ELO ECM:功能、用例和作为高性能附加组件的 Konfuzio

要全面实现业务数字化,仅在线存储文件并使信息易于访问是不够的。相反,您需要将从文件管理到数据分析再到流程建模的所有流程数字化和自动化。ECM 系统是市场上公认的数字化平台之一 ELO 企业内容管理.

ELO Digital Office GmbH 的 ELO ECM 专注于高效的内容和文档管理。我们解释了该软件的部分功能,以及它适用于哪些行业和使用案例等。此外:我们还介绍了隐藏在 ELO ECM 应用程序背后的潜在障碍,以及如何通过 Konfuzio 智能插件轻松消除这些障碍,而无需考虑更换供应商。 

最重要的事实简介

  • ELO 企业内容管理是一款用于管理信息和简化工作流程的软件。
  • ELO ECM 的典型应用领域包括文档管理、合同管理、人力资源和合规性。
  • ELO 企业内容管理的挑战在于相对复杂的实施、有限的集成选项和有限的分析功能。
  • Konfuzio 是 ELO ECM 的扩展,企业可以利用它来弥补软件的不足。 立即了解有关 Konfuzio 作为 ELO ECM 附加组件的更多信息!

ELO ECM 模块和功能

ELO ECM 是 ELO Digital Office GmbH 推出的企业内容管理软件。简而言之,它支持企业对其组织内的信息进行战略管理。它是一种整体方法,旨在有效地组织、存储和共享数字和物理信息。 

该系统的主要功能包括文件采集、索引编制和分类、审计存档、为授权用户提供访问权限以及支持工作流程。

企业内容管理系统可改善团队协作,提高信息的可访问性,并支持遵守合规准则和数据保护规定。

为此,它提供了以下 4 个模块:

ELO 企业内容管理套件

公司使用 ELO ECM 套件采集和存储各种格式的文件,如文本、图像和视频。该套件还有一个索引系统,可为文件贴上元数据标签。这样,企业就可以使用智能搜索功能轻松搜索和分类存储的信息。ELO ECM 还支持防审计归档。这意味着数据一旦存储,就会受到保护,不会被更改,并符合法律要求,如《通用数据保护条例》(GDPR)和 GoBD(以电子形式妥善管理和存储书籍、记录和文件以及数据访问的原则)。

ELO 企业

ELO Enterprise 为大型团队的可扩展性和协作提供高级功能。公司可以用它来管理多个地点,创建复杂的团队。 工作流程 并根据个人用户权限控制信息访问。该模块尤其适用于业务流程复杂、以文档为驱动的大型企业。

ELO 办事处

ELO Office 是 ELO ECM 与 Microsoft Office 应用程序的集成。它允许用户直接从 Word、Excel 和 PowerPoint 等应用程序访问 ELO ECM 功能。因此,他们能够轻松地将文件导入、索引和保存到 ECM 系统中。他们还可以直接从 Office 应用程序中搜索和编辑已保存的文档。

ELO DocXtractor

ELO DocXtractor 是一种智能采集工具,可从结构化和非结构化文档中提取信息。该功能使用的技术包括 光学字符识别 (OCR) 抓取发票、合同和表格等文档中的数据。然后,ELO DocXtractor 会自动为提取的数据编制索引,并将其导入 ECM 系统,从而减少企业的人工操作,提高数据采集的准确性。

ELO 企业内容管理成本

ELO ECM 的成本因公司的需求和要求而异。例如,决定性因素包括内容和文档管理所需模块的数量和类型,以及使用类型(云或内部部署)。 

ELO 生态管理应用领域

ELO 企业内容管理的应用领域

企业在不同领域使用 ELO 企业内容管理软件来有效管理信息和优化业务流程。例如,该软件可用于以下任务:

文件管理

公司使用 ELO ECM 高效处理和存储文件。除其他外,该软件还能将纸质文件数字化、按类别分类并保存在 ELO 系统中。例如,一家处理大量纸质文件的中型企业通过整合 ELO,实现了发票、合同和申请文件等文件的数字化。通过这种方式,该公司不仅实现了文件的数字化,还实现了日常业务流程的数字化。它用数字文件管理系统取代了传统的文件柜。

工作流程管理

ELO ECM 可促进工作流程的创建和自动化。例如,公司使用该软件实现发票工作流程自动化。如果扫描发票,系统会自动启动正确的审批工作流程。在这种情况下,ELO Invoice Worfklow 会自动通过发票验证、归档,必要时还会对需要澄清的发票进行发票审批,直至将发票过账至 ERP 系统,并在最后一步进行发票控制。

合同管理

在合同管理方面,公司使用 ELO Contract 数字合同管理软件来创建、存储和管理合同,并监控其中包含的日期、条款和截止日期。例如,房地产行业的公司可以使用该软件存储租赁合同,并自动提醒重要日期,如续租或支付租金。这有助于跟踪所有合同,确保公司不会错过重要期限。

