Numériser des dossiers - Comment le faire efficacement avec l'IA

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Chaque entreprise produit chaque jour de grandes quantités de données qu'il faut stocker, protéger et gérer. Aujourd'hui encore, de nombreuses entreprises misent sur le stockage sur papier. Or, cela présente de nombreux inconvénients et nuit considérablement à la compétitivité. Nous vous expliquons comment numériser vos dossiers en toute confidentialité et profiter durablement des technologies modernes.

numériser des dossiers benefits

Pourquoi les entreprises devraient-elles numériser les dossiers ?

Quel est l'intérêt de tout numériser ? Cela a bien fonctionné jusqu'à présent. C'est peut-être vrai jusqu'à présent, mais avec l'augmentation des volumes de données et la complexité des règles de conformité, les dossiers s'empilent de plus en plus dans les locaux de l'entreprise et les informations sont de plus en plus difficiles à trouver. Les dossiers numériques peuvent remédier à ces problèmes et simplifier la collaboration au sein des entreprises grâce à de nombreux autres avantages.

Une collaboration efficace

La numérisation des dossiers permet une collaboration transparente entre les collaborateurs, quel que soit l'endroit où ils se trouvent. Les documents peuvent être facilement partagés, modifiés et commentés en ligne. Les équipes collaborent ainsi plus efficacement - sans devoir consacrer du temps et des ressources à l'échange physique des documents.

Accès rapide

La possibilité de récupérer rapidement et de manière ciblée des documents numériques à l'aide de fonctions de recherche optimise la manière dont les collaborateurs accèdent aux connaissances au sein de l'entreprise. Au lieu de consulter des dossiers physiques, ils peuvent simplement saisir des mots-clés ou des métadonnées dans une archive numérique afin de trouver les données et les documents souhaités. Cela permet de minimiser les recherches fastidieuses et d'augmenter la productivité.

Gain de temps et d'argent

les processus manuels liés aux documents physiques, comme le tri, Archiver et la copie, prennent beaucoup de temps et sont coûteuses. L'automatisation de ces tâches grâce à la numérisation des processus permet de réaliser des économies de temps et d'argent considérables.

Sécurité des données

Dans un bureau sans papier, les dossiers numériques sont protégés par des mesures de sécurité avancées, cryptés et leur intégrité est assurée par des contrôles d'accès. Cela minimise le risque d'accès non autorisé ou de fuite de données. Les données confidentielles restent bien protégées grâce à l'archivage numérique.

Récupération d'urgence

Lorsque les entreprises numérisent des dossiers et en font régulièrement des sauvegardes, elles protègent les données contre des événements imprévisibles tels que des incendies ou des catastrophes naturelles. Dans de tels cas, l'archivage numérique garantit la continuité de l'activité.

Préservation à long terme

Les documents papier sont sensibles à l'usure et au vieillissement. L'archivage numérique permet de les conserver au fil du temps et les entreprises assurent ainsi la préservation à long terme des connaissances et des données.

Évolutivité

Lorsque le volume de données et de documents augmente, il n'est pas nécessaire de louer des ressources physiques supplémentaires telles que des armoires ou des entrepôts. Les entreprises peuvent facilement intégrer de nouveaux documents numériques dans le système numérique existant et développer l'archivage.

Audits et conformité

Les entreprises sont souvent soumises à des exigences légales et à des directives de conformité qui exigent que les documents soient correctement conservés. Les dossiers numériques sont faciles à surveiller et à vérifier. Cela permet de s'assurer qu'ils sont conformes aux réglementations, ce qui facilite la réalisation d'audits et le respect de normes de conformité complexes.

Respect de l'environnement

La réduction de la consommation de papier n'est pas seulement judicieuse sur le plan économique, elle est également respectueuse de l'environnement. La numérisation des dossiers contribue à réduire la déforestation et à diminuer l'empreinte écologique de l'entreprise.

Relations avec les clients

La disponibilité rapide des données clients permet d'améliorer le service à la clientèle. Les collaborateurs peuvent accéder plus facilement aux données pertinentes, ce qui permet d'améliorer le service et de renforcer la fidélisation de la clientèle.

Quels dossiers peut-on numériser ?

Dans la pratique, la numérisation de presque tous les dossiers et documents est réalisable. Dans de nombreux secteurs et départements, la numérisation des dossiers peut aider à optimiser les processus et à simplifier le traitement des données. En voici quelques exemples.

