OpenKM - Système de gestion de documents Open Source

OpenKM est un logiciel de gestion de contenu d'entreprise, souvent appelé système de gestion de documents (SGD). Il existe de nombreuses sources bibliographiques sur les termes de gestion documentaire tels que DMS, EDRMS ou CMS, qui sont généralement plus influencées par des règles de marketing que par des raisons objectives.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de documents ?

Un logiciel de gestion de documents est un programme informatique utilisé pour stocker, gérer et suivre les documents électroniques et les images d'informations papier capturées par l'utilisation d'un scanner de documents. OpenKM peut être considéré comme une solution de gestion qui permet aux entreprises de

• production,
• Mémorisation,
• Administration et
• Distribution

de contrôler les documents électroniques, ce qui se traduit par une plus grande efficacité et la possibilité de réutiliser les informations et de contrôler le flux des documents.

Qu'est-ce que l'OpenKM ?

OpenKM est un logiciel de gestion de documents qui intègre toutes les fonctions essentielles de gestion de documents, la collaboration et une fonction de recherche avancée dans une solution facile à utiliser. Le système comprend également des outils d'administration pour définir les rôles des différents utilisateurs, le contrôle d'accès, le quota d'utilisateurs, le niveau de sécurité des documents, des journaux d'activité détaillés et un dispositif d'automatisation.

Le logiciel de gestion documentaire d'OpenKM construit un référentiel d'informations d'entreprise de haute qualité pour faciliter la création de connaissances et améliorer la prise de décision au sein de l'entreprise. Cela permet d'augmenter la productivité des groupes de travail et des entreprises grâce à des pratiques communes, de meilleures relations avec les clients, des cycles de vente plus rapides, une amélioration du délai de mise sur le marché des produits et une prise de décision plus éclairée.

Cas d'utilisation OpenKM

Avec OpenKM Enterprise Document Management, vous pouvez faire ce qui suit :

• Contrôlez le contenu de votre entreprise.
• Collecter des informations à partir de n'importe quelle source numérique
• Collaborer avec des collègues sur des documents et des projets.
• Permettre aux organisations d'utiliser les connaissances accumulées en trouvant des documents, des experts et des sources d'information.
• Fonctions de gestion de contenu d'entreprise.
• Gérer le contenu numérique.
• Gérer les documents.
• Gestion des dossiers

Gestion des dossiers

OpenKM Records Management aide votre entreprise à

• Création,
• Réception,
• Soins,
• Utilisation et
• Élimination des enregistrements

contrôler efficacement et systématiquement, y compris les processus de collecte et de conservation des preuves et des informations sur les activités et les transactions commerciales sous forme d'enregistrements.

Le système de gestion des enregistrements OpenKM capture et gère les enregistrements au fil du temps et permet d'y accéder.

Le système de suivi OpenKM surveille les processus dans lesquels les délais d'intervention sont contrôlés et appliqués à ceux qui réalisent l'opération.

La disposition OpenKM comprend un ensemble de processus liés à la mise en œuvre des décisions de conservation, de destruction ou de transfert des enregistrements documentés dans des procurations de disposition ou d'autres instruments. La destruction est le processus d'élimination ou de suppression des enregistrements au-delà de toute reconstitution possible.

Le plan de fichiers OpenKM est un ensemble de règles qui indiquent, pour chaque type d'enregistrement dans l'entreprise, où ils doivent être conservés, quelles sont les politiques qui leur sont applicables, combien de temps ils doivent être conservés, comment ils doivent être éliminés et qui est responsable de leur gestion.

Gestion des documents d'entreprise

Avec OpenKM Enterprise Document Management, vous pouvez faire ce qui suit :

• Régler la gestion du cycle de vie.
• Régler le gouvernement de l'information.
• Gérer le contenu.
• Gestion des documents.

Moteur de workflow

OpenKM offre un moteur de workflow pour la définition et la réutilisation de la logique commerciale, la simplification des Processus d'affaires et aider les employés à se coordonner efficacement avec l'organisation et entre eux. En reliant les processus à la création de contenu, OpenKM permet aux entreprises d'échanger des informations transactionnelles et de réagir plus rapidement aux besoins commerciaux nouveaux ou changeants.

Avec OpenKM Gestion des documents d'entreprise tous vos documents sont stockés électroniquement et organisés de manière pertinente pour votre flux de travail et vos besoins d'accès. Ils peuvent être facilement récupérés grâce à une recherche globale intelligente.

Vous pouvez créer des workflows complexes, prendre en charge des workflows de vérification, d'approbation et de validation, offrir une prise en charge des workflows en série et en parallèle, attribuer des tâches à des groupes ou à des utilisateurs, surveiller les tâches de workflow, le statut et le processus, configurer des notifications par e-mail configurables et automatiser les tâches.

