文件管理系统：一个DMS必须能够做什么？

在一个每天产生大量信息的数字世界里，有效管理文件已经成为一项必要的技能。一个文件管理系统（DMS）可以帮助公司组织、存储和管理他们的信息过载。

在这篇博客文章中了解更多：

• 如何找到一个适合你公司的DMS。
• 如何实现流程和工作流的自动化。
• 重要提示：此外，请阅读有关数据保护法规和DMS的有效扩展的所有内容。

什么是文件管理系统？

文件管理系统（DMS）是一种软件应用程序，用于组织、存储和管理数字格式的文件和信息。文件管理系统可以管理和索引文件，如文本文件、电子表格、图像、视频和电子邮件，使它们更容易找到和检索。

DMS的重要性在于它帮助组织更有效地管理他们的文件，从而提高生产力和改善协作。通过集中存储文件，员工可以更容易地访问和分享信息，从而改善协作和决策。此外，DMS可以通过控制访问权限和版本来提高文件的安全性。这可以帮助防止机密信息的丢失或被盗。

文件管理系统对贵公司的7个优势

以下是公司可以从使用DMS中得到的一些好处：

1. 提高效率：DMS使公司能够在一个中央存储库中存储和组织文件。员工可以更容易地访问他们需要的文件。文件不再需要手动搜索，这节省了时间并减少了错误的风险。
2. 节省时间：一个DMS系统会自动组织文件并编制索引。这使得搜索文件更加容易，因为员工不再需要手动搜索文件。
3. 改进协作：DMS允许多个用户同时访问和编辑文件。这促进了合作，改善了公司内部的沟通。
4. 安全性：DMS确保机密文件的安全，只有被授权的人才能访问它们。通过实施安全协议和访问权限，组织可以确保其文件的安全。
5. 节省成本：组织需要花更少的时间和资源在人工文件管理上。这减少了纸张成本和储存纸质文件所需的空间。
6. 合规：许多公司必须遵守某些法律或法规要求。DMS可以帮助公司遵守这些规定，确保文件得到适当的存储和归档。
7. 可扩展性：DMS是一个可扩展的解决方案，使公司能够增加其 文件管理 适应他们业务不断变化的需求。如果公司需要更多的存储空间或更多的功能，他们可以很容易地扩展其DMS解决方案。

选择DMS的检查表

为了确定一个平台是否是正确的选择，必须注意文件管理系统的某些工具。

1. 云访问 和权限：云访问允许从任何设备访问所有文件。它还有助于减轻数据丢失或删除的风险，而权限是一种很好的方式，可以让不同的人访问或限制文件。
2. 从多个来源有效输入文件：一个DMS应该允许从多个来源输入文件，如电子邮件、扫描仪、应用程序和批量上传。
3. 通过版本控制以团队的形式工作：有了版本历史，团队在一起工作的时候可以协调修改，这样每个人都是最新的，沟通问题也会减少。
4. 安全性：寻找文件的256位加密，自动数据备份，安全审计跟踪，文件访问的权限和角色级别，以及文件的自动索引和对病毒和恶意软件的内置保护。
5. 智能组织：用户向数据库添加的文件越多，其管理就越复杂。寻找标签、评级和其他分类功能。这些有助于用户更有效地找到他们需要的文件。
6. 高级索引：文档索引改善了文档检索、访问控制和报告。最受欢迎的DMS文件索引功能包括元数据索引和内容发现和索引。版本和修订索引以及自动文件编号也很重要。
7. 拉动式打印：对于高度管制的公司来说，公牛式打印是有意义的，用户只有在设备上验证了自己的身份后才能打印文件。这样，公司可以防止文件被盗或挤在设备周围。
8. 易用性：寻找可定义的搜索过滤器、拖放式导入文件和出色的客户支持。

通过人工智能实现流程和工作流的自动化

文件管理系统（DMS）是公司有效组织和管理其文件的一个重要组成部分。然而，在处理文件时，有些挑战是单靠DMS无法解决的。这就是Konfuzio的作用，一家数据提取公司，通过使用 人工智能 (AI)和 机器学习 (ML)可以补充和加强DMS：