Finance

  • Factures et justificatifs
  • Contrats et conventions
  • Dossiers des employés et documents du personnel
  • Documents financiers et comptables
  • Informations sur les fournisseurs et commandes
  • Polices d'assurance et déclarations de sinistre
  • Activités de voyage et notes de frais

Marketing et ventes

  • Matériel de marketing et plans de campagne
  • Correspondance avec les clients et demandes d'assistance
  • Plans de développement de produits et données de prototypes
  • Analyses commerciales et rapports d'études de marché

Droit et conformité

  • Contrats et conventions
  • Documentation sur les brevets et la propriété intellectuelle
  • Documents de conformité et documents juridiques
  • Impact environnemental et rapports de durabilité
  • Cabinet numérique

Technologie et développement de produits

  • Plans de développement de produits et données de prototypes
  • Documentation sur les brevets et la propriété intellectuelle
  • les rapports de contrôle de qualité et les procès-verbaux d'inspection.

Veuillez noter que les frontières entre les domaines sont souvent floues, car de nombreux documents peuvent être attribués à plusieurs processus d'entreprise.

Numériser les dossiers avec l'IA 

La numérisation manuelle des dossiers représente un effort considérable auquel les entreprises doivent consacrer des ressources. La manière la plus efficace et la plus durable de numériser des dossiers est donc d'utiliser un logiciel avec l'intelligence artificielle. De cette manière, les dossiers peuvent être numérisés rapidement et toutes les informations pertinentes peuvent être lues et extraites automatiquement. De cette manière, les entreprises accélèrent non seulement le processus de manière décisive, mais profitent également des avantages suivants.

Saisie automatisée des données

Lors de la numérisation de dossiers avec l'IA, la technologie reconnaît et extrait automatiquement le texte des dossiers, des contrats et des documents. Cela signifie que non seulement des images des documents sont créées, mais que le contenu réel est également capturé par la numérisation. En revanche, une numérisation traditionnelle ne fournit que des fichiers image, qui ne permettent pas d'accéder directement au texte et à son contenu.

Classification rapide

L'IA utilise des algorithmes pour classer automatiquement les documents numérisés dans différentes catégories ou types en fonction de leur contenu. Cela permet d'économiser le temps qui serait normalement consacré au tri manuel.

Indexation intelligente

Lors de la numérisation de dossiers avec l'IA, les informations pertinentes sont reconnues dans les documents et enregistrées sous forme de métadonnées. Ces métadonnées seront ensuite extrêmement utiles pour la recherche et l'organisation des documents. En revanche, lors d'une numérisation traditionnelle, ces métadonnées doivent souvent être ajoutées manuellement.

Indexation automatique

L'IA peut identifier des mots-clés pertinents dans les documents et les ajouter automatiquement comme mots-clés. Cela facilite considérablement la recherche ultérieure de données et d'informations spécifiques.

Lien vers les documents

L'IA détecte automatiquement les liens entre différents documents, même si ceux-ci ne sont pas évidents. Cette capacité facilite la recherche de documents liés et permet ainsi de gagner du temps.

Capacité d'apprentissage adaptatif

Grâce à l'apprentissage automatique (ML), les systèmes d'IA apprennent en permanence de leurs propres actions. Le feedback des utilisateurs est intégré au système afin d'améliorer la précision et l'efficacité de la numérisation au fil du temps.

Détection des erreurs

L'IA est en mesure d'identifier automatiquement les incohérences, les disparités ou même les documents incomplets. De telles erreurs passent facilement inaperçues lors d'une vérification manuelle. Un scan traditionnel n'offre pas une telle possibilité de détection des erreurs.

Reconnaissance des formes

L'IA identifie des modèles récurrents, par exemple sous la forme de données, de passages de texte ou d'autres éléments. Cela permet de découvrir de nouvelles connaissances, tendances et corrélations - et de prendre ainsi des décisions commerciales mieux fondées.

Recherche avancée

L'IA réalise des relations sémantiques entre les mots et les concepts, ce qui permet d'obtenir des résultats de recherche plus précis. Cela a pour effet positif de trouver des documents pertinents même pour des requêtes complexes - même si certains mots-clés n'ont pas été utilisés explicitement.

Analyse en temps réel

L'IA analyse le contenu des documents numérisés en temps réel et offre un aperçu rapide. Si l'on utilise des scanners, il faut d'abord convertir les documents avant de pouvoir les analyser.

