Comment automatiser le traitement des formulaires W-2

États-Unis, date limite du 15 avril, tous les ans : chaque printemps, la saison des impôts bat son plein et la date limite de remise du formulaire W-2 approche. Durant cette période, les employés, les entreprises et les autorités sont confrontés à une multitude de tâches et d'obligations qui nécessitent d'être remplies avec précision et ponctualité.

Cette phase de l'année fiscale américaine exige une préparation et un dépôt précis des documents fiscaux auprès de l'IRS (Internal Revenue Service). Le formulaire W-2 joue un rôle particulièrement important à cet égard. Son traitement et son évaluation représentent un défi de taille pour de nombreux experts fiscaux tels que les conseillers fiscaux, les experts-comptables, les comptables et les avocats fiscalistes - mais aussi pour les institutions officielles.

Vous ne savez pas ce qu'est le formulaire W-2 et quel est l'objectif de ce document ? Vous trouverez ici les réponses que vous cherchez.

Le défi de l'utilisation des formulaires W-2

De nombreux formulaires sont difficiles à remplir, et le W-2 n'échappe pas à la règle. Mais il ne suffit pas de les remplir, car ce n'est qu'une étape parmi d'autres dans l'ensemble du processus. Déclaration des salaires et des impôts processus. Outre les difficultés telles que la complexité et la méconnaissance, auxquelles sont confrontés principalement les travailleurs, les employeurs sont également confrontés à des défis liés au formulaire W-2 en soi et à son utilisation ultérieure :

Respect des délais

La soumission des formulaires W-2 nécessite de respecter les délais en temps et en heure afin d'éviter les pénalités et les sanctions.

Exemple : les groupes américains doivent s'assurer, en tant qu'employeurs, que les formulaires W-2 ont été envoyés aux salariés par courrier ou mis à disposition par voie électronique au plus tard à la fin du mois de janvier, afin d'éviter tout retard dans la soumission des formulaires.

Conformité à l'évolution de la législation fiscale

Le site Règles fiscales et les lois changent régulièrement, ce qui rend difficile le fait d'être toujours à jour. Les professionnels de la fiscalité doivent s'assurer qu'ils comprennent et appliquent les règles en vigueur.

Exemple : l'introduction de nouvelles lois comme la Loi sur les réductions d'impôts et les emplois en 2017 a entraîné des changements importants dans les lois fiscales américaines et a posé des défis à d'innombrables entreprises et professionnels de la fiscalité, qui ont dû adapter les rapports fiscaux, y compris les formulaires W-2, à la nouvelle législation sans erreur et rapidement.

Sécurité et protection des données

Le traitement et la transmission des informations W-2 nécessitent des mesures de sécurité strictes afin de garantir la protection des données personnelles de tous les travailleurs.

Exemple : une entreprise de taille moyenne comptant environ 500 employés est victime d'une Cyberattaque. Des cybercriminels lancent une attaque de phishing dans le cadre de laquelle le service du personnel reçoit un faux e-mail prétendant provenir de l'IRS. Ce mail demande de manière urgente la transmission de tous les formulaires W-2. Le collaborateur concerné tombe dans le panneau et révèle à son insu les informations sensibles W-2.

Volume et évolutivité

Les grandes entreprises employant des milliers de personnes sont confrontées au défi de devoir soumettre un grand nombre de formulaires W-2. Cela nécessite des processus efficaces et des technologies, ainsi qu'une coordination temporelle, une précision et une cohérence bien pensées pour faire face à la charge de travail.

Exemple : une grande entreprise de vente au détail, active dans tout le pays, emploie des milliers de personnes dans différents magasins et centres de distribution, ce qui entraîne une quantité considérable de formulaires W-2. Tous ces documents W-2 doivent être transmis à l'IRS dans les délais prescrits. Si ce n'est pas le cas, l'entreprise risque des pénalités et des contrôles fiscaux.

Communication avec les collaborateurs

Les entreprises doivent s'assurer qu'elles peuvent non seulement distribuer correctement les formulaires W-2 à leurs employés, mais aussi répondre aux questions de ces derniers à ce sujet.

Exemple : un défi potentiel se présente lorsque les collaborateurs ne sont pas au clair sur la signification de certains champs du W-2 ou lorsqu'il y a des incohérences entre les informations fournies et les enregistrements individuels des collaborateurs. Il en résulte des corrections et des soumissions ultérieures fastidieuses, avec un possible dépassement des délais.

Extraction manuelle des données

L'extraction manuelle des données du formulaire W-2 est une tâche fastidieuse et sujette à erreurs, mais elle constitue une base idéale pour l'analyse des données. Optimisation des processus offre.

Exemple : le service du personnel d'une entreprise a pour mission d'utiliser les données pertinentes du W-2 pour le calcul des salaires, le dépôt des impôts et le calcul des cotisations sociales. Comme le logiciel de gestion des stocks de la structure informatique existante est dépassé par l'augmentation du volume des commandes et n'est pas évolutif, cette tâche doit être effectuée manuellement.

