文件数字化--如何利用人工智能高效完成

每家公司每天都会产生大量需要存储、保护和管理的数据。时至今日，许多公司仍然依赖纸质存储来实现这一目的。缺点是：这样一来，堆积如山的文件就会出现在企业办公场所。这也意味着信息难以获取。因此，近年来越来越多的公司转而使用数字文件。到 2020 年，每十家拥有 500 名或以上员工的大公司中，就有一家（几乎）完全不用纸质文件。Bitkom).换句话说，90 % 的所有公司都需要迎头赶上。 

一切数字化的意义何在？毕竟，直到今天，这种做法一直行之有效。在本文中，我们将为您提供相关信息，以便您为自己的数字化程度做好决策准备。在此过程中，我们将向您解释，除其他事项外，您应该遵守哪些保留期限，以及如何从人工智能的使用中获益。 数字化 好处。

公司为何要将文件数字化

当公司将文件数字化时，他们首先会受益于两大优势：它们突然拥有了更多的空间，并以数字化方式安全地存储文件。然而，如果操作得当，文件数字化对内部流程的影响更为深远：

快速访问

利用搜索功能快速、具体地检索数字文档的能力优化了员工获取信息的方式。他们无需翻阅实体文件夹，只需输入关键字或元数据即可找到所需数据。这最大限度地减少了耗时的搜索，提高了工作效率。

高效合作

将文件数字化可实现员工之间的无缝协作，无论他们身处何地。文件可以轻松地在线共享、编辑和评论。这样，团队就能更有效地开展协作，而无需花费时间和资源来实际共享文件。

数据安全

在无纸化办公中，数字文件可以通过先进的安全措施得到保护，包括加密和访问控制。这最大限度地降低了未经授权访问或数据泄漏的风险。机密信息始终受到保护。

灾后恢复

当公司将文件夹数字化并定期备份时，就能保护数据免受火灾或自然灾害等意外事件的影响。这确保了业务运营的连续性。

环境友好性

减少纸张消耗不仅具有经济意义，而且有利于环保。文件数字化有助于减少森林砍伐，减少公司的生态足迹。

节省时间和成本

与实物文件有关的手工流程，如分类、 档案 这些工作既耗时又耗资。通过数字化实现这些工作的自动化，可以大大节省时间和成本。

可扩展性

随着公司的发展，无需租用额外的物理资源，如机柜或存储空间。公司可以轻松地将新的数字文件整合到现有的数字系统中。

审计与合规

企业通常要遵守法律规定和合规政策，这些规定和政策要求妥善保存文件。数字文件便于公司进行监控和审计，以确保他们遵守这些法规。这使得审计工作更容易进行。

长期保存

纸质文件容易磨损和老化。如果公司将文件数字化，就能确保信息的长期保存。这样，文件就能长期保持完好和可读性。

客户关系

客户数据的快速可用性能够提供更好的客户服务。员工可以更轻松地获取相关信息，从而改善服务，提高客户忠诚度。

公司可以数字化的文件类型

在实践中，公司可以将以下文件数字化，例如

金融

• 发票和收据： 这些文件与财务流程相关，因为它们代表着公司的财务交易，是会计和报税所必需的。
• 合同和协议： 合同具有财务影响，因为它们规定了付款条件和安排。财务部门必须确保按照合同条款付款。
• 员工档案和人事记录： 薪资和福利会计是与员工档案相关的关键财务方面。
• 财务和会计文件： 其中包括资产负债表、损益表、现金流量表和其他反映公司财务健康状况的财务记录。
• 供应商信息和订单： 财务部门参与下订单和处理订单的过程，因为成本、付款条件和发票在其中发挥着作用。
• 保险单和损失报告： 损害或损失的财务影响由保险单和损失报告记录。
• 差旅活动和费用报销： 财务部门负责处理工作人员的差旅和费用报销，以管理和控制成本。

营销和分销

• 营销材料和活动计划： 这些文件描述了公司的营销战略和推广产品或服务的活动。
• 客户通信和支持请求：此处 是关于与客户及其要求的互动，这与客户关系管理和销售相关。
• 产品开发计划和原型数据： 营销和销售部门需要深入了解产品开发计划，以规划营销战略和销售方法。
• 商业分析和市场研究报告： 这些文件提供了对市场机遇和竞争对手的深入了解，对于调整营销和销售战略非常重要。

