利用 OCR 人工智能将发票数字化--使用中的优势

你可以快速而轻松地绕过成堆的纸质发票和文件,当你 数字化发票.

每个成功的企业都应该使用专业的文件管理。这包括发票和收据的数字化。 

发票数字化对你的组织的财务运作的效率和效果有巨大影响。不仅减少了人工数据输入,提高了准确性,而且整体流程速度、数据管理和成本效率也得到了提高。

从长远来看,数字化的发票可以让你在短时间内毫不费力地处理大量的发票,从而更好地扩大你的业务规模。 

在这篇文章中了解如何将你的发票数字化并提高你的业务绩效。

白色背景的笔记本电脑,数字化发票 如何?

如何将发票和商业信函数字化

如果你想把你的发票和商业信函数字化,有各种方法可以做到这一点。

  • 通过软件或硬件,如档案扫描仪或 IDP软件
  • 用一个程序,例如文件输入程序
  • 通过带摄像头的智能手机的应用程序
  • 通过一个扫描设备,例如移动扫描仪

根据你在公司的工作方式,不同的方法是适合的。例如,如果你经常在路上,通过应用程序拍照的选项是可取的。 

然而,通常情况下,这些特征被结合起来。例如,你可以使用IDP软件来优化你的文件管理,并将你拍摄或扫描的发票送入它。

人工智能 例如,以人工智能学习系统的形式。 OCR软件 确保发票上的相关信息在数字化后立即被识别,其内容可以在下游自动或半自动检查,并正确分配给订单或送货单。 

你将在文章的后面发现如何做到这一点。

不同的发票类型 

根据发票的类型,实施和规格也有所不同。

纸质发票

对于纸质收据,你必须注意以下几点。

  • 你是否符合以下要求? ǞǞǞ
  • 你可以单独保留纸质发票,也可以把它们扔掉。
  • 这样做的前提条件是纸质发票在文件管理系统(DMS)中被正确地数字化。

电子发票、XInvoice或ZUGFeRD发票

因此,一个 电子发票如果你希望你的电子发票被税务局认可为绝对等同于纸质发票,你必须遵守以下准则。

  • 发票收件人必须同意电子发票
  • 电子账单必须以电子格式(如PDF格式)发行、发送、接收和处理。那么它也可以作为邮件附件发送。
  • 它必须能被人阅读
  • 必须保证电子账单来源的真实性,例如通过内部控制程序。
  • 必须保证电子账单的完整性

收到的发票

以你从供应商那里收到的进货发票为例,以下情况适用。

  • 符合GoBD要求
  • 你应该将原件以纸质形式存档,或者将其销毁
  • 如果你已经收到了数字发票,你必须以收到发票的文件格式保存它

发出的发票

如果你自己开票,其他几点也很重要。

  • 你可以以纸质或数字形式发送你的发票。如果客户要求提供纸质发票,你必须遵守这个规定
  • 然而,以数字方式发送发票并将其存储在你的DMS中当然更容易。
  • 根据所使用的软件,这可以帮助你,让你以数字方式发送发票,例如通过与邮局的接口。

你可以通过使用各种应用程序单独启用这些程序。然而,建议你寻找一个合适的 文件管理软件 环顾四周。这也将帮助你 数字化转型 在你的公司。

数字化发票 在笔记本电脑上手工书写

这里有什么优势?

模拟数字化介面
收到的发票通过自动扫描实现自动化的潜力通过自动化工作流程实现BPA潜力完全的黑暗处理,因此初始投资高
发出的发票通过减少信件邮寄来节约成本使用XInvoice和ZUGFeRD帮助客户完成从订单到付款的过程,并使公司作为供应商特别兴奋;此外,XInvoice对于公共合同来说是强制性的。对于已经提供这种界面的客户来说,可能会特别兴奋

发票数字化的优势

发票数字化对你的企业有很多好处。

  • 归档的空间要求低。 相反,你可以简单地在服务器上保留你的发票。
  • 发票容易归档。 DMS确保你的数字化和存档的发票符合GoBD的要求。
  • 高可搜索性。 你可以利用全文检索快速方便地找到信息和你要找的发票。
  • 降低成本。 最重要的是,你可以节省纸张、邮资和打印机费用,但自动化也可以减少人员成本。
  • 更多的时间。 通过消除许多手工作业,你的员工有更多的时间来处理比发票传输和存档更复杂的问题。
  • 独立于位置的访问。 基于云的工具和软件使你可以从任何地方访问你的文件。
  • 工作流程的自动化。 特别是结合BPA软件,发票工作流程中的许多步骤可以数字化和自动化。
发票纸和发票数字符号

发票数字化--它可以是这样的

想知道数字化发票是否适合你的工作流程? 

