最佳智能文件处理供应商

事实上,手工作业自动化早已有之。早在 18 世纪,公司就在纺织业中使用机械设备来完成重复性工作。随着 19 世纪工业革命的到来,企业开始使用蒸汽机和机械传送带来简化生产流程。

20 世纪的进步一直延续至今:通过引入计算机和机器人技术实现自动化。工业机器人开始在工厂中执行危险或单调的任务。软件接管了办公室数据处理等简单任务的自动化。

随着人工智能的飞速发展,企业现在可以实现更高层次的自动化。

智能文件处理在其中发挥着特殊作用。它不仅能从文件中提取信息,还能对其进行分析和评估。对于商业实践而言,这意味着更高效、更有依据的商业决策。

我们将向您展示智能文档处理提供商应提供哪些服务,以便贵公司在数字化转型中迈出自动化的下一步。我们还将向您展示如何以及在哪些行业中可以特别受益于这项技术。

最重要的事实简介

  • 智能文件处理供应商提供用于提取、分析和评估文件的软件。
  • 有了 IDP 软件,公司的工作效率更高、错误率更低、客户更友好、竞争力更强。
  • Konfuzio 是需要每天处理大量文件的大中型企业理想的智能文件处理供应商。
智能文件处理提供商定义

什么是智能文件处理?

智能文档处理(IDP)是一种自动智能文档处理技术。IDP 使用 机器学习人工智能从不同类型的非结构化文件中提取信息,将其转换为数字数据,并根据自己的标准对其进行评估。

公司和公共机构利用该技术将耗时的人工任务自动化。例如,这些任务包括提取发票、合同和表格中的数据。IDP 不仅能实现流程自动化,还能减少错误,更重要的是,它能让公司深入了解数据的价值。换句话说,智能文档处理可实现数据驱动型业务决策。这使得 IDP 成为实现文档流程自动化和优化工作流程的强大工具。因此,它被广泛应用于当今各行各业。这些行业包括金融、医疗保健、物流、法律、零售和人力资源。

智能文件处理与机器人自动化处理

国内流离失所者和 机器人流程自动化(RPA) 是企业用来实现流程自动化和提高效率的两种不同技术。智能文档处理提供商专注于文档的自动化处理。它们利用机器学习和人工智能从不同类型的文档中提取信息,并将其转换为数字数据。智能文档处理在处理实体文档起主要作用的行业中尤其有用。

另一方面,机器人流程自动化利用软件机器人将重复性任务和流程自动化。

这些机器人模仿人类活动来传输数据和操作系统。RPA 用途广泛,在客户服务和物流等行业尤为常见。 

这两种技术的主要区别在于它们的应用范围。IDP 专注于复杂文件的处理,而 IDP 的应用范围则更广。 RPA 适用范围更广。但是:IDP 在处理过程中更进一步。它不仅可以接管简单的人工任务,还可以分析数据,从而为工作流程和业务决策提供重要见解。这两种技术中哪一种适合企业,取决于自动化的具体要求和目标。在许多情况下,IDP 和 RPA 可共同优化复杂的业务流程。

智能文件处理与光学字符识别

国内流离失所者和 光学字符识别 (OCR) 是处理文件的两种技术。与 IDP 不同,OCR 主要侧重于识别文档中的印刷和手写文本,并将其转换为机器可读格式。它的优点是能非常准确地识别文本,但不能像 IDP 一样分析、解释、评估和自动将获得的信息传递给后续工作流程。两者之间的选择取决于具体要求和预期用途。功能强大的软件将 OCR 与 IDP 相结合,可实现流程的全面自动化。

智能文件处理提供商的优势

智能文件处理的优势

IDP 能够高效、精确地处理文件,有助于优化业务流程,提高客户满意度。智能文档处理为企业带来的好处有哪些?

