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OpenKM – Mit Enterprise Open Source Zeit und Ressourcen sparen

Nelson Fernandes

OpenKM ist eine Enterprise-Content-Management-Software, die oft auch als Dokumentenmanagementsystem (DMS) bezeichnet wird. Es gibt viele Literaturquellen über Begriffe des Dokumentenmanagements wie DMS, EDRMS oder CMS, die in der Regel mehr von Marketingregeln als von objektiven Gründen beeinflusst sind.

Eine Dokumentenmanagementsoftware ist ein Computerprogramm, das verwendet wird, um elektronische Dokumente und Bilder von Papierinformationen, die durch die Verwendung eines Dokumentenscanners erfasst wurden, zu speichern, zu verwalten und zu verfolgen.

OpenKM ist eine Managementlösung, die Unternehmen ermöglicht, die Produktion, Speicherung, Verwaltung und Verteilung elektronischer Dokumente zu kontrollieren, was zu größerer Effektivität und der Möglichkeit führt, Informationen wiederzuverwenden und den Fluss der Dokumente zu kontrollieren.

OpenKM ist eine Dokumentenmanagementsoftware, die alle wesentlichen Dokumentenverwaltungsfunktionen, Zusammenarbeit und eine fortschrittliche Suchfunktion in einer einfach zu bedienenden Lösung integriert. Das System umfasst auch Administrationswerkzeuge zur Definition der Rollen verschiedener Benutzer, Zugangskontrolle, Benutzerkontingent, Niveau der Dokumentsicherheit, detaillierte Aktivitätsprotokolle und Automatisierungseinrichtung.

Die Dokumentenmanagementsoftware von OpenKM baut ein hochwertiges Repository von Unternehmensinformationen auf, um die Wissensschaffung zu erleichtern und die Entscheidungsfindung im Unternehmen zu verbessern. Das steigert die Produktivität von Arbeitsgruppen und Unternehmen durch gemeinsame Praktiken, bessere Kundenbeziehungen, schnellere Verkaufszyklen, verbesserte Zeit-zu-Markt-Produkte und informiertere Entscheidungsfindung.

Mit OpenKM Enterprise-Dokumentenmanagement können Sie Folgendes tun:

  • Kontrollieren Sie Ihre Unternehmensinhalte.
  • Sammeln Sie Informationen aus jeder digitalen Quelle.
  • Zusammenarbeit mit Kollegen bei Dokumenten und Projekten.
  • Organisationen befähigen, das angesammelte Wissen zu nutzen, indem sie Dokumente, Experten und Informationsquellen finden.
  • Funktionen des Enterprise-Content-Managements.
  • Verwalten Sie digitale Inhalte.
  • Verwalten Sie Dokumente.
  • Records Management

OpenKM Records Management hilft Ihrem Unternehmen dabei, die Erstellung, Empfang, Pflege, Nutzung und Entsorgung von Aufzeichnungen effizient und systematisch zu kontrollieren, einschließlich Prozesse zur Erfassung und Aufrechterhaltung von Beweisen und Informationen über Geschäftsaktivitäten und -transaktionen in Form von Aufzeichnungen.

Das OpenKM Records Management System erfasst und verwaltet Aufzeichnungen im Laufe der Zeit und ermöglicht den Zugriff darauf.

Das OpenKM Tracking System überwacht die Prozesse, in denen Zeitfristen für Maßnahmen überwacht und auf diejenigen angewendet werden, die das Geschäft durchführen.

Die OpenKM Disposition umfasst eine Reihe von Prozessen, die mit der Umsetzung von Entscheidungen zur Aufbewahrung, Vernichtung oder Übertragung von Auf

zeichnungen verbunden sind, die in Dispositionsvollmachten oder anderen Instrumenten dokumentiert sind. Die Zerstörung ist der Prozess der Beseitigung oder Löschung von Aufzeichnungen, die über jede mögliche Rekonstruktion hinausgehen.

Der OpenKM-Dateiplan ist eine Reihe von Regeln, die für jede Art von Aufzeichnung im Unternehmen angeben, wo sie aufbewahrt werden sollten, welche Richtlinien auf sie anwendbar sind, wie lange sie aufbewahrt werden müssen, wie sie entsorgt werden sollten und wer für ihre Verwaltung verantwortlich ist.

Mit OpenKM Enterprise-Dokumentenmanagement können Sie Folgendes tun:

  • Lebenszyklusmanagement einstellen.
  • Informationsregierung einstellen.
  • Inhalt verwalten.
  • Records Management.

