Numériser des dossiers - Comment le faire efficacement avec l'IA

Jan Schäfer

Chaque entreprise produit chaque jour de grandes quantités de données qu'il faut stocker, protéger et gérer. Aujourd'hui encore, de nombreuses entreprises misent sur le stockage sur papier. L'inconvénient : de cette manière, des montagnes de dossiers s'empilent dans les locaux. Cela signifie également que les informations sont difficilement accessibles. Ces dernières années, de plus en plus d'entreprises sont donc passées aux documents numériques. En 2020, une grande entreprise de plus de 500 employés sur dix a (presque) complètement renoncé au papier (Bitkom). Autrement dit, 90 % de toutes les entreprises ont un retard à rattraper. 

Quel est l'intérêt de tout numériser ? Cela a pourtant bien fonctionné jusqu'à aujourd'hui. Nous vous donnons dans cet article des informations qui vous permettront de préparer votre décision quant à votre degré de numérisation. Ce faisant, nous expliquons notamment quels délais de conservation vous devez respecter et comment vous pouvez profiter de l'utilisation d'une intelligence artificielle pour Numérisation profitent.

numériser des dossiers benefits

Pourquoi les entreprises devraient numériser les dossiers

Lorsque les entreprises font numériser leurs documents, elles bénéficient à première vue de deux avantages essentiels : Elles disposent soudainement de plus d'espace et d'un stockage numérique sécurisé des documents. Mais si elle est bien menée, la numérisation des dossiers a des répercussions bien plus importantes sur les processus internes :

Accès rapide

La possibilité de récupérer rapidement et de manière ciblée des documents numériques à l'aide de fonctions de recherche optimise la manière dont les collaborateurs accèdent aux informations. Au lieu de parcourir des dossiers physiques, ils peuvent simplement saisir des mots-clés ou des métadonnées pour trouver les données souhaitées. Cela permet de minimiser les recherches fastidieuses et d'augmenter ainsi la productivité.

Une collaboration efficace

La numérisation des dossiers permet une collaboration transparente entre les collaborateurs, quel que soit l'endroit où ils se trouvent. Les documents peuvent être facilement partagés, modifiés et annotés en ligne. Les équipes peuvent ainsi collaborer plus efficacement - sans devoir consacrer du temps et des ressources à l'échange physique de documents.

Sécurité des données

Dans un bureau sans papier, les dossiers numériques peuvent être protégés par des mesures de sécurité avancées, notamment le cryptage et les contrôles d'accès. Cela minimise le risque d'accès non autorisé ou de fuite de données. Les informations confidentielles restent ainsi protégées.

Récupération d'urgence

Lorsque les entreprises font numériser des dossiers et en font régulièrement des sauvegardes, elles protègent les données contre des événements imprévisibles tels que des incendies ou des catastrophes naturelles. Cela garantit la continuité de l'activité.

Respect de l'environnement

La réduction de la consommation de papier n'est pas seulement judicieuse sur le plan économique, elle est également respectueuse de l'environnement. La numérisation des dossiers contribue à réduire la déforestation et à diminuer l'empreinte écologique de l'entreprise.

Gain de temps et d'argent

les processus manuels liés aux documents physiques, comme le tri, Archiver et la copie, prennent beaucoup de temps et coûtent cher. L'automatisation de ces tâches grâce à la numérisation permet de réaliser d'importantes économies de temps et d'argent.

Évolutivité

Lorsque l'entreprise se développe, il n'est pas nécessaire de louer des ressources physiques supplémentaires telles que des armoires ou des entrepôts. Les entreprises peuvent facilement intégrer de nouveaux documents numériques dans le système numérique existant.

Audits et conformité

Les entreprises sont souvent soumises à des exigences légales et à des politiques de conformité qui nécessitent que les documents soient correctement conservés. Les dossiers numériques permettent aux entreprises de surveiller et de vérifier facilement que ces réglementations sont respectées. Cela facilite la réalisation d'audits.

Préservation à long terme

Les documents papier sont sujets à l'usure et au vieillissement. Lorsque les entreprises numérisent des dossiers, elles assurent la conservation à long terme des informations. Les documents restent ainsi intacts et lisibles au fil du temps.

Relations avec les clients

La disponibilité rapide des données clients permet d'améliorer le service à la clientèle. Les collaborateurs peuvent accéder plus facilement à des informations pertinentes, ce qui permet d'améliorer le service et de fidéliser les clients.

