用人工智能验证文件:减轻你的公司负担

如果你让人工智能支持你的文件核查,你不仅会让它变得高效,而且还会优化整个文件管理工作流程。

公司中的人工文件检查是占用文件处理的大量时间的因素之一,不仅耗尽了你最重要的资源--员工,而且还非常容易出错。

在日常和职业生活中应用文件核查的例子有:。

  • 汉莎航空公司航班上的乘客文件检查
  • 客户入职
  • 商业借贷

在这篇文章中,你将了解用人工智能审查文件是怎么回事,以及你如何在你的企业中使用它。

将AI的定义以文字的形式记录在硬件前面,并刻上AI的字样。

什么是通过Document AI进行的文件验证?

文件人工智能 "是指一种将文件的分类、捕获和验证数字化和自动化的技术。

具体而言,这意味着所有相关信息都被自动从文件和记录中读取,并被转移到结构化数据中。人工智能使用你之前训练它使用的工具集。

这为贵公司带来了以下优势。

  • 提高效率。 通过消除文件验证中的人工任务,你的员工可以专注于其他任务。
  • 更好的准确性。 文件的人工智能可以减少与人工数据输入相关的错误风险,从而获得更准确的数据和更好的决策。
  • 改善合规性。 文件中的人工智能可以帮助你确保合规性,准确地从文件中提取数据,并使其在审计和其他合规性检查中容易获取。
  • 更好的洞察力。 文件中的人工智能通过快速、准确地提取和组织相关信息,帮助您的企业从大数据中获得洞察力。
  • 加强安全。 文件人工智能使你有可能通过安全地存储和处理文件来保护敏感数据,并确保只有经授权的人员才能访问提取的数据。

有了文件人工智能,你不仅可以读出文件并将其数字化,还可以让他们检查适应你的文件审查的个别规格。

OCR PDF 眼睛和大脑之前的文本 文档验证

文件检查是如何进行的?

为了确保文件验证尽可能不出错和快速,使用了各种技术,包括,例如。

  • OCR (=光学字符识别)
  • 数据解析(=将数据转换为合适的格式)。
  • 机器学习(=机器学习)
  • 计算机视觉技术(=机器视觉,用于图像的视觉)。

在你的公司,发票的文件验证可以按以下方式进行,例如:。

  1. 数字化发票

  2. 归档

  3. 使用Konfuzio的OCR的智能发票阅读

  4. 主数据的分类和匹配

  5. 数字发票验证

  6. 数字发票审批

  7. 预订/接口

基于人工智能的结果,文件的内容被检查。

如果你不受固定结构的约束,这是一个优势。使用一个你自己塑造的人工智能,你可以教给他文件上的哪些数据是相关的,哪些是不相关的。这样,你就可以简化工作流程,并为你的软件或流程单独优化文件管理。

文件审查的用例

文件检查可以根据使用情况对文件进行不同的检查,从而响应每个领域的个别要求。

数字收发室

ǞǞǞ 数字收发室 通过自动化确保更快的沟通。 

在人工邮件处理中,一切都取决于员工。如果它们不能有效地工作或超负荷工作,就会影响到邮件的投递。

如果这个耗时的人工环节被文件核查所取代,整个公司都会受益。

自动化带来了更高的生产力,更多的透明度和更好的收发室控制。同时,由于取消了人工处理邮件,员工也得到了缓解。

数字收发室可以在所有部门的收发室中使用。

档案材料的数字化

纸质形式使得档案记录难以处理。这样的数据在纸面上没有或只是非常难以搜索,或多或少地在档案室的文件柜中明确分类,这就是为什么搜索所需信息几乎不可能。 

然而,一旦文件被数字化,记录中包含的信息可以被自动捕获、提取、验证,并最终在工作流程系统中提供,或反馈给首选的文件管理应用程序,例如,通过电子全文搜索。 

这消除了人工数据输入,加快了文件处理速度,减少了文件存储成本。

根据文件的类型,对存档有不同的要求。它们必须保存6年或10年。

保留期为六年。

  • 交付说明
  • 催款和扣款通知
  • 贸易信函
  • 发送的商业信函的副本
  • 收到的商业信函
  • 税务审计报告
  • 转让的声明

保留期为10年。

  • 资产负债表
  • 年度报告
  • 发布文件
  • 银行收据
  • 库存
  • 进口文件

也有 准则你在保留期间应该注意的问题。

档案资料的数字化有以下几个方面的应用。

  • 人力资源。 自动文件档案可用于存储和组织员工记录,如简历、工作申请、绩效审查和培训记录。
  • 对。 自动化文件档案可用于存储和组织法律文件,如合同、专利和法庭记录。
  • 财务方面。 自动文件档案可用于存储和组织财务文件,如发票、收据和税务记录。
  • 卫生保健。 自动化文件档案可用于存储和组织医疗记录,如病人档案、治疗计划和保险记录。
  • 当局。 自动化文件档案可用于存储和组织政府文件,如人口普查数据、选民登记记录和立法文件。

