文件管理系统:一个DMS必须能够做什么?

在一个每天产生大量信息的数字世界里,有效管理文件已经成为一项必要的技能。一个文件管理系统(DMS)可以帮助公司组织、存储和管理他们的信息过载。

在这篇博客文章中了解更多:

  • 如何找到一个适合你公司的DMS。
  • 如何实现流程和工作流的自动化。
  • 重要提示:此外,请阅读有关数据保护法规和DMS的有效扩展的所有内容。

什么是文件管理系统?

文件管理系统(DMS)是一种软件应用程序,用于组织、存储和管理数字格式的文件和信息。文件管理系统可以管理和索引文件,如文本文件、电子表格、图像、视频和电子邮件,使它们更容易找到和检索。

DMS的重要性在于它帮助组织更有效地管理他们的文件,从而提高生产力和改善协作。通过集中存储文件,员工可以更容易地访问和分享信息,从而改善协作和决策。此外,DMS可以通过控制访问权限和版本来提高文件的安全性。这可以帮助防止机密信息的丢失或被盗。

文件管理系统对贵公司的7个优势

以下是公司可以从使用DMS中得到的一些好处:

  1. 提高效率:DMS使公司能够在一个中央存储库中存储和组织文件。员工可以更容易地访问他们需要的文件。文件不再需要手动搜索,这节省了时间并减少了错误的风险。
  2. 节省时间:一个DMS系统会自动组织文件并编制索引。这使得搜索文件更加容易,因为员工不再需要手动搜索文件。
  3. 改进协作:DMS允许多个用户同时访问和编辑文件。这促进了合作,改善了公司内部的沟通。
  4. 安全性:DMS确保机密文件的安全,只有被授权的人才能访问它们。通过实施安全协议和访问权限,组织可以确保其文件的安全。
  5. 节省成本:组织需要花更少的时间和资源在人工文件管理上。这减少了纸张成本和储存纸质文件所需的空间。
  6. 合规:许多公司必须遵守某些法律或法规要求。DMS可以帮助公司遵守这些规定,确保文件得到适当的存储和归档。
  7. 可扩展性:DMS 是一种可扩展的解决方案,使公司能够根据组织不断变化的要求调整其文档管理。如果需要更多存储空间或附加功能,公司可以轻松扩展其 DMS 解决方案。

选择DMS的检查表

为了确定一个平台是否是正确的选择,必须注意文件管理系统的某些工具。

  1. 云访问 和权限:云访问允许从任何设备访问所有文件。它还有助于减轻数据丢失或删除的风险,而权限是一种很好的方式,可以让不同的人访问或限制文件。
  2. 从多个来源有效输入文件:一个DMS应该允许从多个来源输入文件,如电子邮件、扫描仪、应用程序和批量上传。
  3. 通过版本控制以团队的形式工作:有了版本历史,团队在一起工作的时候可以协调修改,这样每个人都是最新的,沟通问题也会减少。
  4. 安全性:寻找文件的256位加密,自动数据备份,安全审计跟踪,文件访问的权限和角色级别,以及文件的自动索引和对病毒和恶意软件的内置保护。
  5. 智能组织:用户向数据库添加的文件越多,其管理就越复杂。寻找标签、评级和其他分类功能。这些有助于用户更有效地找到他们需要的文件。
  6. 高级索引:文档索引改善了文档检索、访问控制和报告。最受欢迎的DMS文件索引功能包括元数据索引和内容发现和索引。版本和修订索引以及自动文件编号也很重要。
  7. 拉动式打印:对于高度管制的公司来说,公牛式打印是有意义的,用户只有在设备上验证了自己的身份后才能打印文件。这样,公司可以防止文件被盗或挤在设备周围。
  8. 易用性:寻找可定义的搜索过滤器、拖放式导入文件和出色的客户支持。

通过人工智能实现流程和工作流的自动化

文件管理系统(DMS)是公司有效组织和管理其文件的一个重要组成部分。然而,在处理文件时,有些挑战是单靠DMS无法解决的。这就是Konfuzio的作用,一家数据提取公司,通过使用 人工智能 (AI)和 机器学习 (ML)可以补充和加强DMS:

  • 简单 归档系统 和搜索文件:Konfuzio自动对文件进行分类和标记。这意味着,用户可以通过搜索特定的标签或类别来快速和容易地找到文件。
  • 文件归档: Konfuzio以符合GoBD的方式自动对文件进行分类和存档。这意味着,用户可以创建工作流程,让文件根据规则和程序自动处理。
  • 联合文件处理:利用光学字符识别(OCR),Konfuzio可以自动识别和提取相关数据。这使公司能够自动纠正文件,以消除错误并提高文件质量。
  • 用工作流程绘制数字业务流程图:Konfuzio可以自动创建工作流程,根据规则和程序自动处理文件。这可以节省时间,提高效率。
  • 过程优化 与DMS:通过使用机器学习和人工智能,Konfuzio提高了文件的质量,减少了处理时间。这使得文件的自动处理成为可能,这反过来又导致了更高的效率和生产力。
  • 低代码的电子邮件自动化: 自动从电子邮件中提取数据并进行分类。因此,你永远不必再手动搜索电子邮件。
  • 数据保护:自动识别和分类敏感数据,使其得到保护和储存。

