OCR con IA: captura inteligente de documentos

Maximilian Schneider

Con la ayuda de la inteligencia artificial, el OCR puede alcanzar un nuevo nivel de evolución. Este avance en el tratamiento de documentos permite escanearlos automáticamente, clasificarlos y convertirlos en datos significativos. Las empresas con grandes cargas de trabajo administrativo se benefician enormemente de este avance. En este artículo, respondemos a las preguntas más importantes sobre el OCR con IA y los cambios provocados por la inteligencia artificial.

¿Qué es el OCR?

OCR significa reconocimiento óptico de caracteres y no es un invento completamente nuevo. Ya en los años 90, la tecnología permitía digitalizar contratos, facturas, etc. Sin embargo, como seguía siendo necesario el trabajo manual de transferencia para convertir el texto físico en digital, el interés por el OCR se aplanó un poco tras el cambio de milenio. Ahora la tecnología vuelve a cobrar importancia. Esta evolución está impulsada por los avances técnicos en el campo de la inteligencia artificial, que crean nuevas posibilidades para el reconocimiento óptico de caracteres y textos. 

Un sistema OCR tradicional es básicamente un software que digitaliza documentos. El objetivo del sistema es escanear el contenido y el texto de un documento físico y reconocer el texto y la caligrafía de la imagen. Los datos capturados pueden utilizarse para su posterior procesamiento.

¿Qué es el ICR?

El siguiente paso en el desarrollo fue el software de OCR basado en reglas y diseños: ICR - Reconocimiento Inteligente de Caracteres. Con este método, se crean patrones para diferentes tipos de documentos y diferentes remitentes, que definen el diseño de las facturas. De este modo, el sistema sabe qué datos se encuentran en cada lugar del documento y puede transferirlos automáticamente.

Esta evolución es un gran alivio, pero es muy propensa a errores. Muchos formularios no se ajustan a las reglas de diseño predefinidas. Así pues, para casi todos los nuevos clientes es necesario crear manualmente una plantilla con normas definidas individualmente. Además, a menudo hay que comprobar y adaptar los contenidos transferidos.

¿Qué es la PDI?

El software OCR inteligente con IA representa el estado del arte y combina diversas tecnologías y funciones. Utiliza algoritmos que analizan el contenido independientemente de las normas o la disposición de los documentos para determinar qué información debe capturarse. El sistema reconoce de qué tipo de información se trata y puede extraer los datos importantes de los documentos escaneados. Esto tiene múltiples ventajas para las empresas: Se pueden ahorrar recursos y aliviar a los empleados asumiendo tareas repetitivas.

Esta forma más moderna de reconocimiento de caracteres se denomina IDP, Intelligent Document Processing. Mediante la combinación de OCR e inteligencia artificial, el trabajo que antes tenía que hacerse laboriosa y manualmente a mano ahora puede ser leído y comprobado en busca de errores por herramientas de IA independientemente de un usuario humano. En la práctica, esto se aplica sobre todo a la transferencia del contenido de documentos escaneados, que antes tenía que hacerse manualmente. 

OCR, ICR e IDP de un vistazo:

OCRICRPDI
Digitalización de documentos
Transferencia de contenidos basada en reglas y diseños
Transferencia de aprendizaje de los contenidos

¿Dónde se utiliza eficazmente el OCR con IA (IDP)?

Como el OCR con IA (IDP) es una solución para el procesamiento profesional de documentos, puede ser un alivio para todas las industrias y organizaciones que tienen que hacer frente a mucho trabajo de procesamiento y archivo de documentos. Especialmente allí, las tareas repetitivas y organizativas impiden un trabajo eficaz e inmovilizan recursos que no se aprovechan de forma muy efectiva. En combinación con la inteligencia artificial, el OCR puede mejorar de forma sostenible la satisfacción y la motivación de los empleados. 

Debido a la amplia gama de aplicaciones posibles y a la gran eficacia de los resultados de lectura, para muchas empresas merece la pena invertir en esta tecnología. El OCR con IA puede aliviar a los empleados y hacerse cargo de tareas sencillas y repetitivas de forma automática. Las aplicaciones IDP no sólo leen el texto de escaneos, fotos y correos electrónicos, sino que también extraen la información relevante y la preparan para su posterior procesamiento mecánico, es decir, la captura inteligente de documentos. Ejemplos típicos que pueden leerse, categorizarse y asignarse automáticamente mediante la combinación de OCR e inteligencia artificial son:

  • Facturas y recibos
  • Aviso de pago
  • Certificados energéticos
  • Pólizas de seguros
  • Documentación del vehículo
  • Declaraciones salariales
  • Contratos de alquiler
  • Tarjetas de identidad

El tratamiento automatizado de estos documentos optimiza diversos procesos y descarga de trabajo a los empleados. Para su posterior procesamiento, los documentos leídos pueden importarse al sistema DMS, CRM o ERP de la propia empresa. También son posibles las interfaces con otros sistemas de destino. Este proceso simplificado simplifica enormemente la gestión y organización de los documentos, por lo que resulta especialmente interesante para los siguientes agentes:

  • Bancos 
  • Seguros
  • Empresa
  • sector público

¿Cómo funciona en la práctica la PDI?

Los sistemas IDP reconocen, leen y clasifican el contenido de los documentos y lo transforman en información estructurada que puede seguir procesándose digitalmente para los fines de la empresa. Para ello, los documentos que hay que leer se copian en la aplicación IDP y el texto se lee en unos segundos. Las interfaces entre el IDP y el sistema de destino facilitan el intercambio de documentos y datos.