法律与合规

• 合同和协议： 法律协议本身是合法的，需要法律检查。
• 专利和知识产权文件： 知识产权保护需要法律和合规方面的支持。
• 合规文件和法律文件： 这些文件与遵守法律、法规和公司政策有关。

技术和产品开发

• 产品开发计划和原型数据： 这些文件对产品的开发和改进至关重要。
• 专利和知识产权文件： 这与保护创新和知识产权有关。
• 质量控制报告和检查记录： 这些对于确保产品符合质量标准非常重要。

环境与可持续性

• 环境影响和可持续性报告： 这些文件展示了公司在环境保护和可持续发展方面所做的努力。

请注意，由于许多文件可以分配给多个业务流程，因此这些领域之间的界限往往比较模糊。

文件夹数字化--文件保存期限

公司不可能总是立即将所有文件夹数字化。因为：在许多国家，公司有法律义务及时存储数据、文件和合同，并使其易于访问。因此，为了以合法安全的方式实现文件数字化，公司必须遵守各种法律义务。文件需要保存多长时间以及何时可以处置文件取决于不同的国家。在德国，以下期限非常重要 (来源：IHKIHK).其法律依据是《德国商法典》（HGB）第 257 条。

请记住，给出的截止日期只是一般指导原则，可能会根据法律要求和公司政策而有所不同。在销毁任何文件之前，最好先咨询律师或税务顾问。

循序渐进：制定数字化战略

那么，企业如何实现文件夹的数字化呢？要有效地解决这个问题，企业需要一个成熟的数字化战略：

用人工智能将文件数字化 

扫描文件是一项巨大的工作，公司必须为此分配资源。另外，企业也可以聘请服务提供商对文件进行数字化处理。但即使是这样，公司也需要时间，最重要的是需要适当的预算。

因此，数字化文件的最有效方法是使用具有以下功能的软件 人工智能.

这样，企业不仅能果断加快进程，还能从中获益：

自动数据采集

在利用人工智能对文件进行数字化时，该技术会自动识别和提取文件上的文本。这意味着不仅能创建文件图像，还能捕捉实际内容。相比之下，传统扫描仪只能提供图像文件，无法直接获取文本。

快速分类

人工智能利用算法，根据扫描文件的内容自动将其分为不同的类别或类型。这就节省了通常用于人工分类的时间。

智能索引

在使用人工智能对文件进行数字化时，文件中的相关信息可以被识别并作为元数据存储起来。这些元数据日后在搜索和整理文件时会非常有用。而在传统扫描中，公司往往需要手动添加此类元数据。

错误检测

人工智能能够自动识别差异、不一致甚至不完整的文件。这些错误在人工审核时很容易被忽略。扫描仪则无法提供这种错误检测的可能性。

自动键入关键字

人工智能可以识别文档中的相关关键词，并自动将其添加为关键词。这大大简化了随后对特定文件的搜索。

模式识别

人工智能可以识别文档中重复出现的模式，例如数据、文本段落或其他元素。这样就有可能发现新的见解、趋势和关联，从而做出更明智的业务决策。

文件链接

人工智能能自动识别不同文件之间的联系，即使这些联系并不明显。这种能力使查找关联信息变得更加容易，从而节省了时间。

适应性学习

感谢 机器学习 人工智能系统可以不断从自身行动中学习并改进。用户的反馈会被纳入系统，从而随着时间的推移提高数字化的准确性和效率。

自动翻译

人工智能可实时翻译文本，使跨越语言障碍的协作和信息共享变得更加容易。扫描仪没有自动翻译功能。

高级搜索

人工智能实现了词语和概念之间的语义关系，从而获得更精确的搜索结果。这意味着即使在复杂的搜索查询中，即使没有明确使用某些关键词，也能找到相关文档。

实时分析

人工智能可实时分析数字化文档的内容，并快速提供见解。在使用扫描仪时，公司首先需要转换文件，然后才能进行分析。

使用 Konfuzio 将文件数字化

要利用人工智能对文件进行数字化，企业可以依靠软件 Konfuzio。Konfuzio 使用 光学字符识别 (OCR) 阅读和分析文件并提取信息。该软件可将打印文本和手写文本转换为数字数据。

Konfuzio 可自动识别文本结构、段落、标题、枚举、关键字、名称和日期，因此处理过程完全自动化。

这也意味着企业无需扫描纸质文件，只需将其拍照，然后由 Konfuzio 进行分类、读取和分析即可。这样，他们就可以高效地将堆积如山的文件数字化。

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