Programmes d'entrée de données : définition, fonction, avantages et logiciels

Même en 2023, la simple saisie de données reste une tâche consommatrice de ressources pour de nombreuses entreprises. Ainsi, on a trouvé Zapier a révélé qu'en moyenne, 76 % des collaborateurs passent jusqu'à trois heures par jour à déplacer des données d'un endroit à un autre. Et : 73 pour cent passent le même temps à rechercher des informations dans un document donné. 83 pour cent mettent jusqu'à 3 heures pour corriger des erreurs dans une saisie de données.

Il n'est donc pas étonnant que de plus en plus d'entreprises se tournent vers les logiciels de saisie de données. Ceux-ci leur permettent de saisir des données de manière automatisée, de les introduire dans leurs bases de données, de les traiter et de les évaluer. Mais à quoi les entreprises doivent-elles faire attention lorsqu'elles choisissent un logiciel de saisie de données ? Quelles sont les caractéristiques qu'il doit posséder pour que la saisie des données ne demande presque plus d'efforts ? Nous vous montrons comment trouver un logiciel qui automatise intelligemment l'ensemble du processus de saisie, d'entrée et d'analyse des données.

définition des programmes de saisie de données

Programme d'entrée des données Définition

Les programmes de saisie des données sont des applications logicielles qui facilitent le processus de saisie des données. La manière dont la saisie de données s'effectue avec un logiciel dépend du type de saisie de données. En règle générale, les entreprises utilisent aujourd'hui une interface utilisateur que les collaborateurs utilisent pour saisir par écrit des informations dans des formulaires numériques ou des bases de données. Les programmes jouent un rôle important dans la transformation des données physiques en données numériques et permettent aux entreprises de saisir, de traiter et de stocker des informations de manière électronique.

Moins d'erreurs et plus de cohérence grâce à la structure

Les Data Entry Programs permettent aux utilisateurs de saisir des données de manière structurée et ordonnée. Il peut s'agir de données clients, de commandes, de stocks, d'informations financières ou d'autres informations critiques pour l'entreprise. Pour ce faire, un logiciel propose généralement des champs ou des catégories dans lesquels des données spécifiques peuvent être saisies. Cela permet de minimiser la probabilité d'erreurs et d'assurer la cohérence de la saisie des données. Quelques Programmes de capture de données offrent également des mécanismes de validation afin de garantir que les données saisies répondent aux critères requis.

Grâce au développement rapide actuel de l'IA et de l'apprentissage automatique, de plus en plus d'entreprises misent sur un logiciel intelligent de saisie de données.

Celle-ci leur permet d'automatiser l'ensemble du processus de saisie des données - de la saisie des données provenant de différentes sources à l'analyse et à la transmission aux flux de travail suivants, en passant par la saisie. En fin de compte, les programmes informatiques de saisie des données permettent aux entreprises d'économiser du temps et des ressources, et donc de réduire les coûts. 

programmes d'entrée de données options

saisir des données : Les entreprises ont ces possibilités

Les entreprises disposent de plusieurs méthodes pour saisir les données. Le choix de la méthode appropriée dépend des besoins spécifiques de l'entreprise, du type de données à saisir et des ressources disponibles. Souvent, plusieurs méthodes sont combinées afin de garantir une saisie des données efficace et précise. Voici les modes de saisie de données les plus courants :

Saisie manuelle

Lors de la saisie manuelle des données, les collaborateurs saisissent manuellement des informations dans des formulaires, des tableaux ou des bases de données prédéfinis. Cela peut se faire physiquement ou électroniquement. En général, les collaborateurs utilisent pour cela un logiciel de saisie de données comme Excel. La saisie manuelle est une méthode qui prend du temps et qui comporte un risque d'erreur humaine plus élevé. Néanmoins, elle est souvent utilisée dans les petites entreprises ou pour des saisies de données uniques.

Formulaires électroniques

Les formulaires électroniques ou les sites web permettent aux entreprises de saisir directement des informations dans des formulaires en ligne. Les données sont ensuite automatiquement transférées dans une base de données. Cela permet de gagner du temps et de réduire les erreurs, car les données saisies sont directement traitées numériquement.

