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Was bedeutet SaaS? Deep Dive zum Thema Software-as-a-Service

Janina Horn

Was bedeutet SaaS? SaaS, kurz für Software-as-a-Service, ist nicht nur eine Technologie, sondern verändert die Art und Weise, wie Unternehmen Software nutzen. 

Es ist die Unabhängigkeit von physischen Datenträgern und starren Installationen, eine Art, Software wie einen Service zu beziehen – flexibel, skalierbar und bedarfsgesteuert. 

Der Kern von SaaS liegt in seinem nutzungsbasierten Modell, das Unternehmen ermöglicht, Software nicht mehr zu kaufen, sondern zu mieten. 

In diesem Blogartikel erfahren Sie nicht nur alles zur Frage „Was bedeutet SaaS“, sondern auch dazu, wie diese innovative Methode die Unternehmenslandschaft weltweit umgestaltet.

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Was bedeutet SaaS?

SaaS beschreibt ein Bereitstellungsmodell für Software. 

Dabei wird Software nicht mehr als eigenständiges Produkt verkauft, das auf physischen Datenträgern erworben und lokal installiert werden muss. Stattdessen wird die Software über das Internet als Service angeboten und den Nutzern über das Netzwerk zur Verfügung gestellt.

SaaS oder Cloud?

Im SaaS-Modell abonnieren die Nutzer die Software und greifen über das Internet darauf zu, anstatt sie zu kaufen und auf ihren eigenen Computern zu installieren. Diese Softwarelösungen sind in der Regel auf Cloud-Plattformen gehostet, was bedeutet, dass die gesamte Infrastruktur, einschließlich Hardware, Netzwerk und Wartung, vom Anbieter verwaltet wird. Demnach sind beide Konzepte untrennbar miteinander verbunden.

Diese SaaS-Anwendungen werden am häufigsten genutzt:

  • CRM-Systeme (Customer Relationship Management): Plattformen wie Salesforce bieten Unternehmen Tools zur Verwaltung von Kundenbeziehungen, Vertriebsaktivitäten und Marketingkampagnen.
  • Kollaborations- und Kommunikationstools: Dienste wie Microsoft Teams, Slack und Zoom sind SaaS-Anwendungen, die die Zusammenarbeit und Kommunikation in Teams über Chats, Videokonferenzen und Dateiaustausch erleichtern.
  • Bürosoftware und Produktivitätstools: Anwendungen wie Microsoft 365 (ehemals Office 365) bieten Cloud-basierte Büroanwendungen wie Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, E-Mail und Kalender.
  • Projektmanagement-Tools: SaaS-Plattformen wie Asana oder Trello helfen Teams bei der Planung und Verfolgung von sowie bei der Zusammenarbeit an Projekten.
  • E-Commerce-Plattformen: Shopify und BigCommerce sind SaaS-Lösungen, die es Unternehmen ermöglichen, Online-Shops zu erstellen, zu verwalten und zu betreiben.
  • Finanz- und Buchhaltungssoftware: Anwendungen wie QuickBooks Online bieten Buchhaltungsdienste, Rechnungsstellung, Budgetierung und Finanzmanagement in der Cloud.
  • Human Resource Management Systeme (HRMS): SaaS-Anwendungen wie BambooHR unterstützen Unternehmen bei der Verwaltung von Personalinformationen, Gehaltsabrechnungen, Leistungsbeurteilungen und Rekrutierung.
  • Datenspeicherung und -verwaltung: Dienste wie Dropbox oder Google Drive bieten Cloud-Speicherlösungen zum Speichern, Teilen und Synchronisieren von Dateien.

Abgrenzung zu weiteren Cloud-Diensten

Neben SaaS git es auch noch andere, weitere Cloud-Dienste. 

Diese werden über das Internet bereitgestellt und ermöglichen es Unternehmen und Einzelpersonen, auf Technologie und Infrastruktur zuzugreifen, ohne physische Hardware oder Software lokal zu besitzen oder zu betreiben. 

