数字文件管理的成功因素

每个组织都有大量与业务相关的文件。通常情况下,纸质文件被归档在文件夹或活页夹中,要么实际存放在公司内部,要么外包给外部供应商。查找和处理这些原始文件是一个繁琐的过程,尤其是在处理大量文件时。数字 文件管理 就是解决方案。

但是,在实现无纸化办公的道路上,公司、银行和公共机构面临着相当大的挑战。采用 文件管理系统 (DMS) 通过对文件进行数字化存档、编制索引、查找和处理,为解决问题提供支持。

您是否想详细了解您可以使用 自动化 和数字化?请通过 联系表格.

什么是文件管理?

文件管理指的是一种系统或流程,其中特别包括 PDF 文件等电子文件、 文字处理文件 组织、机构和企业需要采集、监控、存储和管理文件和数字图像。根据业务需求的不同,文件管理的程度也各不相同:从单个的独立应用程序到大规模的企业级配置。

文件管理的发展

首个纸质文档管理软件系统的开发始于 20 世纪 80 年代。这些系统处理的是纸质记录,包括印刷文件和图像。由于逐步 数字化 随着时间的推移,人们开始需要能够管理电子文件:数字文件管理应运而生。在新软件系统的帮助下,现在可以管理所有文件和档案,甚至是那些在计算机上创建并存储在本地文件系统或全球服务器上的文件和档案。

文件管理系统 - 数字文件管理的基础

有效和最新的文件管理方法需要实施文件管理系统(DMS)。文档管理系统是一种软件,它提供了一种存储、管理和跟踪电子文档的自动化方法。最初,文件管理系统用于扫描或读取纸质文件,并将其转换为数字图像。如今,DMS 具有更多功能。

文件管理系统最重要的功能

软件可识别 自动记录 并从中获取最重要的数据。可对文本文档、电子表格、PDF 文件、图像、视频和电子邮件等各种文档类型进行数字化管理和编目,以确保其易于检索和访问。

因此,文件的数字化采集和存储、元数据、版本控制、安全、索引和查询功能构成了应用程序的核心。

数字文件存储的优势

数字文件库支持各组织、机构和公司保存所有可归档的文件。 工作流程 以一种智能的方式。通过自动采集和提供各类文件,促进了工作流程。由于所有必要的功能都集中在一个界面上,因此采用 DMS 系统后,就不再需要多个程序来处理流程。

与强大的人工智能技术相结合,可确保优化精益、高效的工作流程,从而为日常业务带来诸多好处,并同样带来长期改进:

  • 提高效率文件管理系统可将文件存储在中央存储库中并对其进行结构化处理,从而使员工能够轻松地以数字方式检索所需的文件。无需手动搜索文件,从而降低了出错率。
  • 节省时间文件的自动关键字化简化了数字文件库内的搜索,在时间上也有相当大的优势。
  • 提高透明度文件管理系统:文件管理系统允许多个用户并行访问和编辑文档。这可以促进协作,改善沟通。
  • 数据保护和安全安全存储:通过只授予授权人员访问权,确保了数字文件的安全存储。
  • 节省成本公司需要在人工文档管理上花费更少的时间和资源。这样可以减少纸张成本和存储纸质文件所需的空间。
  • 遵守规定许多组织必须遵守某些法律或监管要求。文件管理系统通过对文件进行相应的存储和归档,有助于遵守这些要求。
  • 可扩展性DMS 是一种可扩展的解决方案,使数字文件管理能够不断适应不断变化的要求,并根据需要进行扩展。

正确使用文件管理系统的 7 个步骤

选择 DMS 决定了是成功的数字文档管理还是杂乱无章的电子文档。以下指南将帮助您分析基本方面,从而在做出决定时保持清晰的视野:

库存

您能发现公司有哪些需求,问题出在哪里?您认为 DMS 应该做些什么并加以改进?必须提前满足哪些技术要求?

