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Lorsque la saison fiscale commence, la réception du formulaire W-2 est aussi inévitable que l'arrivée de la nouvelle année. Le formulaire W-2, officiellement appelé "Déclaration des salaires et des impôts"Le formulaire de déclaration de revenus, connu dans le système fiscal américain, joue un rôle important dans la vie financière de chaque travailleur aux États-Unis. C'est le document qui permet de remplir correctement la déclaration d'impôt sur le revenu.
L'essentiel en bref
- Le formulaire W-2 est un document important dans le système fiscal américain et nécessite une compréhension approfondie pour pouvoir déclarer correctement ses impôts et utiliser au mieux les déductions potentielles.
- Il est délivré par l'IRS et remis par l'employeur. Il permet aux employés et à l'administration fiscale d'avoir un aperçu des revenus et des impôts retenus au cours de l'année écoulée.
- Le formulaire W-2 contient plusieurs champs d'informations sur les revenus, les déductions et les impôts Impôts au niveau fédéral et régional, qui sont détaillés.
- Des technologies modernes peuvent être utilisées pour optimiser le traitement ultérieur. Konfuzio a développé une solution pour simplifier le processus d'extraction des données des formulaires W-2 et minimiser les erreurs. Pour en savoir plus, cliquez ici.
Qu'est-ce que le formulaire W-2 et à quoi sert-il ?
Le formulaire W-2 est un formulaire fiscal standard. Il n'est utilisé qu'aux États-Unis et il est fourni par l'administration fiscale américaine. IRS (Internal Revenue Service) a été délivré. Officiellement connu sous le nom de Déclaration des salaires et des impôts le formulaire W-2 constitue la base d'un rapport précis sur les revenus. Il permet aux salariés et à l'administration fiscale d'avoir une vision claire des revenus générés et des impôts retenus au cours du dernier exercice.
Au début de l'année, l'employeur distribue le formulaire W-2 à ses employés. Les employés utilisent le formulaire W-2 pour envoyer leurs déclarations d'impôt sur le revenu fédéral et d'État. Si vous avez choisi de recevoir un W-2 électronique, vous le trouverez généralement sur votre portail libre-service pour les employés. Dans le cas contraire, une copie papier vous sera envoyée à votre adresse privée. Le formulaire lui-même est divisé en plusieurs champs, dont chacun contient des informations spécifiques sur les revenus, les déductions et les impôts du travailleur. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet ultérieurement.
Comprendre le formulaire W-2 et ses étapes de traitement
Une fois le formulaire W-2 rempli, l'employeur le reçoit en retour, complète les données et remet le document à l'IRS, l'administration fiscale fédérale des États-Unis. L'administration détermine la dette fiscale et les remboursements possibles sur la base des informations fournies. La liste suivante illustre une fois de plus les différents utilisateurs du formulaire W-2 et résume leurs compétences :
TravailleurToute personne employée aux États-Unis qui reçoit un salaire, un traitement ou des pourboires a droit à un formulaire W-2. Ce formulaire est indispensable aux employés pour déclarer leurs revenus lorsqu'ils soumettent leurs déclarations d'impôts.
Employeur : Les employeurs sont responsables de la remise du formulaire W-2 à leurs travailleurs. Ils doivent également en envoyer une copie à l'administration de la sécurité sociale (Social Security Administration, SSA) pour qu'elle la conserve.
IRS (Internal Revenue Service) : L'IRS utilise le formulaire W-2 pour rapprocher les revenus déclarés par les contribuables de ceux déclarés par les employeurs, ce qui contribue à son tour au respect des règles fiscales.
Autorités fiscales des ÉtatsLes autorités fiscales des États s'appuient également sur le formulaire W-2 pour vérifier la déclaration et la retenue de l'impôt sur le revenu de l'État.
Composants du formulaire W-2
Le formulaire W-2 contient des informations importantes sur l'employé et l'employeur. Les revenus et rémunérations sont saisis dans les cases 1 à 10 - y compris les revenus totaux soumis à l'impôt fédéral - et l'impôt fédéral retenu.
Les cases 11 à 14 contiennent des informations sur les déductions et les prestations, telles que les contributions à la prévoyance vieillesse et Primes d'assurance maladie. Les cases 15 à 20 concernent les impôts des États et des collectivités locales, y compris le revenu national et l'impôt national sur le revenu retenu.