Diese weiteren Dienste sind zum Beispiel:

  • Infrastructure as a Service (IaaS): Hierbei handelt es sich um grundlegende IT-Infrastruktur-Ressourcen wie virtuelle Maschinen, Speicher, Netzwerke und Server, die über die Cloud bereitgestellt werden. 
  • Platform as a Service (PaaS): PaaS bietet eine Plattform und Umgebung für Entwickler, um Anwendungen zu erstellen, zu testen und bereitzustellen, ohne sich um die zugrunde liegende Infrastruktur kümmern zu müssen.
  • Function as a Service (FaaS) / Serverless Computing: Hierbei handelt es sich um eine Art von Cloud-Computing, bei der Entwickler Code in Form von Funktionen ausführen, die nur bei Bedarf aktiviert werden. Diese Dienste skalieren automatisch je nach Anforderung und entlasten die Entwickler von der Verwaltung der zugrunde liegenden Infrastruktur.
was bedeutet saas functions

So funktioniert SaaS 

Die SaaS-Architektur (Software as a Service) ist ein Bereitstellungsmodell, das es Anbietern ermöglicht, Softwareanwendungen über das Internet als Service anzubieten. 

SaaS-Architektur

  1. Front-End (Benutzeroberfläche)

    Das Front-End einer SaaS-Anwendung ist die Benutzeroberfläche, über die Nutzer auf die Software zugreifen. Es handelt sich häufig um eine Webanwendung, die über einen Browser oder eine mobile App läuft. Diese Schnittstelle ermöglicht den Nutzern, mit der Software zu interagieren.

  2. Back-End (Anwendungsserver)

    Der Back-End-Bereich umfasst den Anwendungsserver, auf dem die eigentliche Software läuft. Dieser Server enthält die Logik, die Datenbanken, die Verarbeitungsfunktionen und alles, was für die Funktionalität der Anwendung erforderlich ist.

  3. Datenbanken und Speicher

    Die SaaS-Anwendung speichert Daten in Datenbanken oder Speicherlösungen, die auf den Servern des Anbieters gehostet werden. Dies können Datenbanken verschiedener Arten sein, von relationalen Datenbanken bis hin zu NoSQL-Speicherlösungen.

  4. Sicherheit und Authentifizierung

    Ein zentraler Aspekt der SaaS-Architektur ist die Sicherheit. Es gibt Mechanismen für die Authentifizierung und Autorisierung von Benutzern, um den Zugriff auf Daten und Funktionen zu kontrollieren und sicherzustellen, dass nur autorisierte Benutzer auf die Anwendung zugreifen.

  5. Skalierbarkeit und Leistungsüberwachung

    SaaS-Anbieter müssen sicherstellen, dass ihre Systeme skalierbar sind, um mit einem variablen Benutzer- und Datenvolumen umgehen zu können. Dazu gehören Überwachungs- und Skalierungstools, die sicherstellen, dass die Leistung der Anwendung bei steigender Nachfrage erhalten bleibt.

  6. Updates und Wartung

    Der Anbieter ist für die regelmäßige Wartung, Updates und Fehlerbehebung verantwortlich. Dies geschieht normalerweise transparent für die Benutzer, die automatisch von den neuen Funktionen oder Verbesserungen profitieren.

  7. APIs (Application Programming Interfaces)

    Viele SaaS-Anwendungen bieten APIs an, um die Integration mit anderen Anwendungen oder Diensten zu erleichtern. Diese APIs ermöglichen es Drittanbietern oder Unternehmen, die SaaS-Software in ihre eigenen Systeme zu integrieren oder anzupassen.

Die SaaS-Architektur erfordert eine robuste Infrastruktur, die Skalierbarkeit, Sicherheit, Leistung und eine nahtlose Benutzererfahrung gewährleistet. 

SaaS-Anbieter müssen sich kontinuierlich auf die Verbesserung und Aktualisierung ihrer Dienste konzentrieren, um den sich ständig ändernden Anforderungen und Standards gerecht zu werden.