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Workflows

OpenKM bietet eine Workflow-Engine zur Definition und Wiederverwendung von Geschäftslogik, Vereinfachung von Geschäftsprozessen und Unterstützung der Mitarbeiter bei der effektiven Koordination mit der Organisation und untereinander. Durch die Verknüpfung von Prozessen mit der Erstellung von Inhalten ermöglicht es OpenKM Unternehmen, transaktionale Informationen auszutauschen und auf neue oder sich ändernde Geschäftsanforderungen schneller zu reagieren.

Mit OpenKM Enterprise-Dokumentenmanagement werden alle Ihre Dokumente elektronisch gespeichert und in einer für Ihren Workflow und Ihre Zugriffsbedürfnisse sinnvollen Weise organisiert. Sie können mit einer intelligenten globalen Suche leicht abgerufen werden.

Sie können komplexe Workflows erstellen, Workflows zur Überprüfung, Genehmigung und Validierung unterstützen, Unterstützung für serielle und parallele Workflows bieten, Aufgaben Gruppen oder Benutzern zuweisen, Workflow-Aufgaben, Status und Prozess überwachen, konfigurierbare E-Mail-Benachrichtigungen einrichten und Aufgaben automatisieren.

Bei einem bestimmten Ereignis können Sie Validierungsregeln und bestimmte Aktionen auf den Dokumenten anwenden, ohne menschliches Eingreifen. Einige Beispiele sind:

  • Metadaten erfassen.
  • Klassifizierung von Dokumenten.
  • Automatische Workflow-Ausführung.
  • Elektronische Signatur.

Die Hauptvorteile der Automatisierung sind:

  • Erhöhte Produktivität.
  • Reduzierte Betriebszeit.
  • Verbesserte Qualität.
  • Hoher Grad an Genauigkeit.
  • Reduzierte direkte Arbeitskosten und -aufwendungen.
  • Dokumentenautomatisierung.

Module

OpenKM bietet eine Reihe von Modulen, darunter:

  • Mail Archiver: Verwenden Sie das Repository als Dokumentenmanagementsystem, um Nachrichten massenhaft zu speichern. Die Mail-Datei ist ein automatisierter Prozess zur Erhaltung und Schutz aller E-Mails.
  • Multimandanten: Multimandanten ermöglichen es, mehrere unabhängige Mandanten auf einer einzigen Instanz zu hosten, die entweder auf einem einzelnen Server oder über einen Cluster von ihnen installiert werden kann.
  • Elektronische Signatur: In E-Commerce und Rechtswesen ist eine Signatur auf einem Dokument ein Hinweis darauf, dass die Person die in dem Dokument aufgezeichneten Absichten akzeptiert.
  • Barcode: Barcode-Leserkennungs- und Identifikationsmodul.
  • Elektronische Rechnungsstellung: Das E-Invoicing-Modul extrahiert Rechnungen im „XML“-Format und speichert sie im System.
  • CMIS: Spezifische OpenCMIS-Connector-Bundles, die es ermöglichen, OpenKM als CMIS-Server zu verwenden.
  • Kryptographie: Dateien werden verschlüsselt und entschlüsselt.
  • Berichte: Erstellen und verwenden Sie Ihre eigenen Jasper-Berichte. Berichte werden im PDF-Format generiert.
  • Aufgabenmanager: Erstellen, verwalten und Zuweisen von Aufgaben an Benutzer und Rollen.

Integration

OpenKM Enterprise-Dokumentenmanagement bietet eine interoperable Plattform, um Ressourcen über Anwendungen und Repositorys im gesamten Unternehmen hinweg zu nutzen. Wir haben OpenKM mit dem Ziel entwickelt, mehrere Integrationsmethoden bereitzustellen:

  • OpenKM SDKs für Java und .Net.
  • Verwendung der Webservices-REST-API.
  • Die Authentifizierung ist plug-and-play und es ist einfach, eine externe Benutzerdatenbank, LDAP oder Active Directory, SSO und CAS zu verwenden.
  • Selbst der Datenstore kann so konfiguriert werden, dass er in jeder Datenbank wie MySQL, PostgreSQL, Oracle oder SQL Server bereitgestellt wird.
  • Verfügbarkeit von Connectoren: AutoCAD, MS Office, Vtiger, BonitaSoft, Kofax, Abby Flexicapture.

