Comptabilité des débiteurs : traiter plus efficacement via l'IA

Contrôler la solvabilité, vérifier les entrées de paiement et écrire des rappels : La charge de travail des entreprises pour assurer leurs propres liquidités via la comptabilité clients est élevée - et coûte donc beaucoup d'argent. Pour rendre la gestion des débiteurs plus efficace, de plus en plus d'entreprises misent sur l'intelligence artificielle (IA).

Il y a une raison à cela. Le site Institut mondial McKinsey a constaté dès 2017 que les entreprises qui utilisent l'IA dans la comptabilité peuvent économiser jusqu'à 40 % des coûts liés à cette activité. Un rapport de Capgemini datant de 2020 est arrivé à la conclusion suivante : les entreprises qui introduisent l'automatisation basée sur l'IA dans la comptabilité réduisent leurs coûts de 25 à 45 pour cent.

Nous montrons quelles sont les tâches d'une comptabilité clients, à quoi cela ressemble dans la pratique - et où l'IA peut simplifier ou accélérer ces processus.

Comptabilité des débiteurs Définition

définition de la comptabilité des débiteurs

La comptabilité clients est un élément essentiel de la comptabilité d'entreprise. Elle enregistre et gère les créances envers les clients. Elle est responsable de la comptabilisation systématique des paiements entrants, de la surveillance des créances ouvertes et de l'exécution des procédures de rappel. Souvent, la comptabilité clients est également utilisée comme synonyme de gestion des créances.

En d'autres termes, la comptabilité clients maintient un flux de trésorerie efficace et assure une situation financière saine à l'entreprise.

Grâce à l'enregistrement des paiements entrants en temps réel, la comptabilité clients peut garder une vue d'ensemble des créances clients en suspens et prendre des mesures précoces pour éviter les retards de paiement.

Afin d'éviter (dans l'idéal) les problèmes de trésorerie, la gestion des débiteurs vérifie et surveille également la solvabilité des clients. Cela comprend l'analyse des demandes de crédit, la vérification des références et de la solvabilité. Sur la base de ces informations, la comptabilité clients décide de l'octroi de crédits et de la fixation des conditions de paiement.

En outre, le processus des débiteurs joue un rôle central dans la communication avec les clients. Il crée des factures, envoie des rappels de paiement et des lettres de rappel et répond aux demandes de renseignements sur les postes ouverts. Une communication efficace avec les clients est essentielle pour minimiser les retards de paiement et établir des relations durables avec eux.

Comptabilité des débiteurs vs. comptabilité des créanciers

La comptabilité clients et la comptabilité fournisseurs sont deux aspects essentiels de la comptabilité financière d'une entreprise. Elles se distinguent par leur fonctionnalité et les tâches qui y sont liées.

La comptabilité clients s'occupe des créances ouvertes d'une entreprise envers ses clients. Elle suit les obligations financières des clients et veille à la comptabilisation correcte des paiements entrants.

Les principales tâches de la comptabilité clients comprennent la facturation, le suivi des encaissements, les rappels et le recouvrement des créances.

Elle veille à ce que l'entreprise reçoive à temps et intégralement ses créances en souffrance.

En revanche, la comptabilité fournisseurs se concentre sur les dettes d'une entreprise envers ses fournisseurs. Elle enregistre et surveille les factures entrantes et s'assure qu'elles sont correctement comptabilisées et payées. En d'autres termes, elle garantit que les entreprises règlent leurs dettes à temps et dans leur intégralité. Différentes entreprises proposent des solutions spécialisées pour la réception des factures, voici un exemple de système iflow de la technologie Ritter.

Tâches de comptabilité clients

La comptabilité clients joue un rôle décisif dans la gestion financière d'une entreprise. Ses tâches comprennent la gestion des créances, les rappels, le scoring des débiteurs et la gestion des informations :

Gestion des créances

La gestion des créances gère les créances ouvertes de l'entreprise. Cela comprend la facturation des clients, le suivi des encaissements et le rapprochement des différences de paiement. L'objectif est de réaliser les créances en temps voulu et dans leur intégralité.

