Saisie automatisée des commandes

Saisie automatisée des commandes avec un logiciel d'intelligence artificielle

Charlotte Götz

Dans le monde des affaires où tout va très vite, le temps, c'est de l'argent, c'est bien connu. Les entreprises sont donc toujours à la recherche de possibilités d'optimiser leurs processus internes et d'économiser de précieuses ressources. La saisie automatisée des commandes à l'aide de l'intelligence artificielle (IA) est une solution innovante qui allie ces objectifs.

Automatiser la saisie des données des commandes - L'avenir d'un traitement efficace des affaires ?

Dans ce blog, nous souhaitons vous expliquer ce qui se cache derrière la saisie automatisée des données de commande à l'aide d'un logiciel d'intelligence artificielle, les avantages qu'elle offre et les défis que votre entreprise pourrait avoir à surmonter. Nous vous présentons également quelques exemples d'application pratique de la saisie de données de commande assistée par IA.

Que signifie la saisie automatisée des commandes avec un logiciel d'intelligence artificielle ?

La saisie automatisée des commandes avec un logiciel d'intelligence artificielle fait référence à l'utilisation de l'intelligence artificielle pour automatiser et optimiser le processus de saisie des commandes dans les entreprises. Traditionnellement, la saisie des commandes se fait manuellement, ce qui prend beaucoup de temps et est source d'erreurs. Les logiciels d'IA permettent aux entreprises d'automatiser ce processus en utilisant des algorithmes et des outils avancés. apprentissage automatique utiliser.

C'est pourquoi vous devriez miser sur une saisie de commande automatisée

Les raisons du passage à la saisie automatisée des données des commandes sont les suivantes :

Pénurie de personnel qualifié

Dans de nombreuses régions du monde, y compris dans les PME allemandes, on constate une pénurie de main-d'œuvre qualifiée dans divers secteurs. Pour remédier à cette pénurie de main-d'œuvre qualifiée, les entreprises misent de plus en plus sur la Automatisation de processus.

Optimisation des processus d'affaires

Une grande partie des entreprises aspirent à l'automatisation afin d'améliorer et d'optimiser leurs processus commerciaux. Cela leur permet d'accroître leur efficacité, d'augmenter leur productivité et, en fin de compte, d'améliorer leur rentabilité.

Utilisation de la capacité

Les entreprises s'efforcent d'exploiter au mieux leurs capacités de production, ce qui nécessite une utilisation efficace de leurs ressources. L'automatisation est un moyen essentiel pour atteindre cet objectif.

Besoin de mise à l'échelle

Les entreprises qui se dirigent vers une expansion ou une croissance rapide considèrent l'automatisation comme la clé pour faire évoluer leurs activités. Cela leur permet de rendre leurs processus plus efficaces et de gérer la montée en puissance de leurs activités avec moins de ressources supplémentaires.

Concurrence

Dans de nombreux secteurs, la pression de la concurrence incite les entreprises à recourir à l'automatisation. L'objectif est notamment d'améliorer la qualité du service, de réduire les délais de livraison et de proposer de nouveaux produits ou services innovants afin de suivre ou, dans le meilleur des cas, de surpasser la concurrence.

Exigences des clients

Il arrive que les clients soient à l'origine de l'automatisation. Lorsque ceux-ci exigent un service plus rapide, une meilleure qualité ou des services disponibles 24 heures sur 24, l'automatisation de la saisie des commandes contribue à optimiser ces exigences.

Conformité réglementaire

Dans certains Branches les entreprises sont contraintes d'automatiser certains processus en raison des exigences réglementaires. C'est particulièrement vrai dans les secteurs fortement réglementés comme les services financiers ou la santé.

Saisie automatisée des commandes - déroulement du processus

Saisie automatisée des commandes Déroulement du processus

Le processus de saisie automatisée des commandes avec un logiciel d'intelligence artificielle comprend plusieurs étapes :

Saisie des données

L'IA collecte des données pertinentes à partir de différentes sources telles que les e-mails, les formulaires en ligne ou d'autres entrées numériques.

Traitement des données

Les données recueillies sont utilisées par la IA analysées et structurées. Il permet d'extraire les informations importantes des données non structurées et de les présenter dans un format cohérent.

Prise de décision

En se basant sur des règles ou des modèles prédéfinis, développés par apprentissage automatique, le logiciel d'IA prend des décisions automatiques, comme par exemple l'attribution d'une commande au bon domaine de compétence.

Traitement des commandes

Une fois la commande saisie et attribuée au service concerné, le logiciel d'IA peut soutenir la suite du processus, par exemple en automatisant les notifications ou les mises à jour du statut de la commande.

Avantages de la saisie automatisée des commandes avec un logiciel d'intelligence artificielle

  1. Gain de temps : Grâce à l'automatisation, la saisie manuelle des commandes, qui prend beaucoup de temps, n'est plus nécessaire. Les collaborateurs peuvent se concentrer sur d'autres tâches importantes pendant que le logiciel d'IA s'occupe de la saisie des commandes.
  2. Réduction des erreurs : Le logiciel d'IA fonctionne avec précision et évite les erreurs humaines qui pourraient survenir lors de la saisie manuelle des données. Le taux d'erreur est ainsi considérablement réduit, ce qui se traduit par une amélioration de la qualité des données.
  3. l'évolutivité : La saisie automatisée des commandes permet aux entreprises de suivre le rythme de l'augmentation du volume des commandes sans avoir à mobiliser des ressources humaines supplémentaires.
  4. Un traitement efficace des commandes : L'attribution automatisée des commandes aux bons endroits dans l'entreprise garantit un traitement plus rapide et plus efficace des commandes.
  5. Exploitation des données : Les données collectées peuvent être utilisées pour des analyses et des rapports afin d'obtenir un aperçu de l'activité et de prendre des décisions éclairées.