Types de dossiers que les entreprises peuvent numériser

Dans la pratique, les entreprises peuvent par exemple faire numériser les documents suivants :

Finance

  • les factures et les justificatifs : Ces documents sont pertinents pour le processus financier, car ils représentent les transactions financières de l'entreprise et sont nécessaires pour la comptabilité et les déclarations fiscales.
  • Contrats et accords : Les contrats ont des conséquences financières, car ils fixent les conditions et les accords de paiement. Le service financier doit veiller à ce que les paiements soient effectués conformément aux conditions du contrat.
  • Dossiers des employés et documents du personnel : La gestion des salaires et des avantages sociaux sont des aspects financiers essentiels liés aux dossiers des employés.
  • Documents financiers et comptables : Ceux-ci comprennent les bilans, les comptes de résultats, les états des flux de trésorerie et d'autres dossiers financiers reflétant la santé financière de l'entreprise.
  • Informations sur les fournisseurs et commandes : Le service financier est impliqué dans le processus de passation et de traitement des commandes, car les coûts, les conditions de paiement et la facturation y jouent un rôle.
  • les polices d'assurance et les déclarations de sinistre : Les conséquences financières des dommages ou des pertes sont enregistrées par les polices d'assurance et les déclarations de sinistre.
  • les activités de voyage et les notes de frais : Le service financier traite les frais de déplacement et les notes de frais des employés afin de gérer et de contrôler les coûts.

Marketing et ventes

  • les supports marketing et les plans de campagne : Ces documents décrivent la stratégie et les activités marketing de l'entreprise pour promouvoir ses produits ou services.
  • Correspondance avec les clients et demandes d'assistance : ici concerne l'interaction avec les clients et leurs demandes, ce qui est pertinent pour la gestion de la relation client et la vente.
  • les plans de développement de produits et les données de prototypes : Le marketing et les ventes ont besoin d'un aperçu des plans de développement de produits pour planifier les stratégies de marketing et les approches de vente.
  • Analyses commerciales et rapports d'études de marché : Ces documents fournissent un aperçu des opportunités du marché et des concurrents, ce qui est important pour l'orientation des stratégies de marketing et de vente.

Droit et conformité

  • Contrats et accords : Les accords juridiques sont par nature juridiques et nécessitent des vérifications juridiques.
  • Documentation sur les brevets et la propriété intellectuelle : La protection de la propriété intellectuelle nécessite des aspects juridiques et de conformité.
  • Documents de conformité et documents juridiques : Il s'agit de documents pertinents pour le respect des lois, des règlements et des politiques de l'entreprise.

Technologie et développement de produits

  • les plans de développement de produits et les données de prototypes : Ces documents sont essentiels pour le développement et l'amélioration des produits.
  • Documentation sur les brevets et la propriété intellectuelle : Il s'agit ici de la protection des innovations et de la propriété intellectuelle.
  • les rapports de contrôle de qualité et les procès-verbaux d'inspection : Elles sont importantes pour garantir que les produits répondent aux normes de qualité.

Environnement et développement durable

  • Impact environnemental et rapports de durabilité : Ces documents illustrent les efforts de l'entreprise en matière de protection de l'environnement et de développement durable.

Veuillez noter que les frontières entre les domaines sont souvent floues, car de nombreux documents peuvent être attribués à plusieurs processus d'entreprise.

numériser des dossiers délais de conservation

Numérisation des dossiers - Délais de conservation des dossiers

Les entreprises ne peuvent pas toujours numériser immédiatement tous leurs dossiers. En effet : dans de nombreux pays, elles sont légalement tenues de conserver les données, les documents et les contrats dans les délais impartis et de les rendre facilement accessibles. Pour numériser des documents en toute sécurité juridique, les entreprises doivent donc respecter différentes obligations légales. La durée pendant laquelle vous devez conserver des dossiers et le moment où vous pouvez vous débarrasser de quelque chose dépendent de chaque pays. En Allemagne, les délais ci-dessous sont importants (source : CHAMBRE DE COMMERCE ET D'INDUSTRIE). La base légale se trouve dans l'article 257 du code de commerce (HGB).

