扫描方案:将文件管理适当数字化

文件管理数字化在理论上很简单:已经来自电子来源的文件不再像过去那样被打印出来,而是以数字形式存储--例如PDF格式。还有:已经存在的堆积如山的纸张通过扫描程序转化为数字文件。

然而,真正的挑战还在后面:这样,公司就拥有了数字格式的所有数据。然而,这通常很难或根本无法进行搜索,因为这些数据虽然是数字化的,但却无法以结构化的方式进行检索。因此,信息几乎无法获取。更重要的是,公司需要找到一种方法,对大量的数字数据进行分类、分析和评估。这就是光学字符识别(OCR)技术发挥作用的地方。

我们展示了公司可以使用哪些OCR扫描软件来从任何文件格式中提取和组织数据,以使他们的文件管理高效。

数字化文件管理的好处

扫描方案文件管理的好处

如果公司用扫描软件将他们的文件管理数字化,他们会从这些优势中受益:

不复杂的访问

通过数字化文件,它们可以被快速和容易地存储、组织和检索--无论在何处。这节省了时间,减少了人工搜索和分类的努力。这促进了合作和信息交流。

节省空间

数字扫描文件不占用物理空间。纸质文件在书架和橱柜中占用大量空间,而数字文件则不同,可以存储在服务器或云存储平台上。

安全和数据保护

数字文件可以通过加密和访问权限进行保护。这使得保护敏感信息免受未经授权的访问成为可能,并确保符合数据保护法规。

版本管理和修订安全

数字化文件管理系统能够管理版本和跟踪更改。这使得文件的历史可以被追踪,修订的安全性也得到了保证。

工作流程自动化

数字化结构的文件管理系统通常提供工作流程自动化功能。这可以加快处理和审批程序,提高效率。

环境友好性

通过减少纸张消耗,数字文件管理系统有助于保护环境。更少的纸张意味着更少的资源消耗、更少的二氧化碳污染和更少的浪费。

用OCR扫描方案进行文件管理

OCR(光学字符识别)是一种技术,使计算机能够识别印刷或手写的文本,并将其转换为可编辑的数字格式。这在实践中是什么样子的呢?

OCR 首先创建文本文件的图像或扫描件。然后用OCR软件对这些图像进行分析,以识别其中的字符。这个过程分几个步骤进行。

  1. 首先,图像被规范化,以优化对比度和亮度,并纠正可能的模糊现象。这改善了图像的质量并提高了识别的准确性。

  2. 然后识别图像中的字母、数字和符号。OCR软件分析字符的形状,并将其与已知字体的数据库进行比较。语境信息也被考虑在内,以提高识别的准确性。

  3. 机器学习算法经常被用来进一步提高识别精度。这些算法通过大量的文本数据进行训练,以识别字符的模式和特征。这使软件能够更好地识别甚至是困难的字体或手写文本。

  4. 字符识别之后是自动文本识别,将识别出的字符组合成单词和句子。在此过程中还会使用语言模型来理解所识别单词的上下文,并纠正可能出现的错误。

  5. OCR软件以可编辑的格式输出识别的文本,例如Word文档或可搜索的PDF文件。然后可以进一步处理该文本。

扫描程序用例

OCR扫描方案使用案例

在实践中,OCR扫描程序在这些情况下是有帮助的,比如说:

税务审计的自动数据采集

公司可以使用OCR软件来扫描税务文件,如收据、发票和银行报表,并自动提取相关数据。这使得税务审计可以更有效地进行、 公认会计原则的要求(GoB) 实现,并尽量减少错误。

高效的发票处理

OCR软件能够自动捕捉和 发票数据的处理诸如发票号码、供应商数据和金额。然后,这些信息可以导入电子发票系统或会计软件,减少人工操作和错误风险。

申请文件的自动处理

在招聘新员工时,公司往往需要筛选和处理大量多页文件,如简历、证书和申请信等。您可以使用 OCR 软件扫描文档并提取其中包含的信息。这将加快并简化申请人筛选过程。

扫描程序软件

高效文件管理的扫描方案

通常有两种类型的数字文件:使用Microsoft Word、Google Docs或Adobe Acrobat等软件创建的文件(数字来源的文件),以及作为纸质文件的扫描件存在的文件(非数字来源的文件)。公司可以用什么扫描程序来从这些文件中提取数据? 

来自非数字来源的文件

不是以电子方式创建的文件,而是由一张纸的扫描件组成,通常是以图像的形式存在。例如,与PDF不同,图像不容易被搜索。因此,一个传统的扫描程序不能读取它们。因此,它不能编辑、改变或改编文件。为此,公司需要OCR软件。它可以从所有类型的文件中提取、分析和评估非结构化的数据。这可以通过这些应用程序来完成,例如:

宇宙飞船

公司可以使用OCR引擎 宇宙魔方 集成在编程语言Python中。Python作为OCR算法的后端工具。Python的OCR能力由 "pytesseract "库扩展。它提供了一个接口,可以从用Python编写的代码中执行Tesseract OCR。

Tess4J

Tess4J是一个强大的Java库,为用户提供了使用Tesseract OCR引擎的封装方法。因此,开发人员可以很容易地将OCR功能集成到他们的Java项目中。

Tesseract.NET

Tesseract.NET 允许开发人员将 Tesseract 无缝集成到 C# 应用程序中。它为 Tesseract 的 OCR 引擎提供了一个文档齐全的 C# 封装程序。实际上,这意味着公司可以使用 Tesseract.NET 从扫描仪自动数字化的图像中轻松提取文本。

公司究竟如何使用Pytesseract、Tess4J和Tesseract.Net,在我们的综合实用指南中可以看到。 宇宙魔方.

