Mithilfe von Künstlicher Intelligenz kann OCR auf eine neue Evolutionsstufe gehoben werden. Durch diesen Fortschritt in der Dokumentenverarbeitung können Dokumente automatisiert eingelesen, kategorisiert und in sinnvolle Daten konvertiert werden. Unternehmen mit großem Verwaltungsaufwand profitieren von dieser Entwicklung enorm. In diesem Artikel beantworten wir die wichtigsten Fragen zu OCR mit KI und den Veränderungen durch Künstliche Intelligenz.

Was ist OCR?

OCR steht für Optical Character Recognition – optische Zeichen- und Texterkennung – und ist keine gänzlich neue Erfindung. Bereits in den 1990er Jahren ermöglichte die Technik das Digitalisieren von Verträgen, Rechnungen und Co. Da dennoch manuelle Übertragungsarbeiten bei der Umwandlung von physischem in digitalen Text nötig waren, flachte das Interesse an OCR nach der Jahrtausendwende etwas ab. Nun gewinnt die Technologie wieder an Bedeutung. Antrieb dieser Entwicklung ist der technische Fortschritt im Bereich der Künstlichen Intelligenz, der neue Möglichkeiten der optischen Zeichen- und Texterkennung schafft. 

Ein traditionelles OCR-System stellt grundsätzlich eine Software dar, die Dokumente digitalisiert. Das Ziel des Systems ist es, die Inhalte und Texte eines physischen Dokuments zu scannen und die abgebildeten Texte und Handschriften zu erkennen. Die erfassten Daten können dann zur weiteren Verarbeitung verwendet werden kann.

Was ist  ICR?

Der nächste Schritt der Entwicklung war regel- und layoutbasierte OCR-Software: ICR – Intelligent Character Recognition. Bei dieser Methode werden für unterschiedliche Dokumententypen und unterschiedliche Absender Muster angelegt, die das Layout der Rechnungen definieren. So weiß das System, an welchen Stellen des Dokuments, welche Daten zu finden sind und kann diese automatisiert übertragen.

Diese Weiterentwicklung stellt eine große Erleichterung dar, ist jedoch sehr fehleranfällig. Viele Formulare passen nicht zu den vordefinierten Layout-Regeln. So bedarf es für nahezu jeden neuen Kunden ein manuell angelegtes Muster mit individuell definierten Regeln. Die übertragenen Inhalte müssen zudem oft überprüft und angepasst werden.

Was ist IDP?

Intelligente OCR-Software mit KI stellt den neusten Stand der Technik dar und vereint verschiedene Technologien und Funktionen. Dabei werden Algorithmen eingesetzt, die den Inhalt unabhängig von Regeln oder dem Layout der Dokumente analysieren und so ermitteln, welche Informationen erfasst werden sollen. Das System erkennt, um welche Art von Information es sich handelt und kann so die wichtigen Daten aus den gescannten Dokumenten extrahieren. Dies birgt für Unternehmen vielfältige Vorteile: Ressourcen können gespart und Mitarbeiter durch die Übernahme von repetitiven Aufgaben entlastet werden.

Diese modernste Form der Zeichenerkennung nennt man IDP, Intelligent Document Processing. Durch die Verbindung von OCR und künstlicher Intelligenz können Arbeiten die bisher mühsam und manuell von Hand erledigt werden mussten, nun durch KI-Tools unabhängig von einem menschlichen Benutzer eingelesen und auf Fehler überprüft werden. Das betrifft in der Praxis vor allem das Übertragen von Inhalten gescannter Dokumente, was bisher händisch durchgeführt werden musste. 

OCR, ICR und IDP im Überblick:

Wo wird OCR mit KI (IDP) effektiv eingesetzt?

Da OCR mit KI (IDP) eine Lösung zur professionellen Dokumentenverarbeitung darstellt, kann es für alle Branchen und Organisationen eine Erleichterung bedeuten, die einen hohen Aufwand mit der Verarbeitung und Archivierung von Dokumenten zu meistern haben. Besonders dort verhindern repetitive und organisatorische Aufgaben effektives Arbeiten und binden Ressourcen dort, wo sie wenig effektiv eingesetzt werden. In Verbindung mit künstlicher Intelligenz kann OCR die Zufriedenheit und die Motivation der Mitarbeiter nachhaltig verbessern. 

