OCR avec IA : la capture intelligente de documents

Avec l'aide de l'intelligence artificielle, l'OCR peut atteindre un nouveau niveau d'évolution. Cette avancée dans le traitement des documents permet de lire, de classer et de convertir automatiquement les documents en données utiles. Les entreprises qui ont des charges administratives importantes profitent énormément de cette évolution. Dans cet article, nous répondons aux principales questions sur l'OCR avec IA et les changements apportés par l'intelligence artificielle.

Qu'est-ce que l'OCR ?

OCR signifie Optical Character Recognition - reconnaissance optique de caractères et de textes - et n'est pas une invention entièrement nouvelle. Dans les années 1990, cette technique permettait déjà de numériser des contrats, des factures et autres, mais comme des travaux de transfert manuels étaient nécessaires pour convertir le texte physique en texte numérique, l'intérêt pour l'OCR s'est quelque peu tassé après le changement de millénaire. Aujourd'hui, cette technologie gagne à nouveau en importance. Le moteur de cette évolution est le progrès technique dans le domaine de l'intelligence artificielle, qui crée de nouvelles possibilités de reconnaissance optique des caractères et des textes. 

Un système OCR traditionnel représente en principe un logiciel qui numérise des documents. L'objectif du système est de numériser le contenu et le texte d'un document physique et de reconnaître les textes et l'écriture représentés. Les données saisies peuvent ensuite être utilisées pour un traitement ultérieur.

Qu'est-ce que le RIC ?

L'étape suivante du développement a été le logiciel OCR basé sur des règles et des mises en page : ICR - Intelligent Character Recognition. Cette méthode consiste à créer des modèles pour différents types de documents et différents expéditeurs, qui définissent la mise en page des factures. Le système sait ainsi à quels endroits du document se trouvent les données et peut les transmettre de manière automatisée.

Cette évolution représente une grande facilité, mais elle est très sujette aux erreurs. De nombreux formulaires ne correspondent pas aux règles de mise en page prédéfinies. Ainsi, pour presque chaque nouveau client, il faut un modèle créé manuellement avec des règles définies individuellement. De plus, les contenus transférés doivent souvent être vérifiés et adaptés.

Qu'est-ce que l'IDP ?

Les logiciels d'OCR intelligents avec IA représentent le dernier cri de la technologie et combinent différentes technologies et fonctions. Il utilise des algorithmes qui analysent le contenu indépendamment des règles ou de la mise en page des documents et déterminent ainsi quelles informations doivent être capturées. Le système reconnaît le type d'information dont il s'agit et peut ainsi extraire les données importantes des documents numérisés. Cela présente de nombreux avantages pour les entreprises : Les ressources peuvent être économisées et les collaborateurs peuvent être déchargés en prenant en charge les tâches répétitives.

Cette forme la plus moderne de reconnaissance de caractères est appelée IDP, Intelligent Document Processing. Grâce à l'association de l'OCR et de l'intelligence artificielle, les travaux qui devaient jusqu'à présent être effectués manuellement et péniblement peuvent désormais être lus par des outils d'IA indépendamment d'un utilisateur humain et vérifiés quant aux erreurs. Dans la pratique, cela concerne surtout le transfert du contenu de documents scannés, qui devait jusqu'à présent être effectué manuellement. 

Aperçu de l'OCR, de l'ICR et de l'IDP :

OCRICRIDP
Numérisation de documents
Transmission des contenus basée sur les règles et la mise en page
Transmission apprenante des contenus

Où l'OCR avec IA (IDP) est-il utilisé efficacement ?

L'OCR avec IA (IDP) étant une solution de traitement professionnel des documents, elle peut faciliter la tâche de tous les secteurs et de toutes les organisations qui doivent faire face à une charge de travail importante en matière de traitement et d'archivage des documents. Dans ces pays en particulier, les tâches répétitives et organisationnelles empêchent un travail efficace et mobilisent des ressources là où elles sont utilisées de manière peu efficace. Associée à l'intelligence artificielle, l'OCR peut améliorer durablement la satisfaction et la motivation des collaborateurs. 