VorteilBeschreibung
Geringere AnfangsinvestitionenKein Bedarf an teurer Hardware oder Software. Nutzer zahlen oft nur für das Abonnement, was den Einstieg erleichtert.
SkalierbarkeitDie Möglichkeit, Ressourcen und Funktionalitäten je nach Bedarf zu erhöhen oder zu verringern, um sich an wachsende Anforderungen anzupassen.
Nutzung von UpdatesAutomatische Bereitstellung von Updates und neuen Funktionen durch den Anbieter, ohne dass der Benutzer Software manuell aktualisieren muss.
ZugänglichkeitEinfacher Zugriff über das Internet von verschiedenen Geräten und Standorten aus. Keine Einschränkung auf eine bestimmte Hardware oder Standort.
Weniger WartungsaufwandDer Anbieter übernimmt Wartung, Sicherheitsupdates und die allgemeine Verwaltung der Infrastruktur, was den Wartungsaufwand für den Nutzer reduziert.
Flexible AbrechnungNutzer zahlen oft für die tatsächlich genutzten Dienste oder für eine flexible Abonnementstruktur, die anpassbar ist und eine bessere Kostenkontrolle ermöglicht.
Schnellere ImplementierungDie Bereitstellung einer SaaS-Lösung ist im Allgemeinen schneller als der Aufbau einer eigenen Infrastruktur, was eine schnellere Markteinführung ermöglicht.
Verbesserte ZusammenarbeitErmöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit, da mehrere Benutzer gleichzeitig auf dieselben Daten und Tools zugreifen können.
Kontinuierliche UnterstützungIn der Regel bieten SaaS-Anbieter einen kontinuierlichen Support und Kundendienst, um Probleme zu lösen und Fragen der Nutzer zu beantworten.
Einfache IntegrationViele SaaS-Lösungen bieten APIs für eine einfache Integration mit anderen Anwendungen oder Diensten, um die Funktionalität zu erweitern oder anzupassen.

Diese Vorteile machen SaaS zu einer attraktiven Option für Unternehmen und Nutzer, da sie Flexibilität, Kosteneffizienz und Zugänglichkeit bieten, ohne dass eine umfangreiche eigene Infrastruktur erforderlich ist.

Vorteile einer SaaS Lösung

was bedeutet saas compliance

Was bedeutet SaaS? – Sicherheitsaspekte und Datenschutz

Sicherheitsaspekte und Datenschutz sind wichtige Themen, die im Zusammenhang mit SaaS-Anwendungen berücksichtigt werden müssen, da die Daten und die Software in der Cloud gespeichert und verarbeitet werden. Im Folgenden finden Sie Informationen dazu, wie diese Sicherheitsmaßnahmen aussehen können.

Sicherheitsaspekte bei SaaS

  • Datenverschlüsselung: SaaS-Anbieter setzen Verschlüsselungstechnologien ein, um Daten während der Übertragung und Speicherung zu schützen. Dies hilft, die Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten, selbst wenn sie in der Cloud gespeichert sind.
  • Zugriffskontrolle: Durch strenge Zugriffsrichtlinien und Identitätsmanagementtools wie Multi-Faktor-Authentifizierung stellen Anbieter sicher, dass nur autorisierte Benutzer auf sensible Daten zugreifen.
  • Regelmäßige Sicherheitsupdates: SaaS-Anbieter führen regelmäßig Updates durch, um Sicherheitslücken zu schließen und Schwachstellen zu beheben, was die Gesamtsicherheit verbessert.
  • Datenlokalisierung und Compliance: Einige SaaS-Anbieter ermöglichen es Kunden, die Speicherung ihrer Daten in bestimmten geografischen Regionen zu wählen, um Compliance-Anforderungen zu erfüllen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen.
  • Mehr dazu auch im Blogartikel Cloud Governance

Datenschutz bei SaaS

  • Datenschutzrichtlinien: SaaS-Anbieter haben klare Datenschutzrichtlinien, die erklären, wie sie mit den Daten der Nutzer umgehen, welche Daten sie sammeln und wie diese nutzen und weitergeben..
  • Datensicherung und Wiederherstellung: SaaS-Anbieter führen regelmäßige Backups durch, um Datenverlust zu vermeiden, und bieten Mechanismen zur Wiederherstellung von Daten im Falle eines Ausfalls oder einer Störung.
  • Transparenz und Kontrolle: Nutzer haben die Möglichkeit, ihre eigenen Daten zu kontrollieren, zu exportieren oder zu löschen. Außerdem sollte der SaaS-Anbieter transparente Prozesse für diese Aktionen bereitstellen.
  • Compliance mit Datenschutzstandards: SaaS-Anbieter müssen häufig bestimmten Datenschutzstandards wie der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) entsprechen und geeignete Maßnahmen ergreifen, um die Privatsphäre der Nutzer zu schützen.

