À une époque où les flux d'informations sont la règle plutôt que l'exception, il devient de plus en plus important d'utiliser le temps de travail de ses collaborateurs de la manière la plus utile possible. Cela implique de dire adieu à la gestion des fiches et de miser plutôt sur la numérisation des documents. Sous Numérisation couvre les aspects les plus divers de la conversion de données ou de processus sous forme numérique. Dans cet article, nous nous concentrons sur les documents physiques qui sont transformés en fichiers numériques et stockés électroniquement afin de pouvoir les utiliser plus efficacement. Vous découvrirez comment numériser vos documents et quels en sont les avantages.
Cet article a été rédigé en allemand, il a été automatiquement traduit dans d'autres langues et traduit en français. Nous vous invitons à nous faire part de vos commentaires à la fin de l'article.
Quels sont les avantages de la numérisation des documents ?
Le bureau numérique a déjà fait son entrée dans de nombreuses entreprises. De nombreux documents et dossiers que nous imprimions encore il y a quelques années, que nous traitions à la main, que nous envoyions sous forme de lettres ou que nous archivions physiquement, se retrouvent maintenant sous forme de présentations numériques, de documents Word, de tableaux Excel ou d'e-mails.
Mais les entreprises ne fonctionnent pas encore totalement sans papier. En effet, d'innombrables documents continuent d'arriver sur les bureaux par voie postale : FacturesLes offres, les contrats signés ou les CV des candidats. Pour ces documents aussi, il y a de nombreuses bonnes raisons de les numériser. D'une part, vous économisez de l'espace, car vous ne devez pas archiver de copies physiques. Vous pouvez rechercher rapidement et facilement des informations spécifiques sans avoir à fouiller dans les documents et les dossiers, ce qui vous permet d'économiser du temps et des efforts. De plus, vous pouvez partager et modifier rapidement et facilement des documents numériques sans devoir d'abord les copier ou les envoyer sous forme papier. Il existe de nombreuses solutions de gestion documentaire sur le marché.
Enfin, les documents numériques sont plus sûrs, car ils peuvent être protégés par des mots de passe et un cryptage afin de garantir que seules les personnes autorisées peuvent y accéder.
Conditions de base pour la numérisation
Il existe plusieurs possibilités pour numériser vos documents. Le matériel utilisé d'une part, mais aussi les formats de fichiers utilisés et les solutions logicielles pour le traitement ultérieur sont ici pertinents.
Le bon matériel
Voici quelques-uns des outils les plus courants :
- Appareil photo du smartphone : La solution la plus simple, si vous n'avez pas de scanner, est de photographier vos documents avec l'appareil photo de votre smartphone et de les convertir ensuite au format PDF. L'effort manuel est ici assez important et la qualité de l'image fluctuante. C'est pourquoi des retouches sont souvent nécessaires dans le format numérique.
- Appareil photo numériqueUn appareil photo numérique peut également être utilisé pour numériser des documents. Celui-ci fournit généralement une meilleure qualité d'image qu'un smartphone. Cependant, vous devez également vous assurer que l'image est claire et lisible.
- ScannerUn scanner est l'outil le plus efficace pour numériser des documents. Pour les entreprises qui traitent un grand nombre de documents, le scanner est impérativement recommandé. Il existe ici des modèles capables de numériser automatiquement des piles entières de documents.
- Service de numérisation: Un service de numérisation est une entreprise qui se charge des tâches de capture de documents numériques pour d'autres entreprises. Ils disposent de matériel et de logiciels capables de réaliser ces tâches à grande échelle. Le service de numérisation reçoit directement les documents physiques, les lettres, etc. et achemine les fichiers finis via des canaux prédéterminés. Interfaces à l'entreprise proprement dite.
Quels sont les formats de fichiers à utiliser pour l'enregistrement
Lorsque vous numérisez des documents, il existe différents formats de fichiers que vous pouvez utiliser. Voici une liste de quelques-uns des formats les plus courants :
- PDF SUR LE SUJET : Le site PDF-Le format "PDF" est idéal pour les documents qui doivent être conservés dans leur format d'origine, car il préserve le formatage et la mise en page des documents originaux.
- JPG : JPG-sont idéaux pour les images, car ils peuvent être compressés pour économiser de l'espace disque.
- PNG : le PNG-Le format PNG est idéal pour les documents combinant images et textes, car il supporte la transparence et préserve la qualité des images.
- TIFF : les fichiers TIFF sont les plus adaptés aux images de haute qualité, car ils peuvent être compressés sans perte.
Numériser des documents : Pas à pas
Le processus de numérisation des documents peut être résumé en quelques étapes simples.
- Préparation
Avant de numériser un document, assurez-vous qu'il est complet. Retirez les feuilles endommagées et assurez-vous que toutes les pages sont dans le bon ordre.
- Réglages
Les paramètres de votre scanner doivent permettre sa bonne lisibilité des caractères. Faites également attention à la résolution que vous utilisez pour vous assurer que les fichiers ne sont ni trop grands ni trop petits, sans pour autant compromettre la qualité du fichier résultat.
- Enregistrer
Après la numérisation, enregistrez vos fichiers numériques dans un endroit sûr, bien structuré et accessible aux collaborateurs concernés. Assurez-vous de nommer correctement vos fichiers et de les organiser en dossiers afin de pouvoir les retrouver facilement.
- Traiter
Pour que les informations numérisées soient utiles à votre entreprise, elles doivent être traitées. Des logiciels spécialisés, développés pour la numérisation de documents, aident à OCR-technologie (Reconnaissance optique des caractères), de reconnaître et de traiter les textes dans les documents numériques. Grâce à des solutions intelligentes comme Konfuzio, les méthodes de Intelligence artificielle les documents complexes et variés sont faciles à traiter.
- Sauvegarde
Faites des sauvegardes régulières et archivez vos fichiers numériques pour être sûr de ne pas les perdre si quelque chose arrive à votre ordinateur ou à votre périphérique de stockage.
Dans la pratique, le matériel informatique de l'entreprise est réglé de manière à ce que les collaborateurs sans connaissances spécifiques puissent effectuer des numérisations avec un bon résultat.
Les thèmes du stockage et de la sauvegarde ne devraient pas non plus être laissés aux collaborateurs individuels. Au contraire, des solutions et des processus à l'échelle de l'entreprise sont importants. Ce n'est qu'ainsi que les règles de la protection des données peuvent être respectées.
Quelle est la suite
Pour travailler de manière vraiment efficace et sûre avec les documents numériques, il est important de disposer d'un stockage fiable. Les solutions cloud offrent une sécurité physique en répartissant les copies sur plusieurs sites. La sécurité technique est également toujours à la pointe du progrès grâce au cryptage et aux restrictions d'accès. Il est ainsi possible d'archiver les dossiers et documents numériques en toute sécurité à long terme.
Mais ce que l'on peut obtenir avec les données numérisées est tout aussi important. Car la numérisation n'est pas une fin en soi. Le traitement à l'aide des technologies OCR et d'intelligence artificielle permet de l'utiliser dans tous les domaines de l'entreprise, qu'il s'agisse des ressources humaines, des finances, de la production ou du service après-vente. Ici, a confucius a posé de nouveaux jalons en combinant la formation assistée par IA avec des algorithmes d'auto-apprentissage afin d'améliorer et d'accélérer en permanence le traitement des documents numérisés. Grâce à la Automatisation des processus de numérisation, le traitement et l'utilisation des données peuvent être encore accélérés afin que les données soient mises à la disposition des collaborateurs ou des systèmes informatiques presque en temps réel.
