数据录入程序:定义、功能、优点和软件

2023 年,对于许多公司来说,单纯的数据录入仍然是一项资源密集型任务。因此发现 呼叫中心 发现,76% 的员工平均每天花费多达 3 个小时将数据从一个地方移动到另一个地方。而且:73% 的员工花费同样多的时间在特定文档中查找信息。83% 的员工需要花费多达 3 个小时来纠正数据录入中的错误。

因此,难怪越来越多的公司开始使用数据录入软件。有了这些软件,它们可以自动捕获数据,将其输入数据库,进行处理和评估。但是,企业在选择数据录入软件时应该注意什么?它应该具备哪些功能才能让数据录入几乎毫不费力?我们将向您介绍如何找到能够智能自动完成数据收集、输入和评估整个过程的软件。

数据录入程序的定义

数据录入程序定义

数据录入程序是促进数据录入过程的软件应用程序。如何使用软件进行数据录入取决于数据录入的类型。如今,企业通常使用用户界面,员工通过该界面将书面信息输入数字表格或数据库。这些程序在将物理数据转换为数字数据方面发挥着重要作用,使公司能够以电子方式获取、处理和存储信息。

在结构上减少错误,提高一致性

数据录入程序允许用户以结构化和有序的方式输入数据。这些数据可以是客户数据、订单、库存水平、财务信息或其他关键业务信息。为此,软件通常提供可输入特定数据的字段或类别。这样可以最大限度地减少出错的可能性,并确保数据输入的一致性。部分 数据采集程序 还提供验证机制,确保输入的数据符合规定的标准。

随着当前人工智能和机器学习的快速发展,越来越多的公司开始使用智能数据录入打字软件。

有了它,企业就能实现数据录入全过程的自动化--从捕捉各种来源的数据,到输入数据,到评估数据,再到将数据传递给后续工作流程。总之,公司可以利用数据录入计算机程序节省时间和资源,从而降低成本。 

数据录入程序选项

输入数据:公司有以下选项

公司有多种输入数据的选择。选择适当的方法取决于公司的具体要求、需要输入的数据类型和可用资源。通常情况下,为了确保高效、准确地输入数据,需要将几种方法结合起来。以下是最常见的数据输入类型:

手动输入

手工数据录入是指工作人员手工将信息输入预定的表格、表格或数据库。这可以通过实物或电子方式完成。通常,工作人员使用 Excel 等数据录入软件进行录入。手工输入是一种耗时的方法,而且人为出错的风险较高。不过,这种方法通常用于规模较小的公司或一次性数据录入。

电子表格

电子表格或网站允许企业将信息直接输入在线表格。然后,数据会自动传输到数据库。由于输入的数据是直接以数字方式处理的,因此可以节省时间并减少错误。

语音输入和语音识别

语音输入系统允许用户口头输入数据。在此过程中,语音识别软件将口语翻译成文本,从而实现快速、便捷的数据输入。这项技术主要用于语音助手和转录服务。

条码和二维码

条码 和 QR 码由包含产品或标签信息的光学标记组成。公司使用带有相应应用程序的扫描仪或智能手机来读取二维码并捕获其中包含的数据。这是在仓库管理系统或销售点采集数据的一种快速高效的方法。

数据导入

公司可以从合作伙伴、供应商或客户等外部来源导入数据。这通常是通过导入具有特定格式或结构的文件来实现的。通过导入数据,公司可以将不同来源的信息整合到内部系统中使用。

RFID 技术

射频识别(RFID)利用电磁场无线传输数据。为此,RFID 标签被贴在物体上。然后,特殊的阅读器可以从标签中获取信息。这种方法可实现非接触式自动数据记录,例如在物流、货物运输或出入控制领域。

人工智能和机器学习

人工智能技术使公司能够从各种来源提取和分析数据。 文本识别 例如,它可以捕捉图像和 PDF 文档中的文本。 机器学习 使识别大量数据中的模式并进行预测成为可能。

数据录入:9 个步骤搞定

让我们来看看实践:当员工希望以数字方式记录公司系统中数据源的数据时,他们该如何操作?

