在一个信息过载是常规而非例外的时代，尽可能有意义地利用员工的工作时间变得越来越重要。这包括告别纸张经济，转而依靠文件的数字化。在 数字化 涵盖了将数据或过程转换为数字形式的广泛方面。在这篇文章中，我们重点讨论将物理文件转换为数字文件并以电子方式存储，以便更有效地使用它们。你将了解到如何将你的文件数字化，以及这带来了哪些好处。
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文件数字化的好处是什么？
数字化办公已经在许多公司找到了自己的方式。几年前我们用来打印、手工编辑、以信件形式发送或物理存档的许多文件和记录，现在都以数字演示、Word文档、Excel电子表格或电子邮件的形式出现。
然而，公司的运作仍然不能完全脱离纸张。因为无数的文件仍然通过邮寄到达他们的办公桌。 账单聘用合同、签署的合同或申请人的简历。对于这些文件，也有很多很好的理由让你应该将它们数字化。首先，你可以节省空间，因为你不必将实体副本存档。你可以快速和容易地搜索特定的信息，而不必翻阅文件和档案，这为你节省了时间和精力。你还可以快速和容易地分享和编辑数字文件，而不必先复制或发送硬拷贝。市场上有各种各样的文件管理解决方案。
而最终，数字文件更安全，因为它们可以用密码和加密来保护，确保只有被授权的人才能访问它们。
数字化的基本要求
有几种方法可以将你的文件数字化。一方面，所使用的硬件是相关的，但也有使用的文件格式和进一步处理的软件解决方案。
正确的硬件
以下是一些最常见的工具。
- 智能手机摄像头。 如果你没有扫描仪，最简单的选择是用你的智能手机的摄像头拍摄你的文件，然后将它们转换成PDF格式。这里的手工操作是相当高的，而且图像质量也有波动。因此，在数字形式下，经常需要进行返工。
- 数码相机数码相机也可以用来对文件进行数字化。这通常能提供比智能手机更好的图像质量。然而，你也必须确保图像清晰可辨。
- 扫描器扫描仪是对文件进行数字化的最有效工具。对于有大量文件的公司，绝对推荐使用扫描仪。这里有可以自动扫描整堆文件的型号。
- 扫描服务: 扫描服务是一家为其他公司执行数字文件采集任务的公司。他们有硬件和软件，可以大规模地执行这些任务。扫描服务接收直接发送的实体文件、信件等，并通过预先确定的方式转发完成的文件。 接口 到实际的公司。
你应该使用哪些文件格式来保存
当你将文件数字化时，有不同的文件格式可以使用。以下是一些最常见的格式。
- PDF。的内容。 PDF-格式是那些要保持原始格式的文件的理想选择，因为它保留了原始文件的格式和布局。
- JPG。 JPG-文件是图像的理想选择，因为它们可以被压缩以节省存储空间。
- 巴布亚新几内亚:的 PNG-PNG格式是结合了图像和文本的文件的理想选择，因为它支持透明度并保持图像的质量。
- TIFF：TIFF文件最适合用于高质量的图像，因为它们可以被压缩而不损失。
数字化文件。一步一步来
文件数字化的过程可以概括为几个简单的步骤。
- 准备工作
在你对文件进行数字化之前，要确保它是完整的。移除损坏的纸张，并确保所有页面的顺序正确。
- 设置
你的扫描仪的设置应允许其对字母有良好的可读性。还要注意你使用的分辨率，以确保文件不会太大或太小，而不影响结果文件的质量。
- 拯救
在扫描之后，将你的数字文件存放在一个安全的地方，结构良好，相关的工作人员可以访问。确保你正确地命名你的文件，并将它们组织在文件夹中以便于检索。
- 过程
为了使数字化的信息对贵公司有用，必须对其进行进一步处理。为文件数字化而开发的专业软件有助于 OCR-技术(光学字符识别)来识别和处理数字文件中的文本。通过像Konfuzio这样的智能解决方案，它使用了来自于 人工智能 即使是复杂多样的文件也易于处理。
- 备份
定期备份和归档你的数字文件，以确保你的电脑或存储设备发生意外时不会丢失它们。
在实践中，公司的硬件设置使没有专业知识的员工也能进行数字化，并取得良好效果。
存储和备份的问题也不应该留给个别员工。相反，全公司的解决方案和流程是很重要的。这是遵守数据保护规则的唯一途径。
接下来会发生什么
要真正有效和安全地处理数字文件，可靠的存储是很重要的。云解决方案通过在多个地点分发副本来提供物理安全。在技术上，通过加密和访问限制，安全性也始终是最新的。通过这种方式，数字文件和文档可以长期安全地归档。
然而，同样重要的是，利用数字化的数据可以实现什么。因为数字化本身并不是一个目的。处理 使用OCR和AI技术 允许它在公司的所有领域使用，无论是人力资源、财务、生产还是客户服务。这里有 孔子 通过将人工智能辅助训练与自学算法相结合，不断改进和加快数字化文件的准确处理，建立了新的标准。通过这样启用的 自动化 在数字化过程中，数据的处理和使用可以进一步加快，这样，员工或IT系统几乎可以实时获得数据。