Grâce aux nombreuses possibilités d'utilisation et à la grande efficacité des résultats de lecture, de nombreuses entreprises ont tout intérêt à investir dans cette technologie. L'OCR avec IA peut soulager les collaborateurs et automatiser les tâches simples et répétitives. Ainsi, les applications IDP ne se contentent pas de lire le texte des scans, des photos et des e-mails, mais en extraient les informations pertinentes sur le plan professionnel et les préparent pour un traitement automatique ultérieur, pour une saisie intelligente des documents. Voici des exemples typiques qui peuvent être lus, catégorisés et attribués de manière automatisée grâce à l'association de l'OCR et de l'intelligence artificielle :

  • Factures & justificatifs
  • Avis de paiement
  • Certificats énergétiques
  • Polices d'assurance
  • Cartes grises
  • Fiches de paie
  • Contrats de location
  • Cartes d'identité

Le traitement automatisé de ces documents permet d'optimiser les processus les plus divers et de réduire la charge de travail des collaborateurs. Pour la suite du traitement, les documents lus peuvent être importés dans le système DMS, CRM ou ERP de l'entreprise. Des interfaces avec d'autres systèmes cibles sont également possibles. Ce processus allégé simplifie énormément la gestion et l'organisation des documents et est donc particulièrement intéressant pour les acteurs suivants :

  • Banques 
  • Assurances
  • Entreprise
  • secteur public

Comment fonctionne l'IDP dans la pratique ?

Les systèmes IDP reconnaissent, lisent et catégorisent les contenus des documents et les transforment en informations structurées qui peuvent être traitées numériquement dans le but de l'entreprise. Pour ce faire, les documents à lire sont copiés dans l'application IDP et le texte est lu en quelques secondes. Grâce aux interfaces entre le système IDP et le système cible, les documents et les données peuvent être échangés en toute simplicité.

Les collaborateurs n'ont donc plus qu'à transférer les documents dans l'application IDP et à recevoir en sortie l'analyse des documents évalués. La reconnaissance de texte du logiciel reconnaît les éléments de contenu tels que les personnes, les lieux, les indications de temps et de valeur et bien d'autres informations contenues dans les documents. Les données lues peuvent ensuite être contrôlées et traitées par un collaborateur.

Dans ce contexte, le logiciel sert également de centre de distribution, transmettant directement les bonnes informations aux systèmes cibles compétents. Cela permet une prise de décision meilleure et plus rapide des utilisateurs du système cible. Les autres informations des documents respectifs fournissent une valeur ajoutée supplémentaire pour la recherche dans les archives grâce à leur structuration et à leur catégorisation. Elles ne sont pas perdues en tant que base pour de futures décisions guidées par les données.

Les avantages de l'OCR avec IA (IDP) en un coup d'œil :

  • Traitement numérique et automatisé des documents
  • Transmission rapide et fiable des informations et des données
  • Optimisation des processus administratifs
  • Préservation des ressources
  • Des collaborateurs satisfaits et engagés
  • Orientation de l'entreprise vers l'avenir

Exemple du secteur bancaire :

Le quotidien des banques est fortement marqué par le traitement et l'archivage de documents : de la vérification de l'identité et du classement des pièces d'identité au traitement des contrats de notaire, des expertises de valeur, des contrats de location ou des justificatifs de revenus, qui contiennent tous des données importantes et sensibles, de nombreux processus sont marqués par ces activités dans une banque. C'est pourquoi le secteur bancaire doit servir d'exemple pour illustrer les avantages de l'IDP. 

En plus de la grande masse de documents à traiter, les banques sont confrontées à un autre grand défi : une multitude d'obligations légales doivent toujours être remplies et sont régulièrement contrôlées par le législateur et la BaFin. Différents documents sont nécessaires pour les processus les plus divers et leur durée d'archivage varie. Il faut donc travailler soigneusement et minimiser les erreurs. Néanmoins, le temps est souvent un facteur pressant. Pour les demandes d'octroi de crédit, par exemple, tous les documents nécessaires doivent être lus et traités rapidement et sans problème. Ce n'est qu'ainsi que le client obtient le plus rapidement possible des informations sur sa demande.