Les défis de l'automatisation de la saisie des commandes avec un logiciel d'intelligence artificielle

  1. Coûts et mise en œuvre : L'introduction d'un logiciel de saisie de données de commande basé sur l'IA entraîne des coûts. Il faut également consacrer des ressources financières à la maintenance des logiciels d'IA, ce qui peut pousser les entreprises, surtout les plus petites, à la limite de leurs possibilités, car elles ne disposent peut-être pas de suffisamment de capitaux.
  2. Complexité : Les logiciels d'IA peuvent être très complexes, ce qui peut rendre leur maintenance et leur dépannage autonomes difficiles. Il faut souvent des compétences informatiques spécialisées pour configurer et gérer correctement le logiciel.
  3. Risque pour la sécurité : L'introduction de l'automatisation et de la numérisation comporte le risque de compromettre la sécurité des données et la vie privée si la mise en œuvre et la maintenance ne sont pas effectuées de manière adéquate. Les systèmes d'automatisation en réseau sont vulnérables aux cyber-attaques, qui peuvent causer des dommages tant financiers que physiques et potentiellement exposer des informations sensibles.
  4. Préoccupations éthiques : Au fur et à mesure que l'automatisation des processus de travail progresse, les entreprises expriment des préoccupations éthiques à l'égard de leur personnel existant. La diffusion rapide de cette technologie de pointe soulève la question de savoir comment la société peut faire face aux pertes d'emploi à long terme.
  5. Respect des exigences légales : La conformité des systèmes automatisés avec les règles et les réglementations peut être un défi pour les entreprises.

Saisie automatisée des commandes - Exemples pratiques

Données collectéesÉvaluations et statistiques (analyse des problèmes dans le processus de fabrication)Organisation et planificationInformations actuelles
Inscription et désinscription, interruptions et confirmations partielles de processus de travail ou de commandesMissions terminéesDéfinition des domaines de maîtrise et des centres de coûtsRéserve de travail et listes de présélection
Nombre de piècesViolation des délaisReprise des commandes et des opérations de l'ERP/PPSAperçu des commandes
Contrôles de plausibilité configurablesTemps de production, d'arrêt et de préparation liés à la commandeRègles de calcul configurables pour les durées résiduellesStatut des opérations
Horaires de travail des individus ou des groupesPossibilités de correction des données saisiesCréation d'opérations de fractionnement, de jalons et d'opérations groupéesÉtat de la commande
Motifs d'arrêtProtocoles d'équipe, comparaison des quantités et des temps prévus et réelsListe des besoins en matériel et des changements de préparationAvancement de la commande et calcul de la durée restante
Consommation de matérielConfirmations à l'ERP/PPSPrise en compte d'unités alternatives comme le nombre de pièces, le poids et le mètre linéaireContrôle des commandes
Pool de commandesArchivage à long terme des données de commandedéfinition des données de l'ordre pour un traitement différencié des différents types d'ordres tels que les ordres de fabrication, les ordres de frais généraux, les ordres de projet ou les ordres de capacitéComparaison des objectifs et des valeurs réelles

Définition de l'Enterprise Resource Planning (ERP)

L'ERP désigne la tâche entrepreneuriale consistant à planifier, piloter et gérer le personnel, les ressources, le capital, les moyens d'exploitation, le matériel ainsi que les techniques d'information et de communication en temps voulu et en fonction des besoins, conformément à l'objectif de l'entreprise.

Définition du système de planification et de contrôle de la production (PPS)

Un système GPAO est un programme informatique ou un système de programmes informatiques qui assiste l'utilisateur dans la planification et la gestion de la production et qui prend en charge la gestion des données qui en découle.

Conclusion

La saisie automatisée des commandes à l'aide d'un logiciel d'intelligence artificielle est une étape importante vers un traitement plus efficace et sans erreur des affaires. Avec la confrontation à une pression des coûts sans cesse croissante, les informations en temps réel pour les départements opérationnels, proches de l'activité du cabinet, sont de plus en plus importantes pour les entreprises. Les avantages qu'elle offre aux entreprises vont du gain de temps à l'amélioration de la qualité des données, en passant par un contrôle objectif des coûts et un calcul a posteriori. L'intégration des technologies d'IA dans les processus commerciaux est sans aucun doute la voie de l'avenir et aide les entreprises à rester compétitives et à améliorer leur efficacité.

Saisir des documents d'ordre avec Konfuzio

Notre logiciel Konfuzio permet également à votre entreprise de saisir rapidement et efficacement vos documents de commande sous forme numérique, sans devoir acquérir un logiciel d'archivage supplémentaire. En effet, notre logiciel s'intègre dans vos programmes existants. Pour en savoir plus sur le fonctionnement de l'IA Konfuzio, cliquez ici. ici.

Vous souhaitez obtenir de plus amples informations sur ce que l'IA, l'automatisation et la numérisation peuvent apporter à votre entreprise ? Alors contactez-nous via le Formulaire de contact.

Gagnez du temps, des ressources et de l'argent en passant à la saisie automatisée des commandes.

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