在你的文件管理系统中保护数据的6个提示

2019年,《通用数据保护条例》收紧了整个欧洲的数据保护立法。有关人们的健康、性取向、宗教、信用度、犯罪记录和政治观点的信息尤其值得保护。

而GoBD又对收据和税务数据的处理提出了高要求。合法的归档意味着文件要以防损和可追踪的方式存储,即参照商业交易。你可以通过DMS更有效地满足这些合规性要求。

提示1:使用符合法律规定的加密方式

如果你的公司在DACH地区,你应该使用一个德国的DMS。特别是迁移到大洋彼岸的云解决方案往往不符合GoBD和DSGVO的要求。这是因为美国当局依法确保对所有托管在美国的数据的访问。

除了对DMS中的文件进行加密外,软件在后台记录所有的文件进程也很重要。因此,变化是可追踪的,版本可以被恢复,数据的完整性得到保障。如果你的DMS被集成到ERP(企业资源规划)中,那是最理想的。这可以让你更快地工作和跨流程。

提示2:对你的数据进行标记和分类

由于数据主体有时会要求交出或删除他们的数据,你应该在文件管理系统中以数据主体的名字创建文件。 标签.此外,还可以建立对商业交易、专款专用和同意的参考。在分类之后,你的数据可以在不同的保护级别上使用。这使您能够迅速找到特别值得保护的数据。

提示3:为不同的员工组设置权限

雇员应该在必要时有尽可能多的访问权,在可能的情况下有尽可能少的访问权。用户组的访问配置文件在这里很有用,这样就不必为每个雇员创建单独的配置文件。例如,人力资源部门的工作人员需要对人事主数据进行写入访问,而只读访问对受训者来说就足够了。

提示4:与你的数据保护官建立一个安全的概念

在这里,你应该定义谁可以访问敏感数据,谁可以删除或修改它,或者什么时候处理的目的不再适用,数据应该被删除。你还应该围绕个人数据的存储和处理定义流程。

提示5:扫描符合GoBD标准的纸质文件

现代软件,如Lexware,提供了对GoBD合规性的支持,特别是对收到的发票。扫描 账单合同和收据,防止无意删除。这也使您的文件具有防审计功能。这意味着信息可以再次找到、可追踪、不可更改,并以防篡改的方式存档。

提示6:建立质量保证工作流程

一些DMS软件允许某些文件类型通过一个处理流程。例如,你可以让文件接收者确认他们已经阅读并理解安全简报。这为你提供了一个具有证明价值的质量保证流程。

文件管理系统的附加功能扩展

这里有一些可以补充DMS的应用程序:

  1. DocuSign:以电子方式签署和批准文件的一种快速而简单的方式。它通常被整合到DMS中,将电子签名过程无缝地整合到文件工作流程中。
  2. Konfuzio、ABBYY FlexiCapture、Kofax或类似的IDP解决方案:该软件允许用户从纸质文件或扫描文件中自动提取数据,并将其转换成数字格式。然后,提取的数据可以导入DMS,并自动进行分类。
  3. 微软团队:一个安全的协作平台,供团队分享文件、共同处理文件并进行实时讨论。
  4. Slack: 一种沟通工具,帮助团队快速、轻松地分享文件和信息,并共同开展项目。
  5. Trello: 一个可视化的项目管理工具,帮助团队管理任务,设定最后期限并跟踪进度。
  6. Evernote: 一种笔记工具,帮助用户组织和存储笔记、想法和信息。

这些应用程序可以帮助扩展DMS的功能,提高用户的协作和生产力。将这些应用程序整合到DMS中,为分享、编辑和管理文件提供了一种无缝和有效的方式。

什么是文件管理?

文件管理是一个捕捉、跟踪和存储电子文件的系统或过程,如PDF文件、文字处理文件和纸张内容的数字图像。文件管理可以为你节省时间和金钱。它提供文件安全、访问控制、中央存储、审计跟踪和优化的搜索和检索功能。

为什么要进行文件管理?

一个文件管理系统将所有的文件存储在一个地方,这样所有的员工在工作中都能得到相同的信息。这个重要文件的中心位置可以作为整个组织的 "真理之源"。

什么属于文件管理?

文件管理系统的关键组成部分包括文件采集和存储、元数据、版本控制、安全、索引和查询功能。

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