Saisie et reconnaissance vocales

Les systèmes de saisie vocale permettent aux utilisateurs de saisir des données oralement. Dans ce cas, un logiciel de reconnaissance vocale traduit les mots prononcés en texte, ce qui permet une saisie rapide et pratique des données. Cette technologie est principalement utilisée dans les assistants vocaux et les services de transcription.

Codes-barres et codes QR

Codes à barres et les codes QR consistent en des marques optiques qui contiennent des informations sur des produits ou des étiquettes. Les entreprises utilisent des scanners ou des smartphones avec des applications appropriées pour lire les codes et saisir les données qu'ils contiennent. Il s'agit d'un moyen rapide et efficace de saisir des données dans les systèmes de gestion des stocks ou aux points de vente.

Importation de données

Les entreprises peuvent importer des données de sources externes, comme des partenaires, des fournisseurs ou des clients. Cela se fait généralement par l'importation de fichiers qui ont des formats ou des structures spécifiques. L'importation de données permet aux entreprises de combiner des informations provenant de différentes sources et de les utiliser dans leurs systèmes internes.

Technologie RFID

L'identification par radiofréquence (RFID) utilise des champs électromagnétiques pour transmettre des données sans fil. Pour ce faire, des étiquettes RFID sont apposées sur des objets. Des lecteurs spéciaux peuvent ensuite récupérer les informations sur les tags. Cette méthode permet une saisie automatisée et sans contact des données, par exemple dans la logistique, le transport de marchandises ou le contrôle d'accès.

Intelligence artificielle et apprentissage automatique

Les technologies d'IA permettent aux entreprises d'extraire et d'analyser des données provenant de différentes sources. Reconnaissance de texte peut par exemple saisir des textes dans des images et des documents PDF. Apprentissage automatique permet à cet égard d'identifier des modèles dans de grandes quantités de données et de faire des prédictions.

Saisie des données : comment procéder en 9 étapes

Jetons un coup d'œil à la pratique : comment les collaborateurs procèdent-ils lorsqu'ils veulent enregistrer numériquement des données provenant d'une source dans le système de l'entreprise ?

  1. Préparation et matériel

    Le collaborateur s'assure qu'il dispose du matériel nécessaire pour saisir manuellement les données. Il s'agit notamment d'un ordinateur ou d'un autre appareil numérique sur lequel les données doivent être saisies, ainsi que des données physiques qui doivent être converties au format numérique. Il peut s'agir de documents manuscrits, de formulaires ou d'autres enregistrements écrits. Alternativement, il peut aussi obtenir les données à partir d'une source numérique.

  2. Ouvrir le logiciel ou l'application nécessaire

    L'employé démarre l'ordinateur et ouvre le logiciel ou l'application qu'il souhaite utiliser pour la saisie de données. Il peut s'agir d'un tableur comme Microsoft Excel, d'un traitement de texte comme Microsoft Word ou d'un logiciel de saisie de données spécialisé.

  3. Préparation des données

    Le collaborateur organise les données qu'il souhaite transférer dans le format numérique souhaité. Il les trie par catégories ou par critères afin de s'assurer que les données peuvent être saisies de manière structurée et claire.

  4. Commencer à saisir des données

    Le collaborateur ouvre un nouveau document ou un nouveau fichier dans le logiciel. Il commence à saisir les données des sources dans le format numérique. Selon la nature des données, il saisit du texte, des chiffres, des valeurs de date et d'autres informations pertinentes.

  5. Créer des champs de données

    Au fur et à mesure que les données sont saisies dans le logiciel, l'employé crée des champs de données ou des colonnes appropriées pour organiser les différentes informations. Par exemple, il pourrait créer des colonnes distinctes pour chaque enregistrement pour le prénom, le nom, la date de naissance, etc.

  6. Formater les données

    Il utilise les outils de formatage du logiciel pour s'assurer que les données sont cohérentes et lisibles. Il adapte la police, la taille des caractères et les couleurs afin d'améliorer la clarté.

  7. Vérification des données

    L'employé passe soigneusement en revue les données saisies afin de s'assurer qu'il n'y a pas d'erreurs ou de fautes de frappe. Une vérification approfondie est essentielle pour garantir l'exactitude des données numérisées.

