重复性工作会耗费公司大量的时间和资源。因此，越来越多的公司将这些流程自动化也就不足为奇了。如果操作得当，它们可以节省时间、降低成本，并将更复杂、更有趣的任务分配给员工。理论就讲到这里。
但并非每个业务流程都能实现自动化。而且：只有当企业选择了正确的形式时，自动化才会有所帮助。不完全适合所选自动化形式的流程会产生后果。不能正常运行的自动化流程可能会造成错误、损害公司形象、使客户不满，甚至导致损失索赔。
因此，我们面临的挑战是为正确的自动化确定正确的流程。
我们将向您展示机器人流程自动化 (RPA)、提取、转换、加载 (ETL) 工具和传统的软件应用程序是无需人员即可创建工作流程的正确选择。
本文章以德语撰写，可自动翻译成其他语言并进行重读。我们欢迎您在文章末尾进行反馈。
哪些流程可以自动化
在详细介绍之前，让我们先弄清楚哪些流程从根本上适合自动化。一般来说，如果业务流程符合以下条件，企业就可以实现自动化
- 重复性、
- 基于规则和
- 易出错
是。此外，如果流程符合以下条件，就可以实现自动化
- 涉及人工操作步骤、
- 操作许多接口、
- 交货期长，而且
- 监管要求。
流程自动化 - 7 个实践案例
在实践中，企业实现了各种流程的自动化：
电子邮件过滤
自动分拣 电子邮件 根据关键字或发件人地址将信息分到不同的文件夹，以改进通信的优先级和组织。
客户服务中的聊天机器人
人工智能驱动的聊天机器人可以回答客户的常见问题，为客户提供支持并找出简单的解决方案，而无需人工干预。
自动报告
从数据库或软件应用程序生成报告或仪表板，以节省时间并尽量减少人为错误。
自动数据输入
从一个文件中提取信息并插入到另一个文件中，最大限度地减少更新数据时的人工干预。
电子商务库存管理
自动监控库存水平，在库存不足时自动重新下订单，避免出现瓶颈。
自动预约提醒
自动发送约会、会议或截止日期提醒，确保重要事件不被忽视。
自动化金融交易
设置定期自动转账或付款，按时支付账单，方便财务管理。
11 业务流程自动化的优势
流程自动化为企业带来了众多优势：
效率提高
自动化流程可减少人工干预、加快工作流程并最大限度地减少人为错误。
节省成本
减少人工操作可降低劳动力成本和错误率，从长远来看可降低成本。
可扩展性
自动化系统可轻松适应不断增长的需求，而无需投入大量资源。
一致性
自动化流程可确保执行一系列任务时的质量和一致性。
更快的反应时间
自动通知和警报可在出现问题时快速干预。
数据精度
自动数据收集和处理最大限度地减少了人工错误，提高了数据质量。
更好地遵守规定
自动化流程可确保始终如一地遵守法律和内部准则。
改进分析
通过自动数据收集，可以更深入地了解业务绩效和趋势。
客户满意度
更快的响应时间和一致的流程有助于提供更好的客户体验。
风险最小化
自动安全协议可防止潜在的安全威胁和数据丢失。
重新分配工作
员工可以专注于需要人类智慧的战略任务和增值活动，而日常工作则实现自动化。
流程自动化 - RPA 还是软件应用？
一般来说，如果流程是具有上述特征的标准化流程，企业就可以实现流程自动化。然而，这并不意味着机器人流程自动化总是正确的选择。那么，企业如何才能做出正确的决定呢？
基本上是这样：
当公司希望在屏幕界面上模仿人的操作，而通过传统软件开发来实现会耗费大量时间和宝贵资源时，RPA 解决方案就显得尤为合适。
有了 RPA，公司可以快速、轻松地创建工作流程。例如，许多工具都提供简单的图形元素拖放功能。对 IT 基础设施的调整很小。
然而，软件应用程序的功能特别强大。它们还可以轻松处理多个复杂流程和大量数据，而不会降低性能。RPA 也能做到这一点。不过，这需要多个机器人或具有复杂功能的 RPA 解决方案。 KI 有必要
如果不清楚某个流程的复杂程度，企业就应该评估两种解决方案的成本。不过，在市场瞬息万变的时代，RPA 往往是更好的解决方案。公司可以很容易地在短时间内对其进行维护和调整，从而确保长期的自动化业务流程。
流程自动化--RPA 还是 ETA？
ETL 工具使公司能够高效地合并数据。特别是当涉及多个技术接口时，ETL 工具被证明是快速而强大的。例如，在实际操作中，可以将数据从 SAP 系统传输到 数据仓库它拥有用于 BI 和报告的数据集市。
但是，如果企业主要是想在用户界面上模仿人类操作，从而实现人工流程自动化，那么 RPA 能更好地满足要求。这也适用于非结构化数据。为此，企业可以将 RPA 与人工智能方法或 机器学习 (ML) 连接。
业务流程自动化 - 经典用例
为了说明 RPA 与人工智能和 ML 之间可能存在的联系，我们来看一个经典的使用案例。 自动化 业务流程：
