利用 BPA 软件实现整个公司的自动化

亚尼娜-霍恩

有了 BPA 软件,您就可以将手工操作自动化,并简化和改进构成流程的各个工作流程步骤,从而优化公司的业务流程。

通过BPA软件实现业务流程自动化的一种方式是智能设计和数字化文件管理。这样一来,你就可以实现所有文件的无缝自动处理,而不必为其指派工作人员。 

另一个优点是,智能文件处理也简化了与文件有关的所有其他工作流程。这样一来,一个 自动分类归档电子全文检索 在所有的文件中,优化业务流程,超越纯粹的文件处理。

在这篇文章中,你将学习如何在你的公司中使用BPA软件并从中获利。

两名男子指着笔记本电脑、BPA软件说

BPA 软件 - 是什么?

业务流程自动化软件是指一个强大的平台,供公司通过自动化流程来简化其业务系统。通过在多个系统、数据库和人员之间的沟通,它提高了整个企业的业务流程效率。

这使得行政工作得以自动化,这将提高员工的生产力,降低运营成本,并提高公司的营业额。

一个BPA软件通过以下功能扩展了你的基础设施。

  • 系统集成的工具
  • 报告自动化
  • 业务流程的工作流工具
  • 通知和警报
绿色背景下的BPA软件 BPO BPM RPA

BPA软件的类别

在技术术语中,有不同的业务处理解决方案。因此,根据你的要求,BPA软件领域的其他焦点也可能对你有价值。

什么是业务流程自动化(BPA)软件? 

BPA软件用于优化特定流程或整个工作流程,旨在提高速度、准确性和成本效率。

什么是业务流程外包(BPO)?

BPO是指外包给外包公司的业务流程,通常是在一个低工资的国家。这主要包括工作流程中的重复性任务。与BPA相比,BPO的成本更高,效果更差。

什么是业务流程管理(BPM)? 

BPM是公司用来改善其工作流程中某些过程的战略的总称。BPM旨在提供一个流程优化的概述。

什么是机器人流程自动化(RPA)?

RPA是一种将通常由人类完成的重复性、基于规则的任务自动化的软件。这些任务可以包括数据输入、数据处理和其他类型的常规工作,可以很容易地实现自动化。RPA软件经常被用于企业,以提高效率和降低成本。

什么是超自动化? 

超自动化 描述了先进技术的应用,包括人工智能和机器学习,以实现流程自动化,从而支持人类。通过基于规则的解决方案和人工智能的结合,所产生的流程自动化超越了传统的自动化解决方案。这是通过专业知识、业务流程和数据的相互作用而发生的,这使得优化工作明显更加经济和有效。 

BPA 软件 - 优势

BPA改变了你的业务流程。最重要的是,你为你的团队赢得了更多的时间,他们可以将这些时间用于其他有意义的方面。

使用BPA软件的优势在于。

  • 效率。 人工任务变得多余,你的团队可以专注于增值任务。
  • 灵活性。 你可以在几乎所有的工作流程中使用自动化,并整合现有的解决方案和工作流程,而无需额外购买。
  • 可扩展性。 可直观配置的机器人确保你可以随时调整你的自动化战略,以适应你公司的成长和变化。
  • 多功能性。 有了可用的自动化模块库存,你可以在几个小时内通过拖放实现流程自动化。

