自动化软件--提高工作流程的效率

早在 2020 年,全球 78% 的公司将使用机器人流程自动化(Robotic Process Automation)等解决方案来实现业务和管理流程的自动化。德勤公司的研究).如今,这个数字可能要高得多。自动化并不局限于单一领域,而是涵盖了所有业务环节,从市场营销和客户服务到会计、人力资源、项目管理和销售。各行各业都是如此:例如,在医疗保健、金融和物流领域都可以找到自动化软件。

公司主要依靠自动识别收到的文件和信息(例如,在公司内部)来提高效率。Statista / 2023).我们将向您介绍哪些其他解决方案可用于自动化,以及企业如何从中获益。此外:我们还提供了市场上成熟供应商的概况。

自动化软件 - 定义

自动化软件定义

自动化软件指的是公司用来将各个领域重复性的、耗时的任务自动化的专业应用软件。软件的目的是最大限度地减少人工干预,提高工作流程的效率。在此过程中,带有预定义规则的算法和脚本可独立执行重复性任务。

实际上,自动化软件可以执行多种任务,如自动数据处理和分析、任务调度、文件传输和同步、报告生成和系统监控。

这些活动的自动化可以最大限度地减少人为错误,确保结果的一致性,更好地利用资源并降低成本。

自动化软件的应用范围非常广泛,包括制造、医疗保健、物流、金融和信息技术等领域。

自动化软件的优势

在实践中,企业就是这样从自动化软件解决方案中获益的:

益处说明
克服技术工人短缺问题IT 资源稀缺。因此,利用自动化软件,企业可以规避技术工人短缺的问题。
效率提高例如,适用于 Windows、Mac 和 Linux 的自动化工具可加快工作流程,从而缩短总体工作时间。这使公司更加高效。
降低成本自动化流程可减少人工操作步骤,从而减少公司需要部署的员工人数。这就降低了人事成本。
减少误差自动化最大程度地减少了重复性工作中的人为错误,提高了准确性并降低了返工风险。
可扩展性自动化流程可轻松适应不断变化的工作量。因此,公司可以轻松应对突然增加的需求。 
一致性自动化流程可提高服务质量,最大限度地减少偏差,从而确保结果的一致性。
更快的反应时间自动通知可对事件做出快速反应,无需人工监控。
更好地利用资源自动化软件只有在特定条件下才会启动,从而优化资源的使用。 
改进数据管理自动化软件工具可自动采集、处理和存储数据。这可以提高数据质量和完整性,为做出更好的决策奠定基础。
提高员工积极性自动化软件应用程序将员工从单调的工作中解放出来,使他们能够专注于要求更高的活动。这将提高他们的满意度。
实时洞察自动化软件提供实时数据,可根据最新信息做出明智决策。

自动化软件 - 应用领域

迄今为止,企业主要使用营销自动化工具。实际上,它们可以使用 自动化 然而,我们几乎可以在所有业务领域提高流程的效率:

客户服务

聊天机器人等自动化软件工具可以用自然语言与客户互动。它们可以回答常见问题,帮助客户浏览网站并解决基本问题。例如,一家在线零售商在其网站上集成了一个聊天机器人。聊天机器人 机器人 可以回答有关产品、交货时间和退货条件的问题,从而减少客户的等待时间,加快转化速度。

会计和财务

自动会计软件可以自动生成发票、对交易进行分类并生成财务活动报告。它还可以发送付款提醒和设置定期付款。例如,公司可以设置 人工智能会计软件 向客户发送月度发票,监控收到的付款,并在付款逾期时自动发送提醒。

库存管理

自动化库存管理系统可以实时监控库存水平。当产品库存不足时,系统会发出警报,并自动生成补货订单。零售商可以使用该软件,在库存低于某一阈值时自动向供应商发出新订单,从而确保热门产品永不售罄。

市场营销

营销自动化软件的使用使公司能够跨渠道规划和执行营销活动。例如,这可以包括电子邮件营销、社交媒体帖子、数字广告和客户旅程的其他支柱。例如,电子商务网站会自动向购物车中剩余商品的客户发送个性化电子邮件,鼓励他们完成购买。