Konfuzio

希望通过OCR实现更准确结果的公司可以依靠来自 Konfuzio 集。这对于手写体、特殊字体和英语以外的语言来说,特别强大。Konfuzio使用人工智能来提供精确的结果。

机器学习 训练OCR系统以更好地识别和确认基于大型数据集的模式。

因此,在实践中,该软件甚至可以可靠地识别低分辨率的图像、手写的文字或难以辨认的字符。

来自数字来源的文件

为了从来自数字来源的文件中提取数据,公司也可以使用上述的OCR应用程序之一。然而,由于PDF文件等文件更容易搜索,公司可以选择使用这些框架和编程语言库:

PyPDF2

PyPDF2 是一个广泛使用的 Python 库。公司可以用它从电子生成的 PDF 文件中提取文本。公司还可以用它来旋转页面、合并多个页面或分割 PDF 文件等。下面是一个简单的代码片段示例,它可以用作 PyPDF2 的 PDF 扫描软件:

导入 PyPDF2
def pdf_scanner(file_path):
    # 以二进制模式打开 PDF 文件。
    with open(file_path, 'rb') as file:
        # 创建一个 PDFReader 对象
        pdf_reader = PyPDF2.PdfFileReader(file)
        # 遍历 PDF 文件的每一页
        for page_num in range(pdf_reader.numPages):
            # 读取当前页上的文本。
            page = pdf_reader.getPage(page_num)
            text = page.extractText()
            # 处理提取的文本(可在此处添加自己的逻辑)
            print(f "页面 {page_num + 1}:")
            print(text)
            print()
# 使用名为 "example.pdf "的 PDF 文件调用该函数的示例
pdf_scanner('example.pdf')

pdfrw

pdfrw 是一个 Python 库,公司可以用它来编辑 PDF 文档。除了能采集 PDF 文档外,pdfrw 还具有其他功能,如合并扫描文件、旋转页面或更改元数据。下面是一个简单的代码示例:

导入 pdfrw
从 PIL 导入图像
def scan_pdf(pdf_path, output_path):
    pdf = pdfrw.PdfReader(pdf_path)
    output_pdf = pdfrw.PdfWriter()
    for page in pdf.pages:
        page_content = page.Contents
        xref = page_content[0].objid
        image = Image.open("scanned_image.jpg")
        image_xref = pdfrw.PdfDict(Type="/XObject", Subtype="/Image", BitsPerComponent=8, Width=image.width, Height=image.height, ColourSpace="/DeviceRGB", Filter="/DCTDecode")
        image_xref.stream = image.tobytes()
        resources = pdfrw.PdfDict(XObject=pdfrw.PdfDict())
        resources.XObject.X1 = image_xref
        page.Contents = pdfrw.PdfArray([pdfrw.PdfIndirect(xref), pdfrw.PdfIndirect(image_xref)])
        page.Resources = resources
        output_pdf.addpage(page)
    output_pdf.write(output_path)
# 示例调用
scan_pdf("input.pdf", "output.pdf")

在Java中阅读PDF文件

Java编程语言有集成的类,公司可以用它来读写PDF文档。例如,如果他们使用 "PDFTextStripper "类来提取文档中的数据,在代码中看起来是这样的:

import java.io.File;
import java.io.IOException;
import org.apache.pdfbox.pdmodel.PDDocument; import org.apache.pdfbox.text.PDFTextStripper; import org.apache.pdfbox.text.PDFTextStripper; import org.apache.pdfbox.text.PDFTextStripper
import org.apache.pdfbox.text.PDFTextStripper;
public class PDFScanner {
    public static void main(String[] args) {
        File file = new File("path_to_pdf_file.pdf");
        try {
            PDDocument document = PDDocument.load(file);
            PDFTextStripper textStripper = new PDFTextStripper();
            String text = textStripper.getText(document);
            System.out.println(text);
            document.close();
        } catch (IOException e) {
            e.printStackTrace();
        }
    }
}

常见问题

带有OCR的好的扫描方案是如何工作的?

OCR分析文本文件的图像或扫描件。这个过程包括图像规范化,使用字体数据库和机器学习进行字符识别,将识别的字符组合成单词和句子,并将识别的文本以可编辑的格式输出,如Word文档或可搜索的PDF文件。其结果是:公司可以轻松地处理文本。

哪种扫描软件适合用于专业的文件管理?

对于文本文件的图像,公司可以使用诸如Pytesseract、Tess4J、Tesseract.NET或Konfuzio的应用程序。这些类型的扫描软件可用于Windows和Mac等。

公司如何从数字文件管理中获益?

利用实用程序将不同类型的文件数字化,可使公司通过快速存储、组织和查找文件来提高效率,通过使用服务器或云存储平台来节省空间,通过不同设备快速访问文件,并通过加密和访问权限来确保安全和数据保护。

"
"
Jan Schäfer 的头像

最新文章