  8. Enregistrement des données

    Le collaborateur enregistre le fichier dans un format de fichier approprié (par exemple Excel, CSV, PDF) à un endroit où il peut être facilement accessible et conservé en toute sécurité.

  9. Créer une sauvegarde

    L'employé effectue une copie de sauvegarde des données numérisées afin de s'assurer qu'elles puissent être récupérées en cas de perte de données.

10 raisons pour lesquelles les entreprises devraient automatiser leur saisie de données

Dans la pratique, il est surtout important pour les entreprises que la saisie des données demande le moins d'efforts possible. En effet

Jusqu'à présent, les employés ont besoin de jusqu'à trois heures par jour pour déplacer des données d'un endroit à un autre.

C'est là que les programmes de saisie de données entrent en jeu. Ils automatisent la saisie. Les entreprises en profitent de cette manière :

Augmentation de l'efficacité

L'automatisation de la saisie des données permet de remplacer les tâches manuelles répétitives. Cela réduit la charge de travail. Les collaborateurs ne doivent plus saisir les données à la main. Ils peuvent ainsi se concentrer sur des tâches plus importantes et stratégiques, ce qui augmente l'efficacité globale de l'entreprise.

Réduction des erreurs

Les erreurs humaines sont inévitables lors de la saisie manuelle des données. Une Automatisation minimise ce risque en se basant sur des règles et des algorithmes prédéfinis qui garantissent un traitement cohérent et sans erreur des données. Cela permet d'améliorer la qualité des données et contribue à éviter les erreurs coûteuses.

Réduction des coûts

L'automatisation de la saisie des données permet de réduire les besoins en personnel, car les entreprises doivent ainsi embaucher moins de personnes pour la saisie répétitive des données. Cela permet de réduire les dépenses régulières.

Données en temps réel

Avec une saisie automatisée des données, les informations sont immédiatement disponibles pour les entreprises. Les données sont saisies, traitées et mises à jour dans les systèmes en temps réel. Cela permet aux décideurs d'utiliser des informations actualisées et de réagir plus rapidement à l'évolution des conditions.

Évolutivité 

Une saisie de données automatisée peut facilement être adaptée à des volumes de données croissants. Les systèmes modernes peuvent ainsi gérer efficacement un volume de données plus important sans que cela n'entraîne de goulots d'étranglement ou de pertes de performance. Les entreprises sont donc prêtes à faire face à la croissance future.

Traitement plus rapide

Grâce à l'automatisation, la saisie et le traitement des données se font en une fraction de temps par rapport à la saisie manuelle. Cela accélère les processus internes et améliore la vitesse de réaction aux demandes des clients ou aux besoins de l'entreprise.

Meilleure analyse des données

L'automatisation de la saisie des données garantit des données structurées et cohérentes qui se prêtent mieux à l'analyse des données. Des données propres sont la base de connaissances pertinentes et de décisions commerciales éclairées.

Focalisation sur la création de valeur

Grâce à l'automatisation, les collaborateurs peuvent se libérer des saisies de données chronophages et se concentrer sur des activités qui créent de la valeur ajoutée pour les entreprises. Cela augmente la productivité et favorise l'innovation et la créativité.

Satisfaction des clients

L'automatisation de la saisie des données permet un traitement plus rapide et plus précis des demandes ou des commandes des clients. Il en résulte une meilleure expérience client et une plus grande satisfaction.

Avantage concurrentiel

Les entreprises qui automatisent leur saisie de données peuvent agir de manière plus agile et innovante. Elles ont accès à des données actualisées qui leur permettent de mieux s'adapter aux conditions changeantes du marché et aux besoins des clients. Cela leur confère un avantage concurrentiel par rapport aux concurrents qui utilisent encore la saisie manuelle des données.

caractéristiques des programmes de saisie de données

11 caractéristiques qu'un bon programme de saisie de données doit avoir

Pour les entreprises qui collectent, traitent, analysent et évaluent quotidiennement des flots de données, il n'existe qu'une seule solution efficace : elles ont besoin d'un logiciel de gestion de saisie des données qui leur permette d'automatiser l'ensemble du processus de saisie des données. Que doit pouvoir faire un logiciel de saisie de données de haut niveau ?