人力资源部门

人力资源自动化软件可以简化申请流程,集中管理员工数据,并自动执行时间跟踪和请假等行政任务。公司可以利用该软件筛选申请表,自动生成雇佣合同,并为员工提供一个申请休假和跟踪工时的平台。

数据处理

自动数据处理系统可以处理大量的 结构化和非结构化数据 分析、确定模式和趋势,并自动生成报告。金融公司可利用此类系统分析历史财务数据,并为未来的投资决策做出预测。

分布情况

自动化销售软件可为销售人员提供销售线索、发送跟进电子邮件并跟踪销售活动,从而为销售流程提供支持。例如,销售平台可自动向对产品感兴趣的潜在客户发送电子邮件,以便在销售过程中进一步跟进。

项目管理

自动化项目管理工具可以自动分配任务、跟踪进度并发送截止日期和里程碑提醒。团队可以利用这样的平台设定项目目标,向团队成员委派任务,并在需要完成任务时自动接收通知。

自动化软件用例

自动化软件 - 使用案例

为了说明自动化软件在公司日常生活中可以承担的任务,让我们来看一个经典的使用案例:

律师事务所的合同自动审查

一家成熟的律师事务所要为客户处理大量合同。对这些合同进行人工审核和评估既耗时又容易出错,还有可能忽略重要条款或截止日期。

解决方案

该公司实施基于人工智能的自动化软件,专门从事合同文件的自动分析。

它是如何工作的

该软件经过大量法律模板和术语数据库的培训。提交新合同时,软件会自动分析文本内容,并识别相关条款、期限、条件和其他重要信息。

优势

自动化软件的功能为公司带来了以下优势:

高效的合同审查

自动化软件可对合同文件进行快速、精确的分析。这大大加快了审查过程。

避免错误

由于该软件基于人工智能,因此可以减少人为错误源,确保评估的一致性和准确性。

关注战略任务

人工合同审查通常需要大量的时间和资源。自动化软件大大减少了所需时间,使律师能够专注于战略性任务。

预警

该软件可自动检测合同中的截止日期和重要日期,并及时通知律师,以避免延误。

更好的决策依据

自动分析可识别合同数据中的模式和趋势,帮助律师提出明智的法律建议。

实施情况

自动化软件与公司现有的文件管理平台相集成。律师将接受如何有效使用该软件的培训,以达到最佳效果。

结果

通过实施自动化软件,律师事务所可以 提高合同审计效率这样可以最大限度地减少错误,提供更高质量的法律建议。这将优化律师资源的使用,提高工作效率,并最终提高客户满意度。

自动化软件供应商

自动化软件 - 10 家主要供应商

企业可以在市场上找到各种各样的自动化软件解决方案。哪一个才是正确的,取决于行业和对自动化的确切需求。以下 10 家供应商已开发出许多公司都依赖的软件:

UiPath

UiPath 是全球领先的 机器人流程自动化 (RPA)。该平台通过使用软件机器人来模拟人类与应用程序的交互,从而实现重复性任务的自动化。UiPath Studio "是一个可视化开发环境,用户无需丰富的编程知识即可创建自动化工作流。这些工作流可以连接到各种业务应用程序,从 ERP 系统到 CRM 平台。 

自动化无处不在

Automation Anywhere 提供可扩展的机器人流程自动化解决方案,帮助企业实现各种业务流程的自动化。其核心要素是 "机器人商店",这是一个针对频繁发生的任务的现成自动化机器人集合。该平台无缝集成了云服务和企业应用程序,使流程更加高效。 

蓝色棱镜

Blue Prism 以实现流程自动化的数字劳动力而闻名。流程工作室(Process Studio)是实现流程可视化创建的重要工具。该平台可与客户关系管理系统、数据库和其他企业应用程序集成。 

Pega 系统

Pega Systems 为以客户为中心的流程提供智能自动化解决方案。其中一个显著特点是决策策略管理器,它可以根据实时数据自动调整业务决策。该平台可与客户服务平台和分析工具无缝集成。 

Microsoft Power Automate

Microsoft Power Automate 可在 Microsoft 生态系统内轻松实现自动化。该平台提供 "流",即促进数据传输和通知的自动化工作流。例如,Power Automate 与 Office 365 和 SharePoint 无缝集成,促进了流程自动化。 