如果你想全面自动化你的业务流程,从而优化你公司的工作流程,BPA软件可以帮助你做到这一点。

在笔记本电脑上手写,文字BPA软件和使用案例

BPA 软件--应用领域和实例

你可以在你业务的许多不同领域使用BPA软件,并从中获利。 

BPA的主要任务是将重复性工作自动化。这些任务可以是,例如,数据输入或提取,填写表格,创建费用报告或其他平凡的行政任务。

重复性的任务

快速交流信息

如果数据和信息需要在项目中从一个人快速传递到下一个人,那么BPA软件是值得的。具体的使用案例是应付账款和审批程序、费用授权或为公司的特定部门创建概览。

有时间限制的任务

如果你必须满足不同的应付账款发票到期日或其他时间限制,BPA软件会保持跟踪,确保你不会错过任何最后期限。

安全与合规

在日常商业生活中,对许多不同的安全和数据保护法规保持一个概览是很困难的,但如果无视它,就会带来严重的后果。 

文件验证是BPA软件的一部分,可以帮助你遵循自动化规则,使数据请求只有在通过某些检查时才会被接受。

费用管理

人工处理费用是费时和低效的。为此使用BPA软件,为你的员工和人力资源部门减轻负担,同时使这个过程更快、更少出错。 

理想情况下,员工在使用BPA软件时只需拍下费用报告的照片,然后就可以通过BPA软件显示相关数据。 OCR软件 自动提取并转发给审批人。 

然后,负责人可以通过在智能手机上简单的点击来批准该问题。

应付账款

如果你必须定期对你公司的许多发票进行数字化处理,你就会知道在一张发票完全处理完毕并可以储存在档案中之前,需要多少人工努力。

通过使用OCR文本识别和人工智能技术的BPA软件实现自动化,可以自动阅读、分类并将发票发送给合适的人进行审批。

它也会被自动添加到你的在线数据库的摘要中,并向财务部发出付款请求。

客户入职

在客户入职方面,主要是遵守数据保护和KYC法规。

例如,在打开一个保险箱时,客户必须提供身份证证明。这时不需要人工检查错误,但可以通过BPA软件和它所包含的文件检查来检查。这样,你可以确保即使是最小的差异也能被发现,同时遵守GDPR和其他数据保护相关法规。  

BPA 软件 - 供应商

有的供应商有更大的应用范围,也有专门从事特定用例的软件。 

可以优化你的业务的许多领域的BPA软件的供应商包括。

  • 佩加。 不同行业的所有业务流程,如金融服务、政府、零售、医疗保健或制造和高科技行业
  • 阿皮亚。 特别适用于简化由员工、当前系统、数据、机器人和人工智能组成的复杂工作流程
  • ShakeSpeare软件。 会计、物流、行政、合规、人力资源
  • 无码软件: 报告和文件自动化、工作流程和交互性
  • Personio: 人力资源
  • 体式。 团队和业务流程
  • monday.com: 人力资源、销售和市场
  • Konfuzio。 具有学习型混合人工智能的IDP软件
三张图片 主题Konfuzio

与Konfuzio合作的文件管理中的BPA软件

你可以将BPA软件用于各种目的。但有一个领域绝对值得使用,那就是文件管理。

Konfuzio是一个基于人工智能的OCR应用程序,为您提供超越简单文字处理的智能文档管理。

通过Konfuzio,你可以将不同类型的文件数字化,并使其内容进一步得到利用。这些内容包括,例如 账单, 保险政策, 车辆文件 或解决方案的 行业

你不仅可以将这些内容数字化并存储在云端或服务器上,而且还可以通过文件审查等功能重新使用。

其核心是光学语义人工智能(混合人工智能),你可以通过Konfuzio的用户界面轻松定制。它结合了OCR(光学字符识别)、NLP(自然语言处理)和CV(计算机视觉的深度学习)。

Konfuzio的人工智能的一大优势是,它在不断地学习。你可以训练人工智能,教它哪些领域是相关的,哪些是不相关的。在很短的时间内,人工智能已经可以独立工作,并取代你的员工。

Konfuzio的文件管理首先具有以下特点。

  • 没有硬编码的规则
  • 可定制的人工智能
  • 没有僵化的布局
  • 可扩展的
  • 也可用于扫描和图像

职能

在功能方面,重点是确保它们与你的工作流程无缝配合。

  • 智能文件处理 用于自动文件处理
  • 输入管理:处理您的邮件和收到的电子邮件,自动从PDF、图像、Word、PowerPoint和Excel文件中提取数据,如发票、运单、合同和系统报告。
  • 自动分类归档 由于文件分类
  • 带附件的电子邮件。 提取电子邮件数据,如订单、线索通知、系统警报和旅行确认书等
  • API和SDK开发。 开发人员对网络界面和文件AI的广泛访问。有了人工智能和用户界面模块,自己的文件工作流程可以特别单独实施。
  • 准备参加DMS/ECM和 文件档案: 通过文件档案的分类、分配和归档,自动准备和纠正。对索引值和搜索过滤器进行安全和定性的记录。
  • 复杂的索引和搜索功能 便于自动存储、处理和检索文件
  • 特别是可获得的软件文件

决定一个软件是否有用的一个重要方面是整合。该应用程序应无缝地融入你现有的软件环境。

有了Konfuzio,以下接口可以保证这一点。

  • SAP
  • 微软Dynamics、微软Navision或甚至MS Teams
  • 微软Excel
  • 桌球
  • 谷歌文档
  • ELO
  • 其他RPA、ERP或CRM系统

软件的价格根据使用范围和安装环境而有所不同。你可以在当前的价格中找到 价格表.

结论 - 适合贵公司的 BPA 软件

BPA软件必须适合你的公司。找到一个能与你的公司无缝对接的软件,使相关流程自动化,并为你的员工减轻负担。

特别是在文件管理领域,使用这样的工具是值得的,以便将单调、手动和容易出错的任务外包给人工智能。通过这种方式,你可以在你的公司创造能力,你可以投资于其他领域的数字化转型。

你对BPA软件有什么看法?你是否已经在使用,你有什么经验?欢迎在评论中写下你对这个话题的看法!

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