Durch die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten und die hohe Effektivität der Ausleseergebnisse, lohnt sich für viele Unternehmen eine Investition in diese Technologie. OCR mit KI kann Mitarbeiter entlasten und einfache, repetitive Aufgaben automatisiert übernehmen. So lesen IDP-Anwendungen nicht nur den Text aus Scans, Fotos und E-Mails aus, sondern extrahiert daraus die fachlich relevanten Informationen und bereiten diesen zur weiteren maschinellen Verarbeitung, zu einer intelligenten Dokumentenerfassung auf. Typische Beispiele, die durch die Verbindung von OCR und Künstlicher Intelligenz automatisiert ausgelesen, kategorisiert und zugewiesen werden können, sind:

• Rechnungen & Belege
• Zahlungsavise
• Energieausweise
• Versicherungspolicen
• Fahrzeugscheine
• Gehaltsnachweise
• Mietverträge
• Ausweise

Durch die automatisierte Verarbeitung dieser Dokumente werden verschiedenste Prozesse optimiert und Mitarbeiter entlastet. Zur weiteren Verarbeitung können die ausgelesenen Dokumente in das unternehmenseigene DMS-, CRM- oder ERP-System eingespielt werden. Auch zu anderen Zielsystemen sind Schnittstellen möglich. Dieser schlanke Prozess vereinfacht die Verwaltung und Organisation von Dokumenten enorm und ist so in besonderem Maße für folgende Akteure interessant:

• Banken 
• Versicherungen
• Unternehmen
• öffentlicher Sektor

Wie funktioniert IDP in der Praxis?

IDP-Systeme erkennen, lesen und kategorisieren Inhalte aus Dokumenten und verarbeitet diese zu strukturierten Informationen, die digital zum Unternehmenszweck weiterverarbeitet werden können. Dazu werden die auszulesenden Dokumente in die IDP-Anwendung kopiert und der Text innerhalb weniger Sekunden ausgelesen. Durch Schnittstellen zwischen IDP- und Zielsystem können Dokumente und Daten dabei unkompliziert ausgetauscht werden.

Die Mitarbeiter übertragen die Dokumente demnach nur noch in die IDP-Anwendung und erhalten als Output die Analyse der ausgewerteten Dokumente. Dabei erkennt die Texterkennung der Software Inhaltselemente wie Personen, Orte, Zeit- sowie Wertangaben und viele andere Informationen aus den Dokumenten. Die ausgelesenen Daten können im Anschluss durch einen Mitarbeiter kontrolliert und weiterverarbeitet werden.

Dabei dient die Software auch als Verteilungszentrum, das die richtigen Informationen direkt an die zuständigen Zielsysteme weitergeleitet. So wird eine bessere und schnellere Entscheidungsfindung der Nutzer des Zielsystems ermöglicht. Die weiteren Informationen der jeweiligen Dokumente liefern durch ihre Strukturierung und Kategorisierung einen zusätzlichen Mehrwert für die Suche in Archiven. Diese gehen als Grundlage für zukünftige, datengetriebene Entscheidungen nicht verloren.

Die Vorteile von OCR mit KI (IDP) auf einen Blick:

• Digitale, automatisierte Verarbeitung von Dokumenten
• Schnelle und verlässliche Informations- und Datenübertragung
• Optimierung von Verwaltungsprozessen
• Schonung von Ressourcen
• Zufriedene, engagierte Mitarbeiter
• Zukunftsfähige Ausrichtung des Unternehmens

Beispiel Bankwesen:

Der Geschäftsalltag im Bankwesen ist sehr durch die Verarbeitung und Archivierung von Dokumenten geprägt: Von der Prüfung der Identität und der Ablage von Ausweisen bis hin zur Verarbeitung von Notarverträgen, Wertgutachten, Mietverträgen oder Einkommensnachweisen, die alle wichtige und sensible Daten enthalten, sind bei einer Bank viele Abläufe von diesen Tätigkeiten geprägt. Daher soll das Bankwesen als Beispiel dienen, um die Vorteile von IDP zu veranschaulichen. 

Neben der großen Masse an zu verarbeitenden Dokumenten, stehen Banken noch vor einer weiteren großen Herausforderung: Eine Fülle an gesetzlichen Auflagen muss stets erfüllt werden und wird regelmäßig vom Gesetzgeber und der BaFin kontrolliert. Für die verschiedensten Abläufe werden verschiedene Papiere benötigt und diese unterschiedlich lang archiviert. Hier gilt es sorgfältig zu arbeiten und Fehler zu minimieren. Dennoch ist auch oft die Zeit ein drängender Faktor. Unter anderem bei Anträgen zur Kreditvergabe müssen alle nötigen Dokumente schnell und störungsfrei eingelesen und verarbeitet werden. Nur so erhält der Kunde möglichst schnell eine Auskunft über seine Anfrage.