Documents pouvant être détruits à partir du 1er janvier 2023Durée de conservation en annéesDocuments à détruire datant des années ou dont la dernière inscription remonte à l'année
Correspondance générale62017 et avant
Dossiers personnels102012 et avant
Documents financiers et comptables102012 et avant
Contrats et conventions52018 et avant
Documentation de projet32020 et avant
Dossiers de fournisseurs et de clients72016 et avant
Documents fiscaux72016 et avant
Dossiers médicaux des patients301993 et avant
Actes juridiques et requêtes102012 et avant
Documents d'assurance52018 et avant
Fiches de paie32020 et avant
Documents relatifs à la location et à l'immobilier102012 et avant
Documents marketing et publicitaires32020 et avant
Documents de formation et de perfectionnement52018 et avant
Documents informatiques et technologiques32020 et avant

N'oubliez pas que les délais indiqués sont des indications générales et peuvent varier en fonction des dispositions légales et des politiques de l'entreprise. Il est conseillé de toujours demander l'avis d'un avocat ou d'un conseiller fiscal avant de détruire des documents.

numériser les dossiers étape par étape

Étape par étape : construire une stratégie numérique

Alors, comment les entreprises numérisent-elles leurs dossiers ? Pour s'y prendre efficacement, elles ont besoin d'une stratégie numérique élaborée :

  1. Préparation

    Analyser les dossiers : Déterminer quels dossiers doivent être numérisés.
    Planification des ressources : définir le budget, le personnel et la technologie.

  2. Choix de la technologie

    Choix du logiciel de numérisation : décider quel logiciel est nécessaire pour la numérisation.
    Acquisition de matériel informatique : achat de scanners et d'ordinateurs appropriés.

  3. Préparation des documents

    Enlever les agrafes, les agrafes et autres obstacles.
    Alignement des documents pour des numérisations claires.

  4. Numérisation

    Insérer des documents dans le scanner.
    Définir les paramètres : Choisir la résolution, le mode de couleur, le format de fichier.
    Effectuer une numérisation : Numériser des documents et créer des copies numériques.

  5. Indexation des données

    Définir les métadonnées : nom de fichier, date, catégorie, etc.
    Indexation des fichiers numériques pour une recherche et une organisation ultérieures.

  6. Système de gestion des documents

    Choisir un logiciel de GED : décider quel logiciel utiliser pour gérer les documents numériques.
    Configuration du logiciel : configuration de l'accès des utilisateurs, de la structure des dossiers et des paramètres de sécurité.

  7. Intégration de documents

    Lien avec les systèmes existants : Intégration des documents numériques dans les systèmes CRM, ERP ou autres systèmes commerciaux.

  8. Contrôle de qualité

    Vérification de la lisibilité et de la qualité des documents numérisés.
    Assurer une indexation correcte.

  9. Enrichissement des métadonnées

    Ajouter des informations supplémentaires aux documents pour une meilleure recherche et analyse.

  10. Phase de test

    Effectuer des tests : vérifier que les documents numériques s'affichent correctement dans le logiciel.

  11. Transition vers le travail numérique

    Formation du personnel : s'assurer que tout le monde est familiarisé avec le nouveau système.
    Passage progressif : commencer à utiliser des documents numériques pour les processus d'entreprise actuels.

  12. Archivage numérique et sauvegarde

    Sauvegarde des documents numériques sur des serveurs protégés.
    Effectuer des sauvegardes régulières afin d'éviter la perte de données.

  13. Surveillance et optimisation

    Surveillance continue : vérifier que le système fonctionne sans problème.
    Optimisation des processus : Adapter les flux de travail pour gagner en efficacité.

  14. Conformité réglementaire

    S'assurer que les documents numériques sont conformes aux exigences légales et réglementaires.

Numériser les dossiers avec l'IA 

Faire numériser des dossiers est un travail énorme auquel les entreprises doivent consacrer des ressources. Elles peuvent également faire appel à un prestataire de services pour la numérisation des dossiers. Mais là encore, les entreprises doivent disposer de temps et, surtout, d'un budget adéquat.

La manière la plus efficace de numériser des dossiers est donc d'utiliser un logiciel avec l'intelligence artificielle.

De cette manière, les entreprises accélèrent non seulement le processus de manière décisive, mais profitent également de ces avantages :

Saisie automatisée des données

Lors de la numérisation de dossiers avec l'IA, la technologie reconnaît et extrait automatiquement le texte des documents. Cela signifie que non seulement des images des documents sont créées, mais que le contenu réel est également capturé. En revanche, les scanners traditionnels ne fournissent que des fichiers image, qui ne permettent pas d'accéder directement au texte.

Classification rapide

L'IA utilise des algorithmes pour classer automatiquement les documents numérisés dans différentes catégories ou types en fonction de leur contenu. Cela permet d'économiser le temps qui serait normalement consacré au tri manuel.