Système de relance

Avec les rappels extrajudiciaires, la comptabilité clients surveille les délais de paiement et met en œuvre des procédures de rappel pour les mauvais payeurs. Elle a pour mission importante de recouvrer les créances ouvertes et de garantir le flux des paiements. Elle comprend la communication avec les clients, la rédaction et l'envoi de rappels ainsi que la coordination avec les prestataires de recouvrement internes ou externes.

Scoring des débiteurs

Le scoring des débiteurs est un instrument d'évaluation des risques des clients. Les clients sont évalués sur la base de différents critères, tels que l'historique de paiement et la solvabilité ou le comportement de paiement. Le scoring aide à prendre des décisions stratégiques concernant les clients que les entreprises peuvent livrer sur facture et les conditions de paiement qu'elles doivent accorder dans ce cadre.

Gestion de l'information

La gestion de l'information comprend l'organisation et la préparation des données et informations pertinentes des différents débiteurs. Les données relatives aux comptes clients, aux postes ouverts, aux encaissements et autres informations pertinentes sont saisies, actualisées et évaluées. Ces informations servent de base à la gestion des créances, aux rappels et au scoring des débiteurs.

comptabilité des débiteurs use case

Exemple de comptabilité clients

Comment se présentent les tâches de la gestion des débiteurs dans la pratique ? Partons du cas suivant : Votre entreprise produit et vend des systèmes d'éclairage. Un client qui souhaite éclairer entièrement les sites de son entreprise vous commande différentes unités d'éclairage complexes.

Votre service de comptabilité clients examine alors dans un premier temps la situation financière du client et ses habitudes de paiement.

Si elle ne constate aucune anomalie, votre entreprise conclut dans un deuxième temps un contrat de livraison avec le client. Ce contrat fixe le mode de livraison ainsi que les dates de facturation et de paiement en attente. Les factures partielles sont envoyées chaque mois, avec un délai de paiement de 30 jours. Votre service de gestion des débiteurs saisit et envoie les factures partielles. Il surveille également les entrées de paiement.

Cependant, le nouveau client n'est pas fiable. Il ne respecte pas les délais de paiement. Votre service de comptabilité clients envoie donc des rappels de paiement et informe le service commercial de la situation. Le service commercial s'entretient avec le client, mais la situation ne s'améliore pas dans un premier temps. C'est pourquoi votre service de gestion des comptes clients rédige un rappel en menaçant de suspendre les livraisons. Le client réagit alors et accélère ses paiements en souffrance. Votre service comptable documente les difficultés de paiement dans son analyse et enregistre ces informations pour d'éventuelles transactions futures avec le client.

Les possibilités de l'IA dans la comptabilité clients

Les entreprises peuvent utiliser l'IA pour automatiser différents processus de comptabilité clients :

Réception et traitement des factures

Les entreprises peuvent utiliser l'IA pour reconnaître automatiquement les facturesL'objectif est d'extraire et de traiter les données. L'IA peut par exemple extraire des informations pertinentes telles que le numéro de facture, la date de la facture et le montant et les transférer dans le système comptable.

Vérification des conditions de paiement

Les entreprises peuvent utiliser l'IA pour vérifier automatiquement les conditions de paiement des factures. Un logiciel peut par exemple déterminer si les délais de paiement indiqués sont respectés ou s'il y a des incohérences.

Système de relance

IA peut être utilisée pour automatiser les rappels. Les applications d'intelligence artificielle peuvent générer et envoyer automatiquement des rappels aux clients, sur la base de règles définies et de retards de paiement.

Communication avec les clients

Chatbots basés sur l'IA peuvent répondre automatiquement aux demandes des clients concernant les factures et les paiements. Ils peuvent par exemple répondre aux questions fréquemment posées, mettre à jour le statut des paiements ou orienter le client concerné vers le bon interlocuteur.