人力资源

在人事领域,ELO HR 人事档案软件主要以下列形式管理员工档案 电子人事档案.这样,企业就能在 ELO 系统中以数字方式存储与员工相关的文件,如病假通知、育儿假证明甚至养老金通知,并在符合 GDPR 的情况下,在中央位置向获得相应授权的员工提供这些文件。例如,人力资源团队可以轻松访问数字人事档案,以查找有关薪资谈判或计划进一步培训措施的信息。

ELO 企业内容管理的优势

ELO ECM 为高效的内容和文档管理提供了广泛的选项和功能。以下 5 个方面尤其令人信服:

用户友好性

企业的内容和文件管理非常复杂。因此,企业必须使用 ECM 系统将无数文件和相关流程数字化和自动化。为确保公司不会不知所措,相应的软件必须具有用户友好的界面。只有这样,企业才能高效地使用应用程序。这正是 ELO 企业内容管理软件的优势所在。

该软件的设计清晰直观,便于员工生成高效的工作流程。

例如,他们可以轻松上传、组织和搜索文件。 

灵活性

为了使企业内容管理系统符合公司的多方面要求,它必须提供高度的灵活性。这正是 ELO ECM 的优势所在。企业能够在一定程度上调整数字流程和工作流程,以满足其个性化需求。 

安全问题

数据安全对于每家公司来说都是一个重要的问题,尤其是自从引入了 一般数据保护条例 以及即将生效的 电子隐私指令 - 至关重要。如果不遵守德国数据保护的高要求,就会面临巨额罚款和声誉损失。为防止出现这种情况,ELO ECM 具有强大的安全功能,包括访问控制和加密。 

自动化

自动化 是企业数字化的基本组成部分。它们确保企业最大限度地减少耗时的手工工作步骤,从而为员工分配更复杂的任务,创造更多附加值。换句话说,企业通过自动化提高效率。这正是 ELO ECM 能够实现的。

融合

公司拥有与无数应用程序相关联的现有、经过演练的流程。为了使企业内容管理系统和谐地融入现有网络,它必须提供与通用程序集成的选项。ELO ECM 可以实现与各种企业应用程序的无缝集成。例如,企业可将 ELO ECM 套件与现有的客户关系管理系统(CRM)连接起来,从而在一个地方获得所有相关的客户信息。这就改善了客户服务。此外,还可与 Microsoft Suite、SAP、Salesforce、ABAS 和 CAS 集成、 Datev 和其他方案。

ELO 企业内容管理使用案例

ELO 已经在 40 个国家成功完成了约 75,000 个客户项目。企业是如何将 ELO ECM 集成到其流程中的?我们来看 3 个使用案例:

在一家生产模制件、组件和外壳系统的公司使用 ELO ECM

这家欧洲领先的颗粒泡沫创新产品解决方案专业公司拥有 50 多年的经验,每年为车辆制造、供暖和通风技术等行业开发和生产 300 多种新产品。

挑战

该公司面临的挑战是自动识别收到的发票,将其与 Microsoft Dynamics AX 中的订单数据进行比较,然后进行传输。与此同时,还需要启动发票审批工作流程。ELO 需要从 Microsoft Dynamics AX 的供应商主数据中获取所需的信息,如放行授权和付款条件。软件应自动将通过 Microsoft Dynamics AX 生成的出库单据存储在其存档中。  

解决方案 

ELO DocXtractor 可自动识别收到的发票,并将其与 Microsoft Dynamics AX 中的订单数据进行比较。它将信息传输到 ELO ECM 套件,并将其分配给 ELO 工作流程中的相应员工。通过 ELO 业务解决方案发票,为管理和控制提供了一个可定制的仪表板,以便对相关信息进行可视化分析。

在 ELO Business Logic Provider (BLP) 的帮助下,该公司还将 Microsoft Dynamics AX 创建的所有文档以 PDF 格式传输到 ELO,将其正确归档,并用相关数据丰富其内容。

益处

  • 通过匹配 Microsoft Dynamics AX 中的供应商和订单信息,自动获取入库发票 
  • 根据 Microsoft Dynamics AX 的付款条件,通过 ELO 工作流程进行数字发票处理和放行,并对截止日期进行监控 
  • 数据和重要信息的实时可视化 

在市场领先的紧固和装配技术领域使用 ELO ECM

该公司的独立部门专门为各行各业的客户定制 PCB 设计。

挑战

该部门面临的挑战在于数据安全、数字化人事管理和自动访客管理等专业领域。

解决方案

为了应对这些挑战,公司推出了 ELOenterprise。如今,该公司使用该软件安全地归档和管理生产数据。该软件可自动管理和记录对数据的访问。此外,公司还整合了全公司的数字人事档案和名为 ELO Visitor 的数字访客管理系统。这些数字化措施最大限度地减少了各部门的手工操作,降低了出错率。