A continuación, los empleados sólo tienen que transferir los documentos a la aplicación IDP y recibir como salida el análisis de los documentos evaluados. El reconocimiento de texto del software reconoce en los documentos elementos de contenido como personas, lugares, especificaciones de tiempo y valor y muchas otras informaciones. A continuación, un empleado puede comprobar y seguir procesando los datos leídos.

De este modo, el programa informático funciona también como un centro de distribución que envía la información correcta directamente a los sistemas de destino pertinentes. Esto permite a los usuarios del sistema de destino tomar decisiones mejores y más rápidas. La información complementaria de los respectivos documentos aporta un valor añadido adicional a la búsqueda en los archivos a través de su estructuración y categorización. No se pierden como base para futuras decisiones basadas en datos.

Las ventajas del OCR con IA (IDP) de un vistazo:

  • Tratamiento digital y automatizado de documentos
  • Transmisión rápida y fiable de información y datos
  • Optimización de los procesos administrativos
  • Conservación de los recursos
  • Empleados satisfechos y comprometidos
  • Orientación sostenible de la empresa

Ejemplo bancario:

El día a día de la actividad bancaria se caracteriza en gran medida por el tratamiento y archivo de documentos: desde la comprobación de identidades y el archivo de documentos de identidad hasta la tramitación de contratos notariales, tasaciones, arrendamientos o justificantes de ingresos, todos ellos con datos importantes y sensibles, muchos procesos de un banco se caracterizan por estas actividades. Por ello, la banca servirá de ejemplo para ilustrar las ventajas de la PDI. 

Además de la gran masa de documentos que hay que procesar, los bancos se enfrentan a otro reto importante: hay que cumplir en todo momento una plétora de requisitos legales que el legislador y la BaFin supervisan periódicamente. Para cada proceso se necesitan papeles distintos, que se archivan durante periodos de tiempo diferentes. Aquí es importante trabajar con cuidado y minimizar los errores. Sin embargo, el tiempo suele ser un factor apremiante. Entre otras cosas, en el caso de las solicitudes de préstamos, todos los documentos necesarios deben leerse y procesarse rápidamente y sin interrupciones. Es la única manera de que el cliente reciba información sobre su solicitud lo antes posible.

En la práctica, las solicitudes suelen constar de muchas páginas, documentos y anexos, que se presentan en muchos tipos de documentos diferentes: Como carta, adjunto a correos, por fax o simplemente como foto de móvil. Este tipo de presentación cuesta un tiempo valioso cuando los documentos se procesan manualmente y es una fuente frecuente de errores. El OCR con IA permite la lectura rápida y sin errores de distintos tipos de documentos y proporciona otro argumento para el uso de la PDI en banca.

Reducir el tedioso trabajo administrativo no sólo optimiza los procesos internos de la empresa, sino que también puede ser un factor decisivo para fomentar el compromiso y la satisfacción de los empleados. Así se reducen las fluctuaciones, se conservan los conocimientos en la propia organización y se ahorran costes. El PDI es un tema con futuro: al vincular el OCR y la IA, se pueden ahorrar recursos de forma sostenible y aprovechar mejor y más eficazmente a los empleados.

Conclusión:

La combinación de inteligencia artificial y OCR está revolucionando la captura y gestión de documentos. Ofrece a muchas organizaciones una solución rápida y fiable para tramitar solicitudes y procesar documentos. La capacidad de comprender documentos y traducirlos en información inteligente facilita estas tareas y reduce la carga de trabajo de los empleados. En muchas industrias, esta tecnología tendrá un impacto significativo en el trabajo y el éxito empresarial.

Como empresa moderna y consciente de los retos de los tiempos que corren y de la digitalización, no hay forma de evitar el OCR con IA (IDP). Los procesos complejos y lentos pueden automatizarse y simplificarse. Esto ahorra costes y recursos y también tiene el potencial de aumentar el compromiso y la lealtad de los empleados. La automatización de las tareas repetitivas también libera recursos valiosos para los empleados, que pueden emplearse de forma más sensata y eficaz en otros ámbitos.

El uso de software inteligente ayuda a muchas empresas en su administración, contabilidad y organización. Se benefician de la optimización de los procesos digitales y de la lectura automatizada de documentos. En el proceso, el software IDP puede adaptarse individualmente a las necesidades respectivas para lograr los máximos resultados efectivos. 

La solución profesional: Konfuzio

Una solución que combina exactamente estas ventajas y que se ha desarrollado específicamente para las necesidades de bancos, aseguradoras y organismos públicos es el software Konfuzio. Konfuzio implementa una lectura, categorización y procesamiento rápidos y fiables de los documentos presentados en diferentes idiomas y permite así optimizar estos procesos.

Los datos de los documentos leídos están a su disposición en cuestión de segundos y pueden seguir procesándose en su propio ECM. Antes de transferir los datos estructurados, Konfuzio también puede aplicar otras reglas que se ajusten a los requisitos individuales de su empresa.

El software AI de Konfuzio puede utilizarse a través del navegador web y procesa formatos PDF, TIF, PNG, JPG y GIF. Konfuzio reconoce con fiabilidad todos estos documentos y puede convertir el texto en información de alta calidad con rapidez y precisión. La potente solución de aprendizaje automático se puede implantar tanto en la nube como in situ y se puede entrenar para modelos de IA especiales mediante el SDK de Python.¿Le gustaría aprovechar también las ventajas del OCR y la IA para optimizar de forma sostenible los procesos de su empresa? Póngase en contacto sin compromiso con nuestro equipo del Konfuzio y reciba asesoramiento profesional. Más información sobre la solución Konfuzio  aquí.

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