文件自动化--从手工作业到高科技

夏洛特-戈兹

文件管理对企业来说越来越具有挑战性。因此,越来越多的公司正在寻找创新的解决方案,以简化大量文件的处理。文件自动化是一种创新方法,有助于提高文件管理的效率。文件自动化可使与文件管理相关的重复性工作变得更加高效。

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文件。

什么是文档自动化?

文件自动化定义

文件自动化的核心是使用特定的软件或平台,创建预定义的模板和规则。这些模板适用于各种文档类型,包括合同、报告或发票。软件从数据库等不同来源提取相关数据、 客户关系管理系统在此过程中,系统会将您的信息、Excel 电子表格或电子邮件插入模板。这一过程可以按下按钮进行,也可以按照固定的时间表进行。这样做的目的是减少不一致性,并减少重复活动所花费的时间。

文件自动化方法

文件自动化有多种方法,每种方法都有不同的侧重点,并根据广泛的需求量身定制。

基于规则的文件自动化

在这种方法中,自动化根据既定的规则和条件进行。这些规则包括逻辑决定,从而控制文档创建的流程。基于规则的文档自动化非常适合结构清晰、数据必须符合特定标准的文档。

基于模板的文档自动化

这里使用的是预先创建的模板,作为创建文档的基础。自动化软件将相关数据插入相应的占位符。这种方法尤其适用于发票或报价单等只有少量可变元素的重复性文档。

人工智能控制的文档自动化

整合 人工智能(AI) 提供了以先进方式自动处理文档的可能性。人工智能能理解自然语言,识别模式以及数据之间的联系。因此,使用人工智能非常适合处理非结构化数据的复杂文档流程的公司。

混合文件自动化

混合文档自动化将自动化方法结合起来,同时利用多种方法的优势。例如:在链接中加入基于规则和人工智能驱动的元素,以提供精确控制和灵活性。

自学文件自动化

为了从以前的文件和行动中吸取经验教训,这种方法使用了 机器学习.随着时间的推移,自动化流程会自动改进,因为软件会从经验和修正中学习,并不断进行调整。

文件自动化方法的优势 - 总结

方法优势
基于规则精确控制,适用于复杂工艺
基于模板快速实施,适用于经常性文件
人工智能控制处理非结构化数据、高级模式识别
混合动力精确性与灵活性的结合
自学逐步提高自动化水平

这就是企业受益于文档自动化的原因

随着文档交易的不断增长,选择最可行的文档自动化系统可以提高效率,释放宝贵的资源。合规性有助于满足法律和法规要求,因为所使用的模板已包含所需信息和法规。文档自动化可快速生成和处理文档,使员工能够专注于战略任务并确定优先次序。

文件越多,其自动处理就越有意义和价值。分支逻辑、自动提醒和预填信息使信息流更加顺畅。这既优化了文件处理的精确性和效率,又不影响机密数据的安全性。文件 数字化 文件自动化和文件工作流程自动化可以揭示流程中潜在的薄弱环节和效率低下的地方。结合上述因素,文件自动化可节约成本,提高盈利能力。

自动文件数字化与人工处理

使用正确的平台有助于创建和分发数字化文件。由于可以数字化获取文档中的信息,因此不会存在输入难以辨认或错误数据的风险。相比之下,手工创建文档的过程容易出错,从而造成延误并增加企业的工作量。文件自动化可最大限度地减少此类缺陷,并在缺少所需信息时通知员工。

文件自动化中的数据存储

在文档自动化中,自动化文档的存储位置是这项技术成功与否的关键因素。无论采用哪种存储方式,数据的安全性都至关重要。加密、访问控制和定期备份对于确保存储数据的完整性和保密性至关重要。云存储解决方案,如 Dropbox、Google Drive、Microsoft OneDrive 或 Amazon AWS 通过提供的应用编程接口(API),在访问灵活性、可扩展性、协作和自动化能力方面为企业提供了诸多便利。APIs).后者将文档自动化与云存储连接起来,并生成自动化工作流程。这使得文件在单独的驱动器或电子邮件文件夹中无法追踪的时代成为过去。

文件自动化实践 - 企业指南

  • 选择合适的软件

第一步是根据内部指导方针选择合适的文档自动化软件或平台。该工具应具备创建模板、整合数据源和控制自动化流程的所有必要功能。除了个别公司的政策外,其他重要的选择因素还包括易用性、与现有系统集成的能力以及模板的可定制性。

  • 创建模板

一旦选择了软件,就会为要自动处理的文档创建模板。这些模板定义了布局、变量数据的占位符以及自动运行所依据的规则。导入到软件中的现有文档可作为模板的基础。

  • 整合数据源

文档自动化软件需要访问用于创建文档的可变信息的数据源。该软件可以连接这些数据源并检索关键信息。

  • 数据映射和自动化设置

随后是数据映射。在这里,模板中的占位符会被分配到数据源中相应的数据字段。公司决定是手动还是自动执行自动化。

  • 自动化和个性化

自动化启动后,软件会从数据源获取所需数据,并自行将其插入模板。这一步骤可快速准确地创建数字文档。

  • 审查和调整

自动化后,必须检查生成文档的准确性和一致性。如有必要,必须对模板或自动化设置进行调整。因此,实现最佳结果的可能性大大增加。

  • 实施

实施工作通常分阶段进行,在大规模部署技术之前,先将较小的文件流程自动化。

  • 持续改进

文件自动化不是一个一成不变的过程。值得公司持续监控自动化流程。公司有机会收集反馈意见并优化流程,以确保最高效率和质量。

结论 - 文件自动化

文档自动化可以快速准确地创建文档,用基于模板的系统取代繁琐的手工填写重复文档。对于复杂的文档,企业可以保持较高的控制水平和质量保证。总之,文档自动化是一项强大的技术,可帮助企业简化文档流程。它可以提高效率、减少错误并节省宝贵的资源。由于其多功能性,文档自动化可在多个行业成功实施。

采用 Konfuzio 技术的智能文档自动化尤其适用于低代码和专业代码工作流程,是一种具有混合功能的自适应人工智能。 多云基础设施 融入现有流程。Konfuzio 读懂并理解他人所忽视的东西。

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