Avec un logiciel BPA, vous optimisez les processus commerciaux de votre entreprise en automatisant les tâches manuelles et en simplifiant et améliorant les différentes étapes du workflow qui composent un processus.

Une manière d'automatiser un processus d'entreprise grâce au logiciel BPA est de concevoir et de numériser intelligemment la gestion des documents. Vous permettez ainsi un traitement automatique transparent de tous les documents, sans devoir y affecter du personnel. 

Un autre avantage est que le traitement intelligent des documents simplifie également tous les autres processus de travail concernant les documents. Ainsi, une classement automatique par catégories ou la recherche électronique en plein texte dans tous les documents afin d'optimiser les processus commerciaux au-delà du simple traitement des documents.

Cet article vous explique comment utiliser le logiciel BPA de manière profitable dans votre entreprise.

Qu'est-ce qu'un logiciel BPA ?

Le logiciel d'automatisation des processus d'entreprise désigne une plateforme puissante pour les entreprises qui peuvent rationaliser leurs systèmes commerciaux grâce à l'automatisation des processus. Grâce à la communication entre plusieurs systèmes, bases de données et personnes, l'efficacité des processus commerciaux est améliorée dans toute l'entreprise.

Les tâches administratives peuvent ainsi être automatisées, ce qui augmentera la productivité des collaborateurs, réduira les coûts d'exploitation et augmentera le chiffre d'affaires de l'entreprise.

Un logiciel BPA ajoute les fonctions suivantes à votre infrastructure :

• Outils d'intégration de systèmes
• Automatisation des rapports
• Outils de workflow pour les processus d'entreprise
• Notifications et alertes

Catégories du logiciel BPA

Dans le jargon, il existe différentes solutions pour le traitement des affaires. En fonction de vos exigences, il peut donc être intéressant pour vous de vous concentrer sur d'autres aspects du logiciel BPA :

Avantages d'un logiciel BPA

BPA transforme les processus de votre entreprise. Vous gagnez ainsi avant tout plus de temps pour votre équipe, qui peut ensuite l'utiliser à bon escient ailleurs.

Les avantages de l'utilisation d'un logiciel BPA sont les suivants :

• l'efficacité : Les tâches manuelles deviennent superflues et votre équipe peut se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée.
• la flexibilité : Vous pouvez utiliser les automatisations dans presque tous les flux de travail et intégrer les solutions et les flux de travail existants sans avoir à faire d'autres achats payants.
• l'évolutivité : Les bots configurables de manière intuitive vous permettent de toujours adapter votre stratégie d'automatisation à la croissance et à l'évolution de votre entreprise.
• Polyvalence : Grâce à un stock préalable de modules d'automatisation utilisables, vous pouvez automatiser des processus en quelques heures à l'aide du glisser-déposer.

Si vous souhaitez automatiser complètement vos processus d'entreprise et optimiser ainsi les flux de travail dans votre entreprise, un logiciel BPA peut vous y aider.

Domaines d'application et exemples pratiques du logiciel BPA

Vous pouvez utiliser un logiciel BPA de manière profitable dans de nombreux domaines différents de votre entreprise. 

La principale mission des BPA est d'automatiser les tâches répétitives. Il peut s'agir par exemple de la saisie ou de l'extraction de données, du remplissage de formulaires, de l'établissement de notes de frais ou d'autres tâches administratives banales.

Tâches répétitives

Échange rapide d'informations

Si les données et les informations doivent être transmises rapidement d'une personne à l'autre dans le cadre de projets, le logiciel BPA vaut la peine d'être utilisé. Les cas concrets d'utilisation sont le processus des créanciers et d'approbation, l'autorisation des dépenses ou la création d'aperçus pour certains départements de l'entreprise.

Tâches limitées dans le temps

Si vous devez respecter différentes dates d'échéance de factures fournisseurs ou d'autres limites de temps, le logiciel BPA garde une vue d'ensemble et veille à ce que vous ne manquiez aucune échéance.

Sécurité et conformité

Il est difficile de garder une vue d'ensemble des nombreuses dispositions relatives à la sécurité et à la protection des données dans le quotidien de l'entreprise, mais leur non-respect entraîne de graves conséquences. 

Le contrôle des documents fait partie du logiciel BPA et vous aide à respecter des règles automatisées afin que les demandes de données ne soient acceptées que si elles passent certains contrôles.

Gestion des frais

Le traitement manuel des frais prend beaucoup de temps et est inefficace. En utilisant un logiciel BPA, vous soulagez votre collaborateur et le service RH, tout en rendant le processus plus rapide et moins sujet aux erreurs. 

Idéalement, avec le logiciel BPA, le collaborateur n'a plus qu'à prendre une photo de la note de frais, après quoi les données pertinentes sont affichées grâce à une Logiciel OCR extraites automatiquement et transmises à la personne chargée de l'approbation. 

La personne responsable peut alors approuver la dépense d'un simple clic sur son smartphone.

Comptabilité des créanciers

Si vous devez régulièrement numériser de nombreuses factures dans votre entreprise, vous vous rendez compte de l'ampleur du travail manuel nécessaire pour qu'une facture soit entièrement traitée et puisse être classée dans les archives.

L'automatisation par un logiciel BPA, qui utilise la reconnaissance de texte OCR et les technologies d'intelligence artificielle, permet de lire automatiquement les factures, de les classer et de les envoyer à la bonne personne pour approbation.

Elle sera également automatiquement ajoutée à un récapitulatif dans votre base de données en ligne et une demande de paiement sera envoyée au service financier.

Embarquement des clients

Dans le domaine de l'onboarding des clients, il s'agit avant tout de respecter les dispositions relatives à la protection des données et au KYC.

