公共管理软件和市政软件

Jan Schäfer

当今的公共行政部门正处于效率和公民福利这两个相互冲突的要求之间。在这种情况下,传统的行政结构往往构成挑战。过时的技术和相关的缓慢流程不仅限制了效率,也限制了灵活性。当行政部门必须克服部门间或不可预见的障碍时,这种情况尤为明显。

然而,任何组织的真正资本都在于其工作流程的灵活性和效率。优化工作流程与其说是一个资源问题,不如说是一个合理分配和更新现有能力的问题。正确的公共管理软件在这方面起着决定性的作用。

我们将向您展示公共服务部门如何以及在哪些方面利用数字应用程序创造货币附加值,并使其流程更加符合公共利益。通过这种方式,我们揭示了如何通过正确的调整,使公共管理部门成为一个高性能、面向未来的实体,从而在数字化转型中发挥先锋作用。

最重要的事实简介

  • 公共管理中的软件可提高流程的效率和安全性,优化与公民的沟通,从而增强对公共当局的信任。
  • 软件的应用领域几乎涵盖了行政管理的所有领域--从电子档案管理和电子政务服务到财务管理。
  • 公共机构可以利用人工智能软件 Konfuzio 尤其有效地实现流程自动化。现在就让我们来引导您 咨询我们的专家!
公共行政软件的应用领域

行政管理软件在公共部门的应用领域

纵观可能的应用领域,就会发现行政管理软件在公共部门是多么重要。尤其是人工智能驱动的解决方案,使几乎所有工作领域的数字化自动化流程成为可能:

数字收件箱和全渠道传播

公共机构需要处理大量文件和档案。公共行政部门的电子文件管理系统可以对文件和邮件进行数字化存储、组织和有效检索。在城市规划办公室引入电子档案系统就是一个例子。这样,所有的建筑申请、建筑规划和许可证都可以数字化存储,方便员工查阅。这反过来又加快了处理速度,减少了纸张消耗。

然而,文件数字化只是成熟的全渠道通信的第一步。

通过人工智能,公共管理部门还可以对文件进行分类,并实时跟踪其中包含的信息。因此,单独合作的数字解决方案可以帮助城市、市政当局和地方当局优化和自动化收发邮件(以及许多其他领域)的日常工作步骤。如何在实践中发挥作用,以及公司和公共机构如何从中受益,我们将在以下文章中进行说明 向电子邮箱投稿

公共管理部门已经开始了数字化和自动化进程,具体表现为 人工智能技术公司 Helm & Nagel GmbH 与 Wolters Kluwer 目前的合作情况是一家知名的专业信息服务提供商。两家公司的共同目标是持续提高各市、镇和区的行政流程效率。

电子政务服务

公共管理软件可以提供电子政务服务,公民和企业可以利用这些服务进行在线申请、检索信息和付款。其中一个例子是建立申请身份证和护照的在线平台。公民可以在网上预约、填写申请表和缴费,而不必亲自到有关部门办理。

财务和预算管理

软件解决方案有助于公共部门进行预算编制、会计核算和财务规划。例如,如果市政当局使用专门的财务软件为不同部门编制预算并跟踪全年支出,就能确保正确分配资金。

人事管理和工资单

人事管理部门负责维护员工数据、创建工资单和记录工时。公共行政软件有助于高效处理和评估这些信息。例如,有一个应用程序允许公务员在线申请休假日和记录工作时间,这有助于人力资源部门发放工资。

传播与公共关系

公共行政部门向公民和媒体传递信息。通信软件和内容管理系统 (CMS) 有助于实现这一目标。其中一个例子是社交媒体软件,各机构用它来协调在 Facebook 和 Instagram 等平台上的沟通。这样,他们就能安排发布重要公告、回应市民询问并鼓励市民参与。软件中的分析工具还能让城市管理部门深入了解其传播战略的有效性。

顺便说一句

我们很乐意帮助您提高工作效率。为此,我们提供了 Konfuzio,这是一款人工智能软件,公共管理部门可以利用它实现数据提取流程的自动化。实际上,几乎所有领域都可以实现自动化。

为此,Konfuzio 预先训练了分类模型、文件分区算法和混合提取人工智能。

城市和市政当局将流程数字化,成为德国自动化精英的一部分。通过这种方式,您不仅可以高效地设计复杂的流程,还可以为员工提供极具吸引力的工作环境和广泛的数字化支持。 

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软件公共行政效益

公共行政软件的好处

行政管理软件在公共部门的应用领域已经让我们了解了机构从智能解决方案中获益的全面程度。它们的工作更高效、更安全、更贴近公民。具体有哪些优势?