Les illustrations (Source : Université du Wisconsin, Shared Services) vous fournit une aide pour remplir le formulaire :
Ventilation des champs avec description
Les descriptions des champs les plus importants se trouvent dans le tableau ci-dessous :
| Champ n | Désignation | Brève description |
|---|---|---|
| 1 | Salaires, pourboires, autres rémunérations | Total des revenus imposables pour l'année, y compris les salaires, les traitements, les pourboires et autres formes de rémunération telles que les primes et les bonus. Des déductions sont effectuées pour les contributions avant impôts, par exemple dans les comptes de retraite et les assurances maladie. |
| 2 | Impôt fédéral sur le revenu de l'employeur | Montant que votre employeur retient sur votre salaire pour l'impôt fédéral. |
| 3 | Salaires soumis à cotisations sociales | Revenu soumis à l'impôt de sécurité sociale. Le plafond était de 137 700 USD en 2020 et certaines cotisations de retraite ne réduisent pas cette valeur. |
| 4 | Impôt sur la sécurité sociale retenu | Montant total de l'impôt de sécurité sociale qui a été retenu sur votre revenu. En 2020, le taux était par exemple de 6,2 %. |
| 5 | Salaires Medicare et pourboires | Revenus soumis à l'impôt Medicare, sans plafond de revenus. |
| 6 | Impôt Medicare retenu | Montant de la taxe Medicare retenue, généralement 1,45 %, avec une éventuelle taxe Medicare supplémentaire pour les personnes à hauts revenus. |
| 7 | Pourboires (déclarés) | Montant que vous avez déclaré comme pourboire. |
| 8 | Pourboires (de l'employeur) | Montant déclaré par votre employeur au titre des pourboires qui vous ont été versés. |
| 9 | Avantage fiscal qui n'existe plus | Ce champ a été utilisé pour indiquer un avantage fiscal qui n'existe plus, il est donc laissé vide. |
| 10 | Prestations pour personnes à charge | Montant que vous avez versé par l'intermédiaire de votre employeur sur un compte flexible pour les soins à des proches. |
| 11 | Rémunération différée (plan non qualifié) | Montant de la rémunération différée que vous avez reçue de votre employeur dans le cadre d'un plan non qualifié. |
| 12 | Codes et contributions | Contient différents codes pour des revenus supplémentaires ou des reports d'impôts, par exemple les cotisations à des plans de retraite et les frais d'assurance maladie parrainés par l'employeur. |
| 13 | Plan de retraite | Indique si vous êtes couvert par un plan de pension sur le lieu de travail, ce qui a une incidence sur vos déductions de cotisations IRA. |
| 14 | Autres | Peut contenir une variété d'informations fiscales supplémentaires, telles que les impôts retenus pour l'assurance invalidité de l'État et les cotisations syndicales. |
| 15 – 20 | Impôts d'État et locaux | Ces champs indiquent les revenus et les retenues liés aux impôts sur le revenu de l'État et des collectivités locales, y compris les salaires, les pourboires et les montants retenus pour ces territoires. |
Foire aux questions
Combien d'argent dois-je gagner pour obtenir un W-2 ?
En règle générale, vous recevez un formulaire W-2 d'un employeur si vous avez gagné au moins 600 dollars US au cours d'une année donnée. Un W-2 est également délivré si votre employeur a retenu des impôts sur vos revenus. Il est important de noter que si vous travaillez en tant qu'entrepreneur indépendant et que vous n'êtes pas employé en tant qu'employé régulier, vous recevrez probablement un formulaire 1099 au lieu d'un formulaire W-2.
Que faire si j'ai perdu le formulaire W-2 ?
Si votre formulaire W-2 est disponible en ligne, vous pouvez y accéder à tout moment. Si vous perdez votre mot de passe ou vos données d'accès à la plateforme en ligne, vous pouvez normalement demander une récupération automatique de votre mot de passe. Si vous avez toujours besoin d'aide pour accéder à vos informations en ligne ou si vous souhaitez demander une copie physique, vous devez vous adresser à votre service des salaires ou des ressources humaines.
Pourquoi le montant indiqué dans le champ 1 est-il différent de celui de ma fiche de paie finale ?
Le montant peut varier en raison des déductions de la TVA en amont, telles que les cotisations de retraite, les cotisations d'assurance maladie et autres prestations similaires en amont qui réduisent votre revenu imposable.
Y a-t-il des exceptions à ces taxes ?
Oui, certains travailleurs, comme les étudiants travaillant dans les universités ou les étrangers séjournant aux États-Unis dans le cadre de certaines catégories de visas, peuvent être exonérés de certaines taxes.
Que se passe-t-il si plus d'un État figure sur ma liste W-2 ?
Si vous avez travaillé dans plusieurs États, les revenus et les impôts de chaque État sont indiqués séparément sur votre W-2.
La compréhension de votre formulaire W-2 est essentielle pour déposer correctement vos impôts et utiliser au mieux les déductions possibles.
