文件数字化--如何利用人工智能高效完成

每家公司每天都会产生大量需要存储、保护和管理的数据。时至今日,许多公司仍然依赖纸质存储来实现这一目的。缺点是:这样一来,堆积如山的文件就会出现在企业办公场所。这也意味着信息难以获取。因此,近年来越来越多的公司转而使用数字文件。到 2020 年,每十家拥有 500 名或以上员工的大公司中,就有一家(几乎)完全不用纸质文件。Bitkom).换句话说,90 % 的所有公司都需要迎头赶上。 

一切数字化的意义何在?毕竟,直到今天,这种做法一直行之有效。在本文中,我们将为您提供相关信息,以便您为自己的数字化程度做好决策准备。在此过程中,我们将向您解释,除其他事项外,您应该遵守哪些保留期限,以及如何从人工智能的使用中获益。 数字化 好处。

档案数字化的好处

公司为何要将文件数字化

当公司将文件数字化时,他们首先会受益于两大优势:它们突然拥有了更多的空间,并以数字化方式安全地存储文件。然而,如果操作得当,文件数字化对内部流程的影响更为深远:

快速访问

利用搜索功能快速、具体地检索数字文档的能力优化了员工获取信息的方式。他们无需翻阅实体文件夹,只需输入关键字或元数据即可找到所需数据。这最大限度地减少了耗时的搜索,提高了工作效率。

高效合作

将文件数字化可实现员工之间的无缝协作,无论他们身处何地。文件可以轻松地在线共享、编辑和评论。这样,团队就能更有效地开展协作,而无需花费时间和资源来实际共享文件。

数据安全

在无纸化办公中,数字文件可以通过先进的安全措施得到保护,包括加密和访问控制。这最大限度地降低了未经授权访问或数据泄漏的风险。机密信息始终受到保护。

灾后恢复

当公司将文件夹数字化并定期备份时,就能保护数据免受火灾或自然灾害等意外事件的影响。这确保了业务运营的连续性。

环境友好性

减少纸张消耗不仅具有经济意义,而且有利于环保。文件数字化有助于减少森林砍伐,减少公司的生态足迹。

节省时间和成本

与实物文件有关的手工流程,如分类、 档案 这些工作既耗时又耗资。通过数字化实现这些工作的自动化,可以大大节省时间和成本。

可扩展性

随着公司的发展,无需租用额外的物理资源,如机柜或存储空间。公司可以轻松地将新的数字文件整合到现有的数字系统中。

审计与合规

企业通常要遵守法律规定和合规政策,这些规定和政策要求妥善保存文件。数字文件便于公司进行监控和审计,以确保他们遵守这些法规。这使得审计工作更容易进行。

长期保存

纸质文件容易磨损和老化。如果公司将文件数字化,就能确保信息的长期保存。这样,文件就能长期保持完好和可读性。

客户关系

客户数据的快速可用性能够提供更好的客户服务。员工可以更轻松地获取相关信息,从而改善服务,提高客户忠诚度。

公司可以数字化的文件类型

在实践中,公司可以将以下文件数字化,例如

金融

  • 发票和收据: 这些文件与财务流程相关,因为它们代表着公司的财务交易,是会计和报税所必需的。
  • 合同和协议: 合同具有财务影响,因为它们规定了付款条件和安排。财务部门必须确保按照合同条款付款。
  • 员工档案和人事记录: 薪资和福利会计是与员工档案相关的关键财务方面。
  • 财务和会计文件: 其中包括资产负债表、损益表、现金流量表和其他反映公司财务健康状况的财务记录。
  • 供应商信息和订单: 财务部门参与下订单和处理订单的过程,因为成本、付款条件和发票在其中发挥着作用。
  • 保险单和损失报告: 损害或损失的财务影响由保险单和损失报告记录。
  • 差旅活动和费用报销: 财务部门负责处理工作人员的差旅和费用报销,以管理和控制成本。

