Protection des données - Protéger les données sensibles avec un outil de rédaction PDF

Jan Schäfer

Qu'il s'agisse d'une déclaration d'impôts, d'un contrat ou d'un relevé de compte - dans les processus bureaucratiques, nous ne pouvons souvent pas éviter de partager des documents contenant des données sensibles avec des tiers. Pour éviter de révéler des détails confidentiels ou personnels à cette occasion, il faut au préalable les retirer des documents ou les rendre méconnaissables.

Dans la pratique, des outils de rédaction PDF se sont établis à cet effet. Ceux-ci vous permettent de noircir et de supprimer des informations non pertinentes mais privées et de protéger ainsi votre sphère privée. Nous vous montrons quels sont les outils de rédaction gratuits disponibles, quels sont leurs avantages et leurs inconvénients et pourquoi il est nécessaire de les utiliser. Logiciel d'intelligence artificielle fait toute la différence.

L'essentiel en bref

  • Un outil de rédaction PDF est un logiciel qui vous permet de noircir ou de supprimer des informations confidentielles dans des documents PDF et de protéger ainsi votre vie privée.
  • Les outils de rédaction PDF gratuits et bien établis sont, entre autres, PDF-XChange Editor et Sejda PDF Editor.
  • Les critères importants pour choisir le bon outil de rédaction sont le niveau de protection des données, la facilité d'utilisation, les fonctionnalités, la vitesse de traitement et la compatibilité.
  • Avec Konfuzio, vous automatisez le processus de rédaction via l'intelligence artificielle. Testez le logiciel gratuitement dès maintenant !
pdf définition de l'outil de rédaction

Qu'est-ce qu'un outil de rédaction PDF ?

Un outil de rédaction PDF est une application logicielle qui permet aux utilisateurs de supprimer ou de remplacer des informations sensibles ou confidentielles dans des documents PDF. Il s'agit d'une mesure de sécurité qui empêche l'accès non autorisé ou la divulgation d'informations sensibles. Les outils de rédaction PDF offrent généralement différentes fonctions permettant aux utilisateurs de noircir ou de supprimer des textes, des images et des pages entières.

Dans la pratique, les utilisateurs se servent par exemple du logiciel pour masquer des informations sensibles telles que les numéros de carte de crédit et de sécurité sociale, les adresses et d'autres détails personnels dans les formulaires avant de partager les documents par voie électronique avec des tiers. De cette manière, ils assurent une communication sécurisée. Les utilisateurs du logiciel sont entre autres des particuliers, des prestataires de soins médicaux, Compagnies d'assurance, les cabinets d'avocats et les tribunaux. 

6 outils de rédaction PDF gratuits

Les utilisateurs trouvent sur le marché un grand nombre d'outils de rédaction PDF gratuits, chacun avec des fonctionnalités différentes. Les 6 programmes suivants sont gratuits et offrent des fonctions de rédaction de base : 

OutilFonctionsAvantagesInconvénients
Éditeur PDF-XChangeÉdition, marquage, surlignage, suppression de texte et d'imagesCommentaire via les outils d'annotationInterface conviviale

traitement rapide

Outils d'édition complets
Certaines fonctions avancées nécessitent une licence payante
Éditeur de PDF SejdaAjouter, supprimer, modifier du texte et des images

Fusionner, diviser, faire pivoter des pages PDF
Interface utilisateur simple

pas d'installation nécessaire, car basé sur le cloud
Nombre limité de traitements gratuits par jour
PDFsam BasicFusionner, diviser et extraire des pages

Rotation et fusion de PDF
Facile à utiliser,
les tâches spécifiques sont donc effectuées efficacement
Fonctions d'édition limitées par rapport à d'autres outils
Foxit PhantomPDF ExpressModifier, annoter, surligner et signer des PDFInterface utilisateur intuitive

vitesse de traitement rapide
Certaines fonctions avancées sont payantes
Xodo PDF Reader & EditorAjout de texte, de formes et d'images

Surligner, souligner et commenter
Manipulation facile dans le cloud

interface utilisateur réactive

Nombreuses fonctions de marquage
Problèmes occasionnels de synchronisation avec le cloud
PDFescapeAjout de texte, de formes et d'images

Suppression et déplacement d'éléments
Aucune installation requise, car basé sur le cloud

interface utilisateur simple
Fonctions limitées dans la version gratuite

Filigranes sur les documents imprimés ou enregistrés
pdf outil de rédaction critères de sélection

6 facteurs pour choisir le bon outil de rédaction PDF

Afin que vous puissiez choisir l'outil de rédaction PDF adapté à vos besoins, nous vous présentons 8 facteurs importants à prendre en compte lors du choix du bon programme :

1. protection des données et sécurité

La sécurité des données confidentielles est une priorité. Vérifiez donc comment l'outil traite les données que vous avez téléchargées et si le fournisseur respecte les règles fondamentales de protection des données du RGPD. L'outil de rédaction de fichiers PDF choisi doit également garantir que les informations sensibles expurgées ou supprimées ne peuvent pas être récupérées. Dans le cas contraire, des tiers seraient en mesure de redécouvrir les informations expurgées ou supprimées.