功能性

即使一开始只需要有限的功能,也一定要考虑到未来的发展。公司的需求以及对系统的要求都会随着时间的推移而增加。重要的是要制定一个精确的时间表,并设定相应的目标和里程碑。

整合点

决定文件管理系统将映射哪些工作流程,哪些现有流程需要优化,以及所需的文件管理系统结构应该是什么样子。让所有受影响的领域和部门为全面引入做好准备。

文件管理系统供应商比较

定制的解决方案不仅能在购买时节省成本,还能在日后节省不必要的精力。未使用的功能会增加系统工作的难度,并可能导致延迟和崩溃。此外,软件与现有系统兼容也很重要。

界定时间表

贵公司应多快实施 DMS 系统?必须考虑为技术升级、员工培训、测试和质量控制留出足够的时间。一个切合实际的时间表是必不可少的。

工作流程

要在数字文档管理中建立秩序,必须为创建文档制定规则。这些规则包括为标准业务文档设置模板、遵循内部风格指南、确定文档日期或时间戳,以及共享或审核文档的程序。

简介

一旦回答了上述问题,就可以实施文件管理系统。确保所有员工都熟悉新流程,并在创建、存储和检索数字化文件时遵循适当的步骤。

利用人工智能实现工作流和流程自动化

引入 DMS 是有效管理和组织文件的一个极其重要的组成部分。然而,在数字文档存储方面也存在一些挑战,这些挑战单靠 DMS 是无法解决的。这就是 Konfuzio 发挥作用的地方--该软件通过使用 人工智能 (AI)和 机器学习 (ML) 补充并改进了 DMS:

  • 简单的文件归档和搜索Konfuzio 可自动对文档进行分类和标记。这意味着用户可以通过搜索特定的标签或类别来快速、轻松地查找文件。
  • 文件归档: Konfuzio以符合GoBD的方式自动对文件进行分类和存档。这意味着,用户可以创建工作流程,让文件根据规则和程序自动处理。
  • 联合文件处理:利用光学字符识别(OCR),Konfuzio可以自动识别和提取相关数据。这使公司能够自动纠正文件,以消除错误并提高文件质量。
  • 用工作流程绘制数字业务流程图Konfuzio 可自动创建工作流程,根据规则和程序自动处理文档。
  • 利用 DMS 优化工艺Konfuzio:通过使用机器学习和人工智能,Konfuzio 可提高文档质量并缩短处理时间。这实现了文件的自动处理,从而提高了效率和生产力。
  • 低代码的电子邮件自动化功能:自动从电子邮件中提取数据并进行分类。因此,您再也不用手动搜索电子邮件了。
  • 数据保护:自动识别和分类敏感数据,使其得到保护和储存。

Konfuzio 具有足够的智能,能够理解类似性质的文件内容,并以人类阅读文件时的智力进行处理。它还能与 Salesforce、Google Docs 等其他程序和许多其他 RPA 进行无缝交互、 企业资源规划系统或客户关系管理系统.这种集成大大提高了文件管理系统的用户友好性。

支持人工智能的数据提取

Konfuzio 是一个基于人工智能的平台,可从各种文档和来源中提取非结构化数据。

点击此处了解有关使用 Konfuzio 提取数据的更多信息。

数字文件管理的应用领域

至于哪些文件可以通过 DMS 系统进行存储和管理,这个问题没有任何限制。所有与文件或信函(纸质或电子)有关的业务领域都可以纳入文件管理系统。其中包括

  • 发票处理DMS 能够快速安全地处理数字发票。软件可识别收到的发票文件并自动转发。
  • 合同管理管理大量期限、付款条件和通知期各不相同的合同,是企业内部财务管理面临的最大挑战之一。在数字合同管理的帮助下,可以确保对最后期限的全面控制。
  • 假期管理节假日:在节假日之前,团队和部门负责人以及人力资源部门的办公桌上经常会积 累一些节假日申请。随后是耗时的审查和批准过程。通过 DMS 系统,可以快速了解剩余假期的情况,并了解已申请、已批准和已拒绝的假期申请。

总结

数字文件管理影响着业务流程的顺利进行,并有助于优化流程。DMS 和人工智能的使用使文件的采集、数字化和标记变得快速而简单。这样就有更多时间专注于核心业务领域。多种技术的相互作用为自动处理各种工作流程奠定了理想的基础。

您是否计划引入数字文档管理,并希望了解有关 Konfuzio 的更多信息?请随时联系我们 联系我们 关于我们的专家很乐意为您提供建议。

"
"
Maximilian Schneider 的头像

最新文章