营销和分销

  • 营销材料和活动计划: 这些文件描述了公司的营销战略和推广产品或服务的活动。
  • 客户通信和支持请求:此处 是关于与客户及其要求的互动,这与客户关系管理和销售相关。
  • 产品开发计划和原型数据: 营销和销售部门需要深入了解产品开发计划,以规划营销战略和销售方法。
  • 商业分析和市场研究报告: 这些文件提供了对市场机遇和竞争对手的深入了解,对于调整营销和销售战略非常重要。

法律与合规

  • 合同和协议: 法律协议本身是合法的,需要法律检查。
  • 专利和知识产权文件: 知识产权保护需要法律和合规方面的支持。
  • 合规文件和法律文件: 这些文件与遵守法律、法规和公司政策有关。

技术和产品开发

  • 产品开发计划和原型数据: 这些文件对产品的开发和改进至关重要。
  • 专利和知识产权文件: 这与保护创新和知识产权有关。
  • 质量控制报告和检查记录: 这些对于确保产品符合质量标准非常重要。

环境与可持续性

  • 环境影响和可持续性报告: 这些文件展示了公司在环境保护和可持续发展方面所做的努力。

请注意,由于许多文件可以分配给多个业务流程,因此这些领域之间的界限往往比较模糊。

数字化档案的保存期限

文件夹数字化--文件保存期限

公司不可能总是立即将所有文件夹数字化。因为:在许多国家,公司有法律义务及时存储数据、文件和合同,并使其易于访问。因此,为了以合法安全的方式实现文件数字化,公司必须遵守各种法律义务。文件需要保存多长时间以及何时可以处置文件取决于不同的国家。在德国,以下期限非常重要 (来源:IHKIHK).其法律依据是《德国商法典》(HGB)第 257 条。

自 2023 年 1 月 1 日起可销毁的文件保存期限(年可销毁的当年或最后一年的文件
一般通信62017 年及以前
人事档案102012 年及以前
财务和会计记录102012 年及以前
合同和协议52018 年及以前
项目文件32020 年及之前
供应商和客户档案72016 年及以前
税务文件72016 年及以前
病人医疗档案301993 年及以前
法律行为和索赔声明102012 年及以前
保险文件52018 年及以前
薪资管理32020 年及之前
租赁和房地产文件102012 年及以前
营销和广告文件32020 年及之前
培训和进修文件52018 年及以前
信息技术和技术文件32020 年及之前

请记住,给出的截止日期只是一般指导原则,可能会根据法律要求和公司政策而有所不同。在销毁任何文件之前,最好先咨询律师或税务顾问。

逐步数字化档案

循序渐进:制定数字化战略

那么,企业如何实现文件夹的数字化呢?要有效地解决这个问题,企业需要一个成熟的数字化战略:

  1. 准备工作

    分析档案:确定哪些档案应数字化。
    资源规划:确定预算、人员和技术。

  2. 技术选择

    选择扫描软件:决定扫描所需的软件。
    硬件采购:购置合适的扫描仪和计算机。

  3. 文件准备

    清除钉书针、订书钉和其他障碍物。
    对齐文档,实现清晰扫描。

  4. 扫描

    将文档装入扫描仪。
    设置:选择分辨率、色彩模式和文件格式。
    执行扫描: 扫描文件 并创建数字副本。

  5. 数据索引

    设置元数据:文件名、日期、类别等
    为数字文件编制索引,以便日后搜索和整理。

  6. 文件管理系统

    选择 DMS 软件:决定使用哪种软件来管理数字文档。
    设置软件:配置用户访问权限、文件夹结构和安全设置。

  7. 文件整合

    与现有系统连接:将数字文档整合到客户关系管理(CRM)、机构资源规划(ERP)或其他业务系统中。

  8. 质量控制

    检查扫描文件的可读性和质量。
    确保索引正确。

  9. 丰富元数据

    为文件添加更多信息,以便更好地搜索和分析。

  10. 测试阶段

    进行测试:检查数字文件是否能在软件中正确显示。

  11. 向数字化工作过渡

    员工培训:确保每个人都熟悉新系统。
    逐步转换:开始在当前业务流程中使用数字文档。

  12. 数字存档和备份

    将数字文件保存在受保护的服务器上。
    定期备份,避免数据丢失。

  13. 监测和优化

    持续监控:检查系统运行是否顺畅。
    优化流程:调整工作流程,提高效率。

  14. 遵守规定

    确保数字文件符合法律法规要求。

用人工智能将文件数字化 

扫描文件是一项巨大的工作,公司必须为此分配资源。另外,企业也可以聘请服务提供商对文件进行数字化处理。但即使是这样,公司也需要时间,最重要的是需要适当的预算。

因此,数字化文件的最有效方法是使用具有以下功能的软件 人工智能.

