OCR:软件供应商如何分析法律文件

税务顾问、律师和公证人的日常生活主要是(数字)文书工作。最重要的是,他们必须收集和评估数据并创建文件。为了简化这一过程,许多律师事务所都依靠软件来自动创建法律文件。

这样做的问题是,这些(数字)文件通常需要花费大量精力才能进行搜索和分析。这意味着律师事务所节省了创建文件的时间。然而,最大的时间仍然花在处理、分析和评估文件上。

不过,为律师事务所自动创建法律文件的软件供应商可以在这方面更进一步。有了所谓的光学字符识别技术(OCR),就可以搜索租赁协议、医疗委托书或贷款协议等法律文件,自动从中收集信息并对其进行评估。我们将向您展示哪些法律文件的软件提供商可以集成 OCR 功能,以及他们如何获得显著的竞争优势。

OCR 的法律文件功能

OCR 功能

OCR 软件供应商不仅可以为客户节省创建文档的时间,还可以节省处理、分析和评估的时间。OCR 带来了这些功能:

自动数据采集

通过 OCR,律师事务所可以从任何形式的文件中提取数据。这些数据可以是客户详情、金额和段落等信息。然后,OCR 可以根据自选要求处理这些数据,并将其传输到其他系统。

文件文本识别

法律文件并不总是来自数字源。因此,OCR 也可以从扫描件和照片中读取和处理信息。例如,如果律师事务所有一份手写合同,他们只需通过 OCR 将其数字化,然后根据需要进行处理即可。

文件分类和排序

通过 OCR,公司可以自动对法律文件进行分类。这样,他们就可以将每份法律文件分类到正确的工作流程中。

数字化和存档

律师事务所可以通过 OCR 将实体法律文件数字化,然后存档。这样可以节省空间,使归档更加安全,并方便所有员工随时查阅。

翻译和使用多种语言

特别是对于活跃在国际舞台上的律师事务所来说,能够以同等水平处理其他语言的法律文件是不可或缺的。先进的 OCR 技术可以轻松地将法律文件翻译成 100 多种语言。

对于哪些法律文件,律师事务所可以使用 OCR 

律师事务所可以使用 OCR 处理所有法律领域的法律文件。这些文件包括

房地产法

以房地产法为例,律师事务所可以使用 OCR 处理、分析和评估以下文件:

  • 土地登记摘要:该文件提供有关所有权、抵押权、土地费用和其他财产负担的信息。房地产法方面的律师在进行交易之前会使用土地登记摘要来检查房产的法律地位。
  • 租约:这是房东和租户之间的协议,其中规定了以支付租金为回报使用房产的条款。房地产律师帮助业主和租户起草、审查和执行租约。
  • 销售合同:规定房产买卖条款的文件。律师帮助买家和卖家确保合同的公平性和法律的可执行性。

家庭法

在家庭法中,这些文件尤为重要: 

  • 离婚证书:证明婚姻结束的正式文件。家庭法律律师在整个离婚过程中为客户提供协助,从提交申请到颁发证书。
  • 婚前协议:该合同规定了配偶之间的财产关系。家庭律师帮助夫妻起草此类合同,以避免未来的财务冲突。
  • 监护权声明:规定子女监护权的文件。家庭律师在确保儿童最佳利益和维护父母权利方面发挥着至关重要的作用。

劳动法

除其他外,劳动法中还使用以下文件: 

  • 雇佣合同:该合同规定了雇主与雇员之间的条款。劳工律师帮助起草此类合同,以明确双方的权利和义务。
  • 停止和终止信:某人承诺不从事某些行为的文件,通常与商业秘密或竞业禁止协议有关。律师用它来保护客户的利益。

公司法/商业法

例如,在公司法和商业法中就会用到这些文件: 

  • 商业登记摘要:提供有关注册公司的信息。律师可使用该文件获取公司的法律信息,如总经理或资本信息。
  • 公司章程:规定公司的结构和规则。律师帮助公司创始人起草此类合同,并确保其符合法律要求。
  • 许可协议:规定使用特定产品或服务的条款和条件的合同。律师帮助起草此类合同,确保客户的权利得到保护。

刑法

以刑法为例,律师事务所可以使用 OCR 来处理、分析和评估这些文件:

  • 起诉书:列出对某人的指控。刑事律师利用这些指控为其当事人辩护。
  • 判决:法院对案件的裁决。律师通过判决书了解客户的法律立场,并在必要时提出上诉。

数据保护法

数据保护法主要包括以下法律文件: 

