每个公司都有许多与业务有关的文件--合同、附件、协议。 账单银行报表、报告、申请、工作申请、证书等等。 通常情况下，纸质文件被归档在文件夹和活页夹中，要么在公司内部实际存储，要么外包给外部供应商。寻找和使用这种原始纸质文件是一个困难和繁琐的过程，特别是在处理大量文件的时候。文件管理软件解决了与归档、索引、检索和处理文件有关的这类问题。
文件管理可以被定义为文件管理的方式，可以被定义为组织管理和跟踪其文件（尤其是电子形式）的方式。今天，文件管理在不同程度上存在，取决于业务需求--从单独的独立应用到大规模的企业级配置。
文件管理是如何发展的？
第一批用于管理纸质文件的软件系统是在1980年代开发的。他们处理的是纸质记录，除了印刷文件外，还包括图像、打印件等。
后来，能够管理电子文件的需求也变得很明显，因此必须创建新的软件系统。他们要管理在计算机上创建并存储在本地文件系统或全球服务器上的所有文件或文档。
文件管理软件的特点
文件管理系统是一种软件，它提供了一种自动存储、管理和跟踪电子文件的方式。
最初，DMS是用来扫描或阅读纸质文件，并将其转换为数字图像。但现在的DMS有更多的功能。
该软件能自动识别文件并捕获最重要的数据。PDF文件、发票、保险单都更容易管理。
Konfuzio用人工智能增强了文件管理软件。作为DMS的一个模块，Konfuzio在每次处理过程中都会进行学习，因此可以更快、更自动地从你的文件中获取重要数据。
文件管理软件的优势是什么？
文件管理软件帮助公司智能地控制所有的文件工作流程。通过自动采集和提供各种文件，促进了工作流程。内容和信息更容易找到，决策更容易做出。
许多企业已经从传统的纸张归档转向文件管理软件，因为自动化系统可以节省时间、金钱和空间。DMS还消除了使用多个程序来处理你的工作流程的需要，因为所有必要的功能都结合在一个界面下。
强大的人工智能支持的文件管理软件以流程优化方法为基础，确保工作流程的精简和高效。这包括，例如，流程自动化、数据准备和错误处理。这为日常业务带来了许多好处。
在你的组织中实施文件管理软件可以带来以下即时和长期的改善。
- 更少的纸张，更少的成本和更少的努力
- 更多的合规性和安全性
- 快速和容易的整合
- 提高生产力和自动化程度
如何选择一个文件管理软件？
- 库存
你能在公司中发现什么需求，问题所在是什么？你认为文件管理系统应该做什么和改进什么？必须事先满足哪些技术要求？
- 功能性
即使你在开始时应该只需要有限的功能范围，也一定要考虑你在未来期望的发展。公司的需求以及因此对系统的要求会随着时间的推移而增加。重要的是要制定一个精确的时间表，有相应的目标和里程碑。
- 整合点
决定文件管理系统将映射哪些工作流程，哪些现有流程应该被优化，以及理想的DMS结构应该是什么样子。为所有受影响的地区和部门做好完全引入的准备。
- 文件管理软件供应商的比较
一个定制的解决方案不仅可以在购买时节省成本，还可以在以后节省不必要的努力。未使用的功能使系统的工作更加困难，并可能导致延迟和崩溃。同样重要的是，该软件要与现有系统兼容。
- 界定时间表
DMS在你的公司应该如何快速实施？必须考虑到需要足够的时间进行技术升级、人员培训、测试和质量控制。一个现实的时间安排是极其重要的。
- 工作流程
为了创造秩序，需要为文件的创建制定规则。这包括为标准商业文件建立模板，遵循内部风格指南，为文件加注日期或时间戳，以及分享或审查文件的程序。
- 简介
一旦你回答了上述问题，你就可以实施文件管理软件。确保所有工作人员都清楚地了解文件管理系统，并在创建、存储和检索文件时遵循适当的程序。
文件管理软件可以应用在哪里？
当涉及到哪些文件可以用文件管理系统存储和管理的问题时，其可能性是没有限制的。所有与文件或信件（纸质或电子）打交道的业务领域都可以被纳入文件管理系统。
这些措施包括，除其他外。
- 财务和会计（发票、预算计划、银行报表、工资单）
- 合同管理（报价、合同、控制性文件）。
- 数字收件箱（将纸质邮件自动转换为电子格式）。
- 电子邮件归档
总结
文件管理软件可以对企业的顺利运行产生重大影响。它使捕获、数字化和标记文件变得快速而简单。这就为企业更重要的领域留下了更多时间。
因此，文件管理软件大大增加了业务效率，并能提供有价值的额外好处，如增加安全性、顺利协作和自动合规。
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