应付账款:通过人工智能提高处理效率

核对发票、安排付款并保持与服务提供商的关系:应付账款的核算工作量很大,对于大公司来说尤其如此。因此,越来越多的公司开始采用人工智能(AI)来提高会计工作的效率。因为:人工智能支持的会计自动化可节省高达 40% 的成本。这是由 麦肯锡全球研究院 在 2017 年的一项研究中已经发现了这一点。我们解释了应付账款部门负责哪些任务,以及人工智能如何使流程更加精简。

应付账款定义

应付账款定义

适当会计原则》(GoB)规定了簿记的一般规则。德国商法典》(HGB)将这些规则转化为法律形式。应付账款是必须遵循这些规则的一个特定会计领域。

在商业实践中,应付账款是公司财务会计的重要组成部分。在这一领域,所有应付供应商和其他服务提供商的款项都要进行记录和管理。

应付账款部门负责检查收到的发票,将发票数据输入会计系统,并及时支付应付账款。

该部门与采购部门密切合作,核对供应商发票并解决差异问题。该部门还在编制财务报告以及为预算编制和财务规划提供数据方面发挥重要作用。

高效的应付账款部门对于与供应商保持良好关系和确保公司的流动性至关重要。应付账款中的错误会导致付款延迟,并给供应商带来麻烦。因此,这方面的准确性和勤勉非常重要。

应付账款是这样运作的

应付账款的流程通常是这样的:该部门记录、检查和管理公司的发票和负债。在此过程中,应付账款部门首先接收并检查供应商的发票。下一步,它将这些数据输入会计系统。然后核对信息,并与采购订单和交货进行比较。如果一切无误,就会发放付款。

应付账款准备付款并创建付款通知单。然后将这些单据转发给管理层或负责员工,让他们放行。放款后,应付账款部门在最后一步执行对外部供应商的付款。

应付账款的目的是跟踪付款交易,确保按时支付一次性和定期付款,避免折扣和逾期付款。

因此,应付账款流程在确保业务运营顺利进行和维持积极的供应商关系方面发挥着至关重要的作用。

应付账款示例

应付账款示例

在应付账款中,记录和管理公司对供应商和服务提供商的负债。一个典型的例子就是向供应商购买货物。让我们来看一个应付账款的例子。

订购办公用品

假设 "Muster GmbH "公司向供应商 "Schreibwarenhandel Schmidt "订购办公用品。Muster GmbH 的采购经理通过电子邮件向供应商发送了一份文具、钢笔和墨粉的订单。供应商确认订单并将货物送至 Muster GmbH 的地址。通过电子邮件收到发票。

然后,应付账款部门在系统中创建一个过账,记录对 Schmidt Stationery 的负债。这样,"应付供应商款项 "账户的金额就增加了。

会计记录就会变成这样:

借:进项税 19 欧元,货物采购 100 欧元,贷:贸易应付款(供应商账户:Schreibwarenhandel Schmidt) 119 欧元:应付贸易账款(供应商账户:Schreibwarenhandel Schmidt) 119 欧元

这一会计记录反映了公司有义务在货物交付后支付 119 欧元,并有 19 欧元的进项税。100 欧元的货物采购额反映了货物的净值。

对账和付款

在仓库收到货物并与发货单进行比较后,Muster GmbH 的应付账款部门将 Schreibwarenhandel Schmidt 的发票与发货单进行比较。如果有订单参考,则将交付的货物与订单进行比较,确保价格和数量正确无误。核对无误后,发票方可付款。

一旦付款到期或提前获得折扣,会计部门就会将应付金额转给供应商。交易在系统中被标记为已支付,应付账款账户中的负债被冲销。

会计记录就会变成这样:

借:应付贸易账款(供应商账户:Schreibwarenhandel Schmidt) 119 欧元 贷:银行账款 119 欧元银行 119 欧元

该分录反映负债的支付情况。这意味着:应付账款账户记入贷方(借方分录),而银行余额减少(贷方分录)。

作为框架的 GoB 和 HGB

这一程序很好地展示了应付账款会计在实际工作中是如何进行的。该程序也符合适当会计原则(GoB)和《德国商法典》(HGB)。

以下是 GoB 和 HGB 的链接:

  • 德国公认会计原则(GoB):根据德国公认会计原则,每笔业务交易,包括这里描述的交易,都必须正确、完整、系统和及时地记录。在本示例中,从订单到发票付款,流程的每个阶段都有适当的记录。
  • 德国商法典》(HGB):根据《德国商法典》(尤其是第 238-241 条和第 257 条),商业账簿和记录的保存方式必须能让人清楚地了解公司的业务关系和财务状况。在本示例中,通过准确记录负债和随后的付款就能确保这一点。此外,《德国商法典》(第 246 条第 1 款)规定了 "实现原则",即支出和收入只有在合法发生时才能入账。在所述流程中,这一点得到了保证,因为只有在交付货物并收到发票时才会记录负债。
  • 此外,根据《德国民法典》和《德国商法典》,Muster GmbH 必须将所有相关文件(如订单、发货单和发票)保存一段时间(在德国通常为 10 年),以便在审计时出示这些文件。同样重要的是,簿记和文件存储的形式必须能让第三方专家在合理的时间内全面了解业务交易和公司情况。因此,在审计时,所有账簿和文件都必须有迹可循。

应付账款与应收账款

在会计中,应收账款和应付账款是两个重要的子领域。应付账款会计处理公司对服务供应商的负债。这里记录和核对收到的发票,并安排向供应商付款。该部门负责确保按时支付债务,从而保持良好的业务关系。

相比之下 应收账款 该系统可帮助公司从客户或债务人处收回应收未收账款。在此过程中,它可以创建发出的发票、监控收到的付款并发送催款通知,以收取未付的应收账款。

应收账款有助于确保公司能够执行其财务要求并保持健康的现金流。

这两个领域对于确保高效、顺畅的会计工作和保障公司的财务稳定都至关重要。

应付账款任务

在实际工作中,应付账款部门要执行各种各样的任务。这些任务是什么?

审计

  • 任务:应付账款发票核查检查收到的发票是否正确,是否与订单或合同相符。
  • 示例:应付账款文员的重要任务是核对供应商的发票,以确保交付的货物或提供的服务符合商定的条款。

发票过账

  • 任务:在会计系统中记录和登载经审计的发票。
  • 例如:部门预订了 发票 办公用品的费用记入相应的支出账户。

付款准备

  • 任务:汇编和准备收到的发票。 
  • 示例:应付账款创建到期供应商发票清单并准备付款。

供应商沟通

  • 任务:与供应商就付款、未结项目和账目核对进行沟通。
  • 例如:应付账款直接与供应商澄清有关发票的未决问题,以解决差异。

账户核对

  • 任务:将供应商账目中的单个项目与内部记录进行核对,以确保入账的准确性。
  • 示例:应付账款将系统中的未结发票与供应商的银行对账单进行比较,以确定可能存在的差额。

邓宁

  • 任务:处理扣款通知并为违约者准备扣款信 付款.
  • 例如:应付账款活动包括回复供应商的催款通知、调查延迟原因并告知预计付款期限。

归档

  • 任务:安全存储和管理发票、付款收据和其他相关文件。
  • 例如:应付账款确保所有发票和付款凭单妥善归档,以便日后核查。

采集主数据

  • 任务:维护和更新会计系统中的供应商主数据。
  • 例如:应付账款更新供应商的详细联系信息,以确保正确分配未来的发票。

预订退货和信用票据

  • 任务:记录退货或信用票据,并与未结发票进行结算。
  • 示例:应付账款过账供应商的贷记票据,以抵消退货并减少未清应收账款。

报告

  • 任务:就未清债务和付款交易编制报告并进行评估。
  • 示例:应付账款编制流动负债报告,向管理层通报财务状况。

应付账款部门的目标 

公司在应付账款方面投入的精力就是为了实现这些目标:

成本效益

应付账款部门通过有效管理未付发票和付款来降低成本,因此企业需要更少的资源和时间来完成会计流程。

遵守付款期限

该部门帮助公司遵守付款期限。及时付款可避免延误和罚款,并改善与供应商的关系。

透明度

应付账款会计确保财务交易的透明度。因为:它清楚地记录了所有已入账的发票和付款,便于跟踪。

避免双重付款

应付账款会计防止重复付款。通过准确记录所有未结项目和已付款项,可以确保这一点。该部门与应收账款部门相互配合,确保现金流健康。

加强供应商关系

一个组织良好的应付账款部门可以加强与供应商的关系。在这一过程中,准时付款能增进信任,并能带来更好的谈判条件。

流动性管理

应付账款有助于管理流动资金。企业可以更好地估计需要多少资金来支付债务。

风险最小化

该部门将财务风险降至最低。为此,该部门仔细核对债权人的发票,从而避免欺诈或错误交易。

税收优惠

公司可以从应付账款会计的税收优惠中获益。毕竟,及时处理发票可以带来税收优惠。

合规和审计能力

应付账款有助于公司遵守法规,简化审计工作。在此过程中,准确的记录使外部审计人员更容易检查财务数据。

提高公司声誉

良好的应付账款可提高公司的声誉。可靠的应付账款处理向业务伙伴传递了专业精神。

应付账款

应付账款数字化:人工智能是决定性因素

目前,应付账款也已实现数字化。许多公司现在都以数字方式处理发票和收据。除其他外,从文件中提取重要数据并将这些数据传输到后续工作流程也实现了自动化。

为了优化应付账款,公司首先需要能与以下系统兼容的软件 人工智能 工作。企业如何从中受益?

常规任务的自动化

人工智能可以自动处理重复性任务,如录入应付账款发票。这就减少了人工干预,最大限度地减少了错误,提高了效率。

欺诈和错误检测

人工智能可以检测差异和可疑模式,从而发现可能的欺诈或错误。这有助于提高会计工作的安全性和准确性。

优化付款条件

人工智能可以分析数据,利用历史付款模式与供应商商定最佳付款条件。这样就能更好地利用折扣和回扣。

提高数据质量

利用应付账款人工智能软件,公司可以识别差异和不一致的数据,从而提高会计数据的质量。这使得报告和分析更加可靠。

积极主动的预算控制

基于人工智能的分析可以及早发现预算偏差,从而及时采取适当措施,避免预算超支。

优化付款流程

通过应用人工智能,可以优化支付流程,并在满足特定条件时自动触发支付。这将提高支付管理的效率。

改善供应商关系

通过人工智能顺利、及时地处理发票有助于加强与供应商的关系,并能带来更好的谈判条件。

实时分析和报告

由人工智能驱动的仪表板可对未结应付款、支出模式和其他相关指标进行实时分析和报告。这使公司能够做出明智的战略决策。

节约成本

通过自动化流程和避免错误,公司可以降低会计成本,更有效地利用资源。

使用 Konfuzio 简化应付账款

有了 Konfuzio,企业可以简化发票管理,提高效率。该软件为应付账款提供了一体化工具。利用该工具,企业可以自动记录、分类和评估非结构化数据,如供应商的发票。

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应付账款常见问题

什么是应付账款?

应付账款是一个记录和管理公司负债的财务流程。它包括记录、监督和支付给供应商和债权人的发票。应付账款对公司的财务完整性和现金流管理非常重要。

应付账款是做什么的?

应付账款负责管理公司尚未支付的供应商发票和付款。他们的任务包括监控和记录入账发票中的重要信息、过账应付款、执行付款交易和维护供应商账户。该部门确保正确及时地向供应商支付相关款项,这有助于与供应商保持顺畅的业务关系。应付账款在编制财务报告和遵守法律法规方面也发挥着重要作用。

应收账款和应付账款有什么区别?

应收账款管理客户债务,而应付账款则涉及公司对供应商的负债。应收账款处理客户未付的款项,而应付账款则记录尚未支付给供应商的发票。这两项功能对于正确的会计核算和企业的财务健康都很重要。

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