  • 隐私声明:描述公司如何处理个人数据。数据保护律师帮助公司起草此类声明,以确保公司遵守数据保护法。
  • 使用条款:规定网站或应用程序的使用规则。数据保护律师会审查或起草此类条款,以确保其具有法律效力。

破产法

在破产法中,律师主要使用破产申请:

  • 破产申请:启动破产程序的申请。破产律师协助公司或个人启动此类程序,以清偿债务并为债权人提供最佳服务。

版权声明

版权包括但不限于以下文件:

  • 版权许可:这是一份允许第三方在一定条件下使用受版权保护作品的合同。版权律师帮助创作者和企业起草此类许可,在允许使用其作品的同时保护他们的权利。
  • 停止和终止信:要求个人或公司停止侵犯版权行为并采取措施予以纠正的正式信函。版权律师可以代表权利持有人发送此类警告信,也可以代表警告信的收件人。
  • 同意使用声明:作者同意以某种方式使用其作品的文件。律师用它来获得使用版权作品的许可。

税法

以税法为例,律师事务所可以使用 OCR 来处理以下文件:

  • 报税表:提交给税务局的表格,其中列出收入、支出和其他相关信息,以便计算应纳税额。税务律师可以帮助客户正确、有利地填写报税表。
  • 税务评估:税务局出具的确定应缴税额的文件。如果客户对纳税评估有异议,税务律师可以提出上诉。
  • 反对函:致税务局的正式信函,对税务评估中的某些问题提出异议。税务律师帮助起草此类信函并维护客户的权利。

行政法

行政法包括这些法律文件等:

  • 上诉书:正式信函:针对某个机构的决定提出上诉的信函。行政律师帮助客户说明上诉理由,并以正确的格式提交上诉。
  • 行政决定:公共机构就某一具体事项作出决定的正式通知。如果客户不同意某项决定,他们可以在行政律师的帮助下对该决定提出上诉。
  • 诉状:向行政法院提交的质疑行政行为的文件。行政律师起草此类令状,在法庭上代表客户的利益。

合同法

合同法也使用这些文件:

  • 销售合同: 买卖双方签订的商品协议。合同律师帮助起草、审查和执行这些合同,以确保双方的权益得到保护。
  • 服务合同:规定提供服务条件的合同。律师协助制定确切的服务说明、付款及其他相关要点。
  • 保密协议:一方或双方同意不披露某些信息的协议。合同律师帮助起草这些协议,以保护商业机密和其他敏感信息。

交通事故法

例如,在交通事故法中就会用到这些文件:

  • 事故报告:描述交通事故细节和情况的正式文件。道路交通事故法律师使用该报告来评估客户的责任和潜在索赔。
  • 损坏评估:由专家对事故后车辆的损坏程度和维修费用进行估算的报告。该报告通常是损失索赔的依据。
  • 律师信函:交通事故发生后,律师、保险公司和其他相关方之间为执行客户的索赔和权利而进行的信函往来。

继承法

在继承法方面,律师事务所尤其可以使用 OCR 高效处理以下文件:

  • 遗嘱:一份法律文件,其中规定了一个人死后如何分配其资产。继承律师帮助起草遗嘱,以确保立遗嘱人的意愿在法律上是正确和可执行的。
  • 继承证书:由法院签发的证明死者继承人及其继承份额的文件。继承律师通常会协助客户申请继承证明并行使其继承权。
  • 强制部分索赔:近亲属在遗嘱中被继承遗产时可提出的法律索赔。继承律师为希望主张强制部分索赔的客户提供建议和代理服务。

医疗法

例如,在医疗法中,这些文件就是相关的:

  • 生前遗嘱:生前预嘱:个人指定在某些情况下希望或拒绝哪些医疗措施的文件。医疗法律师就这些命令的法律方面和制定向客户提供建议。
  • 信息表:告知患者医疗程序及其风险的文件。医疗律师可帮助解决以下争议 医疗保健 建议或代表医生履行告知义务。
  • 责任索赔:当医生治疗失误时提出的索赔。医疗法律律师会协助患者执行此类索赔并获得适当赔偿。

劳动法

在就业法中,律师主要使用这些法律文件:

  • 雇佣合同:雇主与雇员之间规定雇佣条款的合同。雇佣律师帮助雇主和雇员起草、审查和执行此类合同。
  • 警告:雇主因雇员行为不当或违反职责而向其发出的正式信函。劳工律师为雇主和希望对其采取行动的雇员提供关于发出此类信件的建议和代理服务。
  • 解雇信:宣布终止雇佣关系的信函。如果在终止雇佣关系方面出现分歧或法律挑战,雇佣律师是双方的联系人。
法律文件中的 OCR 用例