简化行政程序

公共行政中的流程管理软件可实现流程自动化和简化,从而提高效率,加快申请处理速度。城镇因此提高了市民的满意度 并减少员工的工作量。常见的应用软件包括

Nintex

Nintex 是一款用于公共管理的流程管理软件,可有效实现工作流程的数字化和自动化。为此,该软件提供了一个用户友好的拖放界面,机构可利用该界面快速、轻松地创建和管理其工作流程。Nintex 与 SharePoint、Salesforce 和 Office 365 等应用程序集成。

Kissflow

Kissflow 是一个基于云的流程管理和工作流程自动化平台。与 Nintex 相似,Kissflow 使机构能够通过数字化自动化来组织流程。为此,该应用程序拥有直观的用户界面,并可与 Google Workspace、Salesforce 和 Zapier 等其他应用程序集成。

流程制造者

ProcessMaker 是一款公共管理软件,各机构可利用它 像这样自动执行工作流程这样,员工就可以省去简单、重复的任务。它具有灵活的架构,可与 Zapier、Salesforce 和 DocuSign 等应用程序进行多种集成。

人工智能集成

在公共服务领域使用行政管理软件可以将以下方面整合起来 人工智能 在日常流程中。机构的整个价值链都能从中受益。例如,人工智能可以减轻员工的负担,尤其是在数据处理和数据评估等简单重复的工作中。它还能识别大量数据中的模式并预测未来的发展,从而为公共机构的决策和风险管理提供支持。这 3 家供应商就是为此目的而设立的:

Konfuzio

Konfuzio 可帮助您高效地理解和验证文档中的数据。该软件通过机器学习和 深度学习 人工智能不仅能实现流程的部分自动化,还能提供端到端的自动化。为此,机构可以训练人工智能从数据中提取真正的价值。为了让您从一开始就知道使用 Konfuzio 可以产生哪些附加值,该平台设有一个人工智能市场。您可以在这里购买 为您的设施提供最先进的、随时可用的人工智能模型.这样,您从一开始就可以清楚地知道使用 Konfuzio 可以实现哪些目标。为了让您相信软件的潜力,它提供了一个 免费测试阶段 an.

ELO 企业

ELO 企业 是一款功能强大的企业内容管理解决方案,可帮助公共管理部门创建个性化的档案结构。为此,该软件提供了分配权限的广泛可能性以及版本、参考、链接和高效搜索等功能。此外,该软件还支持各种数据库,并可进行防审计归档。

Origoss 解决方案

Origoss 解决方案 是云原生技术专家,专注于基于云的服务咨询和集成。该公司支持各种规模的企业实现数字化转型,并为此提供定制解决方案。Origross Solutions 的服务包括 Kubernetes、围绕 Kubernetes 的生态系统、最流行的企业级 Kubernetes 发行版和 Kubernetes 托管服务。

更高效的合作

通过软件,行政部门和机构的工作人员可以更方便地协作处理文件和共享信息,从而实现更好的协作。以下 3 种解决方案就是为此而开发的:

软件描述主要功能和优点
爱维点AvePoint 提供的云管理解决方案可通过策略控制使用行为。通过政策控制最大限度地降低风险加强行政部门内部的合作
伊博软件ibo 为公共管理提供的软件可实现高效工作、透明的团队合作和高生产率。编制组织手册、确定工作规模和项目管理审计流程数字化和访问审计档案的中央数据库
单位4Unit4 的财务和人力资源解决方案使公共部门组织能够提高生产力、降低成本并有效规划未来。更高效的项目和任务管理财务和采购管理人力资源核心功能

公民交流

在公共管理领域,软件可以使政府机构与公民之间的沟通更加顺畅。在实践中,这意味着各机构可以更快地处理内部和公民关心的问题。以下 4 个供应商适用于此: 

Integreat

Integreat 是由 Tür an Tür - Digital Factory gGmbH 开发的一款手机应用程序,旨在帮助初到德国的新移民在新家开始生活。该应用程序以不同语言提供教育、工作、健康和休闲等各种主题的信息。其目的是让新移民更容易获得重要信息,从而 促进融入德国社会.

Imory

Imory 开发了一个综合解决方案,用于公共管理部门规划、开发、衡量和控制公民交流。该工具利用人工智能、认知搜索和情感分析来主动搜索主题并对其进行监控。有了 Imory,各机构不仅能改善沟通,还能更好地根据公民需求做出决策。

政府试点

GovPilot 为市政管理部门提供了一个平台,使其服务数字化并优化与市民的沟通。有了 GovPilot,市政管理部门可以实现流程自动化,在线接受申请并实时跟踪申请状态。这有助于提高市民满意度和行政效率。

查看点击修复

SeeClickFix 提供了一个移动应用程序,市民可以用它向当地政府报告问题。有了这款软件,政府就能快速响应民众的需求。此外,该应用程序还具有监测进展和与公民沟通的功能,以提高透明度和信任度。

降低成本

软件可降低公共管理成本。其中一个重要方面就是工作流程的自动化。例如,行政部门可以缩短处理申请的时间。这就减少了工作量,从而降低了每项申请的成本。此外,使用软件还能减少纸张消耗。因为:通过应用软件,机构可以将文件和表格数字化,从而减少打印纸张。这 3 种解决方案均适用于此:

Adobe Sign

Adobe Sign 是一种电子签名解决方案,可减少纸张使用量并实现行政管理流程的数字化。使用 Adobe Sign,各机构可以数字方式签署和发送文件,从而加快文件审批流程并消除对实体签名的需求。此外,该软件还可与多种应用程序集成,使其易于在现有系统中实施。

DocuSign

与 Adobe Sign 类似,DocuSign 也提供了一个电子签名平台,以实现协议流程的自动化。有了该软件,机构可以加快文件审批流程,不再需要实体签名。此外,DocuSign 还提供验证签名者身份和跟踪文件状态的功能,从而提高了安全性和透明度。

Kofax

Kofax 是用于公共管理的文件管理系统。该软件可实现数字流程自动化,从而提高效率。为此,Kofax 提供以下功能 文件采集、处理和存储 以及实现工作流程自动化。此外,该应用程序还可与各种其他工具集成。

更高的透明度

公共行政软件通过在线提供信息,使公民能够在线跟踪其申请的状态,从而提高了透明度。这可以增进公民对行政工作的了解,增强对公共机构的信任。以下方案就是为此目的而设立的:

软件主要功能和优点
Socrata政府与公民共享数据的平台。
数据透明,加强对公共机构的信任
发布、可视化和分析数据的功能。
开放政府政府财务透明度和绩效管理云平台
财务数据可视化、报告编制和绩效指标监测
ClearGov地方政府与公民共享财务信息的平台
与 OpenGov 类似的功能:财务数据可视化、报告和绩效指标监测

更高的数据安全性

软件可通过多种方式帮助提高公共管理部门的数据安全性。一种方法是使用加密技术,确保敏感数据在传输和存储过程中受到保护。例如,各机构使用具有端到端加密功能的电子邮件服务,以确保信息的保密性。

另一种方法是定期进行安全检查,确保 IT 系统是最新的,并能抵御网络威胁。例如,可以使用杀毒软件和防火墙来防止攻击。最后,访问控制机制只允许授权人员访问敏感数据。例如,使用密码策略和双因素认证。为确保更高的数据安全时间,以下供应商已被证明是强大的:

赛门铁克

赛门铁克是一家安全软件公司,于 2019 年 8 月被博通公司收购。该公司提供电子邮件安全和加密解决方案,帮助公共管理部门和企业确保通信安全并保护敏感数据。

McAfee

McAfee 提供端点安全解决方案,以防范网络威胁。有了 McAfee,各组织可确保其 IT 系统安全并保护敏感数据。McAfee Total Protection 可在机构内部以及与公民进行网上冲浪和通信时提供直接保护。

趋势科技

趋势科技是一家提供基于云的安全解决方案以防范网络攻击的公司。例如,该软件使用先进的人工智能学习技术来阻止勒索软件。该供应商的综合机制也使其适用于保护金融数据等。

公共行政软件用例

公共行政软件的 3 个重要用例

公共行政软件的应用领域和由此带来的好处是深远的。公共行政软件的重要作用 人工智能 以下 3 个用例说明了用例的重要性:

1. 由 KI 在规划审批程序中宣读土地登记摘录。

带有人工智能的软件可自动执行全面的文档流程:

挑战

要规划和实施一条新的高速公路,当局平均需要几年或几十年的时间。这是因为:一项建设会对周边地区产生很大影响,因此必须事先启动所谓的规划审批程序。为此,政府必须确定相关土地的所有所有者和抵押权人。在此过程中,政府必须审查数千份文件。

解决方案

人工智能软件通过浏览土地登记摘录等无数文件,从中提取土地所有者、地址和所有权结构等重要数据,帮助当局规划新路线。通过自动识别土地所有者和相应的土地抵押权,当局就有可能与土地所有者取得联系,并制定出修建路线所需的细节。

2. 利用人工智能分析执法电子邮件

在执法过程中,人工智能可以通过这种方式为当局提供支持:

挑战

为了搜索刑事诉讼中的可疑内容,当局往往需要筛选数千或数万封电子邮件。这需要耗费大量资源和时间。

解决方案

人工智能软件通过识别、提取和评估明显的数据(如某些词语的选择、某些人之间的交流以及他们的职位)来加快这一过程。这样,当局就能在几秒钟内知道他们应该更仔细地调查哪些电子邮件流量。

3. 处理与 KI 的租赁协议

有了合同管理软件,公共管理部门就能高效处理租赁合同:

挑战

如果人们想申请第二居所,就必须向相关市民办公室提交租赁协议。只有这样,市政府才能计算出第二居所税。在这个过程中,需要不同公共机构的不同员工提供意见。

解决方案

人工智能应用程序能够自动读取所需的信息,如姓名、地址和银行账户等,并将其提取出来,随后转发给负责部门。

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