Use Cases décrivent la nécessité d'extraire des données du formulaire W-2

Mais l'exemple ci-dessus n'est pas le seul à illustrer pourquoi les entreprises et les autorités doivent extraire des données du formulaire W-2. Voici quelques autres cas d'utilisation courants :

Dépôt des impôts

Les entreprises doivent utiliser les informations contenues dans le formulaire W-2 pour soumettre à l'IRS les déclarations d'impôt sur le revenu de leurs salariés. Cela comprend la détermination des impôts sur le revenu dus par les employés ainsi que la retenue et le transfert des montants correspondants.

Fiche de salaire

Les entreprises américaines utilisent les données du formulaire W-2 pour établir les fiches de paie de leurs employés. Cela comprend le calcul du revenu brut, des déductions et des impôts, ainsi que l'établissement des fiches de paie et des certificats de salaire.

Sécurité sociale et cotisations Medicare

Les informations du formulaire W-2 sont utilisées pour calculer et suivre les cotisations de sécurité sociale et de Medicare pour les employés. Ces montants sont versés aux autorités compétentes.

Régimes de retraite et de pension

Les données du formulaire W-2 sont nécessaires pour calculer les cotisations aux régimes de pension et de retraite. Cela concerne aussi bien les cotisations de l'employeur que celles des salariés.

Assurance chômage

Les cotisations à l'assurance chômage sont basées sur les données du formulaire W-2. Les entreprises utilisent ces informations pour verser les cotisations correctes aux fonds d'assurance chômage.

Contrôles fiscaux

Tant les entreprises que les autorités peuvent utiliser les informations du formulaire W-2 lors de contrôles ou d'audits fiscaux. L'exactitude des revenus et des déductions déclarés est vérifiée et confirme, dans le meilleur des cas, l'exactitude des déclarations fiscales déposées.

Respect des règles fiscales

Les entreprises doivent se conformer aux règles et aux lois fiscales en vigueur. Cela nécessite la saisie et la conservation des formulaires W-2 conformément à la loi, afin d'éviter d'éventuelles conséquences juridiques.

Conseil aux employés

Les autorités et autres organisations utilisent les données W-2 pour fournir des conseils et une assistance aux travailleurs lorsqu'ils ont des questions sur le dépôt des impôts ou d'autres questions financières.

L'extraction des données du formulaire W-2 est donc pertinente chaque fois que l'évaluation correcte des revenus et des impôts est une priorité absolue et que le respect des lois et réglementations en vigueur doit être garanti.

La solution IA sur la place de marché Konfuzio

Pour répondre aux défis ci-dessus, nous vous présentons la place de marché de Confuzio. La place de marché est un point de convergence central pour les modèles et les outils d'IA entraînés. Sur cette plateforme, Konfuzio apporte des connaissances d'experts, des logiciels d'IA, Reconnaissance optique des caractères (OCR) et de nombreuses autres technologies pertinentes entrent en jeu et réunissent ce qui va ensemble :

Des innovations techniques combinées à des cas d'application pratiques.

Konfuzio est une entreprise leader dans le domaine du traitement intelligent des documents et Extraction de données à partir de documents de tout type. Des experts ont développé un modèle d'IA qui automatise entièrement l'extraction extrêmement précise de données - en particulier à partir du formulaire W-2 - et qui apprend de manière autonome avec chaque document traité.

Avantages du traitement des formulaires W-2 avec l'IA

L'automatisation des étapes de travail liées à la fiscalité présente de nombreux avantages. Parmi eux :

Efficacité, précision et cohérence

• Gain de tempsL'extraction automatique des données réduit considérablement le temps consacré à la saisie manuelle des données, tant pour les employés que pour les employeurs. Ceci est particulièrement important pendant la saison fiscale, lorsque de grandes quantités de formulaires W-2 doivent être traitées.
• Réduction des erreurs: Les modèles d'IA extraient les données avec une grande précision et minimisent le risque d'erreur humaine lors de la saisie des données.
• UniformitéL'automatisation permet un formatage cohérent des données afin qu'elles soient conformes aux règles de l'IRS. La probabilité de divergences dans les déclarations fiscales est ainsi réduite.

Convivialité

• ConvivialL'extraction automatique des données avec le modèle d'IA de Konfuzio s'intègre de manière transparente, ce qui en fait le complément idéal des logiciels et systèmes informatiques existants. Avec des données extraites efficacement et pertinentes pour le W2, l'importation dans des applications tierces n'est plus un obstacle, car cette fonction permet en fin de compte l'accès à un large éventail d'utilisateurs, y compris ceux dont les connaissances fiscales de base sont limitées.
• AccessibilitéLes salariés ont également un accès électronique à leurs données W-2 extraites, ce qui facilite globalement le remplissage de leurs déclarations d'impôts à l'aide de logiciels fiscaux ou en collaboration avec des experts fiscaux.