2. facilité d'utilisation

Une interface conviviale d'un outil de rédaction facilite son utilisation, même pour les utilisateurs inexpérimentés. Un mécanisme simple de glisser-déposer et des icônes claires permettent même aux nouveaux utilisateurs d'utiliser rapidement l'outil. 

3. étendue des fonctions

Les utilisateurs ont besoin de différentes fonctions en fonction de leur domaine d'activité. En règle générale, les outils de rédaction gratuits sont dotés d'une fonction de noircissement et d'une fonction de suppression de texte. Les outils avancés proposent également des fonctions de remplacement de texte, de noircissement d'image, de découpage de page et de cryptage.

4. degré d'automatisation

Si vous souhaitez traiter de grandes quantités de documents à titre privé ou avec votre entreprise, vous devez veiller à ce que le logiciel présente un degré d'automatisation élevé.

Les points suivants sont particulièrement importants Traitement du langage naturel (NLP) et Vision par ordinateur (CV).

Le NLP détecte automatiquement les aspects linguistiques tels que le texte dans les documents, tandis que le CV détecte les éléments visuels tels que les images et la mise en page. Les algorithmes d'un outil de rédaction détectent ensuite si les documents sont des informations personnelles, informations commerciales ou informations classées secrètes - c'est-à-dire des données sensibles - et qu'ils doivent les protéger. Si c'est le cas, l'IA noircit ou remplace les informations sensibles de manière automatisée.

Un exemple pratique : une institution financière utilise un outil de rédaction pour rechercher automatiquement les numéros de compte et les noircir sur les relevés bancaires avant de les mettre à disposition pour la révision. En d'autres termes, les outils qui présentent un degré élevé d'automatisation et qui effectuent donc le processus de rédaction sans intervention manuelle permettent de gagner du temps et de minimiser les erreurs humaines.

5. vitesse de traitement des documents

La vitesse à laquelle un outil de rédaction traite les documents PDF est surtout importante si vous devez traiter un grand nombre de documents. En règle générale, cela concerne plutôt les entreprises ou les institutions publiques. Les autorités publiques, par exemple, ont besoin d'un outil de rédaction rapide pour noircir les informations sensibles contenues dans de grands ensembles de données avant de les rendre publiques.

6. compatibilité

Un outil de rédaction de fichiers PDF doit être compatible avec votre système d'exploitation ainsi qu'avec votre version de PDF afin de garantir un traitement sans problème. Si cela ne constitue généralement pas un défi pour les particuliers, la compatibilité requise s'applique surtout aux entreprises qui souhaitent intégrer l'outil de rédaction dans un grand nombre de processus internes. Un exemple simple tiré de la pratique : un cabinet d'avocats utilise un logiciel de rédaction compatible avec différents systèmes d'exploitation pour noircir les données de ses clients avant de les transmettre à des tiers. Les utilisateurs - qu'ils utilisent Windows, Mac ou Linux - sont en mesure de travailler avec le fichier. 

méthodes de rédaction pdf

5 méthodes importantes de rédaction PDF

Vous avez choisi le bon outil ? Alors vous avez maintenant les possibilités suivantes pour protéger les informations confidentielles dans les documents : 

Noircissement du texte

Avec un logiciel de rédaction, les utilisateurs noircissent des passages de texte sensibles dans un document et les rendent ainsi illisibles. Dans la pratique, vous noircissez par exemple votre numéro de compte sur un extrait de compte avant de le partager avec des tiers comme preuve de revenu. 

Remplacement de textes

La substitution de texte décrit le remplacement de données sensibles par des textes ou des symboles de substitution. Par exemple, les utilisateurs remplacent un numéro de carte de crédit par la chaîne de caractères "**** **** **** 1234" afin de dissimuler le numéro réel. Cette méthode permet de protéger les informations confidentielles tout en laissant l'apparence du document pratiquement inchangée.

Noircissement de l'image

Le biffage d'images décrit le biffage d'images et de graphiques confidentiels dans un document. Cela est particulièrement important lorsque les images contiennent des informations sensibles qui ne doivent pas être rendues publiques. Dans la pratique, vous pouvez par exemple noircir une photo de vous-même.

Circoncision latérale

Lors de l'élagage des pages, les utilisateurs suppriment des pages entières d'un document PDF. Cette méthode est courante lorsqu'une page entière contient des informations sensibles et doit donc être supprimée du document. Un cas pratique : vous supprimez les pages non pertinentes d'un contrat de location avant de l'utiliser comme justificatif de domicile.

