enaio - Un système de gestion documentaire pour travailler sans papier

OPTIMAL SYSTEMS GmbH est le fabricant d'enaio et s'est imposé au cours des 30 dernières années en Allemagne comme un fournisseur de logiciels dans le domaine du Gestion des documents est établie.

Sur la voie du bureau sans papier, les entreprises, les banques ou même le secteur public sont confrontés à des défis considérables en raison du comportement croissant des utilisateurs numériques, de la baisse des marges et de la pénurie de personnel qualifié. Ceux-ci peuvent être résolus à bien des égards par des moyens de la numérisation progressive. transformation numérique sont résolus. Les processus manuels appartiennent déjà au passé dans de nombreuses organisations. Intelligence artificielle (IA) et apprentissage automatique ces processus.

Le site Système de gestion des documents (DMS) de la société OPTIMAL SYSTEMS GmbH de Munich est capable de combiner des contenus analogiques et numériques dans un seul logiciel et a pour objectif d'automatiser et d'optimiser tous les processus de gestion de l'information. Le logiciel d'OPTIMAL SYSTEMS GmbH, appelé enaio, convient aux organisations qui souhaitent archiver des dossiers de manière électronique. Ce procédé technique est également connu sous le nom d'e-dossier.

enaio DMS - Qu'est-ce que c'est ?

Le logiciel enaio est basé sur une approche modulaire et peut être facilement intégré dans des infrastructures informatiques existantes via des configurations prédéfinies. Le programme DMS comprend des approches sur mesure pour de multiples exigences et constitue ainsi la base de solutions sectorielles établies. Le logiciel peut être utilisé de manière flexible et offre une combinaison de convivialité exceptionnelle et de fonctionnalités complètes. Entre autres :

  • Traitement du courrier entrant : Avec enaio, les documents sont traités automatiquement et sans service de courrier interne à l'entreprise, depuis leur réception numérique jusqu'à leur distribution et leur archivage, en passant par leur traitement.
  • Archivage électronique : Enaio met l'accent sur le stockage numérique comme base de tous les processus de travail. Grâce à l'archivage centralisé, les collaborateurs peuvent consulter les documents à tout moment, quel que soit l'endroit où ils se trouvent. De plus, enaio garantit un archivage automatique à long terme, à l'épreuve des révisions, et veille à ce que les délais de conservation des documents soient respectés.
  • Gestion du courrier électronique : Enaio attribue les e-mails de manière ciblée soit à des projets, soit à des utilisateurs, en fonction de leur lien avec des processus spécifiques. Le stockage de ces e-mails s'effectue toujours dans le cadre professionnel correspondant - tout en centralisant et en organisant d'autres sources de communication telles que les lettres, les fax et les appels téléphoniques.
  • Gestion des documents : Il permet de traiter les documents en parallèle, indépendamment de l'endroit où ils se trouvent, et d'éviter les classements multiples de documents.
  • Gestion de l'accès : Un contrôle centralisé des comptes utilisateurs et des droits d'accès basé sur un concept de rôles et de droits est intégré dans enaio.
  • Intégration et interfaces : Enaio offre des possibilités de recherche étendues et dispose de nombreuses interfaces avec les procédures spécialisées courantes, par exemple avec Konfuzio, Microsoft Office, SAP ou DATEV.
  • la mobilité : Grâce à enaio, travailler indépendamment de l'endroit où l'on se trouve, des rendez-vous à l'extérieur au bureau à domicile, est possible sans problème.
  • Respect de l'environnement : L'utilisation d'enaio permet de réduire considérablement la consommation de papier dans les entreprises.

Le logiciel enaio permet de créer des archives numériques complètes. La GED enaio est utilisée dans des entreprises de toutes tailles, des petites et moyennes entreprises aux grands groupes internationaux.

OPTIMAL SYSTEMS - Qui est le fabricant d'enaio ?

D'une solution d'archivage au départ, enaio est devenu un système DMS moderne et performant qui contribue à la gestion des documents et au contrôle des flux de travail grâce à de multiples fonctions. Le logiciel enaio fait partie d'une stratégie ECM globale d'OPTIMAL SYSTEMS GmbH.

OPTIMAL SYSTEMS est l'un des fournisseurs de solutions numériques de gestion de l'information dans les pays germanophones et fait partie du groupe Kyocera, actif au niveau mondial. Grâce à des projets réussis, OPTIMAL SYSTEMS a acquis une vaste expérience des exigences des processus automatisés.

Applications spécialisées d'enaio - exemples

Le programme enaio propose une vaste gamme de solutions spéciales éprouvées pour presque tous les secteurs d'activité.

Applications numériques

  • Dossier électronique pour les documents : Différents types de documents tels que les factures, les contrats, les procès-verbaux ou les dossiers de candidature y sont conservés sous forme numérique. Contrairement aux systèmes de classement classiques, le dossier électronique permet de gagner de la place, la recherche numérique crée un avantage en termes de temps et l'accès est possible depuis n'importe quel endroit.
  • Traitement des factures : Le système de gestion des documents permet un traitement rapide et sûr des factures numériques. Le logiciel identifie les documents de facturation entrants et les achemine automatiquement. Les étapes de vérification et les processus numériques d'approbation garantissent une sécurité accrue et une réduction du taux d'erreur.
  • Gestion des appareils et des moyens de contrôle : S'assurer que tous les équipements de production et d'approvisionnement sont en parfait état de fonctionnement constitue une difficulté particulière pour les appareils et les moyens de contrôle. Dans ce contexte, enaio protège contre toute manipulation ultérieure des documents et propose une piste d'audit comme caractéristique essentielle.
  • Gestion des données des patients : D'ici début 2024, les ordonnances électroniques seront obligatoires pour les cabinets médicaux. Les e-ordonnances doivent améliorer le déroulement des opérations dans les cabinets médicaux et offrir plus de sécurité aux patients. Pour le ministre de la Santé Karl Lauterbach, l'e-recette et le dossier électronique du patient sont une étape dans la "course de rattrapage" vers la numérisation du système de santé.
  • Gestion des contrats : La gestion de nombreux contrats avec des durées, des conditions de paiement et des délais de résiliation différents constitue l'un des plus grands défis pour la gestion financière interne d'une organisation. Une gestion numérique des contrats permet de garantir un contrôle total des délais.
  • Gestion des congés : Avant la période des vacances, les demandes de congé s'accumulent régulièrement sur les bureaux des chefs d'équipe et de service ainsi que dans le service RH. Il s'ensuit un processus de contrôle et d'approbation qui prend beaucoup de temps. Le DMS enaio permet d'avoir un aperçu rapide du droit aux congés restant et informe sur les demandes de congés demandées, accordées et refusées. Un workflow simple garantit que l'examen et l'approbation sont effectués directement par les responsables concernés.