Assurez-vous que vos données personnelles sont correctes et signalez dès que possible les éventuelles incohérences à votre employeur. Si vous connaissez parfaitement vos formulaires W-2, vous pouvez aborder la saison fiscale en toute confiance. Vous vous assurez de respecter la législation fiscale tout en optimisant votre déclaration d'impôts.
Délais importants pour le formulaire W-2
Les employeurs et les travailleurs doivent respecter certains délais en ce qui concerne la remise, le remplissage et l'introduction du formulaire W-2 :
- Délai pour les employeursLes employeurs sont tenus de mettre le formulaire W-2 à la disposition de leurs employés avant le 31 janvier de l'année suivante. Ce délai garantit que les employés ont suffisamment de temps pour préparer et soumettre leurs déclarations d'impôts.
- Date limite de dépôt par les travailleursLes salariés doivent inclure leurs informations W-2 dans leur déclaration d'impôt fédérale, qui doit être remplie le 15 avril ou le jour ouvrable suivant si celui-ci tombe un week-end ou un jour férié.
- Délais des ÉtatsLes délais de dépôt peuvent varier d'un État à l'autre. Il est donc important de se renseigner sur les exigences spécifiques auprès de l'administration fiscale de l'État concerné.
Des faits au-delà des bases du W-2
Au-delà des connaissances de base, la compréhension du formulaire W-2 devient plus complexe. Certains aspects comprennent
Le formulaire W-2 Variations et correction
Certaines situations peuvent entraîner des différences dans le formulaire W-2. Par exemple, les travailleurs qui bénéficient d'avantages en nature tels que Options sur actions peuvent avoir besoin de formulaires supplémentaires tels que le formulaire 3922 ou le formulaire 1099-B. Les employeurs sont également autorisés à délivrer des formulaires W-2 corrigés si des erreurs ont été constatées après la première soumission.
Obligations de déclaration des employeurs et promotion de la soumission électronique
Les employeurs doivent bien connaître les obligations de déclaration, par exemple la nécessité de déclarer certains avantages tels que les assurances-vie collectives ou les rémunérations différées non qualifiées. Le non-respect de ces règles peut entraîner des pénalités et des audits.
L'IRS encourage la soumission numérique du formulaire W-2 pour les employeurs, ce qui est obligatoire pour ceux qui ont 250 formulaires ou plus. La soumission électronique simplifie le processus et réduit le risque d'erreurs.
Aspects étatiques et locaux
Bien que le formulaire W-2 concerne principalement la déclaration des impôts fédéraux, les employeurs doivent également tenir compte des obligations fiscales étatiques et locales. Cela inclut des formulaires et des exigences spécifiques qui diffèrent des normes fédérales.
Avantages en nature et conséquences fiscales
Les employeurs doivent déclarer différents avantages en nature sur le formulaire W-2, comme l'utilisation privée d'une voiture de société, qui est soumise à des règles d'évaluation et de déclaration spécifiques.
Les travailleurs devraient être conscients des implications fiscales de leur formulaire W-2. Par exemple, comprendre l'impact des déductions fiscales sur le revenu imposable et le calcul des impôts à payer peut aider les personnes à mieux planifier leurs finances.
Différence avec le formulaire W-4 de l'IRS
Le formulaire W-4 porte le titre officiel Allocation de retenue à la source du salarié Certificate. Il s'agit également d'un formulaire standard de l'IRS et il est utilisé par les travailleurs pour communiquer à l'employeur des informations importantes telles que le numéro d'identification fiscale (généralement le numéro de sécurité sociale), la situation familiale, le nombre d'abattements et de personnes à charge. Cela aide l'employeur à déterminer le montant de l'impôt sur le revenu qui doit être retenu sur chaque chèque de paie. Les salariés remplissent le W-4 lorsqu'ils sont embauchés pour la première fois ou lorsque des changements interviennent dans leur statut fiscal ou dans les montants requis pour la retenue.
Conclusion
Le formulaire W-2 est un document de base pour les employés et les employeurs aux États-Unis. Il offre un aperçu du revenu annuel et des déductions fiscales. Des connaissances de base aux connaissances spécialisées, la compréhension du formulaire W-2 est essentielle pour les obligations fiscales américaines et la planification financière. Employeurs et employés doivent être aussi consciencieux les uns que les autres pour respecter les délais et se conformer aux exigences fédérales, étatiques et locales en matière de déclaration.
En comprenant et en maîtrisant les subtilités du formulaire W-2, vous serez vous aussi en mesure de naviguer avec confiance et précision à travers la complexité de la fiscalité.
La saison fiscale est également une période particulièrement exigeante pour de nombreuses entreprises et administrations, qui doivent faire face, dans le cadre du suivi et de l'analyse, à la tâche fastidieuse de la Extraction de données des formulaires W-2 de l'IRS.
Bon à savoir - Informations importantes pour les entreprises et les autorités
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