Évaluation du risque de crédit

L'IA peut aider à évaluer le risque de crédit des clients individuels. En analysant l'historique des clients, leurs habitudes de paiement et d'autres données pertinentes, une IA peut établir des profils de risque et faire des recommandations en matière de limites de crédit ou de conditions de paiement.

comptabilité débiteurs benefits

Avantages de l'IA dans la comptabilité clients

Si les entreprises utilisent un logiciel d'intelligence artificielle dans la comptabilité clients, elles profitent avant tout de ces avantages :

Automatisation des tâches de routine

L'intelligence artificielle peut automatiser des tâches répétitives telles que la vérification des paiements entrants, la création de factures ou l'attribution de paiements à des postes ouverts. De cette manière, les entreprises ont moins de travail et font moins d'erreurs.

Détection plus précoce des défauts de paiement

Grâce à l'utilisation d'algorithmes d'intelligence artificielle, les entreprises peuvent identifier des modèles et des tendances dans le comportement et l'historique des paiements. Les défauts de paiement peuvent ainsi être détectés plus tôt. Cela permet de prendre des mesures à temps afin de minimiser le risque d'impayés.

Amélioration de la précision de l'évaluation de la solvabilité

L'IA peut aider à mieux évaluer la solvabilité des clients potentiels lors de l'analyse des informations sur les clients. Grâce à l'utilisation de Algorithmes d'apprentissage automatique permet aux entreprises de faire des prévisions plus précises sur la solvabilité des clients et de réduire ainsi le risque d'impayés.

Une gestion efficace des créances

Un logiciel d'intelligence artificielle permet aux entreprises de définir des mesures de recouvrement appropriées. Pour ce faire, il analyse des données telles que l'historique des clients, leur comportement de paiement et leur solvabilité, et propose des méthodes de recouvrement possibles et personnalisées.

De meilleures prévisions de flux de trésorerie

Les outils d'IA permettent aux entreprises d'améliorer leurs prévisions de trésorerie. En analysant les transactions passées et en identifiant des modèles, l'IA peut aider à faire des prévisions précises sur les encaissements futurs. Cela permet aux entreprises de mieux planifier et gérer leurs finances.

Traiter les comptes débiteurs plus efficacement avec Konfuzio

Avec Konfuzio permet aux entreprises d'optimiser leur gestion des factures. Le fournisseur allemand met pour cela à disposition un application puissante qui vous permet de saisir, organiser et analyser automatiquement les données non structurées, telles que celles provenant des factures et des documents.

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FAQ

Qu'est-ce que la comptabilité clients ?

La comptabilité clients est l'enregistrement financier et la gestion des créances d'une entreprise. Elle comprend le suivi des encaissements, la surveillance des factures impayées et la communication avec les clients concernant les paiements. Cela permet de garantir la liquidité d'une entreprise.

Où les entreprises peuvent-elles utiliser l'IA dans le processus de recouvrement des créances ?

Les entreprises peuvent utiliser l'IA dans le processus des comptes clients afin de réduire les défauts de paiement et d'automatiser le processus de décision de crédit. L'IA peut par exemple aider à surveiller les échéances de paiement, à analyser les modèles de paiement et à automatiser la communication avec les clients afin de rendre le processus de recouvrement des créances plus efficace.

Quels sont les avantages de l'IA pour les entreprises en matière de comptabilité clients ?

Les entreprises bénéficient de l'IA dans la comptabilité clients, par exemple, grâce à des rapprochements de paiements automatisés, des contrôles de solvabilité plus précis et des optimisations de flux de trésorerie. Grâce à l'apprentissage automatique, les entreprises peuvent identifier les modèles de paiement, prédire les retards de paiement et minimiser les défauts de paiement. De cette manière, elles améliorent l'efficacité et la précision de leur comptabilité clients.

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