Sicherheit und Datenschutz sind eine gemeinsame Verantwortung zwischen dem SaaS-Anbieter und den Nutzern. 

Die Nutzer sollten sich bewusst sein, welche Sicherheitsmaßnahmen der Anbieter ergreift und welche Kontrollen sie selbst implementieren sollten, um ihre Daten zu schützen. 

Außerdem sollten sie die Datenschutzrichtlinien des Anbieters verstehen und überprüfen, um sicherzustellen, dass sie ihren Anforderungen entsprechen.

Use Cases – SaaS für Unternehmen

grüner kasten mit konufzio logo

Use Case 1 – Automatisierung des Input Managements

Problem: 

Unternehmen müssen große Mengen an eingehenden Dokumenten (E-Mails, Rechnungen, Verträge usw.) manuell bearbeiten und in ihre Systeme eingeben.

Lösung: 

Nutzung der Anwendung Konfuzio und seinem intelligenten Input Management, um den automatischen Extraktionsprozess von Daten aus verschiedenen Dokumententypen wie PDFs, Bildern und Word-Dokumenten zu ermöglichen.

Beispiel aus der Praxis: 

Ein Versicherungsunternehmen verwendet Konfuzio, um automatisch relevante Informationen aus Versicherungspolicen, Schadensmeldungen und anderen Dokumenten zu extrahieren. Das eliminiert den manuellen Erfassungsprozess und verbessert die Effizienz bei der Verwaltung von Kundendaten deutlich.

Sie möchten herausfinden, wie Sie Konfuzio in Ihrem Unternehmen nutzen können? Lassen Sie sich jetzt von einem unserer Experten dazu beraten!

Use Case 2 – Automatisierung der Dokumentenkategorisierung

Problem: 

Unternehmen stehen vor der Herausforderung, eingehende Dokumente in die richtigen Kategorien zu sortieren und zuzuordnen.

Lösung: 

Nutzung der KI-Technologie von Konfuzio, um Dokumente automatisch zu klassifizieren und entsprechend ihrer Art oder ihres Zwecks abzulegen.

Beispiel aus der Praxis: 

Eine Finanzinstitution verwendet Konfuzio, um eingehende Dokumente wie Rechnungen, Gehaltsabrechnungen und Kreditanträge automatisch zu kategorisieren. Dies minimiert den Arbeitsaufwand für die manuelle Sortierung und optimiert die Dokumentenverwaltung.

Use Case 3 – Customer Relationship Management (CRM)

Problem: 

Unternehmen haben Probleme damit, Kundeninformationen zu verwalten, Kommunikation zu organisieren und den Vertriebsprozess effizient zu gestalten.

Lösung: 

Implementierung einer CRM-SaaS-Anwendung, die es Unternehmen ermöglicht, Kundenbeziehungen zu verwalten, Leads zu verfolgen, Marketingaktivitäten zu koordinieren und den Verkaufsprozess zu optimieren.

Beispiel aus der Praxis: 

Ein mittelständisches Unternehmen im Bereich E-Commerce verwendet eine CRM-SaaS-Lösung. Damit verfolgt es Kundeninteraktionen, führt personalisierte Marketingkampagnen durch und nutztt Verkaufschancen effektiv. Das Unternehmen hat somit eine zentrale Plattform, die es ermöglicht, Kunden besser zu verstehen und den Umsatz zu steigern.

Use Case 4 – Projektmanagement-Tool

Problem: 

Unternehmen haben Schwierigkeiten bei der effizienten Planung, Koordination und Nachverfolgung von Projekten.

Lösung: 

Einführung eines SaaS-Projektmanagement-Tools, das Teams ermöglicht, Projekte zu organisieren, Aufgaben zuzuweisen, Zeitpläne zu verfolgen und die Zusammenarbeit zu verbessern.

Beispiel aus der Praxis: 

Ein internationales IT-Unternehmen nutzt ein SaaS-Projektmanagement-Tool. Dadurch können Teams ihre Projekte besser strukturieren, Arbeitsabläufe optimieren und die Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen und Teammitgliedern verbessern. Das Unternehmen erreicht so  eine effizientere Projektumsetzung und verkürzt die Lieferzeiten für Kunden.

SaaS oder On-Premise?

