文件可以更容易地以数字方式存档,并进行审计验证

以数字方式可靠地掌握审计验证存档技术

Tim Filzinger

与其寄希望于重要文件能在税务调查之前再次出现,企业不如稳妥行事。这可以通过符合所有法律要求的防审计存档来实现。

要在浩如烟海的段落中跟踪所有内容并非易事。不过,有一个办法可以解决这一难题:使用智能文档软件,可以以一种简单的方式实施防审计归档,从而使归档成为一件小事。在这里,您可以了解到一切重要信息。

审计验证存档意味着什么?

防审计归档是指在存储和管理数字商业文件时遵守各种法规和安全标准。与模拟文件相比,修订安全必须满足更严格的要求,因为数字文件不一定具备不变性、直接可用性和访问保护等决定性因素。这通常与模拟文件不同,例如,可以将其存储在随身携带的档案中,但这仍然是一个不切实际的解决方案。

模拟档案
您要找的文件夹在哪里?

自 2015 年起,电子记账的一个特别重要的法律依据就是《电子记账法》(GoBD)。根据行业、法律形式和文件类型的不同,还适用进一步的规则和长达 10 年的单独保留期。看一看这两个基本术语,就能得到更精确的定义:

  • 修订安全: 这意味着文件的不可更改性和相应的透明程序文件。必须保存的文件和记录必须在任何时候都能完全检索到,这样才能顺利进行会计和税务审计。
  • 存档: 这就是文件的安全存储,数字档案和文件管理系统(DMS)是目前的通用标准。存储介质也必须在各自的模块中明确符合 GoBD 的要求。软件专用文档通常是不够的。

条例和框架条件

在德国,重要商业文件和个人数据的处理受到广泛、有时甚至复杂的法律监管。防审计存档的目的是确保遵守这些法规,因此需要对其进行单独考虑,即使这些法规有时分散在多套规则中,令人困惑。如有违反,将被处以高额罚款甚至监禁。

  • GoBD: ǞǞǞ G原则 o以下信息是根据 B以下信息应以电子形式保存,并应 D获取数据的原则为所有公司和自营职业者规定了统一的基本规则。最重要的原则是完整、清晰、准确和可核查。此外,还可单独适用其他规则。
  • 商业代码: 这里首先列出的是关于透明会计的规定。粗略地划分,这主要涉及商业信函和账簿以及记录任何类型相关商业交易的所有文件的可理解性保存和归档。根据文件类型的不同,保存期限为 6 至 10 年(《德国商法典》:HGB § 238f + § 257).
  • 税号 这就将保留数据的义务扩大到财务报表、资产负债表和存货,使其更加详细,并将其置于财务背景下。此外,还对税务审计程序进行了规定,要求在使用数据管理系统时提供机器可解释的相关数据。必要时,税务机关也必须能够使用该系统 (AO § 147)
  • 税法 与上述法律文本相比,《公约》的内容要复杂和详细得多。因此,在解释不明确的情况下,应始终优先考虑上述法律文本。在许多情况下,只有咨询税务顾问或专业律师才能获得完全的确定性。
  • GDPR: 个人数据的处理和存储有特殊规定。另一方面,这些数据必须在其目的达到后删除,而且必须随时提供相关信息。在许多情况下,这会导致与保留期限的冲突,因此,将个人数据和保留对象数据混为一谈是不可取的。
  • 遵守规定: 在内部执行这些规定是一项艰巨的任务,必须从技术和沟通两方面加以解决。一个经常出现的隐患是如何处理业务邮件,这些邮件也必须存档。不仅要对员工进行适当的培训,还要使用合适的数据处理和网络安全软件。
SSL 和 HTTPS 加密支持数据安全
最重要的安全技术包括 TSL 和 HTTPS 加密。

归档文件和保存期限

对于企业来说,了解需要存档的具体文件和相关的保存期限尤为重要。因此,立法者最关注的是与税务相关的文件(《税法 § 147).

10 年 保留义务

  • 年度财务报表、资产负债表、损益表
  • 库存
  • 书籍和记录
  • 航海日志
  • 进出发票
  • 发布文件
  • 情况报告

保存期限为 6 年

  • 收到商务和商业信函
  • 邮寄商务和商业信函
  • 合同
  • 报价和订单确认

可根据个人情况增加存档义务。还必须注意的是,商业信函和信件通常以电子邮件的形式出现。这些文件的存储方式必须与模拟信件相同。允许将纸质文件数字化。起决定性作用的不是原件的存在,而是其不可篡改性。

