Référence : PSM Projekt System & Management GmbH

Renforcement de la sécurité des processus grâce au contrôle automatisé de la documentation de maintenance pour le véhicule blindé de combat d'infanterie PUMA

PSM Projekt System & Management GmbH est une société de projet créée spécialement pour le projet de véhicule blindé de combat d'infanterie PUMA par KNDS Deutschland GmbH & Co. KG et de Rheinmetall Landsysteme GmbH. PSM est responsable du développement, de la fabrication et de la maintenance du véhicule blindé de combat d'infanterie. Pour la consignation et le suivi des travaux de maintenance nécessaires ainsi que pour l'optimisation de sa propre gestion des créances, l'entreprise utilise le logiciel Konfuzio de Helm & Nagel GmbH.

Contexte

L'entretien régulier et correct de la flotte PUMA est assuré et documenté par des certificats de performance. Les protocoles d'entretien papier qui en résultent étaient jusqu'à présent traités manuellement. Cette saisie manuelle des informations pertinentes à partir de jusqu'à 50 documents par mois de 65 pages chacun prenait beaucoup de temps, était source d'erreurs et mobilisait de précieuses ressources. Un contrôle automatisé des justificatifs de maintenance peut y remédier et garantir en même temps que les chars PUMA sont entretenus conformément aux directives et donc pleinement opérationnels pour la Bundeswehr.

“Le logiciel Intelligent Document Processing Konfuzio de Helm & Nagel nous permet d'automatiser la documentation de nos entretiens. Cela réduit le travail manuel, le nombre d'erreurs et assure ainsi un gain d'efficacité considérable dans notre gestion des flux de travail et des demandes. Nous sommes très satisfaits de la collaboration et de la mise en œuvre technique de Konfuzio”.”

Martin Liebsch, PSM

Solution

PSM a implémenté le logiciel de traitement de documents intelligent Konfuzio de Helm & Nagel GmbH. La solution extrait automatiquement des protocoles de maintenance toutes les données pertinentes telles que le lieu, la date ou la durée de la prestation ainsi que les numéros de documents et de commandes et les transfère directement dans des tableaux Excel de PSM Projekt System & Management GmbH. Cela permet de garantir que chaque prestation fournie et chaque entretien effectué sont enregistrés de manière fiable. Les informations extraites sont mises à la disposition des gestionnaires de manière simple et intuitive dans un format familier pour un traitement ultérieur. Après la mise en œuvre de Konfuzio en 2024 et son utilisation réussie chez PSM, une extension de la collaboration a suivi en 2025. Le processus d'extraction et de documentation a alors été entièrement automatisé et les activités manuelles ont été encore réduites.

Mise en œuvre (T1, 2024) :

Lancement du projet et adaptation de l'IA aux exigences spécifiques de PSM. Preuve de concept avec traitement semi-automatique des données lues pour validation et intégration dans les systèmes et les chaînes de processus. Entraînement continu du modèle et optimisation constante de la qualité de la lecture.

Automatisation complète (T2, 2025) :

Mise en place d'une solution entièrement automatisée avec développement d'une interface et intégration d'Excel. PSM a obtenu une autonomie complète avec un modèle Excel qui accède à l'API Konfuzio et à toutes les données obtenues par Power Query en appuyant sur un bouton.

Données extraites :

• Informations générales : Document ID, date, commande, numéro de commande 
• les postes de service : Prestation, lieu de la prestation, durée de la prestation, feuille de saisie des services, quantité

Caractéristiques particulières :

• Validation automatique avec marquage des erreurs
• L'homme dans la boucle : Lien direct vers les documents pour améliorer manuellement l'IA
• Les corrections dans Konfuzio actualisent automatiquement les données dans Excel
• Utilisation intuitive : il suffit de cliquer sur „Actualiser tout“ pour synchroniser les données

Résultat

La documentation complète de tous les travaux de maintenance garantit que toutes les prestations fournies par PSM sont effectivement enregistrées. La solution automatisée de Helm & Nagel GmbH représente donc une énorme amélioration du flux de travail et de la gestion des créances de PSM Projekt System & Management GmbH et assure une facturation complète de tous les travaux de maintenance effectués. Grâce à cette optimisation, l'entreprise a pu minimiser les montants manquants et augmenter considérablement le montant de la facturation pour le même travail fourni.

De plus, la documentation constitue la preuve que la flotte de PUMA est entretenue de manière continue et traçable. Il s'agit là d'un facteur central pour la préparation au combat de la Bundeswehr et l'accomplissement de sa mission de défense. Pour la direction, cela signifie en outre la garantie des obligations contractuelles envers la Bundeswehr et le respect des normes de qualité et de sécurité les plus élevées dans le secteur de la défense.

Réalisations opérationnelles :

• Contrôle entièrement automatisé de tous les protocoles d'entretien
• Traitement automatisé de 50+ documents de 65 pages maximum
• Gain de temps de plusieurs jours de travail par mois
• Extraction précise assistée par IA avec validation automatique

Valeurs ajoutées stratégiques :

• Optimisation du flux de travail et de la gestion des créances : Facturation complète des prestations fournies et des entretiens effectués
• Assurer la disponibilité opérationnelle : Une documentation de maintenance complète prouve que la Bundeswehr est prête au combat
• Minimiser les risques extérieurs : Réduction des risques de responsabilité, des demandes de recours et des demandes d'assurance
• La conformité : Respect des normes de qualité les plus élevées dans le secteur de la défense
• l'évolutivité : Modèle réutilisable pour d'autres projets

Portrait :