数字化 - 企业如何选择合适的软件

长期以来,企业的数字化转型所涉及的不仅仅是电子邮件营销程序和视频会议工具。公司几乎在所有领域都使用软件来推动数字化进程,从而提高流程效率。

这方面的挑战有两个层面:首先,企业必须选择正确的方案。也就是说,企业必须选择能够使流程自动化并做出更明智决策的工具。其次,企业不能将太多的程序整合到流程中。因为:这会很快导致兼容性和概览问题。

然而,许多公司都犯了这个错误。例如,员工人数在 1000 人左右的公司很快就会拥有 200 到 400 多种不同的程序--从免费的开放源代码许可证到全面的企业资源规划系统(ERP),不一而足。斯文-拉金格,Sastrify,2023 年).我们将向您展示如何更好地解决这一问题。为此,我们将向您介绍在哪些业务领域可以有效地实现流程自动化,以及如何选择合适的数字化软件。

最重要的事实简介

  • 软件实现了全面的数字化和自动化,使企业更高效、更方便客户、更灵活、更具竞争力。
  • 企业在选择合适的软件时,应重点关注其面临的挑战,并在经过广泛测试后实施选定的应用程序。
  • 适合使用软件开始数字化的工作领域包括会计、生产、人力资源、数据处理、销售和项目管理等。
数字化软件的优势

软件数字化的优势

在谈具体做法之前,我们先来看看通过软件实现全面数字化的好处。简而言之:企业的工作效率更高,对客户更友好,从而更具竞争力。具体是怎样的呢?

效率提高

通过自动化流程,公司可以更快、更准确地完成任务。例如,公司使用 OCR软件该软件用于对收到的发票进行分类,无需人工干预,还可读取、提取和评估相关信息和手写笔记。最后,该软件将评估数据传递给连接的工作流程。 

一个很好的实际应用例子就是快递单流程的自动化。

快递单首先通过移动应用程序、电子邮件、FTP 或网络应用程序传送到 API。然后,OCR 技术从快递单中提取文本和数据,将其转换为数字格式,并插入数字数据库或系统的相应字段。最后,该技术会自动将快递单发送给相关人员或部门进行审核。这种自动化可为公司节省时间、减少错误并提高流程效率。

降低成本

使用软件来管理资源可以使公司降低成本。例如,在实践中,零售商使用库存管理软件以数字化方式监控库存。这包括首先将所有物品输入系统,记录相关信息,如物品编号、描述、价格和数量。然后,软件会为每件物品生成一个带有条形码的标签,以便快速准确地识别。每件物品的当前库存最终都会存入系统,使零售商能够实时监控库存。在此过程中,软件会进行定期清点,以检查库存的准确性。 

改善客户体验 

实施应用程序等数字化解决方案可以让客户更轻松地获取服务。例如,一家航空公司提供了一个用户友好型移动应用程序,允许乘客在线预订航班、预订座位和办理登机手续。这为客户提供了便利和灵活性,提高了他们的满意度。

另一个用例是将 聊天机器人 荷兰皇家航空公司在客户服务方面的成就。

它推出了一款名为 "BlueBot"(BB)的聊天机器人。BB 是一种人工智能驱动的服务,可以帮助客户预订航班和回答问题。从技术上讲,BB 使用机器学习和自然语言处理(NLP)来理解和回应人类的语音。例如,当客户询问 "我的航班是什么时候?"时,BB 会分析问题,获取相关数据,并提供准确的答案。此外,BB 还能处理复杂的任务,如预订航班。客户只需输入旅行数据,BB 就会在航空公司数据库中搜索符合指定条件的航班,然后预订航班。

更快做出决策

数据分析工具使公司能够实时处理大量数据。这有助于管理人员快速做出明智决策。因此,在实践中,例如一家金融公司使用工具来分析大数据。大数据指的是来自各种来源的超大数据量,无法使用传统方法进行分析。因此,该公司使用能够识别大量数据中的模式、趋势和相关性的程序。其结果是:实时分析交易数据。这样就能对市场变化立即做出反应,并实施有利可图的交易策略。

