利用数字采集技术进行数字流程优化

文件采集:创新的、数字化的文件管理

Christopher Klee

数字革命已经从根本上改变了企业的工作方式。优化工作流和流程的最重要工具之一是文件采集。

利用文件采集功能实现完全自动化的文件处理

优化和数字化流程的基础是将模拟文件转化为数字的、可重复使用的数据。所有来自纸质文件的相关信息必须被可靠地捕获并转移到数字系统中。在那里,它们可以以结构化的方式被进一步处理,并确保流程和决策的自动化。这种完全自动化的文件捕获被称为文件捕获,是通往现代企业和可持续发展组织的重要解决方案。

不管是要处理的文件、发票、送货单还是其他记录和收据--通过对数据的智能捕捉,相关信息被自动识别和分配。文件采集软件使用光学字符识别(Optical Character Recognition)技术。OCR)和人工智能(KI)来分配纸质文件的信息并有效地处理它们。

文件采集是如何工作的?

  1. 文件被数字化为扫描件或照片
  2. 相关的文本段落会被自动识别并在
  3. 从扫描的文本中提取相关信息
  4. 信息是以数据形式传输的
文件采集能识别文件中的所有重要信息

节省资源,优化流程

文件采集的优势是巨大的。将纸质文件转换为数字数据的能力,从而简化了它们的存储和处理,为通过数字解决方案优化流程提供了可能性。因此,工作流程可以被加速,错误的来源可以被最小化,资源可以被持续地节省。

特别是员工被现代化的解决方案所缓解--重复的、耗时的工作被文件采集所取代。对于复杂案件的控制和处理,员工可以更快地访问和处理文件,而不是以耗时的方式手动处理。此外,扫描的文件被自动组织和归类。这导致了文件的合理归档和组织,所有文件都直接分配给客户和订单。

文件采集还可以帮助提高文件的安全性。通过数字方式存储文件,它们可以得到更好的保护,以防止丢失、被盗或损坏。此外,对机密文件的访问可以很容易地以数字方式进行控制和预防。通过分配访问权限,可以确保只有被授权的人才能访问某些文件。

年轻团队通过文件采集讨论数字化成果

文件采集的优势

  • 模拟收据被自动记录并以数字方式进行分类
  • 捕获的数据通过接口直接传输到公司自己的系统中
  • 流程可以数字化和自动化
  • 资源得到保护,员工得到解脱
  • 技术促成创新解决方案

总的来说,文档捕获是实现无纸化办公的一个重要步骤,可以帮助企业简化工作流程并提高生产力。文件采集对所有行业来说都是一种巨大的缓解。特别是那些在处理和归档文件方面有大量工作的企业可以从数字自动化中受益。

特别是在这些 行业 重复性和组织性的工作束缚了重要的资源,妨碍了有效的工作。因此,许多不同的文件类型能够被可靠地读取是至关重要的。由文件采集解决方案自动采集和处理的典型文件有

现代工艺优化

凭借这些功能,文件采集是一个重要的工具,用于 优化工作流程 并提高公司的生产力。通过将纸质文件转换为数字数据,他们可以简化文件管理,提高数据安全性,并使文件的搜索和归档自动化。

Konfuzio的文档捕获软件在处理这些文档时取得了令人印象深刻的效果。基于图像和文本的文件,如扫描件,可以用70多种不同的语言进行采集和处理。所提取的信息通过一个接口直接传送到公司自己的业务软件中。Konfuzio的文档采集软件可以在企业内部实施,也可以从云端作为软件即服务的解决方案实施。

与微软动态365业务中心的接口

微软动态365业务中心 是许多公司使用的一种组织工具。它参与了许多流程,因此是优化内部和外部流程的中心枢纽。Konfuzio的软件能够通过API与Microsoft Dynamics 365 Business Central安全交换所有文件数据。如果需要,还可以导出文件图像和个人审计跟踪。

Konfuzio的文件采集软件

市场上有许多不同的文件采集解决方案,可以帮助公司实施这项技术。仔细考虑不同的选择以找到最适合你的需求的解决方案是很重要的。Konfuzio公司能够开发一个单独的定制解决方案。此外,还可以通过接口实现各种共生--正如与Microsoft Dynamics 365 Business Central的兼容性所示。

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