Indexation intelligente

Lors de la numérisation de dossiers avec l'IA, les informations pertinentes peuvent être reconnues dans les documents et enregistrées sous forme de métadonnées. Ces métadonnées seront ensuite extrêmement utiles pour la recherche et l'organisation des documents. En revanche, avec les numérisations traditionnelles, les entreprises doivent souvent ajouter manuellement de telles métadonnées.

Détection des erreurs

L'IA est en mesure d'identifier automatiquement les incohérences, les disparités ou même les documents incomplets. De telles erreurs passent facilement inaperçues lors de la vérification manuelle. Les scanners n'offrent pas une telle possibilité de détection des erreurs.

Indexation automatique

L'IA peut identifier des mots-clés pertinents dans les documents et les ajouter automatiquement comme mots-clés. Cela facilite considérablement la recherche ultérieure de documents spécifiques.

Reconnaissance des formes

L'IA identifie les modèles récurrents dans les documents, par exemple sous forme de données, de passages de texte ou d'autres éléments. Cela permet de découvrir de nouvelles connaissances, tendances et corrélations - et de prendre ainsi des décisions commerciales mieux fondées.

Lien vers les documents

L'IA détecte automatiquement les liens entre différents documents, même si ceux-ci ne sont pas évidents. Cette capacité facilite la recherche d'informations liées et permet ainsi de gagner du temps.

Capacité d'apprentissage adaptatif

Grâce à l'apprentissage automatique les systèmes d'IA peuvent continuellement apprendre de leurs propres actions et s'améliorer. Les commentaires des utilisateurs sont intégrés dans le système afin d'améliorer la précision et l'efficacité de la numérisation au fil du temps.

Traduction automatique

L'IA traduit les textes en temps réel, ce qui facilite la collaboration et l'échange d'informations au-delà des barrières linguistiques. Les scanners ne disposent pas de traductions automatiques.

Recherche avancée

L'IA réalise des relations sémantiques entre les mots et les concepts, ce qui permet d'obtenir des résultats de recherche plus précis. Cela signifie que même dans le cas de requêtes complexes, des documents pertinents sont trouvés - même si certains mots-clés n'ont pas été utilisés explicitement.

Analyse en temps réel

L'IA analyse le contenu des documents numérisés en temps réel et offre un aperçu rapide. Si les entreprises utilisaient des scanners, elles devraient d'abord convertir les documents avant de pouvoir les analyser.

Numériser des dossiers avec Konfuzio

Pour numériser des dossiers avec l'IA, les entreprises peuvent compter sur le logiciel Konfuzio. Konfuzio utilise Reconnaissance optique des caractères (OCR) pour lire et analyser les documents et en extraire des informations. Pour ce faire, le logiciel peut convertir en données numériques aussi bien du texte imprimé que du texte manuscrit.

Konfuzio reconnaît automatiquement les structures de texte, les paragraphes, les en-têtes, les listes à puces, les mots-clés, les noms et les dates, de sorte que le traitement est exclusivement automatisé.

Cela signifie également que les entreprises n'ont pas besoin de numériser à grands frais les documents papier, mais peuvent simplement les photographier et les faire ensuite classer, lire et analyser par Konfuzio. De cette manière, elles peuvent numériser efficacement des montagnes de dossiers.

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FAQ

Comment numériser des dossiers ?

Les entreprises peuvent numériser les dossiers de deux manières : D'une part, elles peuvent numériser des documents et les gérer ensuite via un programme de numérisation. Toutefois, cette méthode est non seulement coûteuse, mais elle rend également les informations difficilement accessibles. D'autre part, les entreprises peuvent numériser les dossiers avec l'IA. L'avantage est qu'elles n'ont pas besoin de numériser les dossiers, mais peuvent simplement les photographier et les faire trier, analyser et évaluer automatiquement par l'IA.

Quels avantages les entreprises tirent-elles de la numérisation de documents individuels ?

Les avantages de la numérisation des documents sont multiples pour les entreprises. L'efficacité est accrue, car l'accès aux informations est plus rapide et plus simple. Parallèlement, les coûts de papier sont réduits, car moins de documents physiques sont nécessaires. La collaboration au sein de l'entreprise est améliorée, car les documents numériques sont plus faciles à partager et à traiter. En outre, l'utilisation d'une archive numérique permet de sauvegarder facilement les données.

Comment l'IA aide-t-elle à numériser les dossiers ?

Une IA facilite la numérisation des dossiers en automatisant la reconnaissance de texte, la conversion d'images en texte lisible par machine et la saisie efficace des données. Elle accélère le processus, améliore la précision et permet une conversion fluide des documents physiques en formats électroniques.

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