海关文件自动化

通过海关文件自动化优化清关流程

夏洛特-戈兹

报关行和清关公司是跨国货物运输方面的专家,他们能够确保在清关过程中满足所有海关法规和要求。但是,全球贸易的增长也带来了海关文件数量的不断增加。必须对增加的订单进行管理,而海关文件自动化在其中发挥着重要作用。

在这篇博文中,我们将探讨清关行业的业务效率,仔细研究海关单证自动化对清关流程的影响,并强调使用以下尖端技术所带来的机遇 光学字符识别 (OCR)、 机器学习 (ML) 和 人工智能 (AI) 开放。

最重要的事实简介

  • 清关公司和代理机构在国际贸易和物流中发挥着至关重要的作用,特别是考虑到全球贸易量的不断增长及其服务的多样性。
  • 清关公司和报关行的职责范围包括为整个清关过程提供支持并确保安全处理的服务。
  • 清关流程涉及多个步骤,可通过 Konfuzio 的定制解决方案快速高效地优化这些步骤。
  • 海关单证自动化为加快通关流程、减少人为错误和提高效率提供了机会。

清关公司的服务

报关行和清关服务在国际贸易和物流中发挥着至关重要的作用。尽管熟练工人短缺,但他们仍面临着日益严峻的挑战,要跟上全球不断增长的订单量和广泛的业务活动。报关公司的一些重要任务包括

海关清关

清关公司专门代表客户办理必要的海关手续。这包括向海关当局申报货物和满足所有法律要求。

进口清关

对于从国外进口货物的公司来说,清关公司负责计算和支付应缴的进口关税和税款,从而使货物快速顺利地到达目的地国家。

出口清关

出口还需要办理海关手续。清关公司协助办理出口文件,并负责确保货物合法离开原产国。

海关关税建议

清关公司是海关关税和分类方面的专家。他们帮助客户确定货物的正确关税,并确保适用正确的关税税率。

合规和海关咨询

海关法规错综复杂,变化频繁。清关公司提供咨询服务,确保客户遵守现行法律法规。这有助于避免处罚和延误。

文件展览

清关公司负责准备和核查清关所需的所有文件,包括商业发票、 货运文件 和海关申报。

临时进出口

对于临时进口或出口,清关公司提供临时清关服务,这意味着清关公司的客户无需支付长期关税。

特殊海关程序

清关公司能够帮助公司使用特殊海关程序,如进料加工、出料加工和免税仓储,以最大限度地降低成本,优化整体清关流程。

存储和配送

一些清关公司还提供仓储和配送服务,为客户的供应链提供支持。

技术解决方案

报关公司通常投资于现代信息技术系统,并 软件以自动化和全面加快清关流程。这样,客户就可以高效地交换数据,更好地跟踪货物。

清关步骤

总体而言,报关公司和报关代理公司通过各种服务提供支持,使拥有需要清关的货物的公司能够管理复杂的清关流程,准确无误地遵守海关法规。

然而,为了使国际贸易继续蓬勃发展,报关公司不应满足于现状,而应像任何以成功为导向的行业一样,不断监测各个工作步骤,以便持续改进并进行必要的调整。

海关文件自动化

流程结构 - 清关实例

清关,也称清关流程或海关清关,包括一系列工作步骤,由清关公司和代理公司在接到订单后执行。该流程的目的是使货物合法通过国境。典型清关流程的各个步骤包括:

准备货物

在这一步骤中,要收集有关待清关货物的所有必要文件和信息。其中包括商业发票、货运单据、原产地证书、关税编码和其他相关文件。

示例

一家从中国进口电子设备的进口商聘请了一家清关公司处理其货物的所有清关事宜。该公司随后会收集供应商的商业发票、货运代理的托运单、货物的原产地证书和相应的 HS 编码,以便进行分类。

关税和分类

商品使用协调制度(HS)编码进行分类。这些代码决定了适用于货物的关税税率和规则。正确的关税分类对于确定正确的关税税率至关重要。

示例

电子设备根据其协调制度编码分类。这些设备的 HS 编码为 8517.12.00,是某些类型移动电话的示例。

海关价值计算

货物的海关价值根据商业发票确定。该价值是计算进口关税的基础。

示例

商业发票显示设备总价值为 10 000 美元。该价值是计算进口关税的基础。

提交报关单

报关单是提交给海关当局的正式文件。它包含货物的所有相关信息,包括分类、原产地、数量、价值和预期用途。报关单以纸质或电子形式提交给海关当局。

示例

受委托的清关公司作为进口商的代表向主管海关当局提交包含移动电话所有相关信息的报关单。这通常通过电子海关门户网站在线完成。

支付进口关税

提交报关单后,将计算应缴纳的进口关税和税款。签约的清关公司负责支付这些款项,并通常通过直接向海关当局付款的方式代进口商支付。

示例

提交报关单后,海关当局应计算 进口关税例如,价值 10,000 美元的进口税为 5 %,相当于 500 美元。进口商向报关公司支付这笔款项,然后报关公司将这笔款项转交给海关当局(反之亦然,视合同而定)。