• 简单 归档系统 和搜索文件：Konfuzio自动对文件进行分类和标记。这意味着，用户可以通过搜索特定的标签或类别来快速和容易地找到文件。
• 文件归档: Konfuzio以符合GoBD的方式自动对文件进行分类和存档。这意味着，用户可以创建工作流程，让文件根据规则和程序自动处理。
• 联合文件处理：利用光学字符识别（OCR），Konfuzio可以自动识别和提取相关数据。这使公司能够自动纠正文件，以消除错误并提高文件质量。
• 用工作流程绘制数字业务流程图：Konfuzio可以自动创建工作流程，根据规则和程序自动处理文件。这可以节省时间，提高效率。
• 过程优化 与DMS：通过使用机器学习和人工智能，Konfuzio提高了文件的质量，减少了处理时间。这使得文件的自动处理成为可能，这反过来又导致了更高的效率和生产力。
• 低代码的电子邮件自动化： 自动从电子邮件中提取数据并进行分类。因此，你永远不必再手动搜索电子邮件。
• 数据保护：自动识别和分类敏感数据，使其得到保护和储存。

在你的文件管理系统中保护数据的6个提示

2019年，《通用数据保护条例》收紧了整个欧洲的数据保护立法。有关人们的健康、性取向、宗教、信用度、犯罪记录和政治观点的信息尤其值得保护。

而GoBD又对收据和税务数据的处理提出了高要求。合法的归档意味着文件要以防损和可追踪的方式存储，即参照商业交易。你可以通过DMS更有效地满足这些合规性要求。

提示1：使用符合法律规定的加密方式

如果你的公司在DACH地区，你应该使用一个德国的DMS。特别是迁移到大洋彼岸的云解决方案往往不符合GoBD和DSGVO的要求。这是因为美国当局依法确保对所有托管在美国的数据的访问。

除了对DMS中的文件进行加密外，软件在后台记录所有的文件进程也很重要。因此，变化是可追踪的，版本可以被恢复，数据的完整性得到保障。如果你的DMS被集成到ERP（企业资源规划）中，那是最理想的。这可以让你更快地工作和跨流程。

提示2：对你的数据进行标记和分类

由于数据主体有时会要求交出或删除他们的数据，你应该在文件管理系统中以数据主体的名字创建文件。 标签.此外，还可以建立对商业交易、专款专用和同意的参考。在分类之后，你的数据可以在不同的保护级别上使用。这使您能够迅速找到特别值得保护的数据。

提示3：为不同的员工组设置权限

雇员应该在必要时有尽可能多的访问权，在可能的情况下有尽可能少的访问权。用户组的访问配置文件在这里很有用，这样就不必为每个雇员创建单独的配置文件。例如，人力资源部门的工作人员需要对人事主数据进行写入访问，而只读访问对受训者来说就足够了。

提示4：与你的数据保护官建立一个安全的概念

在这里，你应该定义谁可以访问敏感数据，谁可以删除或修改它，或者什么时候处理的目的不再适用，数据应该被删除。你还应该围绕个人数据的存储和处理定义流程。

提示5：扫描符合GoBD标准的纸质文件

现代软件，如Lexware，提供了对GoBD合规性的支持，特别是对收到的发票。扫描 账单, 合同 和收据，并保护它们不被无意中删除。这也使你的文件具有防审计性。这意味着信息是可检索的、可追踪的、不可更改的和防篡改的存档。

提示6：建立质量保证工作流程

一些DMS软件允许某些文件类型通过一个处理流程。例如，你可以让文件接收者确认他们已经阅读并理解安全简报。这为你提供了一个具有证明价值的质量保证流程。

文件管理系统的附加功能扩展

这里有一些可以补充DMS的应用程序：

1. DocuSign：以电子方式签署和批准文件的一种快速而简单的方式。它通常被整合到DMS中，将电子签名过程无缝地整合到文件工作流程中。
2. Konfuzio、ABBYY FlexiCapture、Kofax或类似的IDP解决方案：该软件允许用户从纸质文件或扫描文件中自动提取数据，并将其转换成数字格式。然后，提取的数据可以导入DMS，并自动进行分类。
3. 微软团队：一个安全的协作平台，供团队分享文件、共同处理文件并进行实时讨论。
4. Slack: 一种沟通工具，帮助团队快速、轻松地分享文件和信息，并共同开展项目。
5. Trello: 一个可视化的项目管理工具，帮助团队管理任务，设定最后期限并跟踪进度。
6. Evernote: 一种笔记工具，帮助用户组织和存储笔记、想法和信息。

这些应用程序可以帮助扩展DMS的功能，提高用户的协作和生产力。将这些应用程序整合到DMS中，为分享、编辑和管理文件提供了一种无缝和有效的方式。