Cryptage

La méthode de cryptage crypte l'ensemble du document PDF, de sorte que seuls les utilisateurs autorisés disposant de la bonne clé sont en mesure d'y accéder. Cette méthode offre un niveau de sécurité élevé pour les données sensibles. Les documents juridiques que vous transmettez par exemple à un cabinet d'avocats constituent un cas d'application classique. De cette manière, ils garantissent la confidentialité des données sensibles.

Modifier un document avec un outil de rédaction PDF - Voici comment procéder en 5 étapes

La manière exacte dont se déroule le traitement des documents avec un outil de rédaction dépend de l'objectif visé et de la méthode de rédaction associée. En règle générale, vous devez procéder aux étapes suivantes :

  1. Choix de la méthode de rédaction

    Lancez votre outil de rédaction, ouvrez le document concerné et choisissez la méthode de rédaction appropriée, comme le blackout de texte, le remplacement de texte, le blackout d'image, le découpage de page ou le cryptage, selon le type de données que vous souhaitez protéger et la manière dont vous souhaitez les protéger.

  2. Marquer les données sensibles

    Marquez dans le document les données sensibles que vous souhaitez noircir ou supprimer. Les outils d'intelligence artificielle vous permettent de définir des modèles spécifiques pour la reconnaissance automatique et l'outil peut alors noircir ou remplacer automatiquement les données nécessaires.

  3. Effectuer la rédaction

    Appliquez la méthode de rédaction choisie aux données sélectionnées. Ici aussi, un logiciel de rédaction avec IA se charge du traitement de manière entièrement automatisée. 

  4. Vérifier l'aperçu 

    Avant d'enregistrer les PDF modifiés, vérifiez l'aperçu pour vous assurer que l'outil de rédaction a réussi à noircir ou à supprimer toutes les données sensibles et que le document a toujours l'air correct. Certains outils proposent à cet effet des fonctions de contrôle de sécurité de base. Les programmes avancés effectuent également cette étape automatiquement.

  5. Partager un document en toute sécurité

    Une fois la rédaction réussie, partagez le document PDF en toute sécurité, sans révéler d'informations confidentielles.

Konfuzio - Automatiser intelligemment la rédaction de PDF avec l'IA

Vous souhaitez régulièrement noircir, remplacer ou modifier des données dans des documents ? Ou vous avez besoin d'un outil de rédaction PDF pour votre entreprise ? En tant qu'outil d'IA puissant, Konfuzio automatise l'ensemble du processus de rédaction.

Pour ce faire, le logiciel dispose d'une intelligence artificielle avancée, la NLP, CV, Apprentissage automatique et l'apprentissage profond.

Cela signifie que l'outil de rédaction présente un degré d'automatisation élevé, une grande vitesse de traitement et une intégration facile dans les processus commerciaux existants. Ainsi, Konfuzio convient surtout aux grandes entreprises qui doivent chaque jour noircir, adapter ou remplacer d'innombrables informations textuelles ou visuelles dans les documents afin de protéger les informations confidentielles et de répondre aux exigences légales en matière de protection des données.

Dans le détail, Konfuzio se charge de ces tâches pour le processus de rédaction :

Saisie de documents

Konfuzio capture et importe automatiquement des documents. Le logiciel ne se limite pas au format PDF, mais capture tous les types de documents et de fichiers. Il s'agit entre autres de toute forme de documents bureautiques, de formats d'image, de pièces jointes à des e-mails, de documents scannés (avec des textes manuscrits ou numériques) ainsi que de textes de messages. 

Saisie des données

Konfuzio détecte automatiquement toutes les informations confidentielles pertinentes dans les fichiers et exécute pour elles la fonction souhaitée, comme le biffage ou le remplacement. De cette manière, Konfuzio est en mesure de capturer automatiquement et avec une grande précision certaines données telles que les noms, les numéros de compte ou les numéros d'assurance dans les documents électroniques, puis de les noircir ou de les remplacer. 

Validation des documents

Après le traitement, Konfuzio transmet automatiquement les documents à des flux de travail connectés. Le logiciel est également en mesure de classer les documents et de les ranger dans des catégories prédéfinies par l'entreprise. Si les entreprises souhaitent une vérification manuelle finale par un responsable, Konfuzio soumet automatiquement les documents correspondants à cette personne dès que le processus de rédaction est terminé.

Archivage et comptabilisation

Pour conserver les documents originaux et modifiés en toute sécurité et conformément aux exigences de conformité, Konfuzio les archive automatiquement et selon les spécifications de l'entreprise. 

Konfuzio à tester gratuitement dès maintenant !

Vous avez encore des questions sur l'utilisation de l'IA pour vos processus de rédaction ? Alors parlez-en dès maintenant avec l'un de nos experts !

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