Engagement dans différents départements

  • Direction
  • Fabrication et développement
  • Comptabilité
  • Gestion de la qualité et assurance qualité
  • Service du personnel

Les avantages d'enaio en un coup d'œil

AvantagesDescription
Optimisation des processusLes processus ad hoc, les taskflows, les règles de suppléance et les signatures numériques évitent les retards. La gestion numérique des flux de travail avec enaio modélise les processus commerciaux.
Gain de tempsenaio attribue les tâches aux domaines de compétence appropriés et fait gagner un temps précieux grâce à un contrôle électronique des processus.
Sécurité des donnéesLes droits des utilisateurs peuvent être attribués individuellement grâce à l'utilisation du logiciel enaio. Ainsi, toutes les données sont protégées de manière fiable contre les accès non autorisés.
Réduction des coûtsenaio DMS permet de réduire les coûts, car les ressources humaines sont économisées grâce à la suppression du traitement manuel des documents. De plus, les archives et les espaces de stockage pour les dossiers papier sont superflus.
Satisfaction des clientsLe programme enaio permet un traitement plus rapide des demandes et accélère la réaction du support. Cela élève l'ensemble de la gestion des clients à un niveau supérieur.
Assurance qualitéUne gestion professionnelle de la qualité avec enaio garantit des normes élevées grâce à une documentation sans faille, une transmission automatisée et des informations complètes dans le bon contexte.
Satisfaction des employés et transparenceGrâce au logiciel, le personnel bénéficie d'un accès rapide à toutes les connaissances de l'entreprise. La transparence est accrue et les recherches fastidieuses dans des données non structurées sont complètement supprimées.

enaio et Konfuzio - Une combinaison de logiciels qui porte ses fruits

La combinaison de Konfuzio et d'enaio DMS présente de nombreux avantages pour les entreprises qui cherchent à Automatisation et la numérisation et recherchent des solutions aussi innovantes et performantes que possible pour l'intégration et la gestion des données. Par rapport aux autres offres du marché, le couplage de logiciels présente de nombreuses caractéristiques uniques (USP).

Extraction de données avec le soutien de l'IA

Konfuzio agit comme une plateforme basée sur l'IA pour l'extraction de données non structurées de divers documents et sources. Les cas d'application classiques, appelés "use cases", sont par exemple

  • Traitement des factures : Konfuzio extrait des informations telles que le numéro de facture, la date de la facture ou les numéros d'article et aide ensuite à valider ces données.
  • Les données des patients : Grâce à l'extraction de données avec Konfuzio, les clients d'enaio s'épargnent la recherche de diagnostics, de thérapies ou de résultats de laboratoire.
  • Avis de paiement : Konfuzio peut être utilisé pour extraire des informations pertinentes des avis de paiement. Il s'agit notamment du montant de la facture, de la date de paiement ou du motif de paiement.

L'intégration d'enaio et de Konfuzio et permet aux entreprises d'avoir un accès transparent à ces précieuses informations.

-> En savoir plus sur l'extraction de données avec Konfuzio

Automatisation des processus commerciaux

L'interaction entre Konfuzio et enaio permet aux entreprises d'automatiser les tâches manuelles fastidieuses. Il en résulte une réduction significative des erreurs et une efficacité accrue.

Intégration personnalisable

enaio propose une large gamme de solutions de gestion de contenu d'entreprise, connues pour leur intégration aisée dans divers systèmes et applications. Cela garantit que les données extraites de Konfuzio s'intègrent parfaitement dans les structures informatiques existantes de l'entreprise.

Analyse approfondie des données

L'association de Konfuzio et d'enaio permet aux entreprises d'analyser efficacement leurs données et d'en tirer des enseignements précieux. La technologie d'intelligence artificielle réalise des modèles et des tendances au sein des données, ce qui contribue durablement à l'optimisation des décisions commerciales.

Évolutivité

Tant Konfuzio que le programme d'enaio sont des solutions hautement évolutives et répondent aux besoins des entreprises en pleine expansion. Cela garantit que les entreprises de toutes tailles bénéficient des avantages des deux applications sans avoir à se soucier d'une future mise à niveau de leurs systèmes à mesure que le volume de données augmente.

Conclusion et perspectives

Les entreprises établies font confiance au programme enaio pour se concentrer sur leur activité principale et garantir ainsi leur compétitivité. Le logiciel d'enaio aide à localiser rapidement et en toute sécurité les informations, à les gérer de manière transparente et à les archiver sous une forme qui résiste à l'audit. Processus numérisés et structures peuvent également être réalisées dans votre entreprise.

Vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur ce que l'IA, l'automatisation et la numérisation peuvent apporter à votre entreprise ? N'hésitez pas à nous contacter via le Formulaire de contact.

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