益处

  • 安全、方便地存储高度敏感的生产数据
  • 最大限度地减少人力资源部门的人工操作步骤和出错率
  • 大幅减少游客管理方面的人工工作

在一家法国物流公司使用 ELO 企业内容管理系统

该物流公司在巴黎戴高乐机场运营,拥有 350 多名快递运输员工。该物流公司不仅在法国,还在国际上提供创新的解决方案。

挑战

该公司的目标是将采购流程数字化,并在会计和采购之间建立接口。该公司还希望在其流程中实施强大的财务分析工具。

解决方案 

通过使用 ELO ECM Suite 和 ELO DocXtractor,这家公司现在使用高性能的 ECM 系统来处理发票、订单和合同。它以数字方式处理整个工作流程。从采购申请到发票付款的所有步骤,公司都可以完全追踪。

益处

  • 高效的中央内容和文件系统与各个业务流程保持一致 
  • 与财务管理系统 Sage FRP 1000 和内部报告系统集成无缝接口 
ELO 生态机制的弱点

ELO 企业内容管理的挑战和解决方法

ELO 凭借其多样化的软件应用,帮助企业将众多业务流程数字化,从而提高效率。然而,随着企业对内容和文件管理的要求越来越高,ELO ECM 作为一个总括术语也显示出一两个缺陷。企业使用 ELO ECM 的极限在哪里,如何在不直接更换供应商的情况下克服这些问题?

实施和学习曲线

原则上,ELO ECM 是一种用户友好型应用程序,公司可以利用它有效地组织内容和文件管理。然而,由于其复杂性,与现有系统的整合需要大量时间。企业在创建个性化和自动化流程之前,必须掌握陡峭的学习曲线。 

为了避免不必要的时间浪费,Konfuzio 的人工智能软件可作为附加软件使用。

Konfuzio 具有直观的用户界面和广泛的开发人员访问权限。有了它,开发人员可以快速、轻松地将 ELO ECM 与其内部 IT 基础设施连接起来。而且:由于人工智能完全可定制,企业可以根据自己的意愿和需求自由设计无数的文档管理流程。例如,在实践中,企业利用 Konfuzio 创建特定的数据提取规则,以满足其个性化需求。结果:使用 Konfuzio,企业在实施和培训方面都节省了资源。这减轻了 IT 部门的负担,并实现了向高效内容和文档管理的平稳过渡。

整合

ELO ECM 与微软、SAP、Salesforce 和 Datev 等常用应用程序集成。但是,使用更专业或特定行业程序的公司可能会遇到问题。因为:ELO ECM 具有灵活性,但公司无法轻松地将该软件集成到任何程序中。

Konfuzio提供了一个 REST API 在 SaaS、私有云和企业内部操作中,ELO ECM 可使用网络用户界面。这便于与其他系统集成,从而扩展了 ELO ECM 的灵活性。在实践中,这意味着通过 Konfuzio,企业能够将 ELO ECM 与几乎任何其他业务应用程序连接起来,从而在两者之间交换数据。这样,企业就能对其数据获得新的、深入的了解。

自动化和数据提取

ELO 企业内容管理为流程自动化提供了基本功能。然而,对于那些旨在对其组织进行全面、深入数字化的大型复杂公司来说,ELO ECM 可能会达到一个极限,尤其是在涉及复杂数据结构时。 

Konfuzio 采用先进的人工智能技术,包括光学字符识别 (OCR) 等突破性技术、 机器学习 (ML)、 深度学习 (DL)、 自然语言处理 (NLP) 和 计算机视觉 (简历)包括

在实践中,这意味着 Konfuzio 的算法可以最准确地提取、分类和分析大量数据。因此,企业可以始终掌握最新数据,从中获得有价值的见解,并据此做出有理有据的业务决策。

分析功能

ELO Enterprise 为数据评估提供了先进的分析功能。然而,根据数据的数量和类型(结构化或非结构化),ELO 可能会遗漏重要趋势、流程优化潜力和风险。借助 Konfuzio,企业可将强大的分析工具集成到其 ELO ECM 中。通过使用上述人工智能工具,Konfuzio 甚至能够识别大数据和非结构化数据的趋势。 

Konfuzio - ELO ECM 的智能插件 

在当前数字化快速发展的背景下,ELO 企业内容管理(ELO Enterprise Content Management)等数字化平台为企业的内容和文件管理奠定了面向未来的重要基础。该软件功能全面,可实现重要流程的数字化和自动化。尽管目前还存在一些不足,但这些不足可能会成为企业面临的挑战,例如在集成可用性以及可能的自动化和分析功能方面。

Konfuzio 以其智能技术弥补了 ELO 软件的微小缺陷,因此无需再寻找替代软件。 

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