  1. 准备工作和材料

    工作人员应确保自己拥有手动输入数据所需的材料。这包括用于采集数据的计算机或其他数字设备,以及转换为数字格式的实物数据。这可以是手写文件、表格或其他书面记录。或者,也可以从数字源获取数据。

  2. 打开所需软件或应用程序

    工人启动计算机,打开他们要用于数据录入的软件或应用程序。这可以是 Microsoft Excel 等电子表格、Microsoft Word 等文字处理软件或专门的数据录入软件。

  3. 数据准备

    员工将想要传输的数据整理成所需的数字格式。他根据类别或标准对数据进行分类,以确保以结构化和清晰的方式获取数据。

  4. 开始输入数据

    员工在软件中打开一个新文档或文件。他开始将数据源中的数据输入数字格式。根据数据类型,他输入文本、数字、日期和其他相关信息。

  5. 创建数据字段

    数据输入软件后,工作人员会创建适当的数据字段或列来组织不同的信息。例如,他可以为每条记录创建单独的列:名、姓、出生日期等。

  6. 格式数据

    工作人员使用软件的格式化工具来确保数据的一致性和易读性。他调整字体、字号和颜色,以提高清晰度。

  7. 核实数据

    工作人员仔细查看采集的数据,确保没有错误或错别字。彻底审查对于确保数字化数据的准确性非常重要。

  8. 保存数据

    员工以合适的文件格式(如 Excel、CSV、PDF)将文件保存在便于访问和安全存放的地方。

  9. 创建备份

    员工应制作数字化数据的备份副本,以确保在数据丢失时可以恢复。

企业应实现数据录入自动化的 10 个原因

实际上,对于公司来说,最重要的是尽可能减少数据录入的工作量。因为

在此之前,员工每天需要花费长达 3 个小时的时间将数据从一个地方移动到另一个地方。

这就是数据录入程序发挥作用的地方。数据录入程序可自动进行数据录入。公司将从中受益:

效率提高

数据录入自动化取代了重复性的人工任务。这减少了工作量。员工不再需要手动输入数据。这样,他们就可以专注于更重要的战略任务,从而提高公司的整体效率。

减少误差

人工输入数据难免会出现人为错误。A 自动化 由于该系统基于预定义的规则和算法,可确保数据处理的一致性和无差错性,因此可将这种风险降至最低。这将提高数据质量,并有助于避免代价高昂的错误。

节约成本

数据录入自动化减少了对员工的需求,因为这意味着公司需要雇用更少的人进行重复性的数据录入。这就减少了日常开支。

实时数据

通过自动数据录入,企业可立即获得信息。系统会实时采集、处理和更新数据。这使决策者能够使用最新信息,并对不断变化的情况做出更快的反应。

可扩展性 

自动数据录入可轻松适应不断增加的数据量。现代系统可以有效处理更大的数据量,而不会出现瓶颈或性能损失。因此,公司已为未来的增长做好了准备。

处理速度更快

通过自动化,数据输入和处理只需手工输入的一小部分时间。这加快了内部流程,提高了对客户询问或业务需求的响应速度。

更好的数据分析

自动数据录入可确保数据的结构化和一致性,从而更适合数据分析。干净的数据是获得有意义的见解和明智的业务决策的基础。

注重创造价值

自动化将员工从耗时的数据录入中解放出来,使他们能够专注于为企业增值的活动。这不仅能提高生产率,还能促进创新和创造力。

客户满意度

自动数据输入可以更快、更准确地处理客户咨询或订单。这将改善客户体验,提高满意度。

竞争优势

实现数据录入自动化的公司可以更加灵活和创新。它们可以获取最新数据,从而更好地适应不断变化的市场条件和客户需求。这使它们与仍然依赖人工数据录入的竞争对手相比更具竞争优势。

数据录入程序功能

优秀数据录入程序应具备的 11 项功能

对于每天都要收集、处理、分析和评估大量数据的公司来说,只有一个有效的解决方案:他们需要数据录入管理软件来实现整个数据录入过程的自动化。顶级数据录入软件应具备哪些功能?

