传统的文件管理可以被智能DMS工作流程所取代

用DMS工作流程进行专业的文件管理

Christopher Klee

自从任何商业流程开始以来,文件的处理对企业活动来说是必不可少的。传统上,这些文件的组织和处理占用了许多资源,并确保了许多手动和重复的工作流程。解决方案:一个有效和智能的DMS工作流程。这是高性能文件管理的基本前提,它可以持续地确保更高的商业流程速度,同时减轻员工的负担。

特别是考虑到不断增加的文件要求和高竞争压力,数字DMS解决方案代表了一种决定性的竞争优势。一个强大的文件管理系统可以确保客户和流程信息的清晰和透明的数据存储。通过使用智能DMS工作流程,流程的速度以及修订和合规的安全性也可以得到持续和可靠的提高。

现代文件管理的所有优势一目了然:

  1. 客户和流程信息的数字化
  2. 自动化和结构化的数据存储
  3. 内部和外部流程中的自动化进一步处理
  4. 包含所有相关信息的数字客户档案
  5. 透明的合作和对员工的救济

什么是现代文件管理系统(DMS)?

DMS是""的缩写。文件管理系统".这是一个以数字方式采集、管理和归档文件的全面解决方案。DMS提供了结构化的客户和流程文件,不仅极大地促进了文件的搜索 - 它还提高了文件的安全性,并能在工作流程中进一步处理。为此,DMS将许多不同类型的文件的数据和信息输入下游系统,在那里它们可以被结构化地存储并被智能地处理。

但仅靠数字解决方案还不足以成功满足现代商业世界的要求。只有通过与人工智能的结合,大量的非结构化数据才会成为信息,可以以流程优化的方式进一步处理,从而确保流程的最大效率。通过这种方式,可以通过数字文件管理实现整体的数字化转型。

什么是DMS工作流程?

DMS工作流程是一种自动运行的数字工作流程,从而最大限度地提高公司的流程速度。通过这种方式,应促进协作性工作,并尽可能有效地设计流程。在文件管理工作流程(DMS工作流程)的情况下,这些流程指的是涉及文件处理的程序。在这个过程中,数据可以被捕获和评估,并沿着流程链自动转发。文件的相关信息被读出、提取并有意义地转移到内部数据库。此外,在基于定义的参数(类别、项目、客户编号等)的工作流程框架内,文件被自动转发到公司内部或外部的负责处理者或小组。

整合后的数据不仅可以使许多过程更有效率。战略决策也可以在合格信息的基础上做出,从而提高质量。除了快速的流程之外,这也确保了可靠的决策以及员工和经济资源的缓解。此外,控制和审计机制可以被整合到DMS工作流程中,这增加了流程的安全性,促进了合规性和监管要求。

DMS工作流程的优势:

  1. 更高的加工速度
  2. 有效的文件跟踪
  3. 高度合规和监管安全
  4. 错误率较低
  5. 减轻雇员的负担
DMS工作流程像齿轮一样啮合

DMS工作流程是如何工作的?

DMS工作流程始于对纸质文件的数字化阅读。所有相关信息都被智能OCR软件识别并读出。随后对读出信息的数字传输和处理是大多数工作流程的基本功能。因为:大多数业务流程都涉及到诸如订单确认、发票等文件。以前必须由几个员工手动处理且耗费时间的工作,可以通过现代DMS解决方案完全以电子方式完成。

文件被自动转发给负责的代理人--他们可以检查所做的决定和所执行的程序,或在必要时进行进一步处理。文件本身不被发送,而只是在文件管理系统中的相应路径的链接。这样做的好处是可以节省大量的存储空间,而且在工作流程中,所有被授权的员工都可以访问该文件。此外,授权可以被授予和调整,这样可以排除未经授权的访问。

接下来的步骤涉及对数据的智能进一步处理。一个自然语言处理工具可以识别基本元素,如人、地点、公司和时间信息。这些数据与来自计算机视觉模型的信息相结合,这样就可以为实施新的优化流程做出映射。该映射也是基于使用人工智能处理的智能OCR解决方案。在最终转移到各自的目标系统后,数据集可以额外地与现有信息相结合并得到丰富--例如,通过API或CSV下载。

谁会从DMS工作流程中特别受益?

每个行业的公司都可以从现代文件管理和智能工作流程中受益。流程可以得到优化,员工可以得到缓解,资源可以以更有针对性的方式使用。在处理和归档文件方面有大量工作的公司可以从该技术中特别受益。因此,特别是保险和银行部门的企业,以及卫生和教育部门的公司以及公共管理部门都是这种流程优化和自动化的巨大受益者。然而,在这方面仍有大量的工作要做。 需要追赶。

特别受益于DMS工作流程的公司:

  1. 银行和金融机构
  2. 保险
  3. 公共管理部门
  4. 卫生和教育机构
  5. 行政负担重的公司

用Konfuzio进行文件管理:

Konfuzio是公司机器学习和专业文件管理的强大解决方案。这家智能和可靠的OCR技术的德国制造商推出了一个 一体化的工具 用于自动处理文件,从而为数字化转型提供了一个中心服务。

基于深度计算机视觉的模型已经在超过10万份文件上进行了训练。该软件提供了必要的认知能力,如机器和深度学习,以合格的方式提取、分类并将数据传递给下游工作流程。表格、段落和标题等元素在各个项目中都能被识别,而且不受语言限制。对于通过OCR进行的文本识别,Konfuzio会根据传入文件的质量选择适当的技术。即使是在企业内部使用该软件,使用LSTM深层网络也能取得非常好的效果。例如,Konfuzio的服务可以在几秒钟内提取文本和图像文件。它的OCR在线API允许通过REST或RPA机器人将这些功能无缝连接和整合到公司的特定软件中。自己的业务流程也可以通过这种方式与Konfuzio人工智能的功能相连。 

作为Konfuzio人工智能核心的人工智能在迁移学习中充分显示了它的性能--即在特定背景下对信息的识别。例如,街道被分配给供应商,发票号码被分配给 发票 和货号到一个发票项目。此外,该软件还可以区分,例如,供应商的地址和收件人的地址,同样,Konfuzio也可用于 交付说明, 付款建议 或其他文件,这大大减少了工作人员的手工和重复性工作。

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