S'il s'agit par exemple d'ouvrir un coffre-fort, le client doit prouver son identité. Celle-ci n'est alors pas vérifiée manuellement pour détecter les erreurs, mais peut être contrôlée par le logiciel BPA et le contrôle des documents qu'il contient. Vous êtes ainsi assuré de détecter la moindre incohérence, tout en respectant le RGPD et les autres réglementations liées à la protection des données.  

Fournisseur d'un logiciel BPA

Il existe des fournisseurs qui proposent une gamme d'applications plus large, mais aussi des logiciels spécialisés dans des cas d'utilisation spécifiques. 

Les fournisseurs d'un logiciel BPA, qui peuvent optimiser de nombreux domaines de votre entreprise, sont par exemple

• Pega : Tous les processus commerciaux de différents secteurs, par exemple les services financiers, les autorités, le commerce de détail, Santé publique ou Fabrication & Haute technologie
• Appian : Particulièrement adapté à la simplification de flux de travail complexes composés de collaborateurs, de systèmes actuels, de données, de bots et d'IA.
• Logiciel ShakeSpeare : Comptabilité, Logistique, Administration, Conformité, Ressources humaines
• Logiciel No Code: Automatisation des rapports et des documents, flux de travail et interaction
• Personio : RH
• Asana : Processus d'équipe et d'entreprise
• monday.com : RH, ventes et marketing
• Konfuzio : Logiciel IDP avec IA hybride apprenante

Le logiciel BPA dans la gestion des documents avec Konfuzio

Un logiciel BPA peut être utilisé à différentes fins. Mais la gestion des documents est un domaine dans lequel il est définitivement intéressant de l'utiliser.

Konfuzio est une application OCR basée sur l'intelligence artificielle qui vous permet de gérer vos documents de manière intelligente, au-delà du simple traitement de texte.

Avec Konfuzio, vous pouvez numériser différents types de documents et rendre leur contenu utilisable. Il s'agit par exemple de Factures, Polices d'assurance, Cartes grises ou des solutions pour les Industrie. 

Vous pouvez non seulement les numériser et conserver leur contenu dans le cloud ou sur votre serveur, mais aussi les réutiliser grâce à des fonctions telles que la vérification des documents.

L'IA optique et sémantique (Hybrid AI), que vous pouvez facilement personnaliser via l'interface utilisateur Konfuzio, en constitue le cœur. Elle combine l'OCR (reconnaissance optique des caractères), le NLP (traitement du langage naturel) et le CV (deep learning pour la vision par ordinateur).

L'un des grands avantages de l'IA de Konfuzio est qu'elle apprend en permanence. Vous pouvez former l'IA et lui apprendre quels champs sont pertinents et lesquels ne le sont pas. Ainsi, après peu de temps, l'IA peut déjà travailler de manière autonome et soulager vos collaborateurs.

La gestion de documents de Konfuzio se caractérise principalement par les éléments suivants :

• Pas de règles codées en dur
• IA personnalisable
• Pas de mise en page rigide
• Évolutif
• Utilisable également pour les scans et les images

Fonctions

Dans le domaine des fonctionnalités, l'accent est mis sur le fait qu'elles s'intègrent parfaitement dans votre flux de travail :

• Traitement intelligent des documents pour le traitement automatisé des documents
• Gestion des entrées : traitement de votre courrier et des e-mails entrants avec extraction automatique des données des documents PDF, image, Word, PowerPoint et Excel tels que factures, lettres de voiture, contrats et rapports système.
• Classement automatique par catégories grâce à la classification des documents
• E-mails avec pièces jointes : Extraction de données par e-mail telles que les commandes, les notifications de prospects, les alertes système et les confirmations de voyage
• Développement d'API et de SDK : Accès étendu pour les développeurs à l'interface web et à l'IA documentaire. Les modules IA et UI permettent de mettre en œuvre des flux de travail documentaires personnalisés.
• Préparation pour DMS/ECM et Archives de documents: Préparation et correction automatiques grâce à la catégorisation, au classement et à l'archivage des documents. Saisie sécurisée et qualitative des valeurs d'index et des filtres de recherche.
• Fonctions d'indexation et de recherche sophistiquées pour stocker, traiter et récupérer facilement et automatiquement des documents
• Documentation logicielle particulièrement accessible

Les intégrations sont un aspect important qui détermine l'utilité d'un logiciel. L'application doit pouvoir s'intégrer sans problème dans votre environnement logiciel actuel.

Pour le Konfuzio, les interfaces suivantes le garantissent :

• SAP
• Microsoft Dynamics, Microsoft Navision ou encore MS Teams
• Microsoft Excel
• Airtable
• Google Docs
• ELO
• Autres systèmes RPA, ERP ou CRM

Les prix des logiciels varient en fonction de l'utilisation et de l'environnement d'installation. Vous trouverez les prix dans la dernière Liste de prix.

Conclusion : un logiciel BPA adapté à votre entreprise

Le logiciel BPA doit être adapté à votre entreprise. Trouvez un logiciel qui s'intègre parfaitement dans votre entreprise, qui automatise les processus pertinents et qui allège la charge de travail de vos collaborateurs.

L'utilisation d'un tel outil est particulièrement intéressante dans le domaine de la gestion des documents, car elle permet d'externaliser les tâches monotones, manuelles et sujettes aux erreurs vers une IA. Vous créez ainsi des capacités dans votre entreprise que vous pouvez investir dans la transformation numérique d'autres domaines.

Que pensez-vous du logiciel BPA ? En utilisez-vous déjà un et quelle est votre expérience ? N'hésitez pas à donner votre avis sur le sujet dans les commentaires !