Lors d'un événement particulier, vous pouvez appliquer des règles de validation et certaines actions sur les documents, sans intervention humaine. Voici quelques exemples :

• Saisir les métadonnées.
• Classification des documents.
• Exécution automatique du workflow.
• Signature électronique.

Les principaux avantages de l'automatisation sont

• Augmentation de la productivité.
• Temps de fonctionnement réduit.
• Qualité améliorée.
• Haut degré de précision.
• Réduction des coûts et des dépenses de main-d'œuvre directe.
• Automatisation des documents.

Modules

OpenKM propose un certain nombre de modules, notamment

• Archiveur de courrier - Utiliser le référentiel comme système de gestion de documents pour stocker des messages en masse. Le fichier de messagerie est un processus automatisé de conservation et de protection de tous les e-mails.
• Multiclients - Les multi-mandants permettent d'héberger plusieurs mandants indépendants sur une seule instance, qui peut être installée sur un seul serveur ou via un cluster de ceux-ci.
• Signature électronique - Dans le commerce électronique et le domaine juridique, une signature sur un document indique que la personne accepte les intentions enregistrées dans le document.
• Code à barres - Module de lecture et d'identification des codes-barres.

• Facturation électronique - Le module de facturation électronique extrait les factures au format "XML" et les stocke dans le système.
• CMIS - Bundles de connecteurs OpenCMIS spécifiques permettant d'utiliser OpenKM comme serveur CMIS.
• Cryptographie - Les fichiers sont cryptés et décryptés.
• Rapports - Créez et utilisez vos propres rapports Jasper. Les rapports sont générés au format PDF.
• Gestionnaire de tâches - Créer, gérer et attribuer des tâches aux utilisateurs et aux rôles.

Intégration

La gestion des documents d'entreprise OpenKM offre une plate-forme interopérable permettant d'utiliser les ressources à travers les applications et les référentiels de toute l'entreprise. Nous avons développé OpenKM dans le but de fournir plusieurs méthodes d'intégration :

• OpenKM SDK pour Java et .Net.
• Utilisation de l'API REST des services web.
• L'authentification est plug-and-play et il est facile d'utiliser une base de données d'utilisateurs externe, LDAP ou Active Directory, SSO et CAS.
• Même l'entrepôt de données peut être configuré pour être mis à disposition dans n'importe quelle base de données comme MySQL, PostgreSQL, Oracle ou SQL Server.
• Disponibilité des connecteurs : AutoCAD, MS Office, Vtiger, BonitaSoft, Kofax, Abby Flexicapture.

"Build your own app" avec kit d'outils de développement

OpenKM Dev-Tools est une suite d'utilitaires qui vous permet de créer une application sur mesure pour les besoins de votre entreprise, de gérer facilement votre contenu, de simplifier votre flux de travail et d'améliorer votre efficacité et votre efficience. L'ensemble d'outils de développement d'OpenKM comprend :

• Environnement de développement OpenKM.
• OpenKM SDK.
• Modèle de développement d'interface utilisateur OpenKM.
• OpenKM KDocs.
• Station d'importation OpenKM.

Programme de partenariat

Le programme de partenariat d'OpenKM est conçu pour créer des relations mutuellement bénéfiques qui augmentent le succès global et la capacité de l'écosystème OpenKM. Avec le soutien d'OpenKM, les partenaires ont une énorme flexibilité pour saisir les opportunités liées à OpenKM dans leur domaine. Nous travaillons avec ces partenaires pour fournir aux clients les meilleures solutions de gestion de documents d'entreprise possibles.

Chez OpenKM, nos partenaires nous permettent de réaliser la majeure partie de notre chiffre d'affaires mondial - notre programme est conçu pour vous fournir les ressources dont vous avez besoin pour lancer rapidement vos initiatives OpenKM et vous aider à attirer davantage de clients et à générer des revenus supplémentaires pour votre activité existante.

Les partenaires OpenKM forment une communauté croissante d'intégrateurs de systèmes, d'éditeurs de logiciels, de fournisseurs d'infrastructures et de revendeurs qui créent leurs solutions avec OpenKM.

Il existe différentes possibilités de services lorsque l'on devient partenaire, comme la formation des utilisateurs finaux à la bonne utilisation du programme, le conseil, la personnalisation, la configuration des produits, la numérisation de documents et la possibilité d'un hébergement externe.

Un logiciel d'IA en complément

Un autre ajout au système OpenKM est l'intégration du logiciel d'intelligence artificielle Konfuzio. Cette technologie innovante permet aux entreprises de traiter et de catégoriser automatiquement de grandes quantités de données non structurées telles que des documents, des e-mails et des rapports.

OpenKM propose l'OCR uniquement pour des zones optiques définies, afin de garantir que seul le texte pertinent soit extrait et qu'aucune information inutile ne soit introduite dans le système ECM. Cette approche nécessite toutefois des mises en page rigides. De plus, seul Tesseract est utilisé comme Moteur d'OCR est proposé, voir Documentation.