Build your own App

OpenKM Dev-Tools ist eine Suite von Dienstprogrammen, mit der Sie eine maßgeschneiderte App für die Bedürfnisse Ihres Unternehmens erstellen, Ihren Inhalt einfach verwalten, Ihren Workflow vereinfachen und Ihre Effizienz und Effektivität steigern können.

Das Entwicklungstool-Set von OpenKM besteht aus:

  • OpenKM Development Environment.
  • OpenKM SDK.
  • OpenKM User Interface Development Model.
  • OpenKM KDocs.
  • OpenKM Import Station.

Partnerprogramm

Das Partnerprogramm von OpenKM ist darauf ausgelegt, gegenseitig vorteilhafte Beziehungen zu schaffen, die den Gesamterfolg und die Fähigkeit des OpenKM-Ökosystems erhöhen. Mit Unterstützung von OpenKMs Support haben Partner eine enorme Flexibilität, OpenKM-bezogene Chancen in ihrem Gebiet zu nutzen. Wir arbeiten mit diesen Partnern zusammen, um Kunden die bestmöglichen Enterprise-Dokumentenmanagementlösungen bereitzustellen.

Bei OpenKM ermöglichen uns unsere Partner den größten Teil unseres globalen Umsatzes – unser Programm ist darauf ausgelegt, Ihnen die Ressourcen zur Verfügung zu stellen, die Sie benötigen, um Ihre OpenKM-Initiativen schnell zu starten und Ihnen zu helfen, mehr Kunden zu gewinnen und zusätzliche Einnahmen für Ihr bestehendes Geschäft zu generieren.

OpenKM-Partner bilden eine wachsende Gemeinschaft von Systemintegratoren, Softwareanbietern, Infrastrukturanbietern und Wiederverkäufern, die ihre Lösungen mit OpenKM erstellen.

Es gibt verschiedene Service-Möglichkeiten, wenn man Partner wird, wie Schulung der Endbenutzer zur ordnungsgemäßen Nutzung des Programms, Beratung, Anpassungen, Produktkonfiguration, Scannen von Dokumenten und die Möglichkeit externen Hostings

Konfuzio: KI-Software für effizientes Dokumentenmanagement

Eine weitere Ergänzung des OpenKM-Systems ist die Integration der KI-Software Konfuzio. Diese innovative Technologie ermöglicht es Unternehmen, große Mengen an unstrukturierten Daten wie Dokumenten, E-Mails und Berichten automatisch zu verarbeiten und zu kategorisieren.

OpenKM bietet OCR nur für definierte optische Zonen an, um sicherzustellen, dass nur der relevante Text extrahiert wird und keine unnötigen Informationen in das ECM-System gelangen. Dieser Ansatz benötigt jedoch starre Layouts. Zudem wird nur Tesseract als OCR Engine angeboten, siehe Dokumentation.

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Diese Vorgehensweise kann jedoch für komplexe Dokumente und unstrukturierte Daten problematisch sein, da nicht immer klar ist, wo sich relevante Texte befinden oder wie sie formatiert sind.

In diesen Fällen kann Konfuzio eine flexible Ergänzung für das OCR von OpenKM sein, da es eine umfassende Textanalyse- und Verarbeitungsfunktion bietet. Konfuzio kann nicht nur den relevanten Text extrahieren, sondern auch komplexere Informationen wie Tabellen, Diagramme und Bilder analysieren und auswerten. Darüber hinaus kann Konfuzio Texte in verschiedenen Sprachen erkennen und übersetzen, was für Unternehmen mit globaler Reichweite von Vorteil ist.

Durch die Integration von Konfuzio in OpenKM können Unternehmen eine flexible und effektive OCR-Lösung implementieren, die auch für komplexe Dokumente und unstrukturierte Daten geeignet ist.

Konfuzio nutzt Machine-Learning-Modelle, um Texte zu analysieren und automatisch Schlagwörter, Tags und Kategorien zuzuordnen. Dadurch können Unternehmen Dokumente schnell durchsuchen, relevanten Inhalt finden und Entscheidungen auf Grundlage von fundierten Erkenntnissen treffen. Außerdem kann die Software auch verwendet werden, um spezifische Dokumenttypen wie Rechnungen, Verträge oder Bewerbungen automatisch zu klassifizieren und zu extrahieren.

