越来越多的公司提供在线产品和服务，需要交换高度机密的数据。除了应确保数据的保密性、完整性和可用性的技术安全外，以文件为载体的信息交流是一个特别的挑战。因为：这往往需要对文件进行验证和可信度检查。这是公司确保所提供的信息是真实的而不是伪造的唯一方法。在实践中，这意味着公司必须使用复杂的文件核查来防止产品和服务的滥用--同时提高客户满意度。
我们以易懂的方式解释文件验证有哪些类型和使用案例。而且：我们展示了公司如何能够快速和容易地进行在线文件验证，以及他们为此需要哪些软件。
本文章以德语撰写，可自动翻译成其他语言并进行重读。我们欢迎您在文章末尾进行反馈。
文件验证的定义
文件验证是一个过程，公司和组织通过这个过程检查文件的真实性。文件验证过程通常可分为四个步骤：
我们将在文章后面具体展示这些单独的步骤是什么样子的。在实践中，组织主要使用文件验证来检查证书、银行报表或身份证的真实性，例如。这些在法律交易中起着决定性的作用。
为什么组织需要文件验证
文件验证给公司和组织带来这些好处：
欺诈保护
文件验证有助于防止欺诈，即防止欺诈、欺诈检测或文件欺诈。它确保只接受真实文件。这对于处理机密信息的公司尤为重要。文件验证系统对于政府机构防止身份欺诈也很重要。
效率提高
如果公司依靠自动文件验证，他们可以节省大量的时间。这是因为他们不必手动检查每个文件。相反，文件验证软件会处理这个问题。这使文件控制更加有效，从而提高生产力。以及：文件验证工具 通过这种方式缓解员工的压力.
改善用户体验
当企业使用文档验证软件时，他们改善了用户体验。用户只需提供相关文件。他们不必经历分别提供所有数据的麻烦。这将提高客户满意度。
遵守规定
公司和公共机构必须满足某些合规要求。文件验证可以帮助满足这些要求。它通过确保只接受真实有效的文件来做到这一点。如果需要，公司也可以签发文件验证证书。
文件验证的类型
从根本上说，验证确保了文档的真实性和有效性。验证的具体目的取决于应用的具体情况。验证的主要类型如下：
身份证核查
证件验证系统可确保护照、身份证和驾驶执照等身份证件的真实性。通常，它检查身份证的安全特征。例如，多色线结构的安全印刷和激光倾斜图像。
核实出生证明
文件验证检查出生证明的真实性。为此，除其他事项外，验证员还会仔细检查签发人的签名。
地址验证
公司使用文件验证测试来检查地址的真实性。这与电费单、租赁合同和银行对账单等文件尤其相关。组织这样做主要是为了所谓的KYC文件验证。KYC指的是 "了解你的顾客".KYC满足了金融部门的公司必须知道他们的客户是谁的合规要求。只有这样，他们才能与他们达成合法的交易。这首先是为了打击反洗钱（AML）。
证书验证
证书证明用户符合某些要求或资格。例如，文件验证软件检查签发机构的标志和印章。
文件验证的挑战
为使各组织能够以合法安全的方式使用官方文件，核查是不可缺少的。核查的过程给他们带来了这些挑战：
- 技术的整合： 为了能够有效地进行在线文件验证，公司需要合适的软件。这必须与他们自己的系统兼容，并能顺利运行。
- 成本高： 公司可以选择不同的文件验证服务。然而，根据不同的软件或工具，会产生高额费用。
- 不同的语言： 核实不同语言的文件可能是一个挑战。这是因为许多文件验证系统只在有限程度上支持德语和英语以外的语言。
- 人为错误： 文件核查软件通常在工作中不会出现错误。尽管如此，公司必须始终在最后手动检查一次文件。这样做的目的是发现工具可能忽略的不一致之处。然而，员工在这一过程中可能会犯错。
这就是文件验证过程的运作方式