最重要的原则--"业务守则

为了便于了解这些复杂的法规,并以数字化方式实施审计证明归档,组织与信息系统协会(VOI)自 1996 年起就将最重要的原则归纳为一项标准工作。该 "业务守则 "经过多年更新,有助于遵守最重要的法规。以下几点尤为重要:

  • 安全性和不变性: 文件必须尽快归档并防止丢失。这也涉及到避免可能的更改,例如在内容数字化过程中。
  • 完整性: 没有 文件可能在送往档案馆的途中甚至在档案馆中丢失。
  • 透明度和可追溯性: 不可避免的改建必须记录在案,以便恢复原状。
  • 可查找性: 在税务审计时,必须在合理的时间内提供所有文件。
  • 权限 只有获得授权的人才能访问--尤其是在 GDPR 方面。
  • 数据迁移: 所使用的软件必须能够在不丢失数据的情况下实现安全迁移。
  • 保存期限: 在整个保留期间,必须遵守所有原则。

对存档软件的要求

虽然没有义务使用数字档案,但遵守所有法规和管理大量文件会导致时间支出不断增加。有了 DMS,所有文件都可以在一个中央位置进行存储和查阅,这就大大简化了存档审计工作。对此类软件的要求自然与法律原则的技术实施有关,但也与最安全的可用性有关。

  • 云的使用: 这样就可以集中提供统一的文件和基于网络的访问。此外,还可以轻松设置不同的访问授权。
  • 版本控制: 如果有必要进行调整,必须能够随时追踪文件历史并恢复原样。
  • 支持多种数据源必须保留的文件可以通过各种方式进入公司,如电子邮件或传真。 后扫描.这些设备必须无缝连接,以防丢失或伪造。
  • 灵活贴标: 尽可能通用的索引和关键字可提高档案文件的可查找性。元数据、标签和自动编号也有利于团队合作,同时又不影响存档的审计性。
  • 直观的用户界面 由于缺乏用户友好性而发生严重错误的情况并不少见。由于公司通常只有少数几个人可以访问,因此文件归档必须尽可能简单。例如,拖放导入和单个搜索筛选器就能帮上忙。
存档过程中的手动错误
打字错误也是经常出现的错误之一。因此,高度自动化是一种优势。

为确保无缝且无差错地满足所有标准,使用智能一体化软件是不二之选。

通过 Konfuzio 实现防审计和智能存档的优势

Konfuzio 是自动化文件管理的完整解决方案,不仅能满足所有这些要求,还能通过人工智能实现独特的功能。符合 GoBD、DSGVO 等标准(换句话说:所有审计证明归档的标准)只是多功能流程优化的基础。通过这种方式,企业可以利用众多优势扩展传统的 DMS 系统。

自动修订安全

通过灵活运用各种人工智能技术,Konfuzio 可以自动理解文件、 并对其进行处理。该软件能识别文件是否需要保留,然后应用适当的规则进行防审计归档。对于特定的文件,可以对人工智能进行训练,以达到最高的准确性并防止人为错误。

个人工作流程

此外,还可定义定制程序和工作流程,例如,用于执行个别合规准则、节省时间和提高归档的整体效率。此外,还可以实施单独的控制实例,确保文件到达正确的存储位置。

邮件归档

通过与各种外部扫描提供商的集成,Konfuzio 可对收到的邮件生成高分辨率的数字图像,这些图像不仅经得起任何税务审计,还能自动读出并以防审计的方式存档。

低代码自动化电子邮件

数据提取和分类 电子邮件 和附件的功能并不复杂。这意味着可以随时查找和搜索它们,而不受邮件程序或文件系统等存储位置的限制。

最高的数据安全性

无论是在云端还是在您自己的数据中心运行,都能随时满足 GoBD 和 DSGVO 的标准,实现防审计归档。敏感数据可自动分类,并受到最高级别的数据保护。与外部客户的数据交换完全采用 HTTPS 和 TLS 加密技术。

总结

对于公司来说,审计证明存档是一件必要但复杂的事情,需要遵守各种要求。这些要求在各种法律文本中都有规定,如 GoBD、《德国商法典》或《德国财政法典》。原则上,重要商业文件的存储必须透明、永久和不变。最重要的原则,如安全性、完整性和可追溯性,在 VOI 的 "业务守则 "中都有规定。

需要数字文件管理解决方案来确保始终高效地满足所有要求。在使用 DMS 的技术实施过程中,集中和可追溯归档的广泛功能起着决定性作用。此外,人工智能可以最大程度地实现自动化,避免人工错误。这些优势在防审计文件软件 Konfuzio 中得到了充分发挥。

您想进一步了解人工智能在防审计归档和文件管理方面的潜力吗?请随时联系 联系我们 给我们。

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