Interface conviviale

Les programmes de saisie de données devraient disposer d'une interface conviviale. En effet, une conception claire et des instructions précises permettent aux utilisateurs de paramétrer, de contrôler et de gérer la saisie automatique des données rapidement et facilement, sans perdre de temps à apprendre des processus compliqués.

Validation des entrées

La validation des entrées est une fonctionnalité importante pour garantir une qualité élevée des données. Le logiciel Data Entry Process devrait donc vérifier si les données saisies correspondent aux critères attendus, comme par exemple certains types de données, valeurs numériques ou formats de date. Cette validation permet d'éviter les erreurs et les incohérences.

Importation/exportation flexible

Les programmes de saisie des données doivent permettre d'importer des données de différentes sources et de les exporter dans différents formats. Cela garantit l'interopérabilité avec d'autres systèmes et facilite l'échange de données avec des partenaires ou des prestataires de services externes.

Intégration de la base de données

L'intégration transparente avec une base de données est essentielle pour stocker en toute sécurité les données saisies et les rendre facilement accessibles. Une connexion à la base de données qui fonctionne bien permet aux utilisateurs de gérer, de rechercher et de mettre à jour les données de manière efficace.

Détection et correction des erreurs

Les programmes de saisie de données devraient disposer d'une fonction de détection des erreurs afin d'identifier les erreurs potentielles ou les données non valides dans les données saisies. Le logiciel devrait ensuite aider les utilisateurs à corriger les erreurs ou les corriger automatiquement. De cette manière, le programme garantit que les entreprises ont accès à des informations fiables.

Prise en charge de différents types de données

Les programmes de saisie de données polyvalents peuvent saisir et traiter automatiquement différents types de données, comme du texte, des chiffres, des dates, des images ou d'autres formats spécifiques. Ceci est important pour pouvoir traiter et fusionner différents types d'informations.

Sécurité des données

La sécurité des données est un aspect critique d'un logiciel de saisie de données. Il doit donc disposer de mécanismes de sécurité qui garantissent la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des données saisies. Cela comprend la protection de l'accès, le cryptage des informations sensibles et la sauvegarde régulière des données.

Rôles d'utilisateur personnalisables

La possibilité de créer différents rôles d'utilisateur avec différents droits d'accès et autorisations améliore la sécurité et le contrôle des données. Les administrateurs peuvent alors restreindre l'accès à certaines fonctions ou données, en fonction des rôles et des responsabilités des utilisateurs.

Évolutivité

Les programmes de saisie de données doivent être en mesure de suivre le rythme de l'augmentation des volumes de données et des besoins de l'entreprise. Une solution évolutive permet au programme de fonctionner sans heurts, même si le nombre de données saisies ou d'utilisateurs augmente, et ce sans perte de performance.

Enregistrement et audit

La journalisation automatisée des modifications de données et une fonction d'audit sont importantes pour garantir la transparence et la traçabilité des entrées de données. Il devrait être possible de suivre qui a modifié ou inséré quelles données et à quel moment, afin d'identifier et d'enquêter sur d'éventuelles irrégularités.

Soutien au multilinguisme

Les programmes de saisie des données doivent permettre la saisie et le traitement des données dans différentes langues afin de répondre aux besoins des entreprises internationales.

8 programmes d'entrée de données que les entreprises devraient connaître

Les programmes de saisie de données suivants permettent aux entreprises de simplifier la saisie de leurs données. Selon les exigences et le type de données, un outil différent est approprié :

Google Tableaux

Google Tableaux est un tableur basé sur le web qui fait partie de Google Workspace (anciennement G Suite). Il permet de créer et de modifier des tableaux en temps réel. Plusieurs collaborateurs peuvent travailler simultanément sur un tableau, ce qui le rend idéal pour la saisie de données en commun. Il est bien adapté à la saisie, à l'analyse et à la visualisation simples des données.

LibreOffice Calc

LibreOffice Calc est un tableur gratuit et open source qui fait partie du package LibreOffice. Il offre des fonctions similaires à celles de Microsoft Excel et convient à la création de tableaux, de calculs et de graphiques complexes. Il est particulièrement utile lorsque le traitement et l'analyse de données à grande échelle sont nécessaires.