笔迹提取

对大多数公司来说,记录手写笔记是非常耗时的,同时也容易出错。特别是在公共机关、医疗机构、金融机构和公司,手写的表格比人们想象的更常见。

为了轻松实现手写体的数字化,我们采用了以下技术。

  • 本地智能字符识别(ICR)
  • 光学标记识别(OMR)
  • 智能键值提取

优势。

  • 耗时的手工工作流程的自动化
  • 错误率较低
  • 更快的处理时间

身份证提取

身份证明可以包括驾驶执照、身份证、护照、签证、健康保险卡、条形码、国际文件、税单、信贷表格以及人事和病人记录。人工输入所有的数据在各行业中都是容易出错和单调的。

证件验证可以更快地读取身份证,更可靠地验证,并方便地在线或通过应用程序使用。

用例是,例如。

  • 医疗保健系统中病人的入院和病历资料
  • 新员工在申请过程中的高效入职培训
  • 金融服务提供者

优势。

  • 将人工处理时容易出错的单调过程自动化
  • 证件验证的标准化程序,因此在检测欺诈企图方面有很高的准确性
  • 可以快速检查大量的身份证

索赔处理

再保险人和初级保险人,还有经纪人和资金池,都知道索赔处理是一个与投保人有关但对保证金至关重要的索赔处理过程。

代替人工处理和检查数据,数字文件检查也在此生效。它将文件数字化并检查信息是否丢失。数据还可以输出到各种系统。这意味着各类申请都能得到快速有效的检查和处理。

信用处理

文件验证可以在贷款处理中提供更高的生产力和服务质量。这是通过自动检查文件的完整性和捕捉正确的数据来实现的。这确保了客户体验不会因为苛刻的处理而受到影响。

例如,在处理信贷申请或新员工入职时,可以使用文件验证。

客户入职

通过快速入职,你可以确保一个令人满意的客户体验。这种类型的文件验证特别适用于银行和保险公司,但也适用于所有类型的与最终客户接触的企业,这些企业在接受客户之前首先需要仔细检查文件。

例如,开户、提交数字文件或基于人工智能的文件分类将大大增加效率。

文件检查带来了以下好处。

  • 为世界各地的客户提供监管合规和标准化服务
  • 大大减少人工输入数据时出现的错误
  • 更快地处理和提供新账户数据,从而提高了效率

人力资源部门

人力资源部门必须处理大量的文书工作,特别是在新员工入职时。为了更专注于积极的员工体验,可以通过文件审查来优化人力资源。 

应用的领域有,例如。

  • 全球人力资源职能
  • 招聘信息
  • 人才管理
  • 入职培训
  • 人事规划 
  • 薪资核算

采购到付款

采购到付款(P2P)将公司从采购到会计的系统整合成一个有效的、端到端的过程。 

文件验证使您能够优化商品和服务的选择、订单的审查和批准、货物的接收和订单确认以及发票的处理和支付。

你可以使用以下功能。

  • 文件的分类。 人工智能可以根据文件的内容自动进行分类和归类,使其更容易组织和管理。
  • 数据提取。 人工智能可用于从文件中提取数据,如供应商信息、订单细节和发票,并在采购或财务系统中填写相关字段。
  • 发票处理。 人工智能可用于自动处理发票,包括与采购订单相匹配,检查准确性和路由审批。
  • 风险评估。 人工智能可以分析文件并识别潜在风险,如不符合采购法规或合同条款。
  • 工作流程的自动化。 人工智能有助于通过采购或财务系统实现文件路由的自动化,根据文件内容和流程状态触发行动和通知。

这方面的一个例子是Ritter Technologie GmbH的iflow软件。通过Konfuzio,公司实现了数字发票验证的应用。在此了解这一点是如何运作的,以及文件验证的实际表现。 来自iflow的数字发票验证.

发票处理

发票处理涉及到大量的人工处理,因此延误了付款。文件验证优化了这一过程,使你不仅能快速读出发票数据,而且还能检查它。

遵守规定

为了遵守不断变化的数据保护和数据安全法规,公司必须能够确保遵守政策和程序。

这里的挑战是检查文件的技术、法律和形式是否正确。例如,这可能看起来像这样。

  • 更新后的文件看起来和以前一样吗? 
  • 他们是否也满足了新软件版本中有关合规性检查的所有标准?