任务智能自动化

IDP 可将人工文件处理程序自动化。例如,它可以从发票中提取相关信息并将其传输到会计系统。这样,公司就可以节省手工输入数据的时间和精力。

实例

一家公司每天会收到数百张发票。如果没有 IDP,员工就必须手动打开每张发票,查找数据并将其输入会计系统。IDP 可以自动完成这些任务。系统打开发票,提取发票金额、发票号码和付款期限等必要信息,然后将其传输到会计软件。这不仅节省了大量时间,还最大限度地减少了人工输入数据时出现的人为错误。

速度

智能文件处理公司在几分之一秒内处理文件。这样,公司和公共机构就能始终掌握最新信息。这通常是不可或缺的,尤其是在金融和卫生领域。

实例

在一家每天治疗数百名病人的医院里,快速访问病人记录至关重要。IDP 能以闪电般的速度搜索所有文件,包括医生报告、化验结果和医学影像。例如,如果医生急需病人的病史,IDP 会在几秒钟内提供相关信息,加快诊断和治疗。

精确度

通过人工智能和机器学习,IDP 可以最大限度地减少文件评估中的错误。这一点非常重要,尤其是在细节至关重要的行业。这首先包括 法律.

实例

一家律师事务所使用 IDP 检查合同。系统自动提取合同条款并检查其完整性。如果某个条款缺失或不完整,IDP 就会检测到。这样,律师就可以在合同具有法律约束力之前对其进行更正,从而将法律问题和纠纷的风险降至最低。

可扩展性

智能文件处理供应商可以处理大量文件,而无需公司承担额外的员工成本。这对于需要处理大量或不断变化的文件的公司尤其有用。

实例

一家需要处理大量索赔的保险公司受益于 IDP。该公司使用 IDP,而不是雇用额外的员工来处理大量文件。该系统从索赔中提取相关信息,并将其归入正确的文件。不管是 100 份还是 1000 份索赔申请都没有关系。智能文件处理提供商可以高效地管理这些工作。

更好地利用数据

IDP 不仅能提取信息,还能将其用于分析。这样,公司就能从数据中获得附加值,而如果没有 IDP,这些附加值就会被隐藏起来,或者只能通过大量努力才能确定。

实例

一家零售公司希望改进销售预测。有了 IDP,公司可以自动处理所有合同和订单。系统会提取有关产品、价格、客户和订单历史的信息。IDP 能识别这些数据的趋势,并据此做出准确的销售预测。在这些准确预测的基础上,该公司优化了库存水平,确保畅销产品始终有货。

更好地利用资源

由于减少了人工重复性工作,员工可以专注于战略性工作。这样,公司就能将员工调配到更复杂的挑战中,而这些挑战的解决又能产生更多的附加值。

实例

在人力资源部门,IDP 意味着大量时间的节省。智能文档处理解决方案可以自动分析简历和申请表,而不是花费数小时人工审核申请文档。它可以提取有关申请人资历、工作经验和联系方式的信息。这样,人力资源部门的工作人员就可以集中精力挑选最佳人选并制定人员配置战略。

遵守规定

智能文件处理提供商确保遵守法规和准则。为此,软件会监控之前定义的法律标准,并记录文件处理过程。这在金融和法律行业尤为重要。

实例

金融机构必须确保其交易中不存在洗钱或欺诈活动。有了 IDP,公司可以自动检查所有交易文件。系统会提取相关数据,如交易金额和参与方,并与可疑活动数据库进行比对。如果发现异常情况,系统会触发警报,以便合规管理人员进行干预。

改善客户体验

通过快速处理查询,公司可为客户提供更好的服务。这可以提高客户满意度,从而提高客户忠诚度。 

实例

一家电信运营商希望加快新合同的激活速度。IDP 可自动处理合同、身份证明和付款信息。它可验证信息并确保信息的完整性和正确性。这加快了整个激活过程,使客户更快地享受到新服务。

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寻找智能文件处理提供商

智能文档处理供应商 - 如何找到合适的软件

要选择合适的智能文档处理供应商,企业需要了解自身的自动化要求和目标。为了确定这些要求和目标,企业可以举办需求研讨会或向智能文档处理公司寻求建议。基本上,以下标准与找到满足您个人要求的正确软件有关:

功能性和适应性

IDP 解决方案不仅要能处理不同类型的文件,还要满足特定行业的要求。例如,金融服务提供商需要能提供分析复杂财务报告和提取交易数据功能的 IDP 软件。只有当软件能满足这些适当的要求并具有灵活性时,企业才能根据其工作流程和个性化需求调整解决方案。