OpenOffice Calc

Semblable à LibreOffice Calc, OpenOffice Calc est un tableur gratuit et open source. Il offre des fonctions de tableur de base et convient aux utilisateurs qui ont besoin d'une saisie de données et de calculs simples.

Feuille Zoho

Zoho Sheet fait partie de la suite Zoho Office et est un tableur basé sur le web. Il permet la collaboration en temps réel et offre des fonctions telles que les macros, l'importation de données à partir de différentes sources et des fonctions de calcul avancées. Il convient aux petites équipes et aux entreprises qui souhaitent travailler ensemble sur des données et effectuer des analyses.

Airtable

Airtable est une combinaison de tableur et de base de données qui permet une saisie flexible et visuelle des données. Il est particulièrement adapté aux projets qui nécessitent d'organiser les données dans différentes vues. Airtable convient aux équipes qui souhaitent gérer des données structurées dans un environnement collaboratif.

Trello

Trello est un logiciel visuel de gestion des tâches et des projets, organisé sous forme de tableaux, de listes et de cartes. Alors que Trello n'est pas traditionnellement destiné à la saisie de données, il peut néanmoins être utilisé pour des enregistrements simples et le suivi des informations. Il convient à ceux qui préfèrent une méthode visuelle et flexible de saisie des données.

Notion

Notion est une plateforme tout-en-un pour la gestion des connaissances, l'organisation de projets et la collaboration en équipe. Elle offre des possibilités flexibles de saisie, d'organisation et de présentation des données. Bien qu'il ne soit pas spécifiquement conçu pour la saisie de données, il peut néanmoins être adapté à de multiples cas d'utilisation, y compris la gestion de bases de données et d'informations.

Konfuzio

Konfuzio est un logiciel Data Entry Cloud qui combine une technologie avancée basée sur l'IA, la facilité d'utilisation, une sécurité élevée et l'évolutivité. Cela en fait une solution performante, surtout pour les entreprises ayant de grandes quantités de données. Pour ce faire, le logiciel dispose entre autres d'une IA pouvant être librement entraînée, qui ne se contente pas de compiler et d'extraire des données selon ses propres exigences, mais qui valide aussi automatiquement les données et les évalue selon des critères qu'elle définit elle-même. 

FAQ

Que sont les programmes d'entrée de données ?

Les Data Entry Programs sont des applications logicielles spéciales permettant de saisir et d'organiser efficacement des données provenant de différentes sources, telles que des formulaires ou des documents. Ils réduisent les saisies manuelles, minimisent les erreurs et augmentent la productivité dans différents secteurs tels que la santé, la finance et le commerce électronique. Ces programmes améliorent la gestion des données et facilitent l'analyse des données pour les entreprises.

Quelles sont les possibilités dont disposent les entreprises pour saisir des données ?

Les entreprises saisissent souvent les données manuellement, par exemple dans des formulaires ou des bases de données. En revanche, les entreprises industrielles ont tendance à utiliser des capteurs sur les produits pour collecter automatiquement des données. Les entreprises peuvent également utiliser des formulaires web sur les sites web pour collecter des données auprès des clients. Il est également possible d'importer des données de sources externes, telles que des fournisseurs ou des entreprises partenaires. La saisie automatique des données qui s'appuie sur l'IA et l'apprentissage automatique s'est révélée particulièrement efficace.

Que devrait pouvoir faire un programme d'entrée de données ?

Un programme de saisie de données doit pouvoir saisir, stocker et gérer les données de manière automatisée. Il devrait offrir une interface utilisateur intuitive et disposer de mécanismes de validation automatique afin de minimiser les erreurs et d'améliorer la qualité des données. Il devrait également permettre d'importer et d'exporter des données afin de garantir une intégration transparente avec d'autres applications. Les fonctions de sécurité sont également importantes pour garantir la confidentialité des données. En outre, un programme d'entrée de données devrait disposer d'une documentation complète afin de pouvoir suivre l'ajout et la modification des données.

"
"
Avatar de Jan Schäfer

Derniers articles