更好的数据安全

使用加密软件和其他安全措施可以保护公司数据,防止数据泄露。一个实际例子是,一家医院使用加密软件保护病人数据,防止未经授权的访问。该应用程序首先将所有病人数据输入系统,采集相关信息,如姓名、年龄、性别、病史和其他医疗数据。然后为每个病人创建一个唯一的标识符,以便快速准确地识别病人。然后,软件使用加密算法将病人数据转换成只有使用特殊密钥才能读取的格式。该密钥被安全存储,只有获得授权的人才能使用。这样,即使病人数据落入坏人之手,也是安全的。 

灵活性和可扩展性

通过云计算,企业能够根据需要扩展或减少 IT 资源,而无需建设昂贵的物理基础设施。公司可以将云计算视为一个巨大的在线硬盘。公司将文件存储在 "云 "中,而不是存储在电脑上。这意味着,只要有互联网连接,企业就可以随时随地访问文件和应用程序。这也意味着公司的灵活性和可扩展性大大提高。例如,在实践中,初创公司使用云计算服务来托管其网站和应用程序。随着用户数量的增加,他们只需增加云中的资源,就能满足增加的需求,而无需购买昂贵的服务器基础设施。

更好的合作

无论员工身处何地,协作工具都能促进沟通与合作。这就提高了工作效率。如今,几乎所有公司都在使用这种形式的数字化软件。例如,公司使用 Microsoft Teams 等程序将不同国家的员工和部门联系起来。有了这些工具,他们可以无缝地协同工作、共享文件和召开视频会议。

市场分析和趋势检测

通过分析社交媒体数据和客户评论,公司可以识别当前的市场趋势,并据此调整产品和服务。例如,公司使用软件分析 Facebook 和 LinkedIn 的数据,以确定目标群体的当前趋势。根据分析结果,他们会调整营销策略,开展更有针对性的活动。

Spotify Wrapped 年度活动就是一个很好的例子。

Spotify 分析用户一年中的收听习惯,然后为每个用户创建单独的 "年度回顾 "报告。这些报告包含的信息包括收听率最高的艺术家、流派、歌曲和其他有趣的数据。用户通常会在自己的社交网络上分享这些个性化的统计数据,这反过来又有助于提高 Spotify 的品牌知名度并吸引新用户。这一营销活动展示了社交媒体数据分析如何帮助创建有针对性、引人入胜的营销活动。

无纸化办公环境

将文件和文档数字化的软件使公司能够减少公司现场的实际存储空间,从而节约成本。此外,这些软件还能让员工更方便地获取文件。因为:每个人都可以在网上获得这些文件。这是一个不可或缺的巨大优势,尤其是在家庭办公和远程办公时代。 

一个具体的例子就是电子档案的引入。电子档案将案件的所有信息集中起来,作为纸质档案的数字替代,从而节省了时间和成本。每个工作场所和移动设备都可以使用。与纸质档案不同,多名员工可同时使用电子档案。这就减少了纸张消耗,保护了环境,节省了空间,并大大加快了文件处理速度。 

数字化软件选择

企业如何找到并推出合适的数字化软件

为了选择合适的数字化软件,企业首先应关注自身的需求和面临的挑战。为了最终获得高效、精心挑选的工具,我们建议采取以下 5 个步骤:

1. 指定所需的解决方案

作为第一步,企业应该问问自己,是需要一系列高度专业化的工具来满足自己的要求,还是需要一个一体化的解决方案。对此,没有放之四海而皆准的答案。对于小型公司或团队来说,选择一种能同时涵盖尽可能多流程的解决方案通常是合理的。这是因为那里的员工往往身兼数职,因此任务繁多。因此,许多不同的工具意味着员工必须在不同的程序之间不断切换。高度专业化的团队通常更适合使用针对其挑战量身定制的工具。

2. 选择以用户为中心的工具

如果企业知道自己需要什么样的软件,那么在选择程序时就应该将自己的需求与工具的功能进行比较。需求研讨会有助于实现这一目标。研讨会的目的应是了解各部门的难点所在,以及该部门希望通过工具实现哪些优化和自动化。