Dans la pratique, les demandes comprennent souvent de nombreuses pages, des documents et des annexes qui sont soumis sous de nombreux types de documents différents : sous forme de lettre, de pièces jointes à des e-mails, par fax ou simplement sous forme de photos prises avec un téléphone portable. Ce type de soumission fait perdre un temps précieux en cas de traitement manuel des documents et constitue une source d'erreurs fréquente. L'OCR avec IA aide à lire rapidement et sans erreur différents types de documents et fournit un argument supplémentaire en faveur de l'utilisation de l'IDP dans le secteur bancaire.

La réduction des tâches administratives fastidieuses optimise non seulement les processus internes de l'entreprise, mais peut également être un facteur décisif pour encourager l'engagement et la satisfaction des collaborateurs. Cela permet de réduire les fluctuations, de conserver le savoir-faire au sein de l'organisation et de réaliser des économies. L'IDP est un sujet d'avenir - en associant l'OCR et l'IA, il est possible d'économiser durablement des ressources et d'utiliser mieux et plus efficacement le personnel.

Conclusion :

La combinaison de l'intelligence artificielle et de l'OCR révolutionne la capture et la gestion des documents. Elle offre à de nombreuses organisations une solution rapide et fiable pour le traitement des demandes et le traitement des documents. La capacité de comprendre les documents et de les transformer en informations intelligentes facilite ces tâches et allège la charge de travail des collaborateurs. Dans de nombreux secteurs, cette technologie aura un impact considérable sur le travail et la réussite de l'entreprise.

En tant qu'entreprise moderne consciente des défis de l'époque actuelle et de la numérisation, l'OCR avec IA (IDP) est incontournable. Les processus coûteux et chronophages peuvent être automatisés et simplifiés. Cela permet d'économiser des coûts et des ressources et a en outre le potentiel d'augmenter l'engagement et l'attachement des collaborateurs. L'automatisation des tâches répétitives libère également des ressources précieuses pour les collaborateurs, qui peuvent être utilisées ailleurs de manière plus judicieuse et plus efficace.

En utilisant un logiciel intelligent, de nombreuses entreprises sont aidées dans leur gestion, leur comptabilité et leur organisation. Elles bénéficient d'une optimisation numérique des processus et d'une lecture automatisée des documents. Dans ce contexte, le logiciel IDP peut être adapté individuellement aux besoins de chacun afin d'obtenir un maximum de résultats efficaces. 

La solution professionnelle : Konfuzio

Le logiciel Konfuzio est une solution qui combine précisément ces avantages et qui a été spécialement conçue pour répondre aux besoins des banques, des assurances et des organisations publiques. Konfuzio met en œuvre, dans différentes langues, une lecture, une catégorisation et un traitement rapides et fiables des documents soumis et permet ainsi d'optimiser ces processus.

Les données des documents lus sont mises à votre disposition en quelques secondes et peuvent être traitées dans votre propre ECM. Avant de transférer les données structurées, Konfuzio peut également appliquer des règles supplémentaires en fonction des besoins de votre entreprise.

Le logiciel d'IA de Konfuzio peut être utilisé via un navigateur web et traite les formats PDF, TIF, PNG, JPG et GIF. Konfuzio reconnaît tous ces documents de manière fiable et peut transformer rapidement et précisément le texte en informations de qualité. Cette puissante solution d'apprentissage automatique peut être mise en œuvre dans le cloud ou sur site et peut être entraînée à des modèles d'IA spécifiques à l'aide du SDK Python. Vous souhaitez vous aussi profiter des avantages de l'OCR et de l'IA pour optimiser durablement les processus de votre entreprise ? Alors contactez sans engagement notre équipe Konfuzio et laissez-vous conseiller par des professionnels. Pour en savoir plus sur la solution Konfuzio, cliquez ici  ici.

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