评论

海关当局审查提交的报关单和随附文件,以确保其符合适用的法律法规。这可能包括对货物进行实物检查。

示例

海关当局检查提交的报关单和随附文件是否符合适用的法律法规。对设备进行实物检查。

货物放行

在顺利通过检查并缴纳所需关税后,货物即可放行。现在,这些货物可以越过边境,进口到目的地国家。

示例

在成功测试并支付所需关税后,移动电话将被放行。现在,这些手机被进口到目的地国家并投放市场。

会计和记录

与清关过程有关的所有文件和记录都要认真保存。这是为了确保符合海关规定和可追溯性。

示例

指定清关公司应代替进口商认真保存清关记录,包括报关单和付款凭单,以确保符合海关规定。

文件归档

相关海关文件和记录必须存档一段时间,以便能够可靠地回答海关当局的任何询问,并遵守法定保留期限。

示例

所有相关的海关文件和记录都会在规定期限内(通常为数年 -> 点击此处了解更多有关法律保留期限的信息)存档。

合规和监测

海关条例要求不断遵守和考虑海关条例的变化。这是持续流程监控的一个重要部分,并可能意味着要对员工进行定期培训。

示例

清关公司持续监督海关法规的遵守情况,并随时向员工通报法规的任何变化,以确保他们始终按照现行法规行事。

利用 Konfuzio 实现海关文件自动化

在我们深入了解清关流程的各个步骤之后,优化的潜力就显而易见了。在这一点上,海关文件的自动化可以借助 最先进的技术 Konfuzio 可加快单证处理流程并提高数据提取的准确性:通过 Konfuzio 实现自动化的创新方法,从而从根本上改变海关单证的处理方式。

使用案例 - 工业和物流领域的海关单证处理

海关文件自动化

通过一个应用实例,我们重点介绍了为工业和物流业的一家报关代理公司处理大量报关文件的情况。这些文件对于准备不同国家的报关单至关重要。

到目前为止,这些文件要么通过电子邮件发送给海关人员,要么亲自送到海关。这种方法既费时,又容易出错,还需要人工输入和核实海关文件中的信息。

利用 Konfuzio 实现海关文件自动化

Konfuzio 在这一使用案例中发挥了至关重要的作用,实现了海关文件处理的自动化和加速。通过逐步说明,我们可以了解 Konfuzio 在此应用场景中的高效应用:

文件采集

Konfuzio 无需人工干预即可监控收到的电子邮件,并自动捕获包含海关文件的附件。此外,还可将软件设置为数字化,随后捕获到达办事处的实体文件。

文件分类

Konfuzio 可自动对采集和数字化的文件进行分类,并分析它们是发票、报关单还是其他文件类型。这需要使用预定义的规则和标准。该系统 正确分类 这对控制进一步加工至关重要。

信息提取

智能自动化流程的核心是 提取相关信息 从文件中提取数据。Konfuzio 能够通过使用不同的技术从海关文件中智能提取文本、手写内容和相关数据,这些技术包括

  • 发票号码
  • 发票日期
  • 货币
  • 套餐总数
  • 总净重
  • 总毛重
  • 过境代码
  • 卡车编号
  • 拖车编号
  • 出发国家
  • 采购单/订单号
  • 发票总金额
  • 增值税额
  • 项目编号
  • 文章描述
  • 原籍国
  • 偏好(是/否,在发票上另列一栏标注)
  • 数量
  • 净重
  • 毛重
  • 套餐
  • 统一编码1
  • HS 编码2
海关文件 清关流程 自动化
任何海关文件的样本

等等。这些都是在机器学习(ML)和人工智能(AI)的基础上实现的。

验证和测试

然后对提取的信息进行验证和检查,以确保准确性。这一步骤也是全自动的,将提取的数据与预期值和模式进行匹配。如果出现差异,系统会向相关人员发送通知,以便他们进行人工更正。

数据导出和集成

提取和验证的数据可以集成到报关系统或其他公司系统中。Konfuzio 可以将数据整合到以下系统中 所需格式 导出,并纳入 工作流程 将被整合的海关代理

使用 Konfuzio 自动处理海关文件的优势

Konfuzio 的实施为工业和商业领域的公司带来了众多优势,包括 物流部门海关单证自动化的主要优势以下是海关单证自动化带来的一些主要好处:

  • 节省时间通过实现单证处理流程自动化,海关服务提供商可以节省时间和人力资源。Konfuzio 可在最短时间内捕获单证并进行分类,自动提取和验证信息,从而加快整体通关速度。
  • 减少错误人工数据录入:人工数据录入容易出错。Konfuzio 可以准确无误地工作,减少在海关单证处理过程中可能造成严重后果的人为错误。
  • 可扩展性Konfuzio 可根据报关行的具体要求进行调整,并可根据订单量轻松进行双向扩展(向上和向下)。这确保了订单的持续处理,而不会耽误任何时间。
  • 降低成本自动化:从长远来看,自动化可减少实物需求,从而降低劳动力成本。它还降低了可能导致代价高昂的返工的错误率。
  • 更快做出决策通过快速提取和验证信息,报关员和清关公司可以及时做出明智的决定,迅速准备报关单,进而优化整个供应链。
  • 合规性和准确性Konfuzio:Konfuzio 可确保正确记录所有相关信息,从而确保符合海关规定,并完全避免潜在的处罚或延误。

结论--海关文件自动化是通关的未来

Konfuzio 为以下应用提供了强大的解决方案 自动化 Konfuzio 是一种海关单证处理系统,彻底改变了海关和物流企业的整个单证处理流程。实施 Konfuzio 后,报关公司和报关代理可以加快单证处理流程,提高数据提取的准确性,减少人工输入信息的次数。这将提高海关处理效率,大大节省时间和成本。

贵公司也需要处理大量海关文件吗?Konfuzio 就是您一直在寻找的解决方案。优化您的业务流程,即使在订单量不断增加的情况下也能保持竞争力。

我们的专家将为您提供详细建议,让您了解使用 Konfuzio 可以在贵公司取得哪些成果。请给我们留言。

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