KriteriumSaaSOn-Premise
KosteneffizienzNiedrigere Anfangsinvestitionen, regelmäßige AbonnementzahlungenHöhere Anfangsinvestitionen, langfristig potenziell niedrigere laufende Kosten
SkalierbarkeitEinfache und schnelle Skalierbarkeit je nach BedarfBegrenzte Skalierbarkeit, erfordert Investitionen für zusätzliche Hardware
Wartung und UpdatesVom Anbieter durchgeführte Wartung und UpdatesEigene Verantwortung für Wartung und Updates
Datenhoheit und KontrolleGeringere direkte Kontrolle über Daten und InfrastrukturMehr direkte Kontrolle über Daten und Infrastruktur
AnpassbarkeitMöglicherweise weniger anpassbar, abhängig vom AnbieterHöhere Anpassbarkeit durch direkte Kontrolle über die Softwarekonfiguration
Langfristige KostenRegelmäßige Abonnementzahlungen können langfristig höhere Kosten verursachenHöhere Anfangsinvestitionen, potenziell niedrigere laufende Kosten über die Zeit

Auswahl und Implementierung von SaaS Lösungen –  Schritt für Schritt Anleitung

Die Auswahl und Implementierung von SaaS-Lösungen ist für jedes Unternehmen relevant, wenn es um Effizienz, Flexibilität und Wettbewerbsfähigkeit geht. 

Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung bietet einen klaren Leitfaden, wie Sie die richtigen Entscheidungen treffen und SaaS-Lösungen nahtlos in die Arbeitsabläufe Ihres Unternehmens integrieren.

  1. Bedarfsanalyse: Definieren Sie klare Geschäftsziele und Anforderungen für die gewünschte SaaS-Lösung, um die passenden Funktionen zu identifizieren.
  2. Marktrecherche: Suchen Sie nach SaaS-Anbietern, vergleichen Sie Funktionen, Sicherheitsmaßnahmen und Kostenstrukturen, um die beste Option zu finden.
  3. Demo und Bewertung: Fordern Sie Demos an und bewerten Sie die ausgewählten Lösungen anhand ihrer Benutzerfreundlichkeit, Integrationsoptionen und Skalierbarkeit.
  4. Sicherheitsüberprüfung: Prüfen Sie die Sicherheitsmaßnahmen der Anbieter und stellen Sie sicher, dass sie den branchenüblichen Standards entsprechen.
  5. Vertragsprüfung: Lesen Sie die Vertragsbedingungen sorgfältig durch. Beachten Sie Kostenstrukturen, Service Level Agreements (SLAs) und Supportoptionen.
  6. Pilotphase: Starten Sie mit einer Pilotphase, um die ausgewählte Lösung mit einer begrenzten Nutzergruppe zu testen und Feedback zu sammeln.
  7. Change Management: Planen Sie Schulungen und Kommunikationsmaßnahmen, um die Mitarbeiter auf die neue Lösung vorzubereiten und Widerstände zu minimieren.
  8. Implementierung: Rollen Sie die SaaS-Lösung schrittweise aus, beginnend mit einer gut geplanten Implementierungsstrategie und unter Berücksichtigung von Integration und Schulungen.
  9. Überwachung und Anpassung: Überwachen Sie die Leistung der Lösung, sammeln Sie kontinuierlich Feedback und passen Sie die Nutzung entsprechend an.
  10. Kontinuierliche Verbesserung: Setzen Sie auf kontinuierliche Optimierung, basierend auf den gesammelten Erfahrungen, um die SaaS-Lösung stetig an die sich ändernden Anforderungen anzupassen.

Indem Sie diese Schritte befolgen, können Sie eine geeignete SaaS-Lösung auswählen, sie nahtlos in Ihr Unternehmen integrieren und sicherstellen, dass sie den gewünschten Nutzen bringt, während Sie gleichzeitig Anpassungsfähigkeit und kontinuierliche Verbesserung gewährleisten.

Die Auswahl der richtigen SaaS-Lösung ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung. 

Durch sorgfältige Analyse, klare Ziele und kontinuierliche Anpassung arbeiten Unternehmen nicht nur effizienter, sondern auch langfristig erfolgreicher. 

Damit ist die Investition in eine passende SaaS-Lösung ein Schritt in Richtung Innovation und Wettbewerbsfähigkeit.

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