高效邮件处理--如何优化邮件处理

邮件处理是许多公司和组织不可或缺的一部分，其所需的工作量往往超出人们的想象。从整理和分类到转发和归档邮件文件。

在确保内部和外部通信畅通无阻的过程中，有许多不同的步骤在发挥作用。为了说明这些经常被低估的工作流程对日常业务的成功具有重要意义，我们将在这篇博文中有针对性地介绍人工邮件处理的各个工作步骤、所需资源，并就如何提高这一流程的效率和优化这一流程为您提供一些替代方案。

人工处理邮件所需的资源

人工处理邮件需要大量资源，包括

• 时间员工投入了大量的时间进行分类、转发和处理。 数据提取这些资金可以有效地用于其他方面。
• 工作人员邮件：公司和组织通常需要训练有素的员工来有效处理邮件。
• 房舍实物邮件需要足够的分类和存储设施。

邮件处理 - 步骤和优化选项

接收邮件的处理分为几个步骤，其中大部分仍由人工完成。根据公司或组织的不同，这些步骤在细节上可能会有所不同，但基本步骤通常按照以下列表进行。

由于技术的不断发展以及数字化和自动化选项的不断增加，有一些方法可以使人工邮件处理更加高效，这也为贵公司带来了许多优势：

输入排序

邮件处理的第一步是人工分拣收到的邮件。员工根据某些内部标准对收到的信件、包裹或电子邮件进行分类。这些标准因公司而异，包括发件人、收件人、内容或紧急程度等。

优化机会 - 自动数据收集

技术，如 光学字符识别 (OCR) 能够自动从预先数字化的文件中提取信息，并将其传输到电子系统中。

优势

• 省时和实时处理自动数据采集：自动数据采集大大加快了入库分拣流程。OCR 可在几秒钟内从文件中捕获和提取信息，更准确地说，自动数据捕获是实时运行的。这意味着在收到邮件后，可以立即从处理过的邮件中对文件进行分拣，从而大大缩短了整个流程的处理时间。
• 一致性自动数据采集：自动数据采集可确保在邮件处理过程中始终如一地应用分拣规则。这样就能实现一致和标准化的分类，而不受工作量或个人主观解释的影响。
• 有效利用资源由于不再需要人工干预，输入分类的自动化使人力资源的使用更加高效。

点击此处了解更多相关信息 文件数字化 或 扫描邮件.

很高兴知道 - 可以提取笔迹

手写笔记的采集对许多公司和组织的 IT 系统提出了挑战。特别是在公共机构、医疗机构和金融机构，手写表格仍然是日常工作的主流。但以下技术几乎可以轻松捕捉手写内容并将其数字化：

• 本地智能字符识别
• 光学标记识别
• 智能键值提取

文件核实和转发

分类后，有必要检查收到的文件。这需要人工决定将哪些文件转交给哪些部门或人员。将机密信息交给正确的收件人是重中之重。详细了解文件检查的工作原理 这里.

优化机会 - 工作流程自动化

通过实施正确的工作流程自动化工具，可以根据预定义的规则自动将任务和文件转发给授权人员或部门。

优势

• 自动排定优先次序，加快决策速度优先排序规则：在自动工作流程中使用优先排序规则，可确保紧急文件自动排在 "队列 "的最前面。自动工作流程还能立即将收到的邮件文件发送给相关人员，从而加快决策速度。这最大限度地减少了人工路由可能造成的延误。
• 透明的流程自动工作流程使整个优化邮件处理领域的文件和任务状态透明化。责任方可轻松跟踪进度，从而确保不遗漏任何任务。
• 损失预防自动文件转发：自动文件转发可防止文件丢失或落入坏人之手。这一点在处理机密邮件时尤为重要。

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数据提取

在许多情况下，邮件处理部门的员工会从邮件系统中输入信息。 邮政文件 手工输入电子系统。这一步骤既费时又容易出错，尤其是在处理大量来信时。

优化机会 - 人工智能（AI）

像 Konfuzio 这样的高级人工智能模型可以理解文档和电子邮件的内容，就像我们人类一样。除了先进的人工智能，Konfuzio 还使用了 机器学习 和 深度学习 它可让您轻松地为业务流程的多层领域设置、定制和实施规则。

优势

• 减少误差人为错误在所难免，尤其是在手动输入数据时。基于人工智能的系统可以精确地工作并重现 萃取 这大大降低了出错的风险，有助于避免误差和潜在的负面影响。
• 可扩展性基于人工智能的数据提取：基于人工智能的数据提取可轻松扩展到大量文件，而无需成倍增加工作量。这使公司无需花费额外资源就能跟上不断增长的数据量。
• 降低成本虽然引入人工智能需要初始投资，但长期的数据提取自动化可通过提高效率、减少错误和优化劳动力使用来大幅节约成本。

进一步了解 来自 Konfuzio 的 AI 工作原理以及 智能数据提取 文件。Konfuzio 的应用领域远不止邮件处理。

归档

在获取相关信息后，随之而来的是文件的适当归档。这既包括实体存档，也包括数字存档。

优化机会 - 数字存档

A 数字档案馆 是实物文件管理的高效替代方案，是减少工作量的典范。

优势

• 节省空间、环保实物文件需要存储空间，这不仅增加了成本，还需要额外的资源来管理和组织。文件 数字文件管理 将大量纸质文件转换为电子文档，并安排将其存储在服务器或计算机中。 云.其结果是腾出了宝贵的空间，可用于其他用途。从长远来看，数字存档还有助于减少纸张消耗，这将对环境产生积极影响：减少纸张消耗意味着减少浪费和生产纸张所需的能源。
• 安全和数据保护限制访问权限是数字存档的标准配置，可保护敏感的邮政文件免遭未经授权的访问。现代存档解决方案通常提供单独加密和其他安全措施，以确保存储信息的保密性。
• 远程访问，提高生产力数字存档：数字存档允许授权用户从不同地点访问文件，无论他们是在办公室、旅途中还是在家庭办公室。这在远程工作或团队分布在不同地点时尤其有用。数字文件存档可快速、方便地访问存储的文件，并通过适当的元数据和搜索功能，在几秒钟内检索所有数字文件。在实体档案中进行繁琐的搜索已成为过去。

欲了解更多有关法定期限和 符合审计要求的存档 你在这里

文档验证 UI - 用于邮件处理的巧妙附加功能

借助 Konfuzio 文件验证用户界面 (=人工智能支持的文档验证），除了上述优化选项外，您还可以更轻松地实现操作流程自动化。通过内置的反馈功能，您可以进一步提高文件自动处理的效率，并将流程优化提升到更高的水平。此外，您的公司或组织还可以从以下方面获益：

• 选择性核查检查邮寄文件：检查邮寄文件，如有必要，在数据或信息发生变化时进行人工更正。
• 在使用中不断学习人工智能从人工修正中学习，并自动将其应用到下一份文档中。
• 为所有用户提供全面的工具组合功能：即使没有专业技术知识，您的员工也可以使用其他功能，如自动分隔、分类或旋转页面。

总结

人工处理邮件既耗时又需要大量资源。然而，技术的进步为企业和组织提供了多种不同的自动化选择。通过使用自动化解决方案，企业和组织不仅可以节省时间和金钱，还能提高邮件处理的准确性和效率。

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