为了尽可能全面地了解程序的潜力,不仅要让相关员工、管理层和执行委员会参与进来,还要让信息技术专家和数据保护官参与进来。这为软件选择提供了额外的保障。

3. 评估工具

一旦企业为流程数字化选择了合适的软件,就不应该立即开始实施。建议首先在小型团队中对新方案进行评估。这样,企业就能最终确认这些工具是否与设想的一样合适。

4. 使用工具

如果这些计划被证明是合适的,公司就会将其纳入整个部门或公司。为了尽快引进这些工具,通常值得引入外部专家。这通常也会提高员工对新数字技术的接受程度。这对年长的员工来说尤其如此,因为他们通常对数字化变革持怀疑态度。

5. 制定使用规则

为确保员工不会对新软件束手无策,公司应制定具有约束力的使用规则。这可确保员工了解程序如何为他们提供支持。通过培训课程解释程序的工作原理及其对团队的益处通常会有所帮助。 

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数字化软件应用领域

利用软件实现数字化的 6 个重要业务领域

目标很明确:

公司希望利用软件实现业务流程自动化,增加销售额,降低成本,从而增加利润。

可以从哪些领域开始?以下 6 个工作领域尤其适合启动自动化:

会计

会计数字化意味着公司将纸质流程自动化。这样,公司在处理合同、文件和发票等行政任务时,几乎无需人工干预。其中最关键的是 功能强大的 OCR 软件它能识别和处理尽可能多的字体和语言。

生产

生产过程中的自动化和控制系统是企业在工业 4.0 时代尽可能适应性和灵活性运营的关键组成部分。它们使生产工厂和设备能够对变化做出快速高效的反应。在熟练工人严重短缺的时代,这一点尤为重要。因为:公司不会用自动化和控制系统来取代员工,但却能减轻他们的大量工作。这就意味着:制造商可以用更少的员工来完成工作,或者用现有员工来完成更复杂、更具战略性的任务。最重要的是,这使公司更具竞争力。

人力资源部门

人力资源管理数字化包括在专业软件的帮助下将人力资源流程和工作方法非物质化或非物质化的所有程序。在实践中,企业会简化新员工的申请流程,集中管理员工数据,并自动执行时间记录和请假等行政任务。这意味着:公司自动筛选申请、生成雇用合同,并为员工提供一个提交假期和记录工时的平台。

数据处理

为了加快数据处理速度,企业依赖自动数据处理系统。这些系统可以分析大量的 结构化和非结构化数据它们能识别其中的模式和趋势,并根据自己的要求生成报告。例如,公司使用这些系统来检查历史销售数据,并就开发新产品或进入新市场做出更好的决策。

分布情况

销售软件为销售人员的日常业务提供重要支持。例如,定制的应用程序可为销售人员提供销售线索、发送后续电子邮件并跟踪销售活动。实际上,数字解决方案软件可通过自动分析数据库和营销信息等方式生成高质量的销售线索。销售人员可以在软件中查看这些线索的信息,包括联系信息和过去的互动。

项目管理

项目管理工具可自动将任务分配给责任人、监控进度并发送截止日期提醒。在实际工作中,团队会使用相应的软件来设定项目目标、向负责员工分配任务、监控截止日期,从而确保项目按时完成。

软件应用不受限制

在实践中,软件数字化的可能性几乎是无限的。除了上述工作领域外,企业还可以在市场营销、研发、信息技术、法律与合规、通信、采购和质量管理等其他领域使用数字化应用软件。同时,整体软件的使用并不局限于任何特定行业。数字化应用软件既适用于企业,也适用于公共部门。因此,公司将复杂的自动化软件用于医疗保健、零售、电子商务、物流和运输,以及行政和教育等领域。

Konfuzio 是正确软件包不可或缺的组成部分

Konfuzio 是一种高度专业化的解决方案,可有效实现所有业务流程的自动化。数据提取流程自动化是该应用程序的核心。最先进的功能包括 ICR、 OCR 和 OMR 提取数据 从手写文档、打印字符、图像和打勾的复选框中提取信息的准确性最高。为实现这一目标,Konfuzio 具有预先训练好的分类模型、文件分区算法和混合提取人工智能等功能,企业可根据不同的使用情况进行定制。

在实践中,Konfuzio 可优化日常工作步骤并使之自动化。这将简化流程,降低错误率,使您能够专注于合理的业务决策。总之,Konfuzio 是一个高度专业化的合作伙伴,它能使中型企业和公司更加灵活、更具扩展性、对客户更加友好并更具竞争力。

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