MJP pour la communication du système judiciaire

MJP - Ce que "Ma boîte aux lettres judiciaire" signifie pour le secteur juridique

Tim Filzinger

Depuis octobre 2023, "Ma boîte postale judiciaire" est en service pilote et offre de nouvelles possibilités de communication numérique entre la justice, les juristes, les citoyens et les citoyennes. Auparavant, un échange de données électroniques comparable était réservé à certains acteurs disposant d'un savoir-faire et de logiciels spécifiques.

En tant que portail web, le MJP représente un accès considérablement simplifié pour diverses personnes proches des tribunaux et peut remplacer d'innombrables processus analogiques. Pour les juristes et les notaires, le projet n'atteindra toutefois son plein potentiel que si un logiciel intelligent et sûr est utilisé en complément pour l'automatisation et l'organisation des supports d'information.

Qu'est-ce que "Ma boîte aux lettres judiciaire" (MJP) ?

"Ma boîte aux lettres judiciaire" (MJP) est un portail numérique de la justice basé sur le web, qui permet d'envoyer des messages juridiquement valables à des avocats, conseillers fiscaux, notaires et autorités sous forme cryptée. Elle est actuellement disponible pour les citoyens sous ma-boîte-aux-lettres-justice.bund.de ou ebo.bund.de sont disponibles. L'intégration dans la BundID est prévue à long terme, actuellement les données d'accès de cette dernière servent à la connexion via le portail web MJP. Le MJP peut être compris comme un effort de numérisation de la justice allemande qui, jusqu'à présent, travaille avec beaucoup de papier ou doit faire face à des inefficacités techniques de différentes solutions individuelles telles que la boîte postale des autorités (beBPO), la boîte postale électronique des avocats (beA) ou la boîte postale des citoyens et des organisations (eBO).

MJP repose sur l'enregistrement unique de données d'utilisateurs telles que les noms et les adresses, qui permettent de les classer et de les contacter de manière univoque. Pour cela, le ERV-service d'annuaire (SAFE-public). Le point central de l'échange de données doit être la Infrastructure EGVP être. La communication électronique du système est cryptée de bout en bout, de sorte que seul le citoyen concerné a un accès individuel aux messages des parquets, des tribunaux et des autorités disposant d'un beBPO. Ce n'est qu'après une étape d'extension supplémentaire qu'il est prévu d'adresser directement les avocats, les notaires et les conseillers fiscaux via leurs boîtes aux lettres spéciales.

Mise en place de la boîte postale judiciaire

Un bref coup d'œil sur le processus de mise en place du système permet déjà de comprendre pourquoi MJP réduit considérablement la barrière d'entrée pour les citoyens dans la communication numérique avec la justice. Pour l'identification, la carte d'identité avec fonction eID (BundID), un certificat Elster ou une identité européenne sont appropriés. L'utilisation du système ne nécessite que trois étapes :

  1. Définition d'un mot de passe

    Celui-ci sert à sauvegarder le fichier de certificat ou de clé personnel.

  2. Enregistrer un certificat personnel

    Comme pour le portail fiscal Elster, le fichier est stocké dans un endroit aussi sûr que possible, sans que des tiers puissent y accéder.

  3. "Déposer un certificat "public

    Un autre fichier est prévu pour l'autre extrémité du canal de communication - la justice.

Effets positifs pour les juristes et les notaires

L'utilité du logiciel pour les citoyens est donc évidente : il en résulte un accès direct, basé sur le web, à la communication numérique de la justice. En tant que telle, celle-ci était jusqu'à présent réservée aux acteurs officiels disposant de boîtes aux lettres spéciales (p. ex. beBPO) ou, dans le cas de l'eBO, liée à des coûts. En revanche, de nouvelles possibilités pour les personnes proches des tribunaux, comme les juristes et les notaires, découlent également des conséquences de cette participation citoyenne encouragée par BundID :

Un canal de communication unique

Jusqu'à présent, la justice et les personnes proches des tribunaux communiquent par des voies très différentes, sans uniformité structurée. L'échange d'informations avec les clients peut également varier considérablement. Dans les deux cas, une signature électronique qualifiée est souvent nécessaire. Avec MJP, cette étape devrait être supprimée, puisque l'authentification se fait une seule fois. Pour des raisons de simplicité, ce sont surtout les citoyens qui pourraient préférer cette voie - pour les juristes et les notaires, la situation sera ainsi plus claire.

Communication cryptée avec les clients

Dans un deuxième temps, cela devrait avoir un impact sur la sécurité générale des données. L'objectif est d'échanger sans crainte des documents confidentiels et des messages juridiquement valables grâce au cryptage de bout en bout. Dans l'exploitation pilote du système, cette possibilité n'est toutefois pas encore pleinement représentable : même si MJP peut déjà atteindre divers destinataires, le système de messagerie ne fait pas encore partie de l'infrastructure. boîte postale électronique spéciale pour les avocats (beA) n'en fait pas encore partie. Cette étape d'extension reste à voir.

Recours à des experts

De nombreuses personnes concernées restent encore à l'écart de l'échange numérique d'informations. C'est le cas, par exemple, des bénévoles, des interprètes, des conseillers professionnels et des informateurs - ou, plus généralement, de tous les acteurs qui ne travaillent pas encore de manière numérique. Pour eux, il n'existait jusqu'à présent aucun logiciel simple et gratuit, et ils sont passés à travers les mailles du filet des différentes solutions individuelles. Une participation par le biais de la nouvelle boîte postale judiciaire facilite l'utilisation de connaissances et de services pertinents.