例如,这个过程可以是这样的--但当然,不同的软件的细节是不同的。

  1. 通过邮寄或数字方式收到发票。 纸质收据通过本地或网络扫描仪被数字化为PDF文件。如果已经收到数字形式的发票,则直接转入软件。
  2. 基于人工智能的发票识别,并通过 OCR 提取数据: 相关数据,如页眉、页脚和项目数据,会自动从发票中读取。
  3. 加工和视觉检查。 识别后,对读出的数据进行检查,必要时进行处理。你得到了人工智能的支持,它不断地从单位中学习和修正。
  4. 检查,预订,释放。 你可以自己定义数字审批工作流程和文件审查的条件,从而确保所有文件的正确性。
  5. 防审计的归档。 发票以防审计的方式存储在数字档案中。在那里,你可以在任何时间和任何地点检索它们。

你会发现数字发票验证在实践中的作用是 我们的客户iflow的使用案例.

Konfuzio 使用案例 数字化发票

使用案例 - 通过 Konfuzio 的 AI-OCR 实现发票数字化

Konfuzio是一款具有基于AI的OCR的IDP软件,可以让你 账单 容易和有效地进行数字化。下面你会发现Konfuzio在实践中的各种具体应用案例。

如何通过OCR实现发票的自动化 

当用OCR分析发票时,所有相关数据都从扫描或PDF发票中提取出来,并转换为一种格式。

  • ...机器可读。
  • ...可搜索和
  • ...是可编辑的。

通过接口,公司可以将从中获得的数据整合到所有其他业务流程中。

Konfuzio的其他可能应用包括。

会计 - 利用人工智能将收到的发票数字化

OCR可以识别发票中的100多个字段,从而提取数据用于发票处理。这些信息以简单和结构化的方式被识别,并由软件自动传输。

它们通过读出以下数据来支持你的会计工作,例如。

  • 发票的标题数据
    • 发票日期
    • 发票号码
    • 缴费截止日期
    • 现金折扣
    • 总金额
    • 增值税税率
    • 净总额
  • 供应商
    • 公司
    • 街道 
    • 门牌号
    • 邮政编号
    • 地点
  • 债务人
    • 公司
    • 街道 
    • 门牌号
    • 邮政编号
    • 地点
  • 联系我们
    • 命名
    • 电话
    • 电子邮件
  • 订购参考
    • 订单号
    • 送货单号
  • 帐户详情
    • IBAN
    • Swift / BIC
  • 项 目
    • 数量
    • 文章编号
    • 单位价格
    • 总价

A 数字发票验证的应用实例 你将在这里找到。

索赔管理中的人工智能

不仅是在公司,你可以用OCR有效地将发票数字化。池子、初级保险公司和再保险公司也可以使用智能文本识别。例如,以下文件类型是可能的。

  • 车间发票
  • 购买电动自行车、自行车的证明
  • 费用说明
  • 法院费用报表
  • 医疗账单
  • 物理治疗师的计费

这里人工智能的重点是需要人类特别关注的行项目。 

地区AI安全和DSGVO

对安全和遵守DSGVO有特别高要求的行业从Konfuzio中受益,因为该平台的结构是多客户的。

这意味着你可以在单独的数据室和定义的用户组中使用Konfuzio进行发票。删除概念符合DSGVO的要求,适用于负有法律保密义务的职业保密人的数据。

更多关于 Konfuzio的安全和DSGVO预防措施 可以在链接的网站上找到。

学习能力是Konfuzio人工智能的最大优势

AI的学习能力是它的巨大优势。它通过你的文件内容进行学习,仅在几张发票之后,它就能准确识别哪些字段是相关的。同时,它始终保持适应性。

Konfuzio人工智能的其他优点是。

  • 专业反馈 简单地引入训练,同时训练人工智能对其他发票类型进行分类和提取。
  • 发票信息的输出 作为CSV、JSON或通过Python SDK。
  • 兼容性 与许多 整合
  • OCR API对超过70种语言的智能文本识别,包括手写笔记。

结论 - 快速无误地数字化和使用发票

如果你想优化你的发票管理并尽量减少错误,一个合适的OCR软件是一个不错的选择。

通过这种方式,你可以确保有关支付管理的一切都不会出现粗心大意的错误,同时,在法律要求方面,如DSGVO方面,你总是处于安全的一方。

如果你选择了一个OCR与人工智能一起工作的供应商,你可以针对你的特定用例进行训练,从而使你的整个会计系统数字化并优化你的业务流程。

你认为将发票数字化的可能性如何?欢迎在评论中给我写下你对这个话题的看法。

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