这样,企业不仅能果断加快进程,还能从中获益:

自动数据采集

在利用人工智能对文件进行数字化时,该技术会自动识别和提取文件上的文本。这意味着不仅能创建文件图像,还能捕捉实际内容。相比之下,传统扫描仪只能提供图像文件,无法直接获取文本。

快速分类

人工智能利用算法,根据扫描文件的内容自动将其分为不同的类别或类型。这就节省了通常用于人工分类的时间。

智能索引

在使用人工智能对文件进行数字化时,文件中的相关信息可以被识别并作为元数据存储起来。这些元数据日后在搜索和整理文件时会非常有用。而在传统扫描中,公司往往需要手动添加此类元数据。

错误检测

人工智能能够自动识别差异、不一致甚至不完整的文件。这些错误在人工审核时很容易被忽略。扫描仪则无法提供这种错误检测的可能性。

自动键入关键字

人工智能可以识别文档中的相关关键词,并自动将其添加为关键词。这大大简化了随后对特定文件的搜索。

模式识别

人工智能可以识别文档中重复出现的模式,例如数据、文本段落或其他元素。这样就有可能发现新的见解、趋势和关联,从而做出更明智的业务决策。

文件链接

人工智能能自动识别不同文件之间的联系,即使这些联系并不明显。这种能力使查找关联信息变得更加容易,从而节省了时间。

适应性学习

感谢 机器学习 人工智能系统可以不断从自身行动中学习并改进。用户的反馈会被纳入系统,从而随着时间的推移提高数字化的准确性和效率。

自动翻译

人工智能可实时翻译文本,使跨越语言障碍的协作和信息共享变得更加容易。扫描仪没有自动翻译功能。

高级搜索

人工智能实现了词语和概念之间的语义关系,从而获得更精确的搜索结果。这意味着即使在复杂的搜索查询中,即使没有明确使用某些关键词,也能找到相关文档。

实时分析

人工智能可实时分析数字化文档的内容,并快速提供见解。在使用扫描仪时,公司首先需要转换文件,然后才能进行分析。

使用 Konfuzio 将文件数字化

要利用人工智能对文件进行数字化,企业可以依靠软件 Konfuzio。Konfuzio 使用 光学字符识别 (OCR) 阅读和分析文件并提取信息。该软件可将打印文本和手写文本转换为数字数据。

Konfuzio 可自动识别文本结构、段落、标题、枚举、关键字、名称和日期,因此处理过程完全自动化。

这也意味着企业无需扫描纸质文件,只需将其拍照,然后由 Konfuzio 进行分类、读取和分析即可。这样,他们就可以高效地将堆积如山的文件数字化。

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常见问题

如何将文件数字化?

公司可以通过两种方式将文件数字化:一方面,公司可以扫描文件,然后通过扫描程序进行管理。然而,这不仅耗时,而且难以获取信息。其次,企业可以利用人工智能将文件数字化。这样做的好处是:企业无需扫描文件,只需对文件进行拍照,然后由人工智能对文件进行自动分类、分析和评估。

公司如何从个人文件数字化中获益?

通过将文件数字化,企业可以获得多重益处。由于获取信息的速度更快,复杂程度更低,因此效率得以提高。同时,由于需要的实体文件减少,纸张成本也随之降低。由于数字化文件可以更方便地共享和编辑,公司内部的协作也得到了改善。此外,使用数字存档还可以方便地进行数据备份。

人工智能如何帮助档案数字化?

人工智能通过自动文本识别、将图像转换为机器可读文本和高效数据录入,促进文件的数字化。它加快了流程,提高了准确性,并能将实体文件顺利转换为电子格式。

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