为了管理这种复杂性,你可以使用文档验证。这根据定义的规则集验证文件,将它们直接进行比较,并确定变化对成品文件质量的影响程度。即使是最小的变化也能被软件检测到。

此外,可以通过文件审查安全地提取数据,并传送到其他应用程序和存档系统。在那里,它们可以在任何时候被搜索到,这同时也将敏感信息被泄露给外部的风险降到最低。

用AI进行文件验证的优势

有了文档验证用户界面(=通过AI进行文档验证),你可以更容易地将你的业务流程自动化。集成的反馈功能增加了您的文件的直通处理,同时也减轻了您员工的负担。

当你的文件审查和管理得到人工智能的支持时,你还会从以下优势中受益。

  • 选择性跟踪:可以查看文件,并在必要时手动纠正,例如,如果数据或细节发生了变化。
  • 通过使用不断学习:人工智能从人工更正中学习,并在下一个文件中直接实施。
  • 为所有用户提供全面的工具集:您的员工可以访问额外的工具,例如分离、分类或旋转页面,即使没有技术知识。
文件检查 Konfuzio 3个不同的符号

用Konfuzio的IDP软件验证文件 

Konfuzio是一款IDP软件,它超越了纯粹的文本识别,还提供文件验证。智能文档处理(=IDP)主要包括基于AI的OCR应用。

其核心是光学语义人工智能(混合人工智能),你可以通过Konfuzio的用户界面轻松定制。它结合了OCR(光学字符识别)、NLP(自然语言处理)和CV(计算机视觉的深度学习)。

文件检查可以应用于以下文件类型,例如:。

Konfuzio主要针对系统公司、咨询公司和各行业的公司。众多的集成和直观适用的功能确保了在贵公司的顺利启动。你还可以选择基于云的解决方案或企业内部的解决方案。

Konfuzio 功能文本 背景中的蓝色方块 文件检查

职能

在文件验证方面,Konfuzio提供了以下功能,例如:。

  • 完全可定制的数据模型 通过配置字段,无需编程
  • 数据提取验证和AI反馈 用于人工智能的持续学习
  • 文件的自动归类定义你自己的类别和文件类型,例如,通过对文件进行标记和分类。
  • 文件拆分 通过自动分离、分割和旋转成批的文件,例如适用于数字文件和大型扫描件。
  • 持续改进人工智能 通过人的反馈

与其他文件管理功能一起,这些功能可以无缝地融入你的工作流程。 

  • 智能文件处理
  • 输入管理 用于处理您的邮件和收到的电子邮件
  • 由于文件分类,一个 自动分类归档 
  • 提取带有附件的电子邮件,例如。 订单或旅行确认书
  • 准备参加DMS/ECM和 文件档案 
  • 复杂的索引和搜索功能 便于自动存储、处理和检索文件
  • 特别是可获得的软件文件
文件检查

整合

整合对于确保文件审查无缝和有效地支持你的业务非常重要。

Konfuzio的以下集成支持文件验证在贵公司的应用。

  • 利用人工智能实现在线 OCR 的 REST API
  • 用于智能文件自动化的RPA
  • 无代码培训的Web UI
  • 用Python SDK提取文档

Konfuzio还提供以下接口。

  • 谷歌文档
  • 微软团队
  • 微软Excel Power Query
  • 桌球
  • 其他众多的RPA、ERP或CRM系统

用于全面文件管理的文件验证和IDP软件

Konfuzio将高效的文件管理与个别文件核查相结合。在实践中,这体现在以下方面。

  • 没有硬编码的规则
  • 可定制的人工智能
  • 没有僵化的布局
  • 可扩展的
  • 可对文件和图像进行扫描

软件的价格根据使用范围和安装环境而有所不同。你可以在当前的价格中找到 价格表.

结论:用人工智能进行文件检查是简单而有效的!

如果没有支持,文件验证需要你的公司有很大的能力。即使如此,也不能保证效率和不出错。

出于这个原因,你应该得到一个合适的软件来帮助你。有了Konfuzio,你就有了一个全面的文件管理应用程序,它不仅负责对你的数据进行分类,而且由于AI的存在,使文件审查变得简单。

一个快速学习的人工智能,你可以为你的个人使用情况进行训练,是优化你的文件审查的游戏规则。

到目前为止,你们的文件审查是如何安排的?也许是时候得到一些帮助了吗?欢迎在评论中写下你的问题和意见!

"
"
Janina Horn 的头像

最新文章