Des processus commerciaux plus efficaces

Tous les points mentionnés peuvent en fin de compte avoir un effet positif sur le succès commercial des personnes proches des tribunaux, comme les juristes et les notaires. La simplification de l'accès par MJP permet d'intensifier, d'orchestrer et d'accélérer le flux d'informations. Il en résultera probablement une augmentation des services facturables, grâce à un plus grand nombre de messages et de mandats ayant une valeur juridique. En outre, la charge de travail liée au tri permanent des différents canaux pourrait être réduite. Toutefois, il reste encore quelques obstacles à surmonter avant que ces effets ne se fassent sentir.

Limites et défis existants

Bien entendu, "Ma boîte postale judiciaire" n'est en aucun cas une panacée pour la communication très fragmentée et papier de la justice allemande. Certains problèmes sont dus à l'état précoce du projet par rapport au temps imparti par la Confédération, d'autres nécessitent des solutions supplémentaires même après la finalisation.

  • Projet pilote - Toutes les fonctions prévues ne sont pas encore utilisables dans leur intégralité. Ainsi, il n'est pas encore possible de s'adresser directement aux avocats qui utilisent habituellement la boîte aux lettres électronique spéciale (beA). Une communication complète avec les clients via le MJP est donc encore à attendre. En outre, les avantages ne seront pleinement exploités que lorsque la participation des citoyens disposant d'une carte d'identité fédérale sera suffisamment élevée. D'ici là, une diffusion à partir des canaux de communication traditionnels est probable pendant des années.
  • Protection des données - Le cryptage de bout en bout semble bon au départ. Cependant, à l'autre bout se trouve l'ensemble de l'appareil judiciaire et les données personnelles peuvent théoriquement être consultées par tous les participants possibles au commerce juridique électronique. Il s'agit d'environ 165.000 avocats et 6.700 notaires. Le citoyen doit donc faire preuve d'une grande confiance. De plus, l'infrastructure informatique des juristes travaillant en numérique n'est pas claire. Si la réception de documents sensibles via le MJP augmente massivement, des mesures de sécurité étendues sont nécessaires.
  • Organisation des documents - La présence d'un nombre accru de documents numériques ne garantit pas des processus plus efficaces. Tout d'abord, c'est même le contraire si les processus et les structures organisationnelles numériques correspondants n'ont pas encore été mis en place. La lecture manuelle des données n'est souvent que légèrement moins coûteuse que si les documents étaient disponibles sous forme papier. En outre, il est important de disposer d'une archivage avec protection contre les révisions et une recherche structurée dans les nombreux fichiers.

La solution - Logiciel documentaire basé sur l'IA

Le traitement juridiquement sûr et automatisé de grandes quantités de documents n'est pas une tâche nouvelle. Elle apparaît partout où les structures de communication sont numérisées et est donc particulièrement pertinente pour les conséquences de l'introduction du MJP.

Le logiciel qui relève ces défis s'appelle Konfuzio. La plate-forme peut être reliée à des boîtes aux lettres et à diverses autres sources de données par une interface de programmation. Les documents reçus peuvent ainsi être archivés automatiquement à n'importe quel endroit, de manière à ce qu'ils puissent être révisés et conformes au RGPD. Dans un deuxième temps, les fichiers sont archivés à l'aide de techniques d'IA telles que Reconnaissance optique des caractères et les données pertinentes sont extraites. L'intelligence artificielle est importante parce que les documents juridiques sont souvent non structurés et que les informations recherchées peuvent se trouver à différents endroits.

Les cas d'application typiques sont par exemple

  • Contrats
  • Demandes
  • Actes d'accusation
  • Déclarations de confidentialité
  • Accords de confidentialité
  • Notifications de mandants

En d'autres termes, toutes sortes de contenus, qui sont de plus en plus attendus sous forme numérique par le MJP à l'avenir, peuvent être traités et organisés de manière automatisée avec Confuzio. Grâce à cette forme de Automatisation juridique les juristes et les notaires peuvent établir dès aujourd'hui des processus efficaces pour le flux de données numériques de demain. Plus d'informations.

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Conclusion

"Ma boîte postale judiciaire" peut être classée comme une approche prometteuse de la numérisation de la justice allemande. Grâce à l'accès web du système par le biais de BundID, les citoyens ainsi que les experts et organisations proches des tribunaux participent au contact électronique. De cette manière, un nouveau canal est créé, qui a le potentiel d'accélérer et d'élargir le flux d'informations.

L'authentification et le cryptage individuels permettent de remplacer les signatures répétitives. Mais cela ne résout pas tous les problèmes. La protection des données et l'automatisation restent des tâches importantes pour les acteurs numériques du secteur juridique. Jusqu'à ce que les effets du système se fassent pleinement sentir, il reste encore suffisamment de temps pour se mettre en place de manière résiliente avec un partenaire logiciel professionnel.

Vous êtes intéressé par le traitement automatisé de documents juridiques ? N'hésitez pas à nous envoyer un message pour obtenir des conseils d'experts.

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