Akten digitalisieren – So gehts effizient mit KI

In jedem Unternehmen entstehen täglich große Datenmengen, die es zu lagern, zu schützen und zu verwalten gilt. Noch heute setzen viele Firmen dafür auf eine Speicherung in Papierform. Der Nachteil: Auf diese Weise stapeln sich in Geschäftsräumen Aktenberge. Das heißt auch: Informationen sind nur schwer zugänglich. Immer mehr Unternehmen haben daher in den letzten Jahren auf digitale Dokumente umgestellt. Bereits in 2020 verzichtete so jedes zehnte Großunternehmen ab 500 Mitarbeitern (nahezu) komplett auf Papier (Bitkom). Sprich 90 % aller Unternehmen haben Nachholbedarf. 

Was bringt es, dass alles digital ist? Es hat doch bis heute gut funktioniert. Wir geben Ihnen in diesem Artikel Informationen, damit Sie Ihre Entscheidung für Ihren Grad der Digitalisierung vorbereiten können. Dabei erklären wir unter anderem, welche Aufbewahrungsfristen Sie beachten sollten und wie Sie vom Einsatz einer künstlichen Intelligenz bei der Digitalisierung profitieren.

Warum Unternehmen Akten digitalisieren sollten

Wenn Unternehmen Dokumente digitalisieren lassen, profitieren sie auf den ersten Blick von zwei wesentlichen Vorteilen: Sie verfügen plötzlich über mehr Platz und haben Dokumente digital sicher abgelegt. Richtig angegangen, hat die Digitalisierung von Akten jedoch deutlich weiter reichende Auswirkungen auf interne Prozesse:

Schneller Zugriff

Die Möglichkeit, digitale Dokumente mithilfe von Suchfunktionen schnell und gezielt abzurufen, optimiert die Art und Weise, wie Mitarbeiter auf Informationen zugreifen. Anstatt physische Ordner durchzusehen, können sie einfach Schlagwörter oder Metadaten eingeben, um die gewünschten Daten zu finden. Dies minimiert zeitaufwändige Suchvorgänge und steigert so die Produktivität.

Effiziente Zusammenarbeit

Die Digitalisierung von Akten ermöglicht eine nahtlose Kollaboration zwischen Mitarbeitern, unabhängig von ihrem Standort. Dokumente können einfach online geteilt, bearbeitet und kommentiert werden. Dadurch können Teams effektiver zusammenarbeiten – ohne Zeit und Ressourcen für den physischen Austausch von Dokumenten aufwenden zu müssen.

Datensicherheit

In einem papierlosen Büro können digitale Akten mit fortschrittlichen Sicherheitsmaßnahmen geschützt werden, darunter Verschlüsselung und Zugriffskontrollen. Dies minimiert das Risiko unbefugter Zugriffe oder Datenlecks. Vertrauliche Informationen bleiben so geschützt.

Notfallwiederherstellung

Wenn Unternehmen Ordner digitalisieren lassen und von diesen regelmäßig Backups erstellen, sichern sie die Daten vor unvorhersehbaren Ereignissen wie Bränden oder Naturkatastrophen. Das gewährleistet die Kontinuität des Geschäftsbetriebs.

Umweltfreundlichkeit

Die Reduzierung des Papierverbrauchs ist nicht nur wirtschaftlich sinnvoll, sondern auch umweltfreundlich. Die Digitalisierung von Akten trägt zur Verringerung der Abholzung bei und reduziert den ökologischen Fußabdruck des Unternehmens.

Zeit- und Kostenersparnis

Manuelle Prozesse im Zusammenhang mit physischen Dokumenten, wie das Sortieren, Archivieren und Kopieren, sind zeitaufwendig und kostenintensiv. Die Automatisierung dieser Aufgaben durch die Digitalisierung führt zu erheblichen Zeit- und Kostenersparnissen.

Skalierbarkeit

Bei einem wachsenden Unternehmen müssen keine zusätzlichen physischen Ressourcen wie Schränke oder Lager angemietet werden. Neue digitale Dokumente können Firmen einfach in das vorhandene digitale System integrieren.

Audits und Compliance

Unternehmen unterliegen oft rechtlichen Anforderungen und Compliance-Richtlinien, die die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Dokumenten erfordern. Digitale Akten können Unternehmen leicht überwachen und überprüfen, um sicherzustellen, dass diese Vorschriften entsprechen. Dies erleichtert die Durchführung von Audits.

Langfristige Erhaltung

Papierdokumente sind anfällig für Verschleiß und Alterung. Wenn Unternehmen Akten digitalisieren, sorgen sie für eine langfristige Erhaltung von Informationen. Dokumente bleiben so auch über die Zeit hinweg intakt und lesbar.

Kundenbeziehungen

Die schnelle Verfügbarkeit von Kundendaten ermöglicht eine bessere Kundenbetreuung. Mitarbeiter können relevante Informationen leichter abrufen, was zu einem verbesserten Service und einer stärkeren Kundenbindung führt.