友好的用户界面

数据录入程序应具有用户友好型界面。毕竟,清晰的设计和明确的说明能让用户方便快捷地设置、控制和管理自动数据录入,而不用浪费大量时间学习复杂的程序。

输入验证

条目验证是确保高数据质量的一项重要功能。因此,数据录入流程软件应检查输入的数据是否符合预期标准,如某些数据类型、数值或日期格式。这种验证可以避免错误和不一致。

灵活的进口/出口

数据输入程序应提供从不同来源输入数据和以不同格式输出数据的可能性。这样可以确保与其他系统的互操作性,并简化与外部合作伙伴或服务提供商的数据交换。

数据库整合

与数据库的无缝集成对于安全存储和轻松访问输入的数据至关重要。功能完善的数据库连接可让用户高效地管理、搜索和更新数据。

错误检测和纠正

数据录入程序应具有错误检测功能,以识别输入数据中的潜在错误或无效数据。然后,软件应协助用户纠正错误或自动纠正错误。这样,程序就能确保公司获得可靠的信息。

支持不同的数据类型

多功能数据录入程序可以自动捕捉和处理不同类型的数据,如文本、数字、日期、图像或其他特定格式。这对于处理和合并不同类型的信息非常重要。

数据安全

数据安全是数据输入打字软件的一个重要方面。因此,它应具备安全机制,确保输入数据的保密性、完整性和可用性。这包括访问保护、敏感信息加密和定期数据备份。

可定制的用户角色

创建具有不同访问权和权限的不同用户角色的功能提高了数据安全性和控制能力。管理员可以根据用户的角色和职责,限制对某些功能或数据的访问。

可扩展性

数据录入程序应能跟上不断增长的数据量和业务需求。即使数据输入或用户数量增加,可扩展的解决方案也能让程序顺利运行,而不会牺牲性能。

日志和审计

数据更改的自动记录和审计功能对于确保数据录入的透明度和可追溯性非常重要。应能跟踪谁在何时编辑或插入了哪些数据,以便发现和调查可能的违规行为。

支持使用多种语言

数据录入程序应允许以不同语言录入和处理数据,以满足国际公司的需求。

公司应了解的 8 个数据录入程序

公司可以使用以下数据录入程序简化数据录入工作。根据不同的要求和数据类型,适合使用不同的工具:

谷歌电子表格

Google 电子表格是一款基于网络的电子表格应用程序,是 Google Workspace(前身为 G Suite)的一部分。它允许你实时创建和编辑电子表格。几个人可以同时在一个电子表格上工作,因此非常适合协作输入数据。它非常适合简单的数据录入、数据分析和可视化。

LibreOffice Calc

LibreOffice Calc 是一款免费的开源电子表格,是 LibreOffice 软件包的一部分。它提供与 Microsoft Excel 类似的功能,适合创建复杂的表格、计算和图表。在需要进行大量数据处理和分析时,它尤其有用。

OpenOffice Calc

OpenOffice Calc 与 LibreOffice Calc 类似,是一款免费的开源电子表格。它提供基本的电子表格功能,适合需要简单数据输入和基本计算的用户使用。

Zoho 工作表

Zoho Sheet 是 Zoho Office 套件的一部分,是一款基于网络的电子表格。它可实现实时协作,并提供宏、多源数据导入和高级计算功能等功能。它适用于希望进行数据协作和分析的小型团队和企业。

桌球

Airtable 是电子表格和数据库的结合体,可以灵活、可视化地输入数据。它特别适合需要以不同视图组织数据的项目。Airtable 适合希望在协作环境中管理结构化数据的团队使用。

Trello

Trello 是一款可视化任务和项目管理软件,以板块、列表和卡片的形式进行组织。虽然 Trello 传统上不用于数据录入,但仍可用于简单的记录和信息跟踪。它适合那些喜欢以可视化和灵活的方式记录数据的人。

概念

Notion 是知识管理、项目组织和团队协作的一体化平台。它为数据录入、组织和展示提供了灵活的选项。虽然它不是专门为数据录入而设计的,但仍可适用于多种使用情况,包括数据库和信息管理。

Konfuzio

Konfuzio 是一款数据录入云软件,集先进的人工智能技术、易用性、高安全性和可扩展性于一身。这使它成为一个功能强大的解决方案--尤其是对于拥有大量数据的公司而言。为此,除其他外,该软件还拥有一个可自由训练的人工智能,它不仅能根据自己的要求编译和提取数据,还能自动验证数据并根据自定标准对其进行评估。 

常见问题

什么是数据录入程序?

数据录入程序是一种专门的软件应用程序,用于从各种来源(如表格或文件)中有效地获取和组织数据。在医疗保健、金融和电子商务等各行各业中,数据录入程序可减少人工输入,最大限度地减少错误,提高生产率。这些程序可改善数据管理,促进企业的数据分析。

公司在数据录入方面有哪些选择?

公司通常以人工方式将数据输入表格或数据库等。而工业企业则倾向于使用产品上的传感器自动收集数据。另外,公司也可以使用网站上的网络表格来收集客户数据。此外,还可以选择从供应商或合作伙伴公司等外部来源导入数据。事实证明,依靠人工智能和机器学习的自动数据录入尤其高效。

数据录入程序应该能做什么?

数据录入程序应能自动采集、存储和管理数据。它应提供直观的用户界面和自动验证机制,以尽量减少错误和提高数据质量。它还应具备导入和导出数据的能力,以确保与其他应用程序无缝集成。安全功能对确保数据保密也很重要。此外,数据录入程序应具备全面的文件记录,以跟踪数据的添加和修改情况。

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