E-Post - 利用人工智能实现收信解决方案自动化

E-Post 是一种标准化和可配置的来信解决方案,越来越多的公司正在采用这种解决方案。中小型企业尤其喜欢混合信件派送,这并不奇怪:没有人再需要担心印刷、信封和邮资。这一过程由 E-Post 派送提供商负责。

但内部邮件处理中心的外包增加了服务提供商的工作量。扫描中心对邮政文件进行数字化处理的工作量不断增加,文件分类工作也耗费了大量时间。解决方案:实现电子邮政信件相关流程的自动化。

Konfuzio 提供多种服务选项,可为您的电子邮政处理提供支持。请随时通过 联系表格获取更多信息。

电子海报 - 一般定义

电子邮箱,也称 "EP Post "或 "e-letter",可以以数字形式发送信件、文件和信息。与传统的电子邮件不同,电子邮政服务提供了一个安全保密的通信平台,用户可以通过受保护的电子格式收发文件。先进的加密技术可确保传输信息的保密性。电子邮政服务包括实物的安全保管,直至提供商按月交付。

电子邮政与电子邮政扫描的区别

提示 为简单起见,下文中我们将继续把电子邮政作为一个统称。

电子职位定义

什么是 "电子职位"?

严格来说,"e-Post "是由知名邮件服务提供商提供的一种电子邮件服务。通过这项服务,用户可以发送、接收和管理数字信件。它本质上是一种安全且合法有效的电子邮件服务。

什么是 "电子邮资扫描"?

另一方面,"E-Postscan "服务是指以数字形式接收纸质邮件的可能性。这项服务包括将实物邮件转发到邮购提供商的数字化站。邮件在那里被打开、扫描并以数字形式提供给客户。

电子邮政如何运作?

  1. 步骤:订购电子邮寄扫描件
  2. 步骤:扫描中心每日扫描日常邮件
  3. 步骤:在线阅读数字化邮件
  4. 步骤:每月接收原始邮件

电子邮政标准服务

电子邮件提供商致力于为电子文件交换提供一个无缝、安全的平台。这些供应商使用户能够快速、安全地发送数字文件、合同、发票和其他形式的通信。

供应商在电子邮政领域提供的标准服务包括

将物品送入数字化工作站扫描:服务提供商将不同形式和变化的实物带到扫描中心,开始将其转换为数字格式的过程。

整理和归还不可扫描的物品由于各种原因(如难以辨认、个人特征或保密性)而不适合扫描的邮件,将由电子邮政服务提供商进行分类,并在未拆封的情况下退还给寄件人。

根据某些领域的黑名单标准进行分类同样,作为其服务的一部分,电子邮政提供商使用适用于特定区域的预定义黑名单标准对所有项目进行分类。这样可以确保没有不需要的内容或文件被数字化。

工艺分离文件:托运货物中的文件相互分离,以便对每个单元进行精确和准确的数字化。

扫描电子邮政服务提供商采用最先进的技术对物品进行扫描,以确保数字化文件的高质量和准确性。

准备数据格式的传输电子邮政:电子邮政提供商采集数据,将数字化文件转换成合适的数据格式,然后准备交换。

通过电子邮件或 SFTP 提供数据电子邮政:发送提供商通过电子邮件或安全文件传输协议(SFTP)提供经处理的电子邮政数据和文件,以确保安全、高效地访问数字内容。

定期报告一天结束时,客户会收到一份报告,说明是否收到了托运货物。月度报告也是如此,其中包含有关计费月份数字化托运货物的数量和价格项目的附加信息。

电子邮政的优缺点

电子邮政具有许多优势,使其成为传统实体邮件的一种有吸引力的替代方式。然而,改用电子邮件也充满了挑战:

电子邮政的优势N电子邮件的八大特点
环保:减少纸张消耗。安全问题:电子数据更容易受到网络攻击。
快速交付:立即发货。依赖技术:干扰可能会影响访问。
节约成本:降低邮费。有限的可访问性:并非每个人都能获得必要的技术。这必须首先申请和设置。
节省空间:无需物理存储。法律承认:电子文档可能缺乏法律约束力。
搜索功能:轻松检索电子邮件。改变习惯:有些人喜欢旧习俗中的实体文件。
灵活性:可随时随地访问。可靠性有限:电子邮件可能会进入垃圾邮件过滤器。
通过访问授权快速交换文件:通过发布工作流程确保安全。技术障碍:并非每个人都熟悉处理电子邮件。

电子邮递价格

私人客户

根据邮件数量的多少,电子邮政服务为个人提供了替代实物邮件的低成本服务。一家知名供应商(Postscan)以订阅方式提供这项服务。在使用的第一个月,您只需支付 14.99 欧元(含安装费)即可享受电子邮政的好处。从使用的第二个月起,也可以每月 14.99 欧元的价格订购(截至 2023 年 7 月)。

该套餐包括持续提供扫描的信件邮件项目、符合数据保护标准的存储以及向分支机构交付原件。

有关个人新邮政扫描的更多信息,请联系 这里.