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Cette approche peut toutefois être problématique pour les documents complexes et les données non structurées, car il n'est pas toujours évident de savoir où se trouvent les textes pertinents ou comment ils sont formatés.

Dans ces cas, Konfuzio peut être un complément flexible à l'OCR d'OpenKM, car il offre une fonction complète d'analyse et de traitement de texte. Konfuzio peut non seulement extraire le texte pertinent, mais aussi analyser et évaluer des informations plus complexes telles que des tableaux, des diagrammes et des images. En outre, Konfuzio peut reconnaître et traduire des textes dans différentes langues, ce qui est un avantage pour les entreprises ayant une portée mondiale.

L'intégration de Konfuzio dans OpenKM permet aux entreprises de mettre en œuvre une solution OCR flexible et efficace, adaptée aux documents complexes et aux données non structurées.

Konfuzio utilise des modèles de machine learning pour analyser les textes et leur attribuer automatiquement des mots-clés, des tags et des catégories. Cela permet aux entreprises de rechercher rapidement des documents, de trouver un contenu pertinent et de prendre des décisions en toute connaissance de cause. En outre, le logiciel peut également être utilisé pour classer et extraire automatiquement des types de documents spécifiques tels que les factures, les contrats ou les candidatures.

Avantages

L'intégration de Konfuzio dans le système OpenKM offre de nombreux avantages aux utilisateurs et aux partenaires :

1. Traitement efficace des documents - Konfuzio permet de traiter rapidement de grandes quantités de documents sans intervention manuelle. Cela permet d'économiser du temps et des ressources et d'augmenter l'efficacité des processus d'entreprise.
2. Catégorisation automatisée - Le logiciel d'IA peut catégoriser et indexer automatiquement les documents, ce qui facilite la recherche de contenu pertinent et aide à la prise de décision.
3. Identification rapide des informations pertinentes - Konfuzio permet aux utilisateurs d'identifier et d'extraire rapidement des informations pertinentes au sein des documents. Les décisions peuvent ainsi être prises plus rapidement et en toute connaissance de cause.
4. Meilleure qualité des données - En catégorisant et en extrayant automatiquement les informations, Konfuzio améliore également la qualité des données au sein d'une entreprise. Cela réduit les erreurs et augmente la précision des analyses et des rapports.

Automatisation des fonctions avec l'IA

En intégrant Konfuzio dans un système de gestion de contenu d'entreprise (ECM), vous pouvez automatiser un grand nombre de cas d'utilisation, notamment

• OCR (Reconnaissance optique des caractères) - Extraction de textes à partir d'images et de documents numérisés. L'OCR vous permet d'extraire rapidement et facilement du texte de documents numérisés et d'augmenter ainsi l'efficacité de votre gestion documentaire.
• Classification des textes - Affectation automatique des documents à des catégories prédéfinies. Cette fonction est particulièrement utile si vous gérez de grandes quantités de documents dans votre système ECM, car elle vous permet de trouver et de traiter rapidement et facilement les documents pertinents.
• Reconnaissance d'entités nommées (NER) - Extraction d'entités telles que des personnes, des organisations, des lieux et des événements à partir de documents. Cette fonction vous permet de trouver rapidement des informations pertinentes dans vos documents et d'utiliser ces informations dans d'autres systèmes, par exemple pour créer des rapports ou des tableaux de bord.
• Classification des images - Affectation automatique des images à des catégories prédéfinies. Si vous gérez de nombreuses images dans votre système ECM, la fonction de classification des images vous permet de trouver et de traiter rapidement et facilement les images pertinentes.
• Systèmes de questions-réponses - Réponse automatique aux questions basée sur des documents ou des bases de connaissances. Si vous gérez un service d'assistance ou un support client, un système de questions-réponses peut vous aider à répondre automatiquement aux questions les plus fréquentes, réduisant ainsi la charge de travail des employés.
• Génération de texte - Générer des textes, par exemple pour les chatbots ou les réponses par e-mail. Si vous gérez un système d'assistance client automatique, vous pouvez mettre en place des chatbots qui répondent automatiquement aux demandes des clients. La fonction de génération de texte vous permet de générer rapidement et facilement des réponses adaptées et d'améliorer ainsi la satisfaction des clients.
• Traduction automatique - Traduction de documents dans différentes langues. Si vous travaillez à l'international, la fonction de traduction automatique peut vous aider à traduire rapidement et facilement des documents dans différentes langues, facilitant ainsi la communication avec vos clients et vos collaborateurs.

Conclusion

Dans l'ensemble, l'intégration de Konfuzio dans le système OpenKM offre aux utilisateurs et aux partenaires une solution puissante et innovante pour une gestion efficace des documents. Le logiciel d'intelligence artificielle permet un traitement plus rapide et plus précis des données non structurées et aide les entreprises à prendre des décisions éclairées sur la base d'informations de qualité.