In der Praxis umfassen Anträge oft viele Seiten, Dokumente und Anhänge, die in vielen verschiedenen Dokumententypen eingereicht werden: Als Brief, Anhang von Mails, per Fax oder einfach als Handyfoto. Diese Art der Einreichung kostet bei einer manuellen Verarbeitung der Dokumente wertvolle Zeit und stellt eine häufige Fehlerquelle dar. OCR mit KI unterstützt dabei beim schnellen und fehlerfreien Einlesen verschiedener Dokumententypen und liefert ein weiteres Argument für die Nutzung von IDP im Bankwesen.

Die Verringerung mühsamer Verwaltungsarbeit optimiert nicht nur unternehmensinterne Abläufe, sondern kann zudem ein entscheidender Faktor sein, um das Engagement und die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu fördern.  So kann Fluktuation verringert, Know-How im der eigenen Organisation gehalten und Kosten gespart werden. IDP ist ein Thema mit Zukunft – durch die Verknüpfung von OCR und KI können Ressourcen nachhaltig gespart werden und Mitarbeiterkräfte besser und effektiver genutzt werden.

Fazit:

Die Kombination von Künstlicher Intelligenz und OCR revolutioniert die Dokumentenerfassung und -verwaltung. Sie bietet vielen Organisationen eine schnelle und verlässliche Lösung bei der Bearbeitung von Anträgen und der Verarbeitung von Dokumenten. Die Fähigkeit, Dokumente zu verstehen und in intelligente Informationen zu übertragen, erleichtert diese Arbeiten und entlastet die Mitarbeiter. In vielen Branchen wird diese Technologie einen erheblichen Einfluss auf das Arbeiten und den unternehmerischen Erfolg haben.

Als modernes Unternehmen, das sich den Herausforderungen der aktuellen Zeit und der Digitalisierung bewusst ist, führt kein Weg an OCR mit KI (IDP) vorbei. Aufwendige und zeitintensive Prozesse können automatisiert und vereinfacht werden. Das spart Kosten und Ressourcen und hat zudem das Potential das Engagement und die Verbundenheit der Mitarbeiter zu erhöhen. Durch die Automatisierung repetitiver Arbeiten, werden auch bei Mitarbeitern wertvolle Ressourcen frei, die an anderer Stelle sinnhafter und effektiver eingesetzt werden können.

Durch den Einsatz einer intelligenten Software werden viele Unternehmen bei ihrer Verwaltung, Buchhaltung und Organisation unterstützt. Sie profitieren von einer digitalen Prozessoptimierung und der automatisierten Auslese der Dokumente. Dabei kann die IDP-Software individuell an die jeweiligen Bedürfnisse angepasst werden, um so maximal effektive Ergebnisse zu erzielen. 

Die professionelle Lösung: Konfuzio

Eine Lösung, die genau diese Vorteile kombiniert und speziell für die Bedürfnisse von Banken, Versicherungen und öffentlichen Organisationen entwickelt wurde, ist die Software Konfuzio. Konfuzio setzt in verschiedenen Sprachen eine schnelle und verlässliche Auslese, Kategorisierung und Verarbeitung der eingereichten Dokumente um und ermöglicht so eine Optimierung dieser Prozesse.

Die Daten der ausgelesenen Dokumente stehen Ihnen innerhalb Sekunden unkompliziert zur Verfügung und können im eigenen ECM weiterverarbeitet werden. Vor der Übertragung der strukturierten Daten besteht zudem die Möglichkeit, dass Konfuzio weitere Regeln anwendet, die zu den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens passen.

Die KI-Software von Konfuzio kann per Webbrowser genutzt werden und verarbeitet die Formate PDF, TIF, PNG, JPG und GIF. All diese Dokumente erkennt Konfuzio verlässlich und kann den Text schnell und präzise in hochwertige Informationen umwandeln. Die leistungsstarke Lösung für maschinelles Lernen ist in der Cloud sowie On-Premise umsetzbar und kann mithilfe von Python SDK für besondere KI-Modelle trainiert werden.Möchten auch Sie die Vorteile von OCR und KI nutzen, um die Prozesse in Ihrem Unternehmen nachhaltig zu optimieren? Dann kontaktieren Sie unverbindlich unser Team von Konfuzio und lassen Sie sich professionell beraten. Mehr zur Lösung Konfuzio finden sie  hier.