文件验证过程包括以下四个步骤：
- 步骤1：准备数据收集
在第一步，公司必须收集客户的数据。要做到这一点，他们需要要求并收集所有持有与目的相关信息的文件。最重要的信息的文件核查清单通常包括用户的姓名、出生日期、地址和文件的签发日期。
- 第2步：提取数据
下一步，企业从文件中提取相关数据。例如，他们可以使用OCR（光学字符识别）软件高效地完成这一步骤。OCR可识别文档中的文本并将其转换为数字数据。
- 第3步：验证文件
在第三步，文件验证工具检查文件是否真实有效。要做到这一点，它要仔细检查各种特征，如邮票、水印、字体和载体材料。软件不仅检测文件是否真实，而且还检测它是否在任何时候被篡改过。
- 第4步：手动验证文件
在最后一步，公司必须有一个员工手动检查文件。这个人检查文件是否有文件核查系统可能没有发现的违规或异常情况。例如，这可能是数据上的差异或对文件真实性的怀疑。如果有必要，可以在最后签发一份文件核查证书。
文档验证用例
以下五个用例特别常见：
交易员核查
公司可以使用文件验证来验证交易者的身份。通过这种方式，他们确保他们确实存在，并且正在开展合法业务。
发票处理
公司可以 自动处理发票通过从发票中提取数据并与他们系统中的信息相匹配。此外，通过核实发票，他们可以确保他们只为合法的业务付款。
遵守法律规定
文件验证测试有助于公司遵守法律要求。例如，这可能是了解其客户身份的义务。为此目的，他们可以使用KYC文件验证。
欺诈检测
文件验证服务有助于发现欺诈行为。为了做到这一点，他们确定文件是否是伪造的或被操纵的。
开设账户
文件验证的另一个典型用例是为开户而验证客户的身份。例如，这可以是一个银行账户的开立或客户账户的入职。
文件验证：来自不同行业的实际案例
在实践中，自动化文件验证几乎被用于所有数据的保密性和完整性起着重要作用的行业。来自三个不同行业的常见用例是这样的：
金融部门
信贷机构主要在信贷申请中使用文件的自动验证。例如，软件可以检查文件内容的合理性。 薪资报表中的数据.
保险业
保险公司在索赔管理中使用文件验证。在这个过程中，人工智能软件会将例如损失和损失金额与被保险的危险和相应的文件进行比较。例如，软件会检查遭受损失的自行车或汽车是否真的与被保险的自行车或汽车相对应。在汽车的情况下，一个 采用OCR技术后，车辆登记.对于自行车，它是 发票 以及它所包含的信息，如帧号。
物流和工业
在物流和工业领域，公司使用自动验证文件的方式进行追索。这可以是，例如，当涉及到交货证明和相关文件需要快速 必须在档案中找到.
文件验证的未来
公司现在可以从广泛的范围内选择 提供 用于文件验证的服务、系统和工具。因为
文件验证市场目前的年增长率为14.4%。
有了向人类学习的人工智能软件，他们可以将文件审查自动化--而且是高效地进行。对于这一点，也可以看看我们的 人在囧途（HITL）文章 一个。与 Konfuzio 组织机构可以快速和容易地检查任何类型的文件。该软件自动识别相关数据，记录和分析这些数据，并将其有序地存储在数据库中。通过这种方式，公司还可以高效、可靠地检查证书、凭证和身份证等文件的真实性。
常见问题
文件验证是一个检查文件真实性的过程。例如，这些文件可以是身份证、护照、驾驶执照、出生证、推荐信和就业合同等。
自动文档验证流程从收集相关文档开始。然后，软件从文件中提取所有相关数据。它检查文档的真实性。最后，员工手动检查该工具是否忽略了任何异常情况。
文件验证的一个例子是在开设银行账户时检查身份证。另一个用例是在雇用新员工时核实工作证明或检查证书的真实性。