Aktenarten, die Unternehmen digitalisieren können

In der Praxis können Unternehmen zum Beispiel die folgenden Dokumente digitalisieren lassen:

Finanzwesen

• Rechnungen und Belege: Diese Dokumente sind für den Finanzprozess relevant, da sie die finanziellen Transaktionen des Unternehmens darstellen und für die Buchhaltung und Steuererklärungen benötigt werden.
• Verträge und Vereinbarungen: Verträge haben finanzielle Auswirkungen, da sie Zahlungsbedingungen und -vereinbarungen festlegen. Die Finanzabteilung muss sicherstellen, dass Zahlungen gemäß den Vertragsbedingungen erfolgen.
• Mitarbeiterakten und Personalunterlagen: Die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Abrechnung von Sozialleistungen sind wesentliche finanzielle Aspekte im Zusammenhang mit den Mitarbeiterakten.
• Finanz- und Buchhaltungsdokumente: Diese umfassen Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen, Cashflow-Statements und andere finanzielle Aufzeichnungen, die die finanzielle Gesundheit des Unternehmens widerspiegeln.
• Lieferanteninformationen und Bestellungen: Die Finanzabteilung ist in den Prozess der Auftragserteilung und -abwicklung eingebunden, da hierbei Kosten, Zahlungsbedingungen und Rechnungsstellung eine Rolle spielen.
• Versicherungspolicen und Schadensmeldungen: Finanzielle Auswirkungen von Schäden oder Verlusten werden durch die Versicherungspolicen und Schadensmeldungen erfasst.
• Reisetätigkeiten und Spesenabrechnungen: Die Finanzabteilung verarbeitet Reisekosten und Spesenabrechnungen der Mitarbeiter, um Kosten zu verwalten und zu kontrollieren.

Marketing und Vertrieb

• Marketingmaterialien und Kampagnenpläne: Diese Dokumente beschreiben die Marketingstrategie und -aktivitäten des Unternehmens, um Produkte oder Dienstleistungen zu bewerben.
• Kundenkorrespondenz und Supportanfragen: Hier geht es um die Interaktion mit Kunden und deren Anfragen, was für das Kundenbeziehungsmanagement und den Vertrieb relevant ist.
• Produktentwicklungspläne und Prototypendaten: Marketing und Vertrieb benötigen Einblicke in Produktentwicklungspläne, um Marketingstrategien und Vertriebsansätze zu planen.
• Geschäftsanalysen und Marktforschungsberichte: Diese Dokumente liefern Einblicke in Marktchancen und Wettbewerber, die für die Ausrichtung von Marketing- und Vertriebsstrategien wichtig sind.

Recht und Compliance

• Verträge und Vereinbarungen: Rechtliche Vereinbarungen sind von Natur aus juristisch und erfordern rechtliche Überprüfungen.
• Patent- und geistiges Eigentum-Dokumentation: Der Schutz geistigen Eigentums erfordert rechtliche und Compliance-Aspekte.
• Compliance-Dokumente und rechtliche Unterlagen: Hierbei handelt es sich um Dokumente, die zur Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften und Unternehmensrichtlinien relevant sind.

Technologie und Produktentwicklung

• Produktentwicklungspläne und Prototypendaten: Diese Dokumente sind für die Entwicklung und Verbesserung von Produkten entscheidend.
• Patent- und geistiges Eigentum-Dokumentation: Hier geht es um den Schutz von Innovationen und geistigem Eigentum.
• Qualitätskontrollberichte und Prüfprotokolle: Diese sind wichtig, um sicherzustellen, dass Produkte den Qualitätsstandards entsprechen.

Umwelt und Nachhaltigkeit

• Umweltauswirkungen und Nachhaltigkeitsberichte: Diese Dokumente zeigen die Bemühungen des Unternehmens um Umweltschutz und Nachhaltigkeit auf.

Bitte beachten Sie, dass die Grenzen zwischen den Bereichen oft verschwimmen, da viele Dokumente mehreren Unternehmensprozessen zugeordnet werden können.

Ordner digitalisieren – Aufbewahrungsfristen für Akten

Nicht immer können Unternehmen sofort alle Ordner digitalisieren. Denn: Sie sind in vielen Ländern gesetzlich dazu verpflichtet, Daten, Unterlagen und Verträge fristgerecht aufzubewahren und leicht zugänglich zu machen. Um Dokumente also rechtssicher zu digitalisieren, müssen Unternehmen verschiedene gesetzliche Pflichten beachten. Wie lange Sie Akten aufbewahren müssen und wann Sie etwas entsorgen können, ist vom jeweiligen Land abhängig. In Deutschland sind die untenstehenden Fristen wichtig (Quelle: IHK). Die gesetzliche Grundlage dafür findet sich in § 257 des Handelsgesetzbuches (HGB).

Bitte denken Sie daran, dass die angegebenen Fristen allgemeine Richtwerte sind und je nach gesetzlichen Bestimmungen und Unternehmensrichtlinien variieren können. Es ist ratsam, stets einen Rechtsanwalt oder Steuerberater hinzuzuziehen, bevor Unterlagen vernichtet werden.