主要客户

根据应用领域、邮件数量和收费标准的不同,商业用途的价格也大相径庭。同一供应商的标准资费(见私人客户)起价为每封黑白标准信件 71 欧分,不含每月统一线路费和服务费。与 250+ 收费标准相比,价格保持不变,外加每月 14.95 欧元的统一费率(截至 2023 年 7 月)。

可以进行升级和增加服务内容,如国际运输、增加运输次数等。主要客户的详细价格表及相关服务说明可在以下网址找到 这里.

将电子邮政服务与 Konfuzio 结合起来,实现流程自动化

以下应用示例确切说明了使用 Konfuzio 优化工艺的效果:

E-Post 利用 AI 使用案例实现收件邮件解决方案的自动化

自动分割文件

在文档自动化方面,一个经常被忽视但颇具挑战性的问题是文档拆分。文件拆分可自动将一批文件分割成有意义的单个文件,并将其分配到相应的文件类别中。在电子邮政提供商的传统扫描流程中,这一步骤通常仍由人工完成。

因此,这种流程优化的目的是在没有人工干预的情况下扫描整个托运货物,并在智能算法的帮助下自动分割货物。这就是 人工智能 (Konfuzio 的人工智能(AI)开始发挥作用。

电子邮递文件的自动编排是如何进行的?

从本质上讲,先进的技术是以人类的方法为蓝本的:电子邮件的每一页都会被翻阅,以便找到 种类 以及是否与前一页相关--或是否适用新的类别。如果有必要,还可以检查页码(如果有说明的话)。在以人工智能为基础的分类程序中,这一过程通过一系列算法进行整合,从而实现文件拆分过程的完全自动化。

自动分割文件的优势

节省时间: 自动化消除了人工分割扫描的需要。员工可以将注意力集中在其他重要任务上,而人工智能软件则会自动对电子邮件进行捕获和分类。

可扩展性。 自动文件分割功能使电子邮政提供商能够在不增加额外人力或机器资源的情况下跟上不断增长的订单量。

通过自动化工作流程实现从订单输入到扣款的全过程

通过使用 Konfuzio,可以在人工智能支持解决方案的帮助下,自动并高效地设计所有流程,以控制接收的电子邮政和处理文件。Konfuzio 提供的平台可自动分析和提取数字化邮件中的数据。

如何提高这些 工作流程 增加?

采集和导入:通过手动或与其他系统或界面集成的方式,将数字化托运文件从 E-Post 账户上传到系统中。

自动分类Konfuzio 的人工智能算法可分析收到的文件,并自动将其分为不同类别,如发票、合同、提醒或订单确认。该程序类似于自动文件分割,包括 机器学习 (ML).

数据提取Konfuzio 的人工智能模型可识别文档中的相关信息,如发票号码、金额或合同条款,无需人工干预。这些数据会被自动提取、结构化并最终以验证的方式存储。

自动进一步处理提取和验证的数据可自动集成到其他系统或工作流程中,例如转发给其他部门,而无需购买额外的存档软件。Konfuzio 的软件可以轻松集成到现有程序中。了解Konfuzio人工智能的具体工作原理 这里.

监测和报告Konfuzio 可对工作流程进行监控,以发现瓶颈、错过期限或偏差。一旦订单被采集并分配给相应的部门,人工智能软件就会通过自动通知或订单状态更新等方式为流程的其余部分提供支持。除 e-Post 报告外,人工智能支持的技术还提供了更全面的报告功能,可深入了解自动化工作流程。

自动化工作流程的优势

减少误差人工智能软件操作准确,可避免人工操作过程中可能出现的人为错误。这大大降低了错误率,从而提高了工作流程的质量。

获取知识收集的信息和自动生成的报告可帮助您进行分析,让您对公司的现状有可靠的了解。

Konfuzio 还能使贵公司通过以下方式快速、高效地优化电子邮政流程的工作流程 自动订单输入.

联系我们 随时与我们的专家取得联系。

总结

随着数字化进程的推进,私人和商业通信也发生了变化。电子邮件和即时信息正在影响着信息交流,同时也影响着邮政投递等传统服务。电子邮政已成为传统实体邮件的一种高效、环保的替代方式。邮件提供商的电子邮件服务不仅提高了效率,还有助于减少对环境的影响。

通过改用电子邮政和电子邮件,节省时间、资源和资金 自动化流程 改变。

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