsgemäß verbucht und bezahlt werden. Das heißt: Sie gewährleistet, dass Unternehmen ihre Verbindlichkeiten rechtzeitig und vollständig begleichen. Verschiedene Firmen bieten für den Rechnungseingang spezialisierte Lösungen an, hier ein Beispiel des Systems iflow der Ritter Technologie.
Debitorenbuchhaltung Aufgaben
Die Debitorenbuchhaltung spielt eine entscheidende Rolle im Finanzmanagement eines Unternehmens. Ihre Aufgaben umfassen das Forderungsmanagement, das Mahnwesen, das Debitoren Scoring und das Informationsmanagement:
Forderungsmanagement
Das Management von Forderungen verwaltet die offenen Forderungen des Unternehmens. Das beinhaltet die Rechnungsstellung an Kunden, die Überwachung der Zahlungseingänge und die Abstimmung von Zahlungsdifferenzen. Ziel ist es, die Forderungen zeitnah und vollständig zu realisieren.
Mahnwesen
Mit dem außergerichtlichen Mahnwesen überwacht die Debitorenbuchhaltung Zahlungsfristen und führt Mahnverfahren bei säumigen Zahlern durch. Es hat die Aufgabe, offene Forderungen einzutreiben und den Zahlungsfluss zu gewährleisten. Es beinhaltet die Kommunikation mit Kunden, die Erstellung und Versendung von Mahnungen sowie die Koordination mit internen oder externen Inkasso-Dienstleistern.
Debitoren Scoring
Das Debitoren Scoring ist ein Instrument zur Risikobewertung von Kunden. Hierbei werden Kunden anhand verschiedener Kriterien, wie Zahlungshistorie und Bonität oder Zahlungsverhalten bewertet. Das Scoring unterstützt bei der Entscheidungsfindung, welche Kunden Unternehmen auf Rechnung beliefern können und welche Zahlungsbedingungen sie dabei gewähren sollten.
Informationsmanagement
Das Informationsmanagement umfasst die Organisation und Aufbereitung von relevanten Daten und Informationen einzelner Debitoren. Hierbei werden Daten über Kundenkonten, offene Posten, Zahlungseingänge und weitere relevante Informationen erfasst, aktualisiert und ausgewertet. Diese Informationen dienen als Grundlage für das Forderungsmanagement, das Mahnwesen und das Debitoren Scoring.
Debitorenbuchhaltung Beispiel
Wie sehen die Aufgaben des Debitoren Management in der Praxis aus? Gehen wir von folgendem Fall aus: Ihr Unternehmen produziert und verkauft Lichtsysteme. Ein Kunde, der seine Unternehmensstandorte komplett neu ausleuchten möchte, bestellt bei Ihnen verschiedene, komplexe Lichteinheiten.
Ihre Debitorenbuchhaltung prüft dann in einem ersten Schritt die finanzielle Situation des Kunden und seines Zahlungsverhaltens.
Wenn sie keine Auffälligkeiten feststellt, schließt Ihr Unternehmen mit dem Kunden in einem zweiten Schritt einen Liefervertrag. In diesem Vertrag werden die Lieferart sowie die Termine für Rechnungsstellung und die ausstehende Zahlung festgelegt. Teilrechnungen werden monatlich verschickt, wobei eine Zahlungsfrist von 30 Tagen vereinbart ist. Ihr Debitoren Management erfasst und versendet die Teilrechnungen. Zudem überwacht es die Zahlungseingänge.
Der neue Kunde ist jedoch nicht zuverlässig. Er hält Zahlungsfristen nicht ein. Ihre Debitorenbuchhaltung verschickt daher entsprechende Zahlungserinnerungen und informiert die Vertriebsabteilung über die Situation. Die Vertriebsabteilung führt Gespräche mit dem Kunden, jedoch verbessert sich die Situation zunächst nicht. Aus diesem Grund verfasst Ihr Debitoren Management eine Mahnung mit der Androhung eines Lieferstopps. Daraufhin reagiert der Kunde und beschleunigt seine ausstehenden Zahlungen. Ihre Buchhaltung dokumentiert die Zahlungsschwierigkeiten in ihrer Analyse und speichert diese Informationen für mögliche zukünftige Geschäfte mit dem Kunden.
Möglichkeiten von KI in der Debitorenbuchhaltung
Unternehmen können mit KI verschiedene Prozesse der Debitorenbuchhaltung automatisieren:
Rechnungseingang und -verarbeitung
Firmen können KI nutzen, um eingehende Rechnungen automatisch zu erkennen, zu extrahieren und zu verarbeiten. Die KI kann dabei zum Beispiel relevante Informationen wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Betrag extrahieren und in das Buchhaltungssystem übertragen.
Überprüfung von Zahlungsbedingungen
Unternehmen können KI einsetzen, um die Zahlungsbedingungen in Rechnungen automatisch zu überprüfen. Dabei kann eine Software beispielsweise feststellen, ob die angegebenen Zahlungsfristen eingehalten werden oder ob es Unstimmigkeiten gibt.