法律文件中的 OCR 应用案例

软件供应商如何想象 OCR 在法律实践中的应用?假设一家律师事务所使用软件自动创建了一份劳动合同。但是,它现在需要对其进行进一步处理。为此,它必须从文件中提取相关信息,并以数字形式保存。假设雇佣合同包含以下相关信息:

  • 雇员的姓和名
  • 雇主公司名称
  • 工作开始和结束日期
  • 工资和奖金
  • 每周工作时间
  • 假期待遇
  • 通知期

然后逐步进行 OCR 识别:

  1. OCR 软件可识别文件中的字母和字符,并将其转换为机器可读文本。

  2. 该软件通过识别某些模式(如姓名、地址或公司详情)来识别员工的姓和名以及雇主的公司名称。

  3. 该技术通过搜索和提取一致的日期格式来确定工作开始和结束日期。

  4. 该软件通过搜索数字和货币符号并将其转换为数字数据,可识别工资详情、奖金、每周工作时数、假期待遇和通知期。

  5. 在提取数据后,它会按照律师事务所的要求和规定,将这些信息存储到数字文件或数据库中。

其结果是:律师事务所自动处理法律文件和其中包含的相关信息,从而实现最高效率。

OCR 为法律文件带来的益处

法律文件的 OCR 优势

通过 OCR,税务顾问、公证人和律师可以提高文件管理的效率。他们如何从中受益?

节省时间

律师事务所不再需要手动输入法律文件中的数据。这节省了时间和资源。员工可以专注于更复杂的任务。

信息的提供和获取

如果法律文件不仅可以在云中以数字形式提供,而且其中包含的信息也易于访问和评估,那么所有员工都可以随时访问相关数据。 

更高的数据质量

OCR 技术(几乎)不会出错。因此,与人工输入和处理相比,OCR 可确保极高的数据质量,值得律师事务所信赖。

节省空间

有了 OCR,律师事务所可以降低物理存储成本。因为:工作间不再有成堆的文件。

更高的数据安全性

OCR 使法律文件更易于加密、保护和备份存储,从而提高了法律文件的安全性。

合规性和审计跟踪

遵守合规准则和 审计跟踪 OCR 技术可追溯文件的历史。这可以节省时间和工作。

环境友好性

如果律师事务所在处理雇佣合同或遗嘱等法律文件时不再需要打印,就可以节省大量纸张。这就保护了环境。

使用 Konfuzio 将 OCR 轻松集成到软件中

让您的客户也能使用多功能 OCR 技术。使用 Konfuzio,您可以将其快速、轻松地集成到您的法律文档软件中。通过简单易懂的界面,您的客户不仅可以轻松地自动创建法律文件,还可以对其进行处理、分析和评估。因此,Konfuzio 特别适用于每天需要处理大量法律文件的大型律师事务所。

为了使 Konfuzio 能够自动处理非结构化数据,该软件依赖于人工智能和机器学习。

其核心是强大的光学语义人工智能,即 OCR、 NLP (自然语言处理)和 价值观 (计算机视觉)相结合。

现在就在您的法律文档软件中加入智能 OCR 技术,为您的客户创造更多高附加值。

常见问题

什么是法律文件?

法律文件是包含法律协议、交易或法律方面信息的书面记录。它们包括合同、契约、法律、法院判决和其他法律文本。这些文件可作为法律证据和相关各方的规则。法律文件可以是实物形式,也可以是数字形式,通常需要精确易懂,以保持其法律意义。它们在法律实践中发挥着至关重要的作用,被律师、法官、企业和个人用来澄清和记录权利、义务和法律纠纷。

OCR 如何适用于法律文件?

OCR 可用于法律文件,将印刷或手写文本数字化。该软件可识别字母和字符,并将其转换为可编辑文本。律师使用 OCR 可以有效地将纸质文件数字化。这样就可以对文本进行搜索和编辑。OCR 可以快速搜索法律文件中的相关信息。该技术有助于管理电子文档并提高工作效率。

律师事务所如何从 OCR 的文档管理中获益?

律师事务所在文件管理中受益于 OCR 技术,可以节省时间、提高数据质量和信息的可访问性。节省空间、提高数据安全性、合规性和环保性也是其优势所在。OCR 可以提高工作效率,节省资源,因为数据不再需要手动输入。相关文件可以轻松检索、安全加密并以环保的方式以数字形式提供。

"
"
Jan Schäfer 的头像

最新文章