Analyse des données et gestion des enregistrements

• Aperçu des données: l'extraction automatisée permet une Analyse des données. Les employeurs et les employés obtiennent facilement un aperçu de leurs revenus et de leurs données fiscales, ce qui peut s'avérer précieux pour la planification financière et la prise de décision.
• Enregistrements numériques: l'optimisation des processus améliore la création d'enregistrements numériques, ce qui Stockage et facilite le rappel des formulaires W-2 passés pour de futures références ou examens.

Évolutivité, conformité et service amélioré

• Grandes quantités de donnéesLes employeurs qui remettent le formulaire W-2 à un grand nombre d'employés bénéficient de l'IA évolutive, car elle traite les grands ensembles de données de manière efficace et précise et suit le rythme des fluctuations du volume des commandes.
• Amélioration de la conformitéLa solution d'intelligence artificielle de Konfuzio garantit que les données sont correctement transcrites, ce qui réduit le risque de problèmes de conformité et de contrôles IRS potentiels.
• Un flux de travail optimiséL'extraction de données basée sur l'IA permet aux professionnels de la fiscalité d'offrir à leurs clients des services plus rapides et plus précis, tout en optimisant leur propre flux de travail pendant la saison fiscale.

Respect de l'environnement

• Réduction de la consommation de papier : la lecture automatisée des données réduit la nécessité d'imprimer et de manipuler des formulaires papier, ce qui profite également à l'environnement.

En résumé, les avantages de l'extraction automatisée de données avec l'IA à partir d'un formulaire W-2 sont nombreux et conviennent à de nombreux groupes d'intérêt différents.

Confidentialité et sécurité chez Konfuzio

Konfuzio prend la protection et la sécurité des données très au sérieux. Le modèle d'IA traite les données exclusivement conformément au RGPD et protège les informations sensibles tout au long du processus d'extraction.

-> En savoir plus sur la sécurité des données chez Konfuzio

W-2 Traiter correctement les formulaires sur la place de marché

L'utilisation du modèle d'IA de Konfuzio est simple. Commencez par vous inscrire gratuitement sur app.konfuzio.com. Demandez l'accès au listing "W-2 Wage and Tax form". Après une demande d'accès réussie, vous téléchargez en tant qu'utilisateur vos formulaires W-2 sur la plateforme et le modèle d'IA entraîné extrait automatiquement les points de données importants, appelés labels, comme par exemple

Les données extraites sont ensuite disponibles dans un format structuré qui peut être intégré rapidement et facilement dans différents logiciels fiscaux ou systèmes financiers.

L'avenir de l'établissement des impôts avec un exemple pratique

Le modèle d'extraction de données de Konfuzio pour les formulaires W2 constitue, tant pour les particuliers que pour les entreprises et les administrations, une manière innovante d'aborder efficacement la création et la gestion des impôts.

Le modèle basé sur l'IA pour les formulaires d'impôt W-2 offre un aperçu de l'avenir de la création d'impôts, où l'automatisation et la technologie simplifient un processus autrefois fastidieux.

Conclusion

Chaque année, la saison fiscale aux États-Unis s'accompagne d'une multitude de tâches et d'obligations pour les travailleurs, les entreprises et les autorités. Le formulaire W-2, qui doit être préparé et soumis à l'IRS avec précision, joue un rôle central dans ce contexte. Les employeurs, les experts fiscaux et les autorités sont confrontés à un certain nombre de défis, en particulier pendant cette période, qui vont du respect des délais et de l'évolution des règles fiscales à la gestion de gros volumes de données et à la communication avec les employés, en passant par les questions de sécurité et de confidentialité.

Pour répondre à ces défis et optimiser l'utilisation du formulaire W-2, Confuzio propose une solution innovante sur sa place de marché. Le formulaire formé Modèle d'IA pour l'extraction automatisée de données à partir du formulaire W-2 facilite les étapes de travail, accroît l'efficacité, améliore la précision et garantit le respect des réglementations et des délais. Les avantages vont du gain de temps à l'évolutivité et au respect de l'environnement, en passant par la convivialité et l'analyse des données.

Konfuzio a développé une solution d'avenir pour les Automatisation des processus fiscaux afin de simplifier considérablement la création et la gestion des impôts. Les données extraites sont disponibles dans un format structuré et peuvent être intégrées de manière transparente dans différents logiciels fiscaux et systèmes financiers.

Konfuzio montre ainsi comment les technologies modernes et l'intelligence artificielle (IA) peuvent rendre le processus de contrôle efficace.

C'est à vous de décider si vous voulez compléter votre logiciel de gestion des stocks avec Konfuzio comme un add-on intelligent ou si vous voulez vous concentrer entièrement sur la Logiciel d'intelligence artificielle souhaitent passer à un autre système.

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