Traduction automatique

L'IA traduit les textes en temps réel, ce qui facilite la collaboration et le partage des connaissances au-delà des barrières linguistiques. Les scanners ne disposent pas de traductions automatiques.

numériser des dossiers délais de conservation

Numérisation des dossiers - Délais de conservation des dossiers

Les organisations ne peuvent pas toujours numériser immédiatement tous leurs dossiers et les numériser entièrement. En effet : dans de nombreux pays, elles sont légalement tenues de conserver les données, les documents et les contrats dans les délais impartis et de les rendre facilement accessibles. Pour numériser des documents en toute sécurité juridique, il faut donc respecter différentes obligations légales. La durée pendant laquelle vous devez conserver des dossiers et le moment où vous pouvez vous débarrasser de quelque chose dépendent de chaque pays. En Allemagne, les délais ci-dessous s'appliquent (source : CHAMBRE DE COMMERCE ET D'INDUSTRIE). La base légale se trouve dans l'article 257 du code de commerce (HGB).

Documents pouvant être détruits à partir du 1er janvier 2023Durée de conservation en annéesDocuments à détruire datant des années ou dont la dernière inscription remonte à l'année
Correspondance générale62018 et avant
Dossiers personnels102014 et avant
Documents financiers et comptables102014 et avant
Contrats et conventions52019 et avant
Documentation de projet32021 et avant
Dossiers de fournisseurs et de clients72017 et avant
Documents fiscaux72017 et avant
Dossiers médicaux des patients301994 et avant
Actes juridiques et requêtes102014 et avant
Documents d'assurance52019 et avant
Fiches de paie32021 et avant
Documents relatifs à la location et à l'immobilier102014 et avant
Documents marketing et publicitaires32021 et avant
Documents de formation et de perfectionnement52019 et avant
Documents informatiques et technologiques32021 et avant

N'oubliez pas que les délais indiqués sont des indications générales et peuvent varier en fonction des dispositions légales et des politiques de l'entreprise. Il est conseillé de toujours demander l'avis d'un avocat ou d'un conseiller fiscal avant de détruire des documents. Avec une solution numérique, ces délais peuvent être définis, ce qui simplifie également cette gestion.

Numériser des dossiers avec Konfuzio

Le logiciel Konfuzio offre une possibilité compétente et fiable de numériser et de digitaliser des dossiers avec l'IA. Konfuzio utilise Reconnaissance optique des caractères (OCR) pour lire et analyser les documents et en extraire des informations. Pour ce faire, le logiciel peut convertir en données numériques aussi bien le texte imprimé que le texte manuscrit, ainsi que les images, les cases à cocher et autres champs.

Konfuzio reconnaît automatiquement les structures de texte, les paragraphes, les en-têtes, les listes à puces, les mots-clés, les noms et les dates, de sorte que le traitement est exclusivement automatisé.

Cela signifie également que les entreprises n'ont pas besoin de numériser manuellement et à grands frais les documents papier, mais peuvent simplement les photographier et les faire ensuite classer, lire et analyser par Konfuzio. De cette manière, les montagnes de dossiers sont numérisées efficacement et un archivage intelligent est possible.

En outre, le logiciel offre de nombreuses fonctionnalités permettant de gérer et de traiter efficacement les données. Avec le système intelligent Chat IA de Konfuzio, il est possible d'effectuer des recherches en temps réel dans des bibliothèques entières afin d'extraire des informations ciblées de milliers de documents. Cette technologie constitue en outre la base d'une optimisation globale des processus.

Contactez notre Experts et explorons ensemble les possibilités qui s'offrent à vous pour obtenir une efficacité maximale au sein de votre entreprise grâce aux dossiers numériques.

FAQ

Comment numériser des dossiers ?

Les dossiers peuvent être numérisés de deux manières : D'une part, vous pouvez numériser les documents manuellement et les gérer ensuite via un programme de numérisation. Toutefois, cette méthode est non seulement coûteuse, mais elle rend également les connaissances difficilement accessibles. D'autre part, les dossiers peuvent être numérisés avec l'IA. L'avantage est que vous ne devez pas scanner les dossiers manuellement, mais que vous pouvez simplement les photographier ou les télécharger au format pdf, puis les faire trier, analyser et évaluer automatiquement par l'IA.

Quels avantages les entreprises tirent-elles de la numérisation de documents individuels ?

La numérisation de documents présente de nombreux avantages. L'efficacité est accrue, car l'accès aux informations est plus rapide et plus simple. Parallèlement, les coûts de papier sont réduits, car moins de documents physiques sont nécessaires. La collaboration au sein de l'entreprise est améliorée, car les documents numériques sont plus faciles à partager et à traiter. En outre, l'utilisation d'une archive numérique permet de sauvegarder facilement les données.

Comment une IA aide-t-elle à numériser les dossiers ?

Une IA facilite la numérisation des dossiers en automatisant la reconnaissance de texte, la conversion d'images en texte lisible par machine et la saisie efficace des données. Elle accélère le processus, améliore la précision et permet une conversion fluide des documents physiques en formats électroniques.

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