用简单的步骤将文件数字化 | Konfuzio

在一个信息过载是常规而非例外的时代,尽可能有意义地利用员工的工作时间变得越来越重要。这包括告别纸张经济,转而依靠文件的数字化。在 数字化 涵盖了将数据或过程转换为数字形式的广泛方面。在这篇文章中,我们重点讨论将物理文件转换为数字文件并以电子方式存储,以便更有效地使用它们。你将了解到如何将你的文件数字化,以及这带来了哪些好处。

文件数字化的好处是什么?

数字化办公已经在许多公司找到了自己的方式。几年前我们用来打印、手工编辑、以信件形式发送或物理存档的许多文件和记录,现在都以数字演示、Word文档、Excel电子表格或电子邮件的形式出现。

然而,公司的运作还没有完全脱离纸张。无数文件仍通过邮寄方式送达办公桌:发票、报价单、已签合同或应聘者的简历。将这些文件数字化有很多很好的理由。首先,您不必将实体副本存档,从而节省了空间。您可以快速、轻松地搜索特定信息,而无需翻找文档和文件,从而节省了时间和精力。您还可以方便快捷地共享和编辑数字文件,而不必先复制或发送纸质文件。市场上有多种文件管理解决方案可供选择。

而最终,数字文件更安全,因为它们可以用密码和加密来保护,确保只有被授权的人才能访问它们。

数字化的基本要求

有几种方法可以将你的文件数字化。一方面,所使用的硬件是相关的,但也有使用的文件格式和进一步处理的软件解决方案。

正确的硬件

以下是一些最常见的工具。

  • 智能手机摄像头。 如果你没有扫描仪,最简单的选择是用你的智能手机的摄像头拍摄你的文件,然后将它们转换成PDF格式。这里的手工操作是相当高的,而且图像质量也有波动。因此,在数字形式下,经常需要进行返工。
  • 数码相机数码相机也可以用来对文件进行数字化。这通常能提供比智能手机更好的图像质量。然而,你也必须确保图像清晰可辨。
  • 扫描器扫描仪是对文件进行数字化的最有效工具。对于有大量文件的公司,绝对推荐使用扫描仪。这里有可以自动扫描整堆文件的型号。
  • 扫描服务: 扫描服务是一家为其他公司执行数字文件采集任务的公司。他们有硬件和软件,可以大规模地执行这些任务。扫描服务接收直接发送的实体文件、信件等,并通过预先确定的方式转发完成的文件。 接口 到实际的公司。

你应该使用哪些文件格式来保存

当你将文件数字化时,有不同的文件格式可以使用。以下是一些最常见的格式。

  • PDF。的内容。 PDF-格式是那些要保持原始格式的文件的理想选择,因为它保留了原始文件的格式和布局。
  • JPG。 JPG-文件是图像的理想选择,因为它们可以被压缩以节省存储空间。
  • 巴布亚新几内亚:的 PNG-PNG格式是结合了图像和文本的文件的理想选择,因为它支持透明度并保持图像的质量。
  • TIFF:TIFF文件最适合用于高质量的图像,因为它们可以被压缩而不损失。

数字化文件。一步一步来

文件数字化的过程可以概括为几个简单的步骤。

  1. 准备工作

    在你对文件进行数字化之前,要确保它是完整的。移除损坏的纸张,并确保所有页面的顺序正确。

  2. 设置

    你的扫描仪的设置应允许其对字母有良好的可读性。还要注意你使用的分辨率,以确保文件不会太大或太小,而不影响结果文件的质量。

  3. 拯救

    在扫描之后,将你的数字文件存放在一个安全的地方,结构良好,相关的工作人员可以访问。确保你正确地命名你的文件,并将它们组织在文件夹中以便于检索。

  4. 过程

    为了使数字化的信息对贵公司有用,必须对其进行进一步处理。为文件数字化而开发的专业软件有助于 OCR-技术(光学字符识别)来识别和处理数字文件中的文本。通过像Konfuzio这样的智能解决方案,它使用了来自于 人工智能 即使是复杂多样的文件也易于处理。

  5. 备份

    定期备份和归档你的数字文件,以确保你的电脑或存储设备发生意外时不会丢失它们。

在实践中,公司的硬件设置使没有专业知识的员工也能进行数字化,并取得良好效果。

存储和备份的问题也不应该留给个别员工。相反,全公司的解决方案和流程是很重要的。这是遵守数据保护规则的唯一途径。

借助OCR对数字化文件进行文字识别
借助OCR对数字化文件进行文字识别

接下来会发生什么

要真正有效和安全地处理数字文件,可靠的存储是很重要的。云解决方案通过在多个地点分发副本来提供物理安全。在技术上,通过加密和访问限制,安全性也始终是最新的。通过这种方式,数字文件和文档可以长期安全地归档。

然而,同样重要的是,利用数字化的数据可以实现什么。因为数字化本身并不是一个目的。处理 使用OCR和AI技术 允许它在公司的所有领域使用,无论是人力资源、财务、生产还是客户服务。这里有 孔子 通过将人工智能辅助训练与自学算法相结合,不断改进和加快数字化文件的准确处理,建立了新的标准。通过这样启用的 自动化 在数字化过程中,数据的处理和使用可以进一步加快,这样,员工或IT系统几乎可以实时获得数据。

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