Schritt für Schritt: Aufbau einer Digitalstrategie

Wie digitalisieren Unternehmen ihre Aktenordner also? Um dies effizient anzugehen, benötigen sie eine ausgefeilte Digitalstrategie:

Akten digitalisieren mit KI 

Akten scannen lassen ist ein enormer Aufwand, für den Unternehmen Ressourcen abstellen müssen. Alternativ können sie für die Digitalisierung von Akten einen Dienstleister beauftragen. Doch auch dafür müssen Unternehmen Zeit und vor allem ein entsprechendes Budget mitbringen.

Die effizienteste Möglichkeit für das Digitalisieren von Akten ist daher der Einsatz einer Software mit künstlicher Intelligenz.

Auf diese Weise beschleunigen Unternehmen den Prozess nicht nur entscheidend, sondern profitieren zusätzlich von diesen Benefits:

Automatisierte Datenerfassung

Bei der Digitalisierung von Akten mit KI erkennt und extrahiert die Technologie Text auf Dokumenten automatisch. Das bedeutet, dass nicht nur Bilder der Dokumente erstellt werden, sondern auch der tatsächliche Inhalt erfasst wird. Im Gegensatz dazu liefern herkömmliche Scanner lediglich Bilddateien, die keinen direkten Zugriff auf den Text ermöglichen.

Schnelle Klassifizierung

KI klassifiziert die eingescannten Dokumente mithilfe von Algorithmen anhand ihres Inhalts automatisch in verschiedene Kategorien oder Typen. Dies spart Zeit, die normalerweise für das manuelle Sortieren aufgewendet werden würde.

Intelligente Indexierung

Bei der Digitalisierung von Akten mit KI können relevante Informationen in Dokumenten erkannt und als Metadaten gespeichert werden. Diese Metadaten werden später bei der Suche und Organisation der Dokumente äußerst nützlich sein. Bei herkömmlichen Scans hingegen müssen Unternehmen solche Metadaten oft manuell hinzufügen.

Fehlererkennung

KI ist in der Lage, Unstimmigkeiten, Inkonsistenzen oder sogar unvollständige Dokumente automatisch zu identifizieren. Solche Fehler werden bei der manuellen Überprüfung leicht übersehen. Scanner bieten keine solche Möglichkeit zur Fehlererkennung.

Automatische Verschlagwortung

KI kann relevante Schlüsselwörter in den Dokumenten identifizieren und automatisch als Schlagwörter hinzufügen. Dadurch wird die spätere Suche nach bestimmten Dokumenten erheblich vereinfacht.

Mustererkennung

KI identifiziert wiederkehrende Muster in Dokumenten, zum Beispiel in Form von Daten, Textpassagen oder anderen Elementen. Dies ermöglicht es, neue Erkenntnisse, Trends und Zusammenhänge aufzudecken – und so fundiertere Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Dokumentenverknüpfung

KI erkennt automatisch Zusammenhänge zwischen verschiedenen Dokumenten, selbst wenn diese nicht offensichtlich sind. Diese Fähigkeit erleichtert das Auffinden von verknüpften Informationen und spart so Zeit.

Adaptive Lernfähigkeit

Dank maschinellem Lernen können KI-Systeme kontinuierlich aus ihren eigenen Aktionen lernen und sich verbessern. Feedback von Benutzern wird in das System integriert, um die Genauigkeit und Effizienz der Digitalisierung im Laufe der Zeit zu steigern.

Automatische Übersetzung

KI übersetzt Texte in Echtzeit, was die Zusammenarbeit und den Austausch von Informationen über Sprachbarrieren hinweg erleichtert. Scanner verfügen über keine automatischen Übersetzungen.

Erweiterte Suche

KI realisiert semantische Beziehungen zwischen Wörtern und Konzepten, was zu präziseren Suchergebnissen führt. Dies bedeutet, dass selbst bei komplexen Suchanfragen relevante Dokumente gefunden werden – auch wenn bestimmte Schlüsselwörter nicht explizit verwendet wurden.

Echtzeitanalyse

KI analysiert den Inhalt der digitalisierten Dokumente in Echtzeit und bietet schnelle Einblicke. Bei der Nutzung von Scannern müssten Unternehmen die Dokumente zunächst konvertieren, bevor eine Analyse möglich ist.

Akten digitalisieren mit Konfuzio

Um mit KI Akten zu digitalisieren, können Unternehmen auf die Software Konfuzio setzen. Konfuzio nutzt Optical Character Recognition (OCR), um Dokumente zu lesen, zu analysieren und Informationen zu extrahieren. Dabei kann die Software sowohl gedruckten als auch handschriftlichen Text in digitale Daten umwandeln.

Konfuzio erkennt automatisch Textstrukturen, Absätze, Überschriften, Aufzählungen, Schlüsselwörter, Namen und Daten, so dass die Verarbeitung ausschließlich automatisiert erfolgt.

Das bedeutet auch: Unternehmen müssen die Dokumente in Papierform nicht aufwändig einscannen, sondern können diese einfach abfotografieren und dann von Konfuzio einsortieren, auslesen und analysieren lassen. Auf diese Weise können sie Aktenberge effizient digitalisieren.

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