Mahnwesen
KI kann eingesetzt werden, um das Mahnwesen zu automatisieren. Dabei können KI-Anwendungen automatisch Mahnungen generieren und an Kunden versenden, basierend auf festgelegten Regeln und Zahlungsverzögerungen.
Kundenkommunikation
KI-basierte Chatbots können Kundenanfragen im Zusammenhang mit Rechnungen und Zahlungen automatisch beantworten. Sie können zum Beispiel häufig gestellte Fragen beantworten, den Zahlungsstatus aktualisieren oder den jeweiligen Kunden an den richtigen Ansprechpartner weiterleiten.
Kreditrisikobewertung
KI kann bei der Bewertung des Kreditrisikos von einzelnen Kunden unterstützen. Durch die Analyse von Kundenhistorie, Zahlungsverhalten und anderen relevanten Daten kann eine KI Risikoprofile erstellen und Empfehlungen für Kreditlimits oder Zahlungsbedingungen geben.
Benefits von KI in der Debitorenbuchhaltung
Setzen Unternehmen eine KI-Software in der Debitorenbuchhaltung ein, profitieren sie vor allem von diesen Benefits:
Automatisierung von Routineaufgaben
Künstliche Intelligenz kann repetitive Aufgaben wie die Überprüfung von Zahlungseingängen, das Erstellen von Rechnungen oder das Zuordnen von Zahlungen zu offenen Posten automatisieren. Auf diese Weise haben Unternehmen weniger Aufwand und machen weniger Fehler.
Frühere Erkennung von Zahlungsausfällen
Durch den Einsatz von KI-Algorithmen können Unternehmen Muster und Trends in Zahlungsverhalten und -historie identifizieren. Dadurch können Zahlungsausfälle früher erkannt werden. Das ermöglicht es, rechtzeitig Maßnahmen zu ergreifen, um das Risiko von Zahlungsausfällen zu minimieren.
Verbesserte Genauigkeit bei der Kreditwürdigkeitsprüfung
KI kann bei der Analyse von Kundeninformationen helfen, die Kreditwürdigkeit potenzieller Kunden besser zu bewerten. Durch den Einsatz von Machine-Learning-Algorithmen können Unternehmen genauere Vorhersagen über die Zahlungsfähigkeit von Kunden treffen und so das Risiko von Zahlungsausfällen reduzieren.
Effizientes Forderungsmanagement
Mit einer KI-Software können Firmen geeignete Inkasso-Maßnahmen festlegen. Dazu analysiert sie Daten wie Kundenhistorie, Zahlungsverhalten und Kreditwürdigkeit und schlägt mögliche, personalisierte Inkassomethoden vor.
Bessere Cashflow-Prognosen
Mithilfe von KI-Tools können Unternehmen ihre Cashflow-Prognosen verbessern. Durch die Analyse vergangener Transaktionen und das Erkennen von Mustern kann KI dabei helfen, genaue Vorhersagen über zukünftige Zahlungseingänge zu treffen. Dies ermöglicht Unternehmen eine bessere Planung und Steuerung ihrer Finanzen.
Debitorenbuchhaltung mit Konfuzio effizienter abwickeln
Mit Konfuzio können Unternehmen ihr Rechnungsmanagement optimieren. Der deutsche Software-Anbieter stellt dafür ein All-in-One-Werkzeug zur Verfügung, mit dem Sie unstrukturierte Daten, wie aus Rechnungen und Belegen, automatisch erfassen, organisieren und analysieren können.
Um Dokumente effizient verarbeiten zu können, hat Konfuzio seine auf Deep Computer Vision basierende Software auf über 100.000 Dokumente trainiert. Machine und Deep Learning helfen dabei, Daten zu extrahieren, zu klassifizieren und qualifiziert an die nachgeschalteten Workflows zu übergeben.
FAQ
Debitorenbuchhaltung ist die finanzielle Erfassung und Verwaltung von fälligen Forderungen eines Unternehmens. Sie umfasst die Verfolgung von Zahlungseingängen, die Überwachung von offenen Rechnungen und die Kommunikation mit Kunden bezüglich Zahlungen. Dies stellt die Liquidität eines Unternehmens sicher.
Unternehmen können KI im Debitorenprozess nutzen, um Zahlungsausfälle zu reduzieren und den Prozess der Kreditentscheidung zu automatisieren. KI kann beispielsweise bei der Überwachung von Zahlungsterminen, der Analyse von Zahlungsmustern und der automatisierten Kommunikation mit Kunden helfen, um den Debitorenprozess effizienter zu gestalten.
Unternehmen profitieren von KI in der Debitorenbuchhaltung beispielsweise durch automatisierte Zahlungsabgleiche, genauere Kreditwürdigkeitsprüfungen und Cashflow-Optimierungen. Durch maschinelles Lernen können Unternehmen Zahlungsmuster erkennen, Zahlungsverzögerungen vorhersagen und Zahlungsausfälle minimieren. Auf diese Weise steigern sie die Effizienz und Genauigkeit ihrer Debitorenbuchhaltung.