精确度

要最大限度地减少文档处理错误,智能文档处理解决方案的准确性至关重要。功能强大的智能文档处理提供商应采用机器学习、神经网络等先进技术、 自然语言处理 (NLP) 和 计算机视觉 使用。只有这样,软件才能高度准确地提取信息并进行分类。为此,公司应查看软件成功处理复杂文件的实例。

可扩展性

一个令人信服的智能文档处理供应商应该能够毫无问题地处理不断增加的文档量。只有这样,企业才能确保在可能快速增长的情况下仍能高效处理文件。同时,解决方案既不能因为文件数量的增加而明显变慢,也不能给公司带来额外的工作。云或功能强大的服务器通常能够保证这种可扩展性。

融合

公司必须能够将智能文档处理提供商无缝集成到现有的 IT 系统中。只有这样,才能确保数据流的顺畅。这就需要有文档齐全的接口,以及处理不同文件格式和协议的能力。智能文档处理供应商应具备将 IDP 集成到不同环境中的经验,并为此提供支持。

数据验证和安全

IDP 解决方案应有数据验证和核查机制,以确保提取的信息正确无误。例如,它应与外部来源交叉检查数据,或建立和使用验证检查规则。此外,还需要一个强大的安全架构来保护机密数据。为此,智能文件处理提供商应出示安全证书并遵守数据保护规定。

支持和培训

高效的技术支持对于快速解决问题和确保 IDP 解决方案顺利运行至关重要。因此,智能文档处理公司应提供电话、电子邮件和聊天等支持渠道。如果软件比较复杂,没有学习阶段就无法使用,供应商应提供培训,确保企业能有效使用解决方案。

成本和投资回报率

公司应评估 IDP 解决方案的总拥有成本,包括许可费、实施成本和持续运营成本。重要的是要考虑预期投资回报率(ROI)。这样才能确保解决方案在经济上是可行的。要计算投资回报率,企业应考虑节约成本、减少错误和缩短流程周转时间等标准。

参考文献 

有说服力的智能文档处理供应商应提供其他公司类似实施的参考资料。通过这些参考资料,可以深入了解解决方案的性能和供应商的经验。此外,企业还应要求提供客户反馈和案例研究,以便做出明智的决定。

检查 5 个智能文件处理提供商

一旦明确了自动化的要求,企业也掌握了选择供应商的相关标准,就可以仔细研究不同的解决方案。我们将介绍 4 家更适合小型企业的智能文档处理供应商:

提供商简介优势劣势
UiPathUiPath 为 RPA 和文档处理提供了一个用户友好型平台。该软件可从文档中提取数据,实现高效的流程自动化。- 友好的用户界面

- 大型开发者社区
- 价格相当高

- 可能不适合非常复杂的要求
KofaxKofax 为智能数据采集、文档管理和工作流程自动化提供解决方案。该供应商专门从事从文件中提取数据的工作。- 精确的数据提取技术

- 可为小型企业扩展
- 实现全部功能的成本可能较高

-用户友好性各不相同
谷伯Grooper 专注于自动化文档采集和处理。这家智能文件处理供应商具有数据提取和工作流程自动化能力。- 灵活的配置选项

- 非常适合非结构化文件
- 不太方便

- 集成选项不多
Nintex RPANintex RPA 是一个 RPA 平台,也提供文档自动化功能。它可以从文档中提取数据并实现工作流程自动化。- 集成 RPA 和文档功能

- 友好的用户界面
- 文件类型可能有限

- 功能范围不如大公司供应商大

Konfuzio 作为面向大型企业的强大智能文档处理提供商

Konfuzio 是一个高度专业化的文档处理、提取和分析解决方案。通过先进的人工智能,这家智能文档处理供应商能够准确高效地处理大量文档。

因此,Konfuzio 特别适合每天需要管理大量文件的大中型企业。

例如,为了从海量数据中得出合理的业务决策,Konfuzio 提供了预先训练好的分类模型、文件分区算法和混合提取人工智能,企业可以根据不同的使用情况进行定制。

在实践中,这意味着企业可以利用 Konfuzio 实现全面的日常工作步骤自动化。通过这种方式,企业可以优化流程、降低出错率并做出明智的决策。这使企业更加灵活、可扩展、方便客户,从而更具竞争力。

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