工作融合

WorkFusion 以人工智能为动力,为数据密集型流程提供自动化功能。认知自动化 "使用人工智能进行数据提取和决策制定。该平台与数据源和分析工具集成。 

Kofax

Kofax 为文档处理和工作流程优化提供自动化解决方案。该平台可与 ECM 系统和云服务集成。"TotalAgility "是一项关键功能,它为流程提供可视化设计器,具有灵活性和可扩展性。

Appian

Appian 提供低门槛自动化和业务流程管理。Appian Designer "是一个 低代码环境 用于创建应用程序和自动化流程。与 CRM、ERP 和其他企业应用程序的集成使该平台成为流程自动化的强大工具。 

Nintex

Nintex 可通过自己的工作流引擎实现复杂工作流的自动化。除其他外,客户可以使用自定义表单进行数据收集和处理,也可以使用低代码解决方案。通过与 SharePoint 和 Salesforce 的集成,Nintex 为流程自动化提供了广泛的应用。 

Konfuzio

Konfuzio 是一款专门用于自动进行文本分析和处理的自动化软件。利用人工智能,Konfuzio 可帮助公司从大量非结构化文本数据中有效提取信息。为此,该平台具有机器学习和先进的自然语言处理功能。

因此,企业可以自动对文本进行分析和分类,并提取相关信息。

Konfuzio 提供了一个用户友好型开发环境,用户无需深厚的技术知识即可创建和定制文本分析工作流。这些工作流可用于多种用例--从处理客户反馈到自动法律文件审查。该平台可与现有企业系统无缝集成,并提供内部部署和基于云的部署选项。

提供商主要特点和功能整合部署最重要的功能
UiPath实现高效任务自动化的 RPA企业资源规划、客户关系管理平台等。SaaS 和内部部署无需编程知识即可为自动化工作流程提供可视化设计环境。
自动化无处不在针对不同业务流程的可扩展 RPA 解决方案云服务、应用程序SaaS 和内部部署适用于常见任务的现成自动化机器人集。
蓝色棱镜流程自动化的数字化员工队伍客户关系管理系统、数据库等。主要是内部部署创建流程和逻辑的可视化环境
Pega 系统以客户为中心的智能自动化流程客户服务平台SaaS 和内部部署根据实时数据自动调整业务决策。
Microsoft Power Automate微软生态系统中的低阈值自动化Office 365、SharePoint 等。SaaS数据传输和通知的自动化工作流程。
工作融合人工智能支持的数据密集型流程自动化数据来源、分析工具SaaS 和内部部署利用人工智能进行数据提取和决策制定。
Kofax文件处理自动化和工作流程优化企业内容管理系统、云服务SaaS 和内部部署可视化设计器,用于创建灵活、可扩展的流程。
Appian低门槛自动化和业务流程管理客户关系管理(CRM)、机构资源规划(ERP)等。SaaS创建应用程序和流程的低代码环境。
Nintex工作流程自动化和流程优化SharePoint、Salesforce 等。SaaS 和内部部署创建用于数据收集和处理的自定义表单。
Konfuzio文本分析和处理自动化ERP、ITSM 工具等。SaaS 和内部部署用于自动文档管理的自学习和可训练人工智能

常见问题

什么是自动化软件解决方案?

自动化软件解决方案是实现任务和流程自动化的程序。它们可以在无需人工干预的情况下执行重复性任务。通过设置规则、操作和触发器,软件可以连接不同的应用程序和系统,并在它们之间传输数据。这可以提高效率、减少错误并节省时间。公司使用自动化软件来简化工作流程,尽量减少重复操作中的人工干预。

企业如何从自动化软件中获益?

公司通过提高效率从自动化软件中获益。为此,软件可自动执行重复性任务,从而节省时间。这样,员工就可以专注于创造力和战略任务。此外,由于软件工作精确,出错率也会降低。而且:由于所需的工作时间减少,成本也随之降低。

有哪些自动化软件供应商?

自动化软件供应商包括专门从事文档自动化的 Konfuzio。该软件能从文本中提取有价值的信息,提高数据质量,实现高效的流程自动化。UiPath 则专注于机器人流程自动化 (RPA),通过软件机器人实现重复性任务的自动化。另一家供应商是 Zapier,它专门从事网络应用程序的集成。该软件可连接不同的应用程序并自动传输数据,从而实现工作流程的无缝连接。

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