Die Integration von Konfuzio in das OpenKM-System bietet den Nutzern und Partnern eine Vielzahl von Vorteilen:

  1. Effiziente Dokumentenverarbeitung: Konfuzio ermöglicht die schnelle Verarbeitung großer Mengen von Dokumenten, ohne dass dafür manuelle Eingriffe notwendig sind. Das spart Zeit und Ressourcen und erhöht die Effizienz von Geschäftsprozessen.
  2. Automatisierte Kategorisierung: Die KI-Software kann Dokumente automatisch kategorisieren und verschlagworten, was die Suche nach relevantem Inhalt erleichtert und die Entscheidungsfindung unterstützt.
  3. Schnelle Identifizierung relevanter Informationen: Konfuzio ermöglicht es Nutzern, schnell relevante Informationen innerhalb von Dokumenten zu identifizieren und zu extrahieren. Dadurch können Entscheidungen schneller und fundierter getroffen werden.
  4. Bessere Datenqualität: Durch die automatische Kategorisierung und Extraktion von Informationen verbessert Konfuzio auch die Qualität der Daten in einem Unternehmen. Das reduziert Fehler und erhöht die Genauigkeit von Analysen und Berichten.

Insgesamt bietet die Integration von Konfuzio in das OpenKM-System den Nutzern und Partnern eine leistungsstarke und innovative Lösung für effizientes Dokumentenmanagement. Die KI-Software ermöglicht eine schnellere und präzisere Verarbeitung von unstrukturierten Daten und unterstützt Unternehmen dabei, fundierte Entscheidungen auf Grundlage von qualitativ hochwertigen Informationen zu treffen.

Automatisierung von Funktionen mit Konfuzio als AI-Plattform

Wenn Sie Konfuzio in ein Enterprise Content Management System (ECM) integrieren, können Sie eine Vielzahl von Anwendungsfällen automatisieren, darunter:

  • OCR (Optical Character Recognition): Extraktion von Texten aus Bildern und gescannten Dokumenten. Mit OCR können Sie schnell und einfach Texte aus gescannten Dokumenten extrahieren und somit die Effizienz Ihrer Dokumentenverwaltung erhöhen.
  • Textklassifikation: Automatische Zuordnung von Dokumenten zu vordefinierten Kategorien. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn Sie große Mengen von Dokumenten in Ihrem ECM-System verwalten, da Sie so schnell und einfach die relevanten Dokumente finden und bearbeiten können.
  • Named Entity Recognition (NER): Extraktion von Entitäten wie Personen, Organisationen, Orten und Ereignissen aus Dokumenten. Mit dieser Funktion können Sie schnell relevante Informationen in Ihren Dokumenten finden und diese Informationen in anderen Systemen verwenden, z.B. zur Erstellung von Reports oder Dashboards.
  • Sentimentanalyse: Bewertung des subjektiven Ausdrucks in Dokumenten. Wenn Sie Feedback von Kunden oder Mitarbeitern sammeln, kann die Sentimentanalyse Ihnen helfen, die Stimmung und Meinung der Personen zu verstehen und darauf zu reagieren.
  • Automatische Zusammenfassung: Erstellung von prägnanten Zusammenfassungen von Dokumenten. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn Sie schnell einen Überblick über große Mengen von Dokumenten erhalten möchten. Sie können die automatischen Zusammenfassungen nutzen, um Entscheidungen zu treffen oder um Mitarbeiter über wichtige Informationen zu informieren.
  • Bildklassifikation: Automatische Zuordnung von Bildern zu vordefinierten Kategorien. Wenn Sie viele Bilder in Ihrem ECM-System verwalten, können Sie mit der Bildklassifikationsfunktion schnell und einfach relevante Bilder finden und bearbeiten.
  • Frage-Antwort-Systeme: Automatische Beantwortung von Fragen basierend auf Dokumenten oder Wissensdatenbanken. Wenn Sie ein Helpdesk oder einen Kundensupport betreiben, kann ein Frage-Antwort-System Ihnen helfen, die häufigsten Fragen automatisch zu beantworten und somit die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter zu reduzieren.
  • Textgenerierung: Generierung von Texten, z.B. für Chatbots oder E-Mail-Antworten. Wenn Sie ein automatisches Kundensupport-System betreiben, können Sie Chatbots einrichten, die automatisch auf Anfragen von Kunden antworten. Mit der Textgenerierungsfunktion können Sie schnell und einfach passende Antworten generieren und somit die Kundenzufriedenheit erhöhen.
  • Automatische Übersetzung: Übersetzung von Dokumenten in verschiedene Sprachen. Wenn Sie international tätig sind, kann die automatische Übersetzungsfunktion Ihnen helfen, Dokumente schnell und einfach in verschiedene Sprachen zu übersetzen und somit die Kommunikation mit Kunden und Mitarbeitern zu erleichtern.

Über mich

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