一家在线销售各种产品的电子商务公司面临着在提高运营效率的同时改善客户服务的挑战。很大一部分客户信件都是通过电子邮件发送的，包括订单确认、产品查询、有关送货和退货的问题。
为了实现这一过程的自动化，公司决定采取以下措施：
RPA 集成
首先，实施了一个 RPA 系统，该系统能够通过以下方式发送电子邮件 光学字符识别 (OCR) 技术，提取订单号、产品信息和交货日期等相关信息，并自动将其输入客户关系管理系统。该 RPA 系统实时进行数据录入，避免了人工干预可能造成的人工错误或延误。
人工智能支持
我们开发了一种基于人工智能的解决方案，用于优先处理最紧急的请求。人工智能分析了电子邮件的内容，以确定它们是否是关于紧急问题的请求，如交货延迟或产品缺陷。这使得客户服务团队能够更快地响应最重要的请求，提高客户满意度。
返回模式的机器学习
电子商务客户服务的另一个重要方面是退货。在这里，机器学习被用来识别退货原因的模式。该系统分析了大量历史数据，识别出退货的常见原因，如尺寸问题、质量缺陷或错误交付的产品。这使公司能够采取有针对性的措施，最大限度地减少这些问题，提高产品质量。
逐步实现流程自动化
业务流程的自动化--不管是通过 RPA、ETL 还是软件来实现--总是遵循类似的模式。通常，企业可以通过以下 12 个步骤实现流程自动化：
- 确定任务
首先，公司要确定现有流程中重复且耗时的任务。
- 适用性分析
然后，公司会检查这些确定的任务中哪些适合哪种类型的自动化。它考虑的标准包括任务发生的频率、可预测性以及各个步骤的标准化程度。
- 工具选择
特别重要的一步是：根据分析的任务，公司选择合适的自动化工具。这些工具可以是简单的 RPA 工作流程，也可以是复杂的人工智能和 ML 模型，还可以是专业平台和定制脚本。
- 工作流程的设计
下一步，公司将为自动化任务创建清晰的工作流程。它决定了哪些步骤应按顺序执行，以达到预期效果。
- 编程或配置
现在开始实际实施。公司根据设计的工作流程编写脚本或配置选定的工具。在流程中定义逻辑条件和操作。
- 数据整合
自动化通常需要访问相关数据源。公司确保自动化流程与这些数据源无缝连接，以确保有效的数据传输。
- 测试和故障排除
在全面实施自动化之前，公司会进行广泛的测试。这可以确保自动化流程达到预期效果。任何出现的错误都会被识别和纠正。
- 教育和培训
为确保平稳过渡，要对使用自动化流程的员工进行培训和教育。他们要学习新的工作流程，了解其工作原理以及如何与之互动。
- 安全检查
公司会检查敏感数据和系统是否受到保护，防止未经授权的访问，以及自动化系统是否存在安全漏洞。
- 连续实施
自动化是逐步引入的，以尽量减少对现有流程的影响。这样就能及早发现和解决潜在的干扰或问题。
- 监测和维护
实施后，公司会持续监控自动化流程。它检查自动化是否按预期运行，并进行定期维护，以防止性能下降或出错。
- 优化
最后，公司不断寻找优化自动化流程的方法。它分析数据和性能指标，以进一步提高效率和准确性，最大限度地提高自动化的附加值。
Konfuzio 作为 RPA 和 ETL 流程的强大人工智能工具
Konfuzio 软件为业务流程自动化提供了强大的解决方案。它使公司能够高效处理大量非结构化文本，如电子邮件、合同、报告和其他文档。
Konfuzio 如何实现数字流程自动化
Konfuzio 的核心功能是从文本中提取相关信息。在此过程中，它能自动识别关键术语、名称、日期和其他重要细节。这种提取精确可靠，是进一步处理的基础。
此外，该软件还可将分析后的文件归入预定义的类别。这样，公司就可以对信息进行快速和有针对性的分类。这不仅有利于随后搜索特定文件，还能更好地构建整个数据量。
此外，Konfuzio 还能识别分析数据中的相关性。
该软件可以发现人工分析可能难以发现的信息之间的模式和联系。
这样可以更深入地了解数据，并支持 健全的决策过程.
总之，Konfuzio 可帮助企业优化流程，节省时间和资源，同时提高决策基础的质量。因此，该软件对提高企业的效率和竞争力大有裨益。
常见问题
公司应实现流程自动化，以提高运营效率。自动化可以节省时间，减少出错率，从而降低成本。此外，员工可以专注于更复杂的任务。更快的服务让客户受益。因此，公司的工作效率更高，创新性更强。从而提高竞争力。
企业可以将各种流程自动化，包括数据处理、客户沟通、库存管理、会计、发票开具、预约提醒和生产监控。这种自动化提高了效率，减少了错误，节省了宝贵的时间和资源。
当需要优化重复性工作时，基于人工智能的业务流程自动化就显得尤为重要。特别是在数据量大或决策复杂的领域，人工智能更能显示其优势。需要节省时间和减少错误的流程可以从这项技术中受益。人工智能还能帮助分析数据中的模式并做出准确预测。最终，它能让公司更有效地利用资源，提高整体绩效。
