数字归档

通过人工智能进行数字归档

Konfuzio

数字时代带来了许多挑战和变化,但也为各种规模的企业带来了巨大的短期和长期改进。 其中一个仍在改进的过程是文件的数字存档。企业比以往任何时候都更依赖他们最重要的文件的安全归档。每个公司都有需要归档的文件。

与此同时,人工智能(AI)已经征服了这个领域,每天都在改变着越来越多的公司的工作流程。 

使用人工智能可以加速和规范文件的数字化归档。它能够实现、促进和简化各部门和地点的重要文件的访问和使用。

什么是数字归档?

数字化或数字归档是将文件从纸质文件转换为电子格式。 

需要对文件进行存档的原因主要有两个。 

  • 所包含的信息在未来可能需要用于公司的正常业务过程中
  • 有法律规定要求文件必须保存一定的时间

传统上,文件是在纸上创建的,并尽可能地存储。保留时间从几天到几年不等,取决于文件的要求或日常重要性。

对许多公司来说,"文件归档 "意味着在办公室、地下室和其他有空间的房间储存纸张。

然而,纸上的信息很难找到。它一次只能由一个人使用,而且必须从一个地方运到另一个地方。所有这些都需要花费大量的时间和金钱。此外,纸张占用了很多空间。

数字归档的挑战。

档案的性质和范围

需要经常使用的文件构成了所谓的业务档案。这些文件必须容易和快速找到。另一方面,经常性的频繁使用会损害纸质原件的完整性,威胁到宝贵信息的丢失。 

由于法律要求而保存的文件很少使用,但可能非常多(如会计)。对于没有必要物理空间的小型组织来说,它们的存储是一个挑战。 

但对于大型机构来说,归档也是一个问题。在那里,文件的数量通常是相当大的,而档案所占用的空间是很昂贵的。

数字存档中文件内容的可查找性

数字档案不仅因空间原因而有用。当文件被扫描时,它们被保存为计算机上的图像或PDF文件。 

为了从根本上找到你要找的信息,必须对文件进行索引。这意味着元数据必须被手动添加到每个文件中。元数据包含将来可用于搜索该文件的信息。 

如果没有人工智能,这是一个漫长的、非常容易出错的过程。

技能短缺

如果没有专门的人员、设施和管理系统,文件归档对任何机构来说都是一个挑战。 

特别是大型公司往往面临着组织和数字化其众多不同文件的问题。 

有了我们的人工智能软件Konfuzio,你将不需要专业人员来数字化你的文件,并以结构化的方式将它们归档。我们先进的人工智能为你接管这些步骤。

文件如何用人工智能进行数字化?

数字归档是一个公司希望长期保存的数字材料的储存库。它以数字格式存储数字信息的集合,如文件和图像。这样做的目的是为了提供对信息的长期访问。 

数字档案可以是一个具有多层次存储系统的广泛集合,也可以位于一个硬盘上。 

OCR框架Konfuzio提供了各种基于人工智能的工作流程,可以集成到数字档案中,以减少控制文件处理的所有阶段的人工工作。 

  • 在扫描后或通过电子邮件对收到的文件进行整理和分类
  • 通过对所有相关文件格式的文本识别进行全文搜索
  • 转换为可归档的PDF/A
  • 自动分配文件和任务给你的团队
  • 减少手工将数据从文件转移到CRM或ERP系统时可能出现的错误。

使用人工智能对文件进行存档的步骤如下。
要做到这一点,你所要做的就是将我们的Konfuzio软件整合到你的软件中,并将你的文件添加到Konfuzio仪表板中。在很短的时间内,我们的软件已经处理了你的文件,并将其转换为可编辑的文本文件。因此,从现在开始,所有的文件都可以很容易地找到并提供给你,准备进一步处理。

但你如何为你的文件建立一个数字档案?

建立数字档案的步骤

大致来说,为一个组织创建数字档案的阶段可以描述如下。

  1. 定义档案的范围(信息和文件的类型)。

  2. 文件分类属性的定义

  3. 确定描述每个文件的最重要特征

  4. 为每个文件分配访问权限

  5. 购买并安装合适的AI软件,用于文件存档。

  6. 我们的 AI软件Konfuzio 在整合到你自己的软件中后,为你完全自动接管所有进一步的步骤。你不需要一个额外的文件管理系统。

由于技术的快速发展和陈旧,数字档案的完整性和可读性至关重要。这需要采取技术和组织措施来确保信息的保存。 

然而,纸质档案也有一些优势。由于纸张分解缓慢,长期可读性得到保证。文件的完整性可以很容易地得到验证。 

此外,阅读纸张上的文字不需要任何特殊的设备或机器,如电脑或其他阅读设备。 

通过扫描和数字化建立电子档案的解决方案需要以下几点。

  1. 将文件转换为不会迅速消失并可长期使用的长期存储格式
  2. 保存在一个可以长期使用的媒介上
  3. 编制索引(将存档信息输入数据库)。
  4. 验证信息的有效性和正确性
  5. 确保长期的完整性

这些要求的目的是为了维护您的信息的价值和真实性。 

哪些文件可以被自动处理?

  1. 账单
  2. 合同
  3. 薪资管理
  4. 付款建议
  5. 财务报表
  6. 人事档案
  7. 建设文件

由人工智能支持的文件归档的优势

编辑工作

对文件进行电子扫描并以照片或PDF文件的形式存储有一个主要的缺点。这些文件中的个别数据不能被进一步处理,也不能被编辑。 

有了人工智能,捕获的文件的所有内容都可以被读出来,并以可搜索的文本形式提供。对文件内容的自动处理也是可能的。数据被自动输入系统,自动生成反应或触发其他业务流程。

此外,数字化的档案可以在任何时候使用,并可以在线访问。在全球化、远程工作和灵活工作时间的时代,这是有价值的。

数据保护

通过人工智能支持的文件归档,使个别人群有选择地访问信息,可以完美地遵守安全和数据保护法规。 

人工智能使数据处理自动化,据此,文件的筛选不一定要由工作人员完成。 

保留期

规定纸质文件保留期的法律义务要求公司将纸质文件保留一定的最低期限。GDPR法规规定,个人数据只能在必要的时间内保存。 

具有人工智能的数字档案馆可以控制文件的自动归档、加密和及时完全销毁。 

总结

通过人工智能软件,企业将一些繁琐的手工工作流程自动化。他们可以在一个安全和易于使用的数字档案中组织他们混乱积累的纸质文件。

人工智能帮助各种规模的公司改善其团队协作的方式,为其业务设定新的步伐。

我们的Konfuzio软件使你能够快速对你的文件进行数字存档,而不必购买额外的存档软件。这是因为我们的软件可以安装在你现有的程序中。

通过改用数字存档,为自己节省时间资源和金钱。

常见问题

什么是数字归档?

数字归档是将纸质文件转换为数字文件。 

哪些文件可以用数字方式存档

如果文件还没有数字版本,就用标准的扫描仪或智能手机扫描,然后发送到Konfuzio。这样一来,发票、交货单、订单等都可以发送到Konfuzio。 付款建议保险合同和许多其他文件可以被自动处理或自动呈现给雇员检查。

数字存档的优势是什么 与人工智能?

在处理文件时,重要的是将它们正确地存放在档案室里,以便事后能迅速和容易地找到它们。人工智能既能识别文件的类型,又能识别它所包含的信息,如发件人、日期或交易号码。基于这些自动识别的信息,文件可以被自动命名和分配。这种人工智能识别,加上OCR,使其更容易在几秒钟内找到所需的文